Tematy - Kadry, Akta osobowe - INFOR.PL

Przestrzeganie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego oddziałuje nie tylko na efektywność pracy, ale także na atmosferę jaka panuje w zakładzie. W związku z tym nieprzestrzeganie zasad współżycia społecznego oraz brak porozumienia pomiędzy pracownikami przy realizacji obowiązków może stać się przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę.

Jak wynika z regulacji dotyczących prawa pracy, gdy temperatury sięgają określonych poziomów, pracodawcy muszą nieodpłatnie zapewnić pracownikom dostęp do zimnych napojów. Wskazane jest także wydłużenie pracownikom przerwy tak, by w najgorętszym okresie dnia nie przebywali na słońcu. Jeżeli pracodawca nie zapewnia odpowiednich warunków do pracy, to pracownicy mogą odmówić wykonywania obowiązków. Za zaniedbania w tym zakresie grozi grzywna w wysokości od 1 tys. do nawet 30 tys. zł.

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracowników, a także przechowywanie tych dokumentów w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pracodawca jest zobowiązany prowadzić akta osobowe odrębnie dla każdego pracownika.

Przyspieszenie postępowań ws. przypadków nieprzestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych i wprowadzenie kar finansowych to tylko niektóre założenia wstępnego projektu nowej ustawy o ochronie danych osobowych, który ma być przedstawiony w czerwcu 2017 roku. Proces legislacyjny zakończy się na początku 2018 r., natomiast sama ustawa powinna zacząć obowiązywać 25 maja 2018 r. Projekt ten ma wdrożyć rozporządzenie Unii Europejskiej przyjęte w maju 2016 r. czyli wprowadzić Nowy Krajowy System Ochrony Danych Osobowych.

Nowelizacja Kodeksu cywilnego z 8 września 2016 r. wprowadziła nową formę oświadczeń woli - formę dokumentową. Warto wykorzystać tę zmianę m.in. do rejestrowania czasu pracy zleceniodawców. Dziś uwiarygodnienie ich prawa do 13 zł to zmora wielu firm.

Zapraszamy do uczestnictwa w konferencji "Kadry i Płace 2017 – najważniejsze zmiany oraz aktualne problemy", która odbędzie się w dniach 16-17 marca w Warszawie. Patronat medialny nad konferencją objął portal Infor.pl.

Za czas choroby pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia albo zasiłku chorobowego. Zwolnienie lekarskie służy jak najszybszemu powrotowi do zdrowia, w związku z tym nie należy wówczas podejmować żadnej pracy. Wykonywanie pracy podczas zwolnienia stanowi podstawę do odebrania zasiłku, jak również może uzasadniać zwolnienie dyscyplinarne pracownika.

Pracodawcy są za wprowadzeniem elektronizacji do Kodeksu pracy. Wprowadzenie możliwości przechowywania akt swoich pracowników w wersji papierowej lub elektronicznej przez 10 lat, może być dla przedsiębiorców sporym ułatwieniem.

Od 1 czerwca 2017 r. dokumentacja pracownicza będzie mogła być prowadzona w formie elektronicznej. Zgodnie ze zmianami, pracodawca będzie mógł zawrzeć i rozwiązać umowę za pośrednictwem e-maila. Czy wymagany będzie podpis elektroniczny?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych pracuje nad projektem uregulowania kwestii outsourcingu pracowniczego. Propozycje ZUS spotykają się z pozytywną opinią m.in. związków zawodowych.

Pracownik musi być zaznajomiony z zakresem swoich obowiązków. Może to nastąpić w dowolnej formie, nie wyłączając informacji ustnej. W jaki sposób należy określić zakres obowiązków na stanowisku specjalisty ds. kadr i przedstawić je pracownikowi. Przedstawiamy wzór zakresu zadań specjalisty ds. kadr.

Projekt, który ma skrócić czas przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 do 10 lat, trafił do konsultacji społecznych. To element przygotowanego przez resort rozwoju pakietu stu zmian dla przedsiębiorców.

Skrócenie czasu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 do 10 lat - przewiduje projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Projekt trafił do konsultacji społecznych.

Począwszy od września tego roku, w skutek nowelizacji Kodeksu pracy, pracodawcy mają obowiązek pisemnego potwierdzenia pracownikowi ustaleń umowy o pracę niezawartej w formie pisemnej, przed dopuszczeniem pracownika do pracy.

Skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji kadrowo - płacowej z 50 do 10 lat przewiduje pakiet ułatwień dla przedsiębiorców. Zakłada on również fakultatywną możliwość gromadzenia i przechowywania akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Możliwe będzie również przechowywanie akt pracowniczych w postaci mieszanej (częściowo papierowej, częściowo elektronicznej). Wybór będzie należał do pracodawcy i wszystkie postacie akt będą miały jednakową moc prawną. Zaproponowano, aby zmiany weszły w życie 1 stycznia 2018 r.

Przy zbiegu egzekucji komorniczej i administracyjnej, który nastąpi od 8 września 2016 r., pracodawca będzie przekazywał zajęte wynagrodzenie pracownicze na rzecz sądowego albo administracyjnego organu egzekucyjnego, który pierwszy dokonał zajęcia. Jeżeli nie będzie możliwe ustalenie tego pierwszeństwa, wpłata zajętego wynagrodzenia nastąpi na rzecz organu, który dokonał zajęcia na poczet należności w wyższej kwocie. Zatem o właściwości organu egzekucyjnego zobowiązanego do prowadzenia łącznej egzekucji, tak jak dotychczas, nie będzie decydował sąd, lecz wprost ustawa – Kodeks postępowania cywilnego.

Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. W aktach osobowych pracowników znajdują się niepotrzebne dokumenty, np. wnioski urlopowe, akty urodzenia, itp. W jaki sposób prawidłowo usunąć te dokumenty?

W XXI wieku nie wyobrażamy sobie pracy bez tak podstawowego narzędzia, jakim na przestrzeni ostatniej dekady stała się poczta elektroniczna. Protokół SMTP został opracowany w latach 80-ych ubiegłego stulecia, jednak dopiero 20 lat później na dobre zadomowił się w polskich przedsiębiorstwach. Nic zatem dziwnego, że dzisiaj za pośrednictwem maila wysyłamy wszelkiego rodzaju dokumenty. Warto więc zadbać o to, by maksymalnie zautomatyzować ten proces.

W poprzednim artykule omówiliśmy podstawy samodzielnej nauki języka obcego i aplikacje pomocne w nauce pierwszych dwóch umiejętności – mówienia i słuchania. Dzisiaj skupimy się na pozostałych dwóch, czyli na czytaniu i pisaniu.

Od 2 stycznia 2016 r. obowiązują nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą?

Obecnie coraz więcej osób dorosłych podejmuje naukę języka obcego. Najczęściej ma to miejsce w ramach rozwoju zawodowego, aby sprostać wymaganiom stawianym przez pracodawcę i skutecznie komunikować się z obcojęzycznymi kontrahentami czy współpracownikami. Czasem natomiast nie z obowiązku, ale dla własnej przyjemności, aby mieć możliwość podróżowania, poznawania nowych kultur, zawierania znajomości z ludźmi z całego świata, czytania prasy obcojęzycznej lub oglądania filmów w oryginale. Powodów, by rozpocząć naukę jest wiele.

Przepisy wymagają, by prowadzenie akt osobowych odbywało się w formie papierowej, w trzech odrębnych częściach. Nie można zatem prowadzić wyłącznie ewidencji elektronicznej. Prowadzenie takiej ewidencji równolegle do papierowej, może jednak znacząco usprawnić późniejszy wgląd w dokumenty. Szczególnie jeżeli przedsiębiorstwo zatrudnia wielu pracowników.

Przypadkowo zostawiony pendrive z zapisaną na nim listą płac, papierowy wydruk z sieciowej drukarki z wynagrodzeniami pracowników, zapomniana teczka z aktami osobowymi, e-mail wysłany do nie tego odbiorcy, co trzeba – tego typu wpadki kadrowe zdarzają się w każdej firmie. Czy pracownicy grzecznie odnoszą zagubione dokumenty bez ich sprawdzania? Oczywiście, że nie! Dlatego tajność wynagrodzeń w wielu firmach to fikcja. Jest jednak sposób na to, by zapewnić większe bezpieczeństwo danych w firmie. Jest nim spersonalizowane archiwum online.

Od programu kadrowo-płacowego oczekuje się m.in. możliwości przygotowywania i drukowania różnorodnych dokumentów. Począwszy od standardowych, których nie możemy modyfikować, przez takie, które mogą wymagać personalizacji, skończywszy na dokumentach dodatkowych, których opracowanie leży wyłącznie w wewnętrznej gestii przedsiębiorstwa.

O języku controllingu oraz roli controllera personalnego w firmie mówi Mirosław Wójcik, menedżer odpowiedzialny za obszar controllingu personalnego w jednej z największych działających na polskim rynku firm szeroko rozumianego sektora energetycznego.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić akta osobowe każdego pracownika. Są one zbiorem dokumentów dotyczących nawiązania, przebiegu i zakończenia stosunku pracy. Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników?

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy przygotowany przez Ministerstwo Gospodarki zakłada, że tylko wybrane dokumenty, m.in. świadectwo pracy, wypowiedzenie umowy mają być przechowywane przez 50 lat od ustania zatrudnienia pracownika. Projekt wymaga jednak dalszych prac i nie będzie skierowany do Sejmu w tej kadencji.

Niejednokrotnie nie mamy możliwości pójścia na urlop wypoczynkowego wtedy, kiedy nam to odpowiada. Często także nawał obowiązków służbowych lub trudna sytuacja firmy nie pozwalają na wykorzystanie należnego urlop w terminie, jaki nakazuje Kodeks pracy. Warto mieć jednak świadomość, że niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie przepada, i że możemy, a nawet powinniśmy, wykorzystać go jak najszybciej.

Obserwujemy obecnie nasilający się trend nauki języków obcych. Jednym z najważniejszych powodów inwestycji w naukę języka jest znalezienie dobrej pracy. Coraz więcej osób stawia na naukę języków azjatyckich lub skandynawskich, jednak warto pamiętać o językach zachodnioeuropejskich, którymi mówi niemal cały świat.

Jedną z najważniejszych cech, jakimi musi wykazać się dobry szef jest umiejętność podejmowania trudnych decyzji. Autorytet i zdolności przywódcze buduje się nie w oparciu o poklask pracowników, a na bazie racjonalnego i skutecznego działania. Przyjaźń z podwładnymi, niestety, często może przynosić efekt odwrotny do zamierzonego.

Krótsze okresy przechowywania akt osobowych pracowników mają na celu odciążenie pracodawców. Projekt zmian wprowadza trzy minimalne okresy przechowywania dokumentów. Jakie?

Krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej - taką zmianę Kodeksu pracy proponuje rząd. Chodzi o ograniczenie liczby dokumentów, które obecnie należy przechowywać przez okres 50 lat. Jakie terminy dla poszczególnych dokumentów przewiduje projekt? Kto skorzysta na zmianach?

Pokolenie Y jest źle oceniane przez pracodawców. Osobom z tego pokolenia zarzuca się przede wszystkim brak zaangażowania i roszczeniowość. Szacuje się, że w ciągu kolejnych 10 lat pokolenie Y, czyli ludzie urodzeniu między 1980 a 2000 r., będzie stanowić 75 proc. siły roboczej na świecie.

Żadne przepisy prawa nie nakazują wprost sporządzania listy płac w rozliczeniach między pracodawcą, pracownikiem a organami publicznymi (urząd skarbowy, ZUS). Jednak ze względu na konieczność prawidłowego ustalenia m.in. zobowiązań składkowo-podatkowych i kwoty do wypłaty, jak również ich weryfikacji przez upoważnione podmioty, tworzenie listy płac jest niezbędne.

Ogólnie kobiety zarabiają mniej od mężczyzn o 18%. Istnieją jednak specjalizacje, gdzie to kobiety zarabiają więcej. Nalezą do nich kadry, księgowość oraz komunikacja marketingowa.

Przyjęcie pracownika do pracy wiąże się z powstaniem po obu stronach stosunku pracy obowiązków. Bardzo ważną rolę na etapie zatrudniania pracownika odgrywa dokumentacja pracownicza (kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o pracę, kwestionariusz osobowy dla pracownika, umowa o pracę, informacja o warunkach zatrudnienia, zlecenie przekazywania wynagrodzenia na rachunek bankowy, oświadczenie pracownika dla celów podatkowych PIT-2).

Informacja o warunkach zatrudnienia w formie pisemnej powinna być przekazana pracownikowi przez pracodawcę w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy. Dokument powinien informować o: dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę oraz o układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Umowa o pracę na okres próbny może być zawarta maksymalnie na 3 miesiące. Jest to często pierwsza umowa podpisywana z pracownikiem w celu zapoznania się z danym stanowiskiem pracy i sprawdzeniem przez pracodawcę przydatności pracownika do określonej pracy. Oto wzór umowy na okres próbny.

Zlecenia przekazywania wynagrodzenia na rachunek bankowy dokonuje pracownik na piśmie z podaniem daty, od której dochody mają zostać przelewane na rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy. Koniecznie podaje się w tym dokumencie numer konta bankowego.

Kwestionariusz osobowy dla pracownika znajduje się w załączniku 1a do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Oto wzór dokumentu.

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie znajduje się w załączniku do Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Oto wzór dokumentu.

Zarządzanie kadrami za pomocą nowoczesnych systemów IT staje się coraz bardziej popularne. Jest bardziej efektywne i może przynieść pracodawcy oszczędności.

W obecnych czasach działy kadrowe muszą przejść transformację. 80% zarządów firm nie ma dostatecznej wiedzy na temat własnych pracowników. Bez niej nie da się skutecznie zarządzać pracownikami. Działy personalne będą odgrywały coraz ważniejszą rolę w firmach.

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie akt osobowych pracownika. Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, a więc także kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy przechowuje się w części C tych akt. Czy tak samo jest w przypadku umów terminowych?

Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika akt osobowych. Poza aktami pracodawcy prowadzą odrębnie dla każdego zatrudnionego m.in. imienną listę wypłacanego wynagrodzenia. Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe?

Obowiązek założenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej dotyczy każdego pracodawcy, nawet zatrudniającego jednego pracownika. Obowiązkowe jest również jej przechowywanie przez 50 lat w odpowiednich warunkach.

Przekazanie przez pracodawcę do wykonania zewnętrznej firmie określonych obowiązków związanych z prowadzoną aktywnością gospodarczą (outsourcing) ma na celu przede wszystkim odciążyć przedsiębiorstwo, aby mogło ono w pełni skoncentrować się na podstawowych celach swojej działalności.

Pracodawca zlecający wykonanie określonych czynności na podstawie umowy zlecenie powinien pamiętać, aby w momencie podpisywania umowy pozyskać od zleceniobiorcy oświadczenie, na podstawie którego będzie w stanie określić jakie zobowiązania wobec ZUS i urzędu skarbowego będzie musiał uregulować.

Pracodawca zatrudniając nowego pracownika musi poinformować go o warunkach zatrudnienia. Warto jednak pamiętać, że taki sam obowiązek istnieje w razie zmiany tych warunków, np. po uzyskaniu prawa do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Kadry, Akta osobowe

Wypowiedzenie umowy o pracę z powodu naruszenia zasad współżycia społecznego

Jakie są obowiązki pracodawcy podczas upałów

Ponowne zatrudnienie pracownika a akta osobowe

Procesy kadrowo-płacowe a ochrona danych osobowych – w praktyce

Zastosowanie formy dokumentowej w sprawach kadrowych

Konferencja "Kadry i Płace 2017 – najważniejsze zmiany oraz aktualne problemy"

Czym może skutkować wykonywanie pracy podczas zwolnienia lekarskiego

Pracodawca przechowa akta swoich pracowników przez 10 lat

Elektroniczna dokumentacja pracownicza od czerwca 2017 r.

ZUS pracuje nad uregulowaniem outsourcingu pracowniczego

Jak określić zakres obowiązków specjalisty ds. kadr - wzór

Zmiany w przechowywaniu akt pracowniczych

Okres przechowywania akt pracowniczych będzie skrócony z 50 do 10 lat

Obowiązek potwierdzenia podstawowych ustaleń umowy o pracę

Okres przechowywania akt pracowniczych będzie skrócony - od 1 stycznia 2018 r.

Zmiany w dokonywaniu potrąceń z wynagrodzeń pracowników

Jak prawidłowo usunąć dokument z akt osobowych?

Poczta elektroniczna z programu kadrowego

Jak uczyć się języków obcych - aplikacje do nauki języków. Część 2

Dokumentacja pracownicza - zmiany od 2016 r.

Jak uczyć się języków obcych - aplikacje do nauki języków. Część 1

Elektroniczne teczki pracowników sposobem na szybki dostęp do akt

Jak zadbać o tajność informacji o wynagrodzeniach w firmie

Firmowe dokumenty a program kadrowy

Rola controllera personalnego w firmie

Jak prowadzić akta osobowe pracowników

Zmiany w dokumentacji pracowniczej

Zaległy urlop wypoczynkowy wykorzystaj do końca września

Warto inwestować w naukę języków zachodnioeuropejskich

Szef – przyjaciel czy przełożony

Krótsze okresy przechowywania akt osobowych pracowników

Krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pokolenie Y na rynku pracy

Lista płac – sporządzanie i korekta w praktycznych rozliczeniach

Kobiety w kadrach i księgowości zarabiają więcej od mężczyzn

Przyjęcie pracownika do pracy - dokumentacja pracownicza

Informacja o warunkach zatrudnienia - wzór

Umowa o pracę na okres próbny - wzór

Zlecenie przekazywania wynagrodzenia na rachunek bankowy

Kwestionariusz osobowy dla pracownika

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie

Zarządzanie kadrami - nowoczesne systemy IT

Działy kadrowe muszą przejść transformację

Świadectwo pracy w aktach osobowych pracownika

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe

Prowadzenie akt osobowych pracownika

Zalety i wady outsourcingu kadrowo-płacowego

Umowa zlecenie - kiedy tylko podatek, a kiedy składki ZUS

Jak przekazać pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracownika