Zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej - kolejne wątpliwości

• Wymóg dostosowania się do nowego sposobu prowadzenia dokumentacji
• Zmiana sposobu prowadzenia dokumentacji "wstecz"

Wymóg dostosowania się do nowego sposobu prowadzenia dokumentacji

W kolejnej wersji projektu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej uwzględniono szereg poprawek, o które zabiegali pracodawcy. Wciąż jednak wątpliwości budzą przepisy przejściowe, wprowadzające wymóg dostosowania do nowych przepisów sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dokumentacji - uważa Konfederacja Lewiatan.

Projekt rozporządzenia przygotowało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

- Pozytywnie oceniamy zmianę polegającą na wydłużeniu okresu na dostosowanie dokumentacji do 12 miesięcy. Wciąż jednak nie jest doprecyzowany zakres tego dostosowania. Naszym zdaniem wymóg dostosowania sposobu prowadzenia dokumentacji powinien mieć zastosowanie tylko do tej wytworzonej, przekazanej pracodawcy od daty wejścia w życie nowych przepisów - mówi Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor departamentu pracy Konfederacji Lewiatan.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

Dostosowanie dokumentacji obejmującej okresy wcześniejsze byłoby ogromnym i często bezcelowym obciążeniem dla pracodawców, generującym wysokie koszty.

Zmiana sposobu prowadzenia dokumentacji "wstecz"

Obecny katalog dokumentów przechowywanych w części „B" akt osobowych ma charakter otwarty. Stąd nie wiemy ile dokumentów, które będą od 1 stycznia 2019 r. przechowywane np. w dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, będzie należało ułożyć po nowemu. Ponadto często zdarza się, że firmy prowadzą odrębne teczki dla wniosków pracowników w zakresie urlopu wypoczynkowego czy w pewnym zakresie odnośnie czasu pracy. Takie dokumenty są przechowywane we wspólnych dla pracowników teczkach według miesięcy wpływania kolejnych wniosków. Obowiązek dostosowania może oznaczać konieczność porozdzielania wstecz wniosków z tych teczek osobno dla każdego pracownika.

- Dostosowywanie dokumentacji może dotyczyć zarówno pracowników zatrudnionych przez okres 3 miesięcy, jak i 25 lat. Będzie to zatem ogromna i żmudna praca - dodaje Robert Lisicki.