Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?

SaldeoSMART
SaldeoSMART to ewolucja w księgowości.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?
Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?
fot. Shutterstock
Jak wybrać biuro rachunkowe? Decyzja o podjęciu współpracy z biurem rachunkowym to ważny krok w rozwoju firmy. Aby jednak przyniósł korzyści, przedsiębiorca musi wybrać takiego usługodawcę, który nie tylko spełni oczekiwania zlecającego, ale też wyprzedzi je, proponując nowości technologiczne i innowacje wspierające współpracę.

Jak wybrać biuro rachunkowe?

Biura rachunkowe przede wszystkim zajmują się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Co to oznacza w praktyce? Prowadzenie ksiąg na podstawie dowodów księgowych, inwentaryzację stanu rzeczywistego aktywów i pasywów oraz ich wycenę, a także ustalenie wyniku finansowego. Ponadto księgowi dbają o sporządzenie dokładnych sprawozdań finansowych. Bardzo istotne jest zwłaszcza odpowiednie gromadzenie oraz przechowywanie dowodów księgowych, a także pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Biuro rachunkowe - czego należy dopilnować?

Wybierając biuro rachunkowe, warto w pierwszej kolejności sprawdzić, czy interesująca nas firma posiada certyfikat Ministerstwa Finansów. Do 2014 roku właściciele biur musieli mieć taki dokument. Ustawowa deregulacja zawodu księgowego sprawiła jednak, że certyfikat ten przestał być konieczny. Biuro, które obecnie może się nim pochwalić, z pewnością uzyskało go jeszcze przed deregulacją. A to oznacza, iż funkcjonuje na rynku od dłuższego czasu i ma odpowiednie doświadczenie. Trzeba też zaznaczyć, że osoba dysponująca certyfikatem wystawionym przez Ministerstwo Finansów musiała zdać specjalny egzamin, który potwierdza jej wiedzę. Księgowi stale się uczą, potwierdzając tym samym swoje kwalifikacje. Biorą udział w szkoleniach organizowanych przez SKwP, kursach, a także kończą odpowiednie studia w tym kierunku.

Klienci powinni również sprawdzić, czy biuro oferuje im opcję pełnego dostępu do wszystkich dokumentów księgowych w dowolnym momencie. Mimo że biuro prowadzi księgowość w imieniu klienta, przedsiębiorca powinien na bieżąco sprawdzać, co dzieje się w księgach rachunkowych i podatkowych. Ostatecznie to właśnie klient jako pierwszy ponosi odpowiedzialność przed organami państwa, zaś zaraz po nim księgowy. Potwierdza on swoim podpisem zgodność informacji zawartych w sprawozdaniu finansowym.

Jak przechowywać dokumenty księgowe?

Jak wskazuje raport KPMG z 2018 roku „Outsourcing usług księgowych, prawnych i podatkowych w firmach w Polsce”, 65% polskich firm zleca prowadzenie finansów zewnętrznym biurom rachunkowym. Prowadzenie ksiąg rachunkowych warto więc powierzyć specjalistom. Zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi można przechowywać poza siedzibą firmy, czyli na przykład w biurze księgowym. W przypadku, gdy są one prowadzone w innym miejscu niż siedziba przedsiębiorstwa, należy powiadomić o tym urząd skarbowy oraz zapewnić odpowiednim organom dostępność ksiąg, według zasad określonych w ustawie.

Biuro powinno więc dopełnić wszelkich formalności i zadbać o to, aby poufne dane były magazynowane w sposób bezpieczny. Zespół księgowych musi dopilnować, by dokumenty nie zginęły, nie uległy zniszczeniu bądź nie dostały się w ręce niepowołanych osób. Ponadto, wszystkie informacje przetwarzane przez księgowych muszą zostać objęte tzw. tajemnicą zawodową.

- Obecne przepisy pozwalają na to, aby tworzyć i przechowywać dokumentację elektroniczną. Należy ją jednak odpowiednio zabezpieczyć, a także udostępniać w dowolnym momencie. Do elektronicznych archiwów dostęp mają zarówno pracownicy biura, jak i firmy. Takie rozwiązanie jest też ekologiczne, ponieważ zużywamy wówczas znacznie mniej papieru. Dzieje się tak, dlatego że w elektronicznym archiwum wszyscy uprawnieni użytkownicy mają dostęp do dokumentów, nie wymaga to więc tworzenia kilku kopii dokumentów. Ponadto, jako twórcy oprogramowania, od samego początku działania na rynku zwracamy uwagę na korzyści wynikające z wglądu w dokumenty dla obu stron. Takie archiwum jest już u nas od 10 lat, czyli od momentu, gdy zaczęliśmy wdrażać nasze rozwiązania u klientów – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Przechowywanie dokumentów kadrowych

Bardzo często to właśnie biura rachunkowe przejmują prowadzenie spraw kadrowych przedsiębiorstwa. Choć wiąże się z dodatkową opłatą, takie rozwiązanie sprawdzi się w przypadku wielu firm, ponieważ rozdzielenie dokumentów mogłoby nieść ze sobą problemy organizacyjne. Niektóre z dokumentów kadrowych są bowiem dokumentacją księgową. Pracownicy biura, którzy zajmują się sprawami kadrowymi, muszą znać się na płacach, kadrach, prawie pracy oraz ubezpieczeniach społecznych.

Przedsiębiorcy decydujący się na takie rozwiązanie muszą zadbać również o to, aby upoważnić konkretne osoby w biurze rachunkowym do prowadzenia teczek osobowych. Upoważnienie powinno spełniać następujące warunki: być imienne oraz dotyczyć danego pracownika.

W sytuacji, gdy firma decyduje się na powierzenie swoich spraw biuru, należy pamiętać, że obecne przepisy dają możliwość prowadzenia dokumentacji tylko w formie pisemnej, tylko w formie elektronicznej lub też połączenia ze sobą tych dwóch opcji. Pracodawca musi więc zdecydować, która forma jest dla niego najwygodniejsza. Inaczej dzieje się jednak w przypadku akt osobowych, tutaj należy wybrać jedną formę ich prowadzenia. Na co dzień ważne dane mogą znajdować się w elektronicznym archiwum, jednak w przypadku kontroli inspektora pracy trzeba je będzie dostarczyć do siedziby przedsiębiorstwa.

- Codzienne prowadzenie firmy staje się łatwiejsze, gdy dysponujemy elektronicznymi dokumentami. Zyskują na tym nie tylko przedsiębiorcy, ale i pracownicy. Mogą oni na przykład sprawdzać online swoją teczkę, w której znajdują się informacje dotyczące urlopu bądź umowy. Powierzając obsługę dokumentacji kadrowej nowoczesnym biurom, przedsiębiorcy mają też pewność, że dane są odpowiednio zabezpieczone. Przechowywanie teczek osobowych poza siedzibą firmy ułatwia kontrolę i pomaga zapewnić poufność wynagrodzeń. Co istotne, wybierając takie rozwiązania, jesteśmy też na bieżąco z najnowszymi rozporządzeniami i przepisami – mówi Krzysztof Wojtas.

Podjęcie decyzji o współpracy z biurem rachunkowym wymaga zdefiniowania własnych oczekiwań i zbadania możliwości potencjalnych kontrahentów. Znając potrzeby firmy, wiedząc, w czym może pomóc wykwalifikowany zespół księgowych, oraz orientując się w nowoczesnych narzędziach, z których korzysta biuro, dużo łatwiej będzie dokonać dobrego wyboru.

Instrukcje księgowego
Instrukcje księgowego – książka z aktualizacjami w serwisie online

Zawiera zestaw 96 aktualnych instrukcji objaśniających wybrane procedury podatkowe, księgowe, kadrowe oraz z dziedziny prawa cywilnego i gospodarczego. Instrukcje w serwisie są powiązane z kalkulatorami, formularzami, wskaźnikami, materiałami wideo i aktami prawnymi.

Teraz 17% taniej!
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(1)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
  • Anka
    2021-06-11 08:40:13
    Ja przy wyborze swojego biura kierowałam się głównie własną wygodą. Dostęp do wszystkich potrzebnych informacji o każdej godzinie w ciągu dnia bardzo ułatwia prowadzenie firmy. Korzystam z biura rachunkowego OSCBR i polecam :)
    1
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Biura rachunkowe
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ceny usług księgowych. Za co płacę księgowej i dlaczego tak drogo?
Od czego zależy cena usług księgowych? Co wpływa na wysokość wynagrodzenia dla księgowej, czy biura rachunkowego?
III Ogólnopolska Konferencja Księgowych, Biur Rachunkowych i Przedsiębiorców
III Ogólnopolska Konferencja Księgowych, Biur Rachunkowych i Przedsiębiorców, to kontynuacja działań wspierających dialog, wymianę doświadczeń, budowanie relacji oraz przekazywanie wiedzy z zakresu usług księgowych. Wydarzenie odbędzie się 6 października 2022 r. - Wrocław, Hala Stulecia.
Biuro rachunkowe - jak współpracować z trudnym klientem
W praktyce biura rachunkowego zdarza się co jakiś czas tzw. trudny klient. Jaki jest właściwie ten trudny klient - zdenerwowany, arogancki, irytujący? To ten, który krzyczy, szantażuje? A może ten leniwy albo ten, który ciągle Cię o coś prosi? Mogę wymieniać i wymieniać, bo wiem, że każdy z nas inaczej definiuje trudnego klienta. Jakie są typy "trudnych klientów"? Jak współpracować z trudnymi klientami?
Wynagrodzenie za usługi biura rachunkowego - jak ustalić
Jak ustalić wynagrodzenie za usługi biura rachunkowego? Co wziąć pod uwagę kalkulując cenę usługi dla klienta? Liczbę dokumentów? Czasochłonność poszczególnych czynności (np. wystawiania faktur)? A może najlepiej ustalić wynagrodzenie ryczałtowo? Jak wycenić usługi dodatkowe?
Globalnie czy lokalnie – o przyszłości branży rachunkowej podczas MKBR
Trzecie spotkanie pod szyldem Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych, które odbędzie się w Targach Kielce już 26 i 27 października 2022 roku, to najważniejsze jesienne wydarzenie przedstawicieli biur rachunkowych i ludzi związanych z sektorem księgowości.
Czy można płacić za usługi biura rachunkowego na rachunek spoza wykazu (białej listy) podatników VAT
Biuro rachunkowe podpisało umowy o prowadzenie księgowości, w związku z czym na koniec miesiąca wystawia na rzecz swoich klientów faktury VAT o wartości poniżej 15 000 zł. Czy klienci biura powinni zapłacić przelewem na rachunek, który widnieje na białej liście? Czy mogą uregulować należność gotówką lub dokonać płatności na inne konto spoza białej listy?
Regulacja (np. certyfikacja) zawodu księgowego. Co myślą sami księgowi?
Certyfikacja zawodu księgowego jest odpowiedzią na zapotrzebowanie branży, co podkreśla Ministerstwo Finansów. Przez resort rozważane są trzy scenariusze: pełna regulacja, profesjonalizacja zawodu oraz brak zmian obecnego stanu z uwzględnieniem pewnych korekt. Obecnie trwają prekonsultacje społeczne. A co sądzi o tym sama branża?
Jak chronić klientów biur rachunkowych przed niekorzystnymi zmianami Polskiego Ładu – bezpłatne webinarium 23 sierpnia 2022 roku
INFORAKADEMIA zaprasza biura rachunkowe na bezpłatne webinarium „Jak chronić klientów biur rachunkowych przed niekorzystnymi zmianami Polskiego Ładu” z gwarantowanym imiennym certyfikatem, które odbędzie się 23 sierpnia 2022 roku. Polecamy!
Księgowe poszukiwane od zaraz. Powodem Polski Ład
Księgowe, kadrowe, specjaliści podatkowi to obecnie najbardziej poszukiwane osoby na rynku pracy. Chwilowo można nawet zaryzykować tezę, że więcej firm obecnie poszukuje właśnie tych specjalistów, a nie np. informatyków. Księgowe mogą liczyć na dobre oferty pod kątem organizacyjnym i finansowym. Jedyne oczekiwania pracodawców dotyczą znajomości i umiejętności opanowania Polskiego Ładu i bieżących nowelizacji.
Biura rachunkowe nie chcą testować KSeF-u
Zero faktur przesłanych do Krajowego Systemu eFaktur, dwanaście wprowadzonych tokenów – to efekty kilku tygodni testowania KSeF. Księgowi przyznają, że nie mają czasu na to, by zapoznawać się z nowym rozwiązaniem Ministerstwa Finansów.
Czy księgowi są skazani na nadgodziny? Przemęczeni pracownicy biur rachunkowych myślą o zmianie pracy
Czy praca w księgowości jest możliwa bez nadgodzin? 60% ankietowanych nie dostaje dodatkowego wynagrodzenia za nadgodziny, a 65% respondentów ma ich co miesiąc przynajmniej 40. 15% pracuje tak dużo, że nadgodzin nawet nie liczy. W praktyce oznacza to, że wiele księgowych co najmniej przez tydzień pracuje… za darmo. Do tego dochodzą ciągłe zmiany w przepisach, galopuje Nowy Ład, a Klienci dokładają swoje. Nic dziwnego, że 58% respondentów w ostatnim czasie myśli o zmianie zawodu.
Zakaz świadczenia usług księgowych, audytowych i doradztwa podatkowego dla podmiotów rosyjskich od 4 czerwca 2022 r. Umowy trzeba rozwiązać najpóźniej 5 lipca
Z uwagi na agresją zbrojną Rosji na Ukrainę, w dniu 3 czerwca 2022 r. Unia Europejska przyjęła już szósty pakiet sankcji i ograniczeń wobec Rosji. Rozporządzenie Rady (UE) 2022/879 z 3 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie (UE) nr 833/2014 dotyczące środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie zawiera m.in. zakaz świadczenia - bezpośrednio lub pośrednio - usług rachunkowych, audytowych, księgowych, doradztwa podatkowego, doradztwa w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania oraz usług public relations na rzecz rządu rosyjskiego oraz osób prawnych, podmiotów i organów mających siedzibę w Rosji. Zakaz ten obowiązuje od 4 czerwca 2022 r.
Księgowe perypetie, czyli jak Polski Ład namieszał
Dzień Księgowego, przypadający na 9 czerwca, w tym roku jest szczególny, ponieważ Polski Ład wywołał spore zamieszanie w branży. Wielu księgowych stanęło przed najtrudniejszym zadaniem - wyjaśnieniem swoim klientom, jak to możliwe, że zarobią więcej, ale w kieszeni zostanie im mniej. Sieć OSCBR drugi rok z rzędu sprawdziła, jakie zabawne sytuacje przytrafiają się w biurach rachunkowych. Wbrew panującym stereotypom, praca w tym zawodzie nie zawsze jest nudna.
Ponad 3/4 biur rachunkowych chce przywrócenia licencji zawodu księgowego
Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych, zrzeszająca 1700 podmiotów, przeprowadziła badanie na temat licencji zawodu księgowego. Prawie 77% biur rachunkowych uważa, że jej przywrócenie będzie miało pozytywny wpływ na branżę.
Wykonywanie umowy o świadczenie usług księgowych - odpowiedzialność księgowego, jak rozmawiać z klientem
Oprócz samej treści umowy o świadczenie usług księgowych bardzo duże znaczenie dla odpowiedzialności biura rachunkowego ma sposób, w jaki jest ona wykonywana. Duża część klientów zainteresowana jest głównie zapisami dotyczącymi ceny, a niekoniecznie dokładnie studiuje treść umowy. Jak kontaktować się z klientem? Jak reagować, gdy klient nie płaci, czy oczekuje usług wykraczających poza umowę? Jak odmawiać klientowi uwzględniania wątpliwych kosztów uzyskania przychodów? Jaką odpowiedzialność może ponieść księgowy pomagając klientom uniknąć płacenia długów, zaciągnąć kredyt na postawie nierzetelnych dokumentów, czy wystawić fakturę lub inny dokument poświadczający nieprawdę?
Polski Ład - nowa szansa dla polskiej księgowości?
Polski Ład a księgowość. Czy dobry księgowy może pomóc w amortyzacji negatywnych skutków Polskiego Ładu, a odpowiednie decyzje, obejmujące m.in. przekształcenie dotychczasowej działalności w spółkę, zastosowanie ulgi podatkowej, przesuwanie kosztów czy też wykorzystanie estońskiego CIT-u, przyniosą przedsiębiorcom korzyści? Jak firmy mogą poradzić sobie ze skutkami nowego rządowego programu?
Biura rachunkowe podnoszą ceny i mają więcej klientów
Według Krajowej Izby Biur Rachunkowych usługi księgowych podrożały już nawet o 30%, a mimo to branża odczuwa coraz większy napływ klientów. To efekt paniki wywołanej wprowadzeniem Polskiego Ładu, który wszedł w życie nawet pomimo faktu, że organizacje zrzeszające środowiska księgowych zgłaszały do Ministerstwa Finansów zastrzeżenia odnośnie zbyt obszernych przepisów i zdecydowanie zbyt krótkiego czasu na ich wdrożenie w życie.
Ubezpieczenie dla księgowych i biur rachunkowych
Zmiany w podatkowo-składkowe w ramach programu rządowego Polski Ład, jakie weszły w życie od początku 2022 roku spowodowały liczne wątpliwości odnośnie prawidłowości rozliczeń podatkowych. Ewentualne błędy i odpowiedzialność karno-skarbowa księgowych, będą pojawiać się przez najbliższe miesiące, ale także nawet dopiero za kilka lat. To budzi niepokój księgowych, którzy szukając zabezpieczenia przed takim ryzykiem, mogą skorzystać z ubezpieczenia ochrony karno-skarbowej (czy prawno-podatkowej). Systematycznie wzrasta liczba zapytań o taką ochronę. Dziś to różnica, która oscyluje w okolicach 60% w porównaniu z II kwartałem 2021 r.
Usługi księgowe - rezygnacja z kasy fiskalnej
Usługi księgowe a kasa fiskalna. Czy podatnik świadczący usługi księgowe, który mimo braku obowiązku stosowania kasy w prowadzonej działalności gospodarczej, dobrowolnie rozpoczął ewidencjonowanie sprzedaży w kasie oraz nie przekroczył kwoty uprawnionej do korzystania ze zwolnienia ze stosowania kasy, może zrezygnować z kasy rejestrującej?
Czego przedsiębiorcy oczekują od biur rachunkowych?
Większość przedsiębiorców (60%) uważa, że współpraca z biurem rachunkowym może odbywać się zdalnie – wynika z analizy portalu Oferteo.pl. Wśród usług, jakich najczęściej poszukują, jest prowadzenie pełnej księgowości i sporządzanie deklaracji podatkowych.
Pieniądze dla firm – czy musi być tak drogo?
Każdy dyrektor finansowy, księgowa, czy właściciel firmy stara się optymalizować koszty obsługi finansowania działalności firmy. Chodzi nie tylko o sam koszt kapitału, a więc cenę kredytu, leasingu, czy faktoringu, ale także o pracę, którą należy wykonać, aby uzyskać finansowanie i je obsłużyć. W wielu przypadkach uzyskanie środków wiąże się z dużym nakładem tak nielubianej „papierkowej roboty”. Podpowiadamy, co można zautomatyzować, żeby odciążyć pracowników księgowości.
Kongres MKBR w Targach Kielce – udane spotkanie nowoczesnych biur rachunkowych i księgowych
Ponad 300 uczestników wzięło udział w II Międzynarodowym Kongresie Biur Rachunkowych, który trwał od 26 do 27 października w Centrum Kongresowym Targów Kielce. Księgowi wysłuchali ponad 20 wykładów i wzięli udział w 10 różnych warsztatach. To jedyne wydarzenie w Polsce, które daje możliwość rozwoju biurom rachunkowym, a ich właścicielom poznanie narzędzi do wzmacniania biznesu.
Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe?
Księgowość. Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkami sprawozdawczości rachunkowej i podatkowej. Często wielu przedsiębiorców chce się skupić na swoich obszarach biznesowych, a kwestie księgowe powierzyć innemu podmiotowi. Wybór dostawców usług księgowych na rynku jest duży. Można się również zdecydować na zatrudnienie własnej księgowej. A może alternatywą będzie księgowość on-line? Podejmując decyzję, warto rozważyć wszystkie plusy i minusy każdego z rozwiązań.
Czy biuro rachunkowe musi udzielić komornikowi informacji o klientach?
Biuro rachunkowe a komornik. Wielu właścicieli biur rachunkowych dostaje od komornika wezwanie do złożenia wyjaśnień / udzielenia informacji o klientach swojego bura. Podstawą prawną na którą powołują się komornicy to art. 761 kodeksu postępowania cywilnego. Dostając takie wezwanie zastanawiają się, czy powinni udostępniać informacje dotyczące majątku i dochodu swoich klientów. W wezwaniu od komornika możemy przeczytać, iż wzywa on do udzielenia informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania oraz że za nieuzasadnioną odmowę udzielenia informacji może zostać nałożona grzywna do 2000,00 zł. Czy księgowi mogą odmówić komornikowi uzasadniając to tajemnicą zawodową lub nawet Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych RODO? Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania właścicieli biur rachunkowych w tym zakresie.
Nowoczesny księgowy w dobie cyfryzacji – konferencja 8-9 października w Warszawie
Zmiany w podatkach i nieuchronna cyfryzacja biur rachunkowych