Kategorie

Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?

SaldeoSMART
SaldeoSMART to ewolucja w księgowości.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?
Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?
fot. Shutterstock
Jak wybrać biuro rachunkowe? Decyzja o podjęciu współpracy z biurem rachunkowym to ważny krok w rozwoju firmy. Aby jednak przyniósł korzyści, przedsiębiorca musi wybrać takiego usługodawcę, który nie tylko spełni oczekiwania zlecającego, ale też wyprzedzi je, proponując nowości technologiczne i innowacje wspierające współpracę.

Jak wybrać biuro rachunkowe?

Biura rachunkowe przede wszystkim zajmują się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Co to oznacza w praktyce? Prowadzenie ksiąg na podstawie dowodów księgowych, inwentaryzację stanu rzeczywistego aktywów i pasywów oraz ich wycenę, a także ustalenie wyniku finansowego. Ponadto księgowi dbają o sporządzenie dokładnych sprawozdań finansowych. Bardzo istotne jest zwłaszcza odpowiednie gromadzenie oraz przechowywanie dowodów księgowych, a także pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Biuro rachunkowe - czego należy dopilnować?

Wybierając biuro rachunkowe, warto w pierwszej kolejności sprawdzić, czy interesująca nas firma posiada certyfikat Ministerstwa Finansów. Do 2014 roku właściciele biur musieli mieć taki dokument. Ustawowa deregulacja zawodu księgowego sprawiła jednak, że certyfikat ten przestał być konieczny. Biuro, które obecnie może się nim pochwalić, z pewnością uzyskało go jeszcze przed deregulacją. A to oznacza, iż funkcjonuje na rynku od dłuższego czasu i ma odpowiednie doświadczenie. Trzeba też zaznaczyć, że osoba dysponująca certyfikatem wystawionym przez Ministerstwo Finansów musiała zdać specjalny egzamin, który potwierdza jej wiedzę. Księgowi stale się uczą, potwierdzając tym samym swoje kwalifikacje. Biorą udział w szkoleniach organizowanych przez SKwP, kursach, a także kończą odpowiednie studia w tym kierunku.

Klienci powinni również sprawdzić, czy biuro oferuje im opcję pełnego dostępu do wszystkich dokumentów księgowych w dowolnym momencie. Mimo że biuro prowadzi księgowość w imieniu klienta, przedsiębiorca powinien na bieżąco sprawdzać, co dzieje się w księgach rachunkowych i podatkowych. Ostatecznie to właśnie klient jako pierwszy ponosi odpowiedzialność przed organami państwa, zaś zaraz po nim księgowy. Potwierdza on swoim podpisem zgodność informacji zawartych w sprawozdaniu finansowym.

Jak przechowywać dokumenty księgowe?

Jak wskazuje raport KPMG z 2018 roku „Outsourcing usług księgowych, prawnych i podatkowych w firmach w Polsce”, 65% polskich firm zleca prowadzenie finansów zewnętrznym biurom rachunkowym. Prowadzenie ksiąg rachunkowych warto więc powierzyć specjalistom. Zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi można przechowywać poza siedzibą firmy, czyli na przykład w biurze księgowym. W przypadku, gdy są one prowadzone w innym miejscu niż siedziba przedsiębiorstwa, należy powiadomić o tym urząd skarbowy oraz zapewnić odpowiednim organom dostępność ksiąg, według zasad określonych w ustawie.

Biuro powinno więc dopełnić wszelkich formalności i zadbać o to, aby poufne dane były magazynowane w sposób bezpieczny. Zespół księgowych musi dopilnować, by dokumenty nie zginęły, nie uległy zniszczeniu bądź nie dostały się w ręce niepowołanych osób. Ponadto, wszystkie informacje przetwarzane przez księgowych muszą zostać objęte tzw. tajemnicą zawodową.

- Obecne przepisy pozwalają na to, aby tworzyć i przechowywać dokumentację elektroniczną. Należy ją jednak odpowiednio zabezpieczyć, a także udostępniać w dowolnym momencie. Do elektronicznych archiwów dostęp mają zarówno pracownicy biura, jak i firmy. Takie rozwiązanie jest też ekologiczne, ponieważ zużywamy wówczas znacznie mniej papieru. Dzieje się tak, dlatego że w elektronicznym archiwum wszyscy uprawnieni użytkownicy mają dostęp do dokumentów, nie wymaga to więc tworzenia kilku kopii dokumentów. Ponadto, jako twórcy oprogramowania, od samego początku działania na rynku zwracamy uwagę na korzyści wynikające z wglądu w dokumenty dla obu stron. Takie archiwum jest już u nas od 10 lat, czyli od momentu, gdy zaczęliśmy wdrażać nasze rozwiązania u klientów – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Przechowywanie dokumentów kadrowych

Bardzo często to właśnie biura rachunkowe przejmują prowadzenie spraw kadrowych przedsiębiorstwa. Choć wiąże się z dodatkową opłatą, takie rozwiązanie sprawdzi się w przypadku wielu firm, ponieważ rozdzielenie dokumentów mogłoby nieść ze sobą problemy organizacyjne. Niektóre z dokumentów kadrowych są bowiem dokumentacją księgową. Pracownicy biura, którzy zajmują się sprawami kadrowymi, muszą znać się na płacach, kadrach, prawie pracy oraz ubezpieczeniach społecznych.

Przedsiębiorcy decydujący się na takie rozwiązanie muszą zadbać również o to, aby upoważnić konkretne osoby w biurze rachunkowym do prowadzenia teczek osobowych. Upoważnienie powinno spełniać następujące warunki: być imienne oraz dotyczyć danego pracownika.

W sytuacji, gdy firma decyduje się na powierzenie swoich spraw biuru, należy pamiętać, że obecne przepisy dają możliwość prowadzenia dokumentacji tylko w formie pisemnej, tylko w formie elektronicznej lub też połączenia ze sobą tych dwóch opcji. Pracodawca musi więc zdecydować, która forma jest dla niego najwygodniejsza. Inaczej dzieje się jednak w przypadku akt osobowych, tutaj należy wybrać jedną formę ich prowadzenia. Na co dzień ważne dane mogą znajdować się w elektronicznym archiwum, jednak w przypadku kontroli inspektora pracy trzeba je będzie dostarczyć do siedziby przedsiębiorstwa.

- Codzienne prowadzenie firmy staje się łatwiejsze, gdy dysponujemy elektronicznymi dokumentami. Zyskują na tym nie tylko przedsiębiorcy, ale i pracownicy. Mogą oni na przykład sprawdzać online swoją teczkę, w której znajdują się informacje dotyczące urlopu bądź umowy. Powierzając obsługę dokumentacji kadrowej nowoczesnym biurom, przedsiębiorcy mają też pewność, że dane są odpowiednio zabezpieczone. Przechowywanie teczek osobowych poza siedzibą firmy ułatwia kontrolę i pomaga zapewnić poufność wynagrodzeń. Co istotne, wybierając takie rozwiązania, jesteśmy też na bieżąco z najnowszymi rozporządzeniami i przepisami – mówi Krzysztof Wojtas.

Podjęcie decyzji o współpracy z biurem rachunkowym wymaga zdefiniowania własnych oczekiwań i zbadania możliwości potencjalnych kontrahentów. Znając potrzeby firmy, wiedząc, w czym może pomóc wykwalifikowany zespół księgowych, oraz orientując się w nowoczesnych narzędziach, z których korzysta biuro, dużo łatwiej będzie dokonać dobrego wyboru.

Dowiedz się więcej z naszej publikacji
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych z aktywnymi drukami online
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych z aktywnymi drukami online
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(1)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
  • Anka
    2021-06-11 08:40:13
    Ja przy wyborze swojego biura kierowałam się głównie własną wygodą. Dostęp do wszystkich potrzebnych informacji o każdej godzinie w ciągu dnia bardzo ułatwia prowadzenie firmy. Korzystam z biura rachunkowego OSCBR i polecam :)
    0
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Biura rachunkowe
1 sty 2000
26 wrz 2021
Zakres dat:
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail

Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe?

Księgowość. Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkami sprawozdawczości rachunkowej i podatkowej. Często wielu przedsiębiorców chce się skupić na swoich obszarach biznesowych, a kwestie księgowe powierzyć innemu podmiotowi. Wybór dostawców usług księgowych na rynku jest duży. Można się również zdecydować na zatrudnienie własnej księgowej. A może alternatywą będzie księgowość on-line? Podejmując decyzję, warto rozważyć wszystkie plusy i minusy każdego z rozwiązań.

Czy biuro rachunkowe musi udzielić komornikowi informacji o klientach?

Biuro rachunkowe a komornik. Wielu właścicieli biur rachunkowych dostaje od komornika wezwanie do złożenia wyjaśnień / udzielenia informacji o klientach swojego bura. Podstawą prawną na którą powołują się komornicy to art. 761 kodeksu postępowania cywilnego. Dostając takie wezwanie zastanawiają się, czy powinni udostępniać informacje dotyczące majątku i dochodu swoich klientów. W wezwaniu od komornika możemy przeczytać, iż wzywa on do udzielenia informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania oraz że za nieuzasadnioną odmowę udzielenia informacji może zostać nałożona grzywna do 2000,00 zł. Czy księgowi mogą odmówić komornikowi uzasadniając to tajemnicą zawodową lub nawet Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych RODO? Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania właścicieli biur rachunkowych w tym zakresie.

Nowoczesny księgowy w dobie cyfryzacji – konferencja 8-9 października w Warszawie

Zmiany w podatkach i nieuchronna cyfryzacja biur rachunkowych

Jak przygotować biuro rachunkowe na cyfrową księgowość?

Biuro rachunkowe a cyfrowa księgowość. Zdecydowana większość polskich firm (prawie 65%) zleca prowadzenie księgowości zewnętrznym biurom rachunkowym. Pozwala to ograniczyć koszty zatrudnienia, wydatki na szkolenia i rekrutację pracowników czy przenieść odpowiedzialność za naliczanie podatków na biuro. Ostatnio pojawiła się jeszcze jedna ważna korzyść, wynikająca bezpośrednio z digitalizacji.

Pranie pieniędzy – ważne zmiany dla biur rachunkowych od 31 lipca 2021 r.

Pranie pieniędzy. Od 31 lipca 2021 r. na wszystkich biurach rachunkowych, a nie tylko zajmujących się usługowym prowadzeniem pełnej księgowości, będą ciążyć obowiązki w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Sprawdź jakie wynikają z tego obowiązki.

Czy księgowość jest kobietą?

Tak, z pewnością w Polsce, gdzie w odróżnieniu od innych krajów, zawód księgowych został prawie całkowicie sfeminizowany. Czy oznacza to, że w pracy tej lepiej sprawdzają się panie?

Przegląd zmian w VAT od 1 lipca 2021 r.

Polecamy e-booka "Przegląd zmian w VAT od 1 lipca 2021 r.", czyli 11 zmian z krótkim i praktycznym komentarzem ekspertów INFORLEX. Pobierz bezpłatnie.

Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych – merytoryczna wiedza i nowoczesne rozwiązania

Współczesna księgowość to nie tylko słupki, faktury i żmudne wyliczenia na podstawie dokumentów dostarczanych przez klientów. Biura rachunkowe to nowoczesne przedsiębiorstwa szukające rozwiązań, które podwyższą jakość oferty, przyspieszą pracę, ale także sprawią, że usługi świadczone przez księgowe wkroczą na wyższy poziom. Zapraszamy na Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych, któremu patronuje medialnie Infor.pl.

Humor biur rachunkowych - zabawne historie z życia księgowych

W zawodzie księgowego, oprócz wymagających skupienia i wytężonej pracy chwil, bardzo często zdarzają się też sytuacje zaskakujące i komiczne, które przez długi czas wywołują uśmiech na twarzy. Z okazji przypadającego 9 czerwca Dnia Księgowego firma CashDirector S.A. zebrała zabawne historie z życia pracowników biur rachunkowych zrzeszonych w OSCBR (Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych) i udowadnia, że wbrew licznym stereotypom praca ta wcale nie musi być nudna.

Kontrola biur rachunkowych w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy

Kontrola biur rachunkowych - przeciwdziałanie praniu pieniędzy. Biura rachunkowe podlegają kontroli wykonywania obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Zasady tej kontroli są określone w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej u.p.p.p. lub ustawa).

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy (AML). Biuro rachunkowe jako instytucja obowiązana

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy - biuro rachunkowe. Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej u.p.p.p. lub ustawa) zawiera zamknięty katalog podmiotów zobowiązanych do wypełniania obowiązków przewidzianych ustawą, tj. instytucje obowiązane. Wśród nich są podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

OC biur rachunkowych w 2021 roku

OC biur rachunkowych w 2021 roku. Ustawa o rachunkowości wprost nakłada na przedsiębiorców wykonujący działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. W 2021 r. minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki objęte są umową ubezpieczenia, wynosi 45 485 zł (jest zatem wyższa o niemal 3 tyś zł niż w 2020 r.).

Wzór oceny ryzyka prania pieniędzy w biurze rachunkowym

Obowiązki biur rachunkowych w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Identyfikacja i ocena ryzyka przez biura rachunkowe – wzór oceny ryzyka prania pieniędzy w biurze rachunkowym.

Umowa biura rachunkowego z klientem – na co zwrócić uwagę?

Umowa biura rachunkowego z klientem. Przed podpisaniem umowy warto zwrócić uwagę na postanowienia sprzeczne z dobrymi obyczajami oraz postanowienia niekorzystne dla biura rachunkowego. Co powinna zawierać umowa biura rachunkowego na prowadzenie ksiąg rachunkowych?

Czy biuro rachunkowe musi mieć kasę fiskalną online?

Kasa fiskalna online w biurze rachunkowym. Czy w związku z obowiązkiem stosowania kas fiskalnych online począwszy od 1 lipca 2021 r. biuro rachunkowe jest zobligowane do jej nabycia, czy też może zaniechać stosowania kasy fiskalnej?

Biura rachunkowe objęte ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy

Biura rachunkowe a przeciwdziałanie praniu pieniędzy, ustawa AML. Monitorowanie i zgłaszanie podejrzeń o pranie pieniędzy będzie nowym obowiązkiem wszystkich biur księgowych.

Biuro rachunkowe przyjazne rodzinie

Kobiety na rynku pracy preferują pracodawców, którzy tworzą warunki dla zachowania równowagi między pracą, a życiem prywatnym, wychowywaniem dzieci. Dobrym przykładem takiej firmy jest wrocławska spółka GOBS, zajmująca się zaawansowaną obsługą księgową zagranicznych spółek.

Jak stać się ekologicznym biurem rachunkowym?

Biura rachunkowe a ekologia. Znaczenie ekologii w naszym życiu zdecydowanie rośnie. Spotykamy się z ekologiczną żywnością, kosmetykami, ograniczamy w naszych domach produkcję śmieci. Odnawialne źródła energii cieszą się dużą popularnością. W gospodarstwach domowych takie zmiany można wprowadzić w łatwy sposób. Jak sprawić, aby także biuro rachunkowe było bardziej eko?

Kasa fiskalna w biurze rachunkowym - zwolnienie

Kasa fiskalna w biurze rachunkowym. Czy biuro rachunkowe może zrezygnować ze stosowania kasy fiskalnej, gdy świadczone usługi nie stanowią doradztwa a kwota obrotu nie przekroczyła limitu 20 000 zł?

Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?

Jak wybrać biuro rachunkowe? Decyzja o podjęciu współpracy z biurem rachunkowym to ważny krok w rozwoju firmy. Aby jednak przyniósł korzyści, przedsiębiorca musi wybrać takiego usługodawcę, który nie tylko spełni oczekiwania zlecającego, ale też wyprzedzi je, proponując nowości technologiczne i innowacje wspierające współpracę.

Technologie w księgowości – co zmieni się w 2021 r.?

Księgowość a innowacje technologiczne. Technologie leżą już od lat u podstaw wielu działań biznesowych. W przypadku niektórych branż, również księgowości, czas pandemii tylko przyspieszył procesy digitalizacji. Sprawił też, że na rynku pojawiło się więcej innowacji usprawniających codzienną pracę. Należy do nich nie tylko rozwój oprogramowania wspomagającego działania księgowych, ale także blockchain, roboty w biurach, sprawniejsza obsługa klientów oraz outsourcing rachunkowości.

Rekomendowane Biura Rachunkowe 2020

Odpowiednio prowadzona księgowość w firmie to bardzo ważna sprawa.

II Webinarium Ksiegowość 4.0 Przyszłość Biur Rachunkowych już 27 października

Już po raz drugi, zainteresowani branżą biur rachunkowych i finansów będą mogli wziąć udział w bezpłatnym Webinarium Księgowość 4.0.

Świadczenie usług księgowych na podstawie umowy ustnej

Czy na podstawie umowy ustnej o świadczenie usług księgowo-kadrowych można ponosić odpowiedzialność? Okazuje się, że tak. O czym przekonała się księgowa, pozwana przez klienta, tj. spółkę, którą obsługiwała.

Limit decydujący o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w 2021 r.

Znamy już limit decydujący o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w 2021 r. Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości występuje po przekroczeniu limitu przychodów w wysokości 2.000.000 euro. Dokonując przeliczenia, według średniego kursu euro z dnia 1 października 2020 r., limit ten wynosi 9.030.600 zł. Oznacza to, że jednostki, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy przekroczą ten limit, zobowiązane będą do prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2021 r.