REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?

SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?
Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?
fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jak wybrać biuro rachunkowe? Decyzja o podjęciu współpracy z biurem rachunkowym to ważny krok w rozwoju firmy. Aby jednak przyniósł korzyści, przedsiębiorca musi wybrać takiego usługodawcę, który nie tylko spełni oczekiwania zlecającego, ale też wyprzedzi je, proponując nowości technologiczne i innowacje wspierające współpracę.

Jak wybrać biuro rachunkowe?

Biura rachunkowe przede wszystkim zajmują się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Co to oznacza w praktyce? Prowadzenie ksiąg na podstawie dowodów księgowych, inwentaryzację stanu rzeczywistego aktywów i pasywów oraz ich wycenę, a także ustalenie wyniku finansowego. Ponadto księgowi dbają o sporządzenie dokładnych sprawozdań finansowych. Bardzo istotne jest zwłaszcza odpowiednie gromadzenie oraz przechowywanie dowodów księgowych, a także pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

REKLAMA

Biuro rachunkowe - czego należy dopilnować?

Wybierając biuro rachunkowe, warto w pierwszej kolejności sprawdzić, czy interesująca nas firma posiada certyfikat Ministerstwa Finansów. Do 2014 roku właściciele biur musieli mieć taki dokument. Ustawowa deregulacja zawodu księgowego sprawiła jednak, że certyfikat ten przestał być konieczny. Biuro, które obecnie może się nim pochwalić, z pewnością uzyskało go jeszcze przed deregulacją. A to oznacza, iż funkcjonuje na rynku od dłuższego czasu i ma odpowiednie doświadczenie. Trzeba też zaznaczyć, że osoba dysponująca certyfikatem wystawionym przez Ministerstwo Finansów musiała zdać specjalny egzamin, który potwierdza jej wiedzę. Księgowi stale się uczą, potwierdzając tym samym swoje kwalifikacje. Biorą udział w szkoleniach organizowanych przez SKwP, kursach, a także kończą odpowiednie studia w tym kierunku.

Klienci powinni również sprawdzić, czy biuro oferuje im opcję pełnego dostępu do wszystkich dokumentów księgowych w dowolnym momencie. Mimo że biuro prowadzi księgowość w imieniu klienta, przedsiębiorca powinien na bieżąco sprawdzać, co dzieje się w księgach rachunkowych i podatkowych. Ostatecznie to właśnie klient jako pierwszy ponosi odpowiedzialność przed organami państwa, zaś zaraz po nim księgowy. Potwierdza on swoim podpisem zgodność informacji zawartych w sprawozdaniu finansowym.

Jak przechowywać dokumenty księgowe?

Jak wskazuje raport KPMG z 2018 roku „Outsourcing usług księgowych, prawnych i podatkowych w firmach w Polsce”, 65% polskich firm zleca prowadzenie finansów zewnętrznym biurom rachunkowym. Prowadzenie ksiąg rachunkowych warto więc powierzyć specjalistom. Zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi można przechowywać poza siedzibą firmy, czyli na przykład w biurze księgowym. W przypadku, gdy są one prowadzone w innym miejscu niż siedziba przedsiębiorstwa, należy powiadomić o tym urząd skarbowy oraz zapewnić odpowiednim organom dostępność ksiąg, według zasad określonych w ustawie.

Biuro powinno więc dopełnić wszelkich formalności i zadbać o to, aby poufne dane były magazynowane w sposób bezpieczny. Zespół księgowych musi dopilnować, by dokumenty nie zginęły, nie uległy zniszczeniu bądź nie dostały się w ręce niepowołanych osób. Ponadto, wszystkie informacje przetwarzane przez księgowych muszą zostać objęte tzw. tajemnicą zawodową.

- Obecne przepisy pozwalają na to, aby tworzyć i przechowywać dokumentację elektroniczną. Należy ją jednak odpowiednio zabezpieczyć, a także udostępniać w dowolnym momencie. Do elektronicznych archiwów dostęp mają zarówno pracownicy biura, jak i firmy. Takie rozwiązanie jest też ekologiczne, ponieważ zużywamy wówczas znacznie mniej papieru. Dzieje się tak, dlatego że w elektronicznym archiwum wszyscy uprawnieni użytkownicy mają dostęp do dokumentów, nie wymaga to więc tworzenia kilku kopii dokumentów. Ponadto, jako twórcy oprogramowania, od samego początku działania na rynku zwracamy uwagę na korzyści wynikające z wglądu w dokumenty dla obu stron. Takie archiwum jest już u nas od 10 lat, czyli od momentu, gdy zaczęliśmy wdrażać nasze rozwiązania u klientów – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Przechowywanie dokumentów kadrowych

Bardzo często to właśnie biura rachunkowe przejmują prowadzenie spraw kadrowych przedsiębiorstwa. Choć wiąże się z dodatkową opłatą, takie rozwiązanie sprawdzi się w przypadku wielu firm, ponieważ rozdzielenie dokumentów mogłoby nieść ze sobą problemy organizacyjne. Niektóre z dokumentów kadrowych są bowiem dokumentacją księgową. Pracownicy biura, którzy zajmują się sprawami kadrowymi, muszą znać się na płacach, kadrach, prawie pracy oraz ubezpieczeniach społecznych.

Przedsiębiorcy decydujący się na takie rozwiązanie muszą zadbać również o to, aby upoważnić konkretne osoby w biurze rachunkowym do prowadzenia teczek osobowych. Upoważnienie powinno spełniać następujące warunki: być imienne oraz dotyczyć danego pracownika.

W sytuacji, gdy firma decyduje się na powierzenie swoich spraw biuru, należy pamiętać, że obecne przepisy dają możliwość prowadzenia dokumentacji tylko w formie pisemnej, tylko w formie elektronicznej lub też połączenia ze sobą tych dwóch opcji. Pracodawca musi więc zdecydować, która forma jest dla niego najwygodniejsza. Inaczej dzieje się jednak w przypadku akt osobowych, tutaj należy wybrać jedną formę ich prowadzenia. Na co dzień ważne dane mogą znajdować się w elektronicznym archiwum, jednak w przypadku kontroli inspektora pracy trzeba je będzie dostarczyć do siedziby przedsiębiorstwa.

- Codzienne prowadzenie firmy staje się łatwiejsze, gdy dysponujemy elektronicznymi dokumentami. Zyskują na tym nie tylko przedsiębiorcy, ale i pracownicy. Mogą oni na przykład sprawdzać online swoją teczkę, w której znajdują się informacje dotyczące urlopu bądź umowy. Powierzając obsługę dokumentacji kadrowej nowoczesnym biurom, przedsiębiorcy mają też pewność, że dane są odpowiednio zabezpieczone. Przechowywanie teczek osobowych poza siedzibą firmy ułatwia kontrolę i pomaga zapewnić poufność wynagrodzeń. Co istotne, wybierając takie rozwiązania, jesteśmy też na bieżąco z najnowszymi rozporządzeniami i przepisami – mówi Krzysztof Wojtas.

Podjęcie decyzji o współpracy z biurem rachunkowym wymaga zdefiniowania własnych oczekiwań i zbadania możliwości potencjalnych kontrahentów. Znając potrzeby firmy, wiedząc, w czym może pomóc wykwalifikowany zespół księgowych, oraz orientując się w nowoczesnych narzędziach, z których korzysta biuro, dużo łatwiej będzie dokonać dobrego wyboru.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(2)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
  • Karolina
    2023-09-27 15:16:38
    Dobrym rozwiązaniem jest znaleźć biuro księgowe, które obsłuży firmę kompleksowo, zarówno w zakresie rachunkowym jak i kadrowo płacowym. Osobiście mogę polecić Biuro Rachunkowe Prestige Group Sp. z o.o. w Lublinie, Związkowa 21, z oddziałami w Warszawie i Rzeszowie :)
    0
  • Anka
    2021-06-11 08:40:13
    Ja przy wyborze swojego biura kierowałam się głównie własną wygodą. Dostęp do wszystkich potrzebnych informacji o każdej godzinie w ciągu dnia bardzo ułatwia prowadzenie firmy. Korzystam z biura rachunkowego OSCBR i polecam :)
    1
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Biura rachunkowe
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Postanowienia noworoczne 2024. Co drugi Polak porzuca je przed 1 kwietnia, ale reklamy w Internecie wciąż mu je przypominają

Połowa Polek i Polaków podjęła postanowienia noworoczne 2024, ale połowa z tej połowy zrezygnuje z nich w ciągu trzech miesięcy. Nie będą mogli jednak tak łatwo o nich zapomnieć, bo reklamy w Google wciąż będą ich zachęcać do fitness, diety albo suplementów.

Składka zdrowotna ryczałtowców w 2024 roku [Kwoty, podstawy wymiaru]

Jaka jest wysokość składek zdrowotnych płaconych w 2024 roku przez przedsiębiorców opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych? Jakie są podstawy wymiaru tych składek?

Czy będą nowe przepisy dot. księgowych i biur rachunkowych? Ministerstwo Finansów zapowiada drobne zmiany i dalsze analizy

Ministerstwo Finansów opublikowało raport podsumowujący prekonsultacje dotyczące przyszłości i ewentualnej regulacji zawodu księgowego oraz usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (tj. prowadzenia biura rachunkowego). Raport ten podsumowuje opinie zgłoszone w toku prekonsultacji i - jak deklaruje resort - zostanie wykorzystany w dalszych pracach analitycznych Ministerstwa Finansów. W tym momencie Ministerstwo nie planuje podjąć prac legislacyjnych zmierzających do regulacji zawodu księgowego. Natomiast już teraz Ministerstwo zapowiada dalsze prace nad opracowaniem projektu zmian przepisów o rachunkowości o charakterze usprawniającym obecny system, w szczególności w zakresie przepisów dotyczących ubezpieczenia OC od wykonywanych usług księgowych.

Outsourcing w księgowości to przede wszystkim przejmowanie procesów

Na czym może dziś polegać outsourcing usług księgowych? Czy skorzystanie z takiego rozwiązania może rzeczywiście polepszyć sytuację firmy?

REKLAMA

Świąteczne życzenia dla księgowych

Święta Bożego Narodzenia to czas radości, spokoju i refleksji. Jest to również okazja, aby podziękować tym, którzy przez cały rok ciężko pracują, w tym księgowym, którzy są nieodłączną częścią każdej firmy. W tym artykule skupimy się na tym, czego księgowa lub księgowy może sobie życzyć w tym wyjątkowym okresie, biorąc pod uwagę specyfikę ich zawodu.

Ile zarabiają kobiety w sektorze finansowym (banki, księgowość, ubezpieczenia)? Luka płacowa nadal istnieje

Z danych Eurostatu wynika, że luka płacowa w Polsce wynosi 4,5 proc. W sektorze prywatnym stanowi 12,9 proc., podczas gdy w sektorze publicznym tylko 2,3 proc. Sektor finansowy również należy do branż, w których kobiety wciąż zarabiają mniej od mężczyzn. W 4. edycji badania „Kobiety w Finansach” przeprowadzonego przez Antal wraz z CFA Society Poland, we współpracy z Bankiem BPH i Izbą Zarządzających Funduszami i Aktywami (IZFiA) tylko 45 proc. respondentów wskazało, że pracodawcy zapewniają równość wynagrodzeń na tych samych stanowiskach bez względu na płeć.

Kto powinien już dziś zacząć testować wystawianie e-faktur? Komunikat MF

MF informuje w komunikacie: Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Warto już dziś zacząć działać w tym systemie, żeby dobrze przygotować się do obowiązkowego e-fakturowania od 1 lipca 2024 r. Podobne rozwiązania standaryzujące system wystawiania faktur są wprowadzane w różnych krajach na całym świecie. MF i KAS rozpoczynają ogólnopolski cykl spotkań on-line mający przybliżyć główne założenia KSeF.

Kilkuset uczestników Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych przez dwa dni rozmawiało o przyszłości branży, zmianach przepisów prawa i nowoczesnych technologiach!

Czy „kreatywna księgowość” jest dozwolona? Jak wykorzystać sztuczną inteligencję w pracy księgowego? Jak być na bieżąco z ciągłymi zmianami przepisów prawa? Te i wiele innych tematów z zakresu rachunkowości i księgowości omawiano podczas tegorocznej edycji MKBR, która przyciągnęła 300 osób związanych z sektorem rachunkowo-księgowym.

REKLAMA

Od jakiej kwoty pełna księgowość w 2024 roku?

Obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych w 2024 roku zależy od limitu przychodów za rok obecny. Konieczność prowadzenia ksiąg powstanie po przekroczeniu kwoty 9 218 200 zł. Zdecydował o tym kurs euro z 2 października br.

IV Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych [GALERIA ZDJĘĆ]

IV Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych odbył się w dniach 26-27 października 2023 r. Przedstawiamy galerię zdjęć z tego wydarzenia.

REKLAMA