Jak dokumentować straty

INSTRUKCJA

ETAP 1

Przepisy ustaw o podatkach dochodowych, a także rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie nakładają na podatników obowiązku dokumentowania poniesionych strat. Nie określają też formy, w jakiej miałoby to nastąpić. Z drugiej jednak strony podatkowa księga przychodów i rozchodów powinna odzwierciedlać wszystkie zdarzenia mające wpływ na prowadzoną działalność i wysokość zobowiązania podatkowego, a zatem również informować o poniesionych stratach. Do tego potrzebne są jednak dowody poniesienia strat. Brak tych ostatnich albo nawet ich niedostateczne uwiarygodnienie może – w toku kontroli podatkowej – skutkować podważeniem rzetelności księgi przychodów i rozchodów i określeniem wysokości obrotów w drodze oszacowania.

O konieczności posiadania odpowiednich dowodów przypominał wielokrotnie również Naczelny Sąd Administracyjny (m.in. w wyroku z 23 stycznia 1997 r., I SA/Wr 3114/95).

ETAP 2

Straty w majątku podatnika stanowią z reguły koszty podatkowe. Do kosztów nie można zaliczyć jedynie strat w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych, o których mowa w art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.). Tym samym tylko te straty, które nie zostały wcześniej wpisane w koszty uzyskania przychodów w sposób pośredni – poprzez odpisy amortyzacyjne – mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Do kosztów podatnik zaliczy też straty w środkach obrotowych. Nie zostały o­ne wymienione w katalogu negatywnym ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Kosztami podatkowymi nie będą tego rodzaju straty tylko wtedy, gdy przepis szczególny tak stanowi. Na fakt, że straty w środkach obrotowych nie zawsze będą mogły zostać zaliczone do kosztów podatkowych zwrócił uwagę także Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 17 grudnia 2002 r. (III SA 1152/01) podkreślając, że nie w każdej sytuacji straty w środkach obrotowych podatnika powinny być uznane za koszt uzyskania przychodów. Straty muszą być zawsze rzeczywiste i prawidłowo udokumentowane.

Pewne problemy z ustalaniem, kiedy strata jest kosztem, mogą pojawić się wtedy, gdy niedobory powstają na skutek kradzieży. Niedobory mogą być też efektem przyjęcia fałszywych banknotów. To, czy strata powstała w ten sposób zostanie zaliczona do kosztów podatkowych, zależy w dużej mierze od tego, czy podatnik dochował należytej staranności. Kosztem podatkowym będzie tylko taka utrata pieniędzy, do której dochodzi mimo odpowiedniego zabezpieczenia przetrzymywanej w kasie gotówki oraz sprawdzenia niekaralności osoby odpowiedzialnej. O należytej staranności trudno zaś mówić wtedy, gdy podatnik np. zostawia w samochodzie teczkę z pieniędzmi i dziwi się, że zostały o­ne skradzione. Podobnie wtedy, gdy ma miejsce rabunek pieniędzy przenoszonych w torbie.

Podatnicy muszą też pamiętać o tym, by w każdym przypadku poniesienia straty zawiadomić o tym fakcie organy ścigania i potwierdzić całe zdarzenie protokołem policji.

ETAP

Skoro samo oświadczenie podatnika o poniesieniu straty nie wystarczy, należy postarać się o odpowiednie dowody. Takimi dowodami są najczęściej protokół zniszczenia (w większych jednostkach) albo protokół policyjny, czy nawet protokoły szkód potwierdzone przez straż pożarną lub instytucję ubezpieczeniową. Warto przy tym pamiętać, że protokół strat musi zawierać poza spisem zniszczonych towarów wycenionych w cenach ewidencyjnych netto także odzwierciedlenie poszczególnych przypadków w dacie zdarzenia, a nie poprzez wykazanie statystycznych braków na koniec miesiąca – podkreślił NSA w wyroku z 7 sierpnia 2001 r. (III SA 2041/00). Z protokołu powinno też jednoznacznie wynikać, czy strata powstała z winy pracownika czy może z innych powodów.

Stratę mogą potwierdzać także dokumenty stwierdzające zwrot towarów od nabywców w wyniku reklamacji. Fakt wystąpienia straty może potwierdzać także dokument wewnętrzny określający wysokość straty (przy szkodach w środkach obrotowych) czy dokument wewnętrzny likwidacji środka trwałego (przy szkodach w składnikach majątku trwałego).

Anna Wojda

EKSPER RADZI

NIE. W praktyce wiele wątpliwości powstaje na tle problemu tzw. likwidacji nie w pełni umorzonych nakładów na inwestycje w obcym środku trwałym. Obie ustawy o podatku dochodowym stanowią, że nie zalicza się do kosztów podatkowych strat w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych. Do kosztów podatkowych nie zalicza się także strat powstałych w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeżeli środki te utraciły przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności. W związku z tymi ograniczeniami najwięcej kontrowersji wzbudza możliwość uznania, że likwidacja (strata) środka trwałego to także sytuacja, w której nakłady poniesione przez podatnika na ulepszenie obcego środka trwałego nie mogą być amortyzowane wskutek rozwiązania umowy najmu lub dzierżawy nieruchomości, a podatnik jest zobowiązany wydać właścicielowi nieruchomość.

Stanowisko organów podatkowych jest w tym przypadku dwojakie. Z jednej strony dopuszcza się możliwość uznania, że likwidacja to nie tylko fizyczne unicestwienie danego środka trwałego, ale też jego wycofanie z ewidencji np. wskutek rozwiązania umowy najmu (dzierżawy). W takim przypadku niezamortyzowana wartość inwestycji w obcym środku trwałym stanowi koszt podatkowy, o ile oczywiście likwidacja nie ma związku ze zmianą rodzaju działalności.

Zgodnie z odmiennym stanowiskiem organów podatkowych, gdy umowa najmu obcego środka trwałego zostanie rozwiązana, niezamortyzowana część inwestycji w obcych środkach trwałych nie stanowi kosztów uzyskania przychodu, ponieważ nie jest to strata środka trwałego, lecz wydanie środka trwałego właścicielowi z mocy prawa. Poniesione koszty na ulepszenie obcego środka trwałego może zrekompensować jedynie właściciel nieruchomości, dokonując zwrotu niezamortyzowanej kwoty. W tym przypadku zwrot nakładów nie będzie stanowił kosztów uzyskania przychodów do wysokości stanowiącej różnicę między wartością początkową inwestycji w obcym środku trwałym a sumą dokonanych odpisów amortyzacyjnych zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów. Do przychodów nie zalicza się zwróconych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów. Tymi zwróconymi wydatkami byłyby wydatki poniesione na obcy środek trwały, które do rozwiązania umowy najmu nie zostały zamortyzowane.

Mimo że przeważa to drugie stanowisko organów podatkowych (podziela go także Ministerstwo Finansów) zasadne jest uznanie, iż za stratę w środku trwałym należy też uznać utratę prawa do korzystania z nakładów poniesionych na obcy środek trwały w sytuacji, gdy podatnik traci tytuł prawny (wskutek np. rozwiązana umowy najmu) do obcego środka trwałego. Tezę te uzasadnia chociażby to, że ustawy podatkowe inwestycje w obcych środkach trwałych określają również jako środki trwałe.

Not. awoj