REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak efektywnie poprowadzić spotkanie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kinga Markert
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z problemów firmowych może być nadmiar spotkań. Podejmowane na nich ustalenia nie są realizowane, bo znów są spotkania. Jak spotykać się efektywnie?

Są trzy proste zasady, których warto przestrzegać, aby nie mnożyć niepotrzebnych spotkań firmowych.

Zasada nr 1: Wtedy, gdy niezbędne

Zanim podejmiesz decyzję dotyczącą spotkania, określ efekt, jaki chcesz uzyskać. Zastanów się, czy rzeczywiście spotkanie jest najlepszym na to sposobem? Z jednej strony zbyt łatwo wykorzystujemy e-mail i sms do przekazywania informacji, szczególnie tych trudnych i niepopularnych, osobom, które siedzą w biurze obok. Z drugiej zaś marnujemy czas na zebrania w sprawach, które da się załatwić szybciej. Można przeprowadzić telekonferencję, wysłać wiadomość do wszystkich zainteresowanych lub porozmawiać indywidualnie. Przełożeni często organizują cotygodniowe spotkania, na których przepytują pracowników ze zrealizowanych zadań. Zaproszeni ożywiają się jedynie w momencie, gdy referują. W pozostałym czasie przysypiają, bo omawiane sprawy ich nie dotyczą.

Zasada nr 2: Tylko potrzebni

REKLAMA

Zanim podejmiesz decyzję o zorganizowaniu kolejnego spotkania, skalkuluj jego koszty. Zsumuj wynagrodzenie uczestników za czas spędzony na spotkaniu i dodaj do tego koszt niewykonanej przez nich pracy w trakcie, gdy uczestniczą w spotkaniu. Jeśli to wszystko nie zniechęciło Cię do zorganizowania spotkania, zastanów się nad jego planem i listą uczestników. Obie kwestie są ze sobą powiązane. Zapraszamy tylko tych, którzy są niezbędni. Poruszane tematy mają ich dotyczyć i być dla nich ważne. Pamiętaj, że niektóre osoby mogą uczestniczyć tylko w części spotkania lub otrzymać podsumowanie w sytuacji, gdy powinny znać ustalenia, ale ich obecność nie jest niezbędna. Przystępując do zorganizowania zebrania, wysyłamy zaproszenie i prosimy o potwierdzenie przybycia. W zaproszeniu na spotkanie trzeba podać jego cel i program wraz z ewentualnymi korzyściami, jakie dla uczestników wynikną z uczestnictwa (np. „będziecie potrafili stosować nowe zasady rozliczania dokumentów”, „poznacie funkcję nowego projektu realizowanego przez nasz dział i swoją w nim rolę”). Należy też określić czas trwania spotkania. Jeśli chcemy, aby uczestnicy coś przygotowali na spotkanie, na przykład przeczytali materiały lub zaprezentowali jakiś temat, informujemy ich o tym z wyprzedzeniem. Uczestników przybywających spoza firmy warto poinformować o sprawach organizacyjnych, takich jak na przykład możliwość skorzystania z parkingu czy szatni. W interesie prowadzącego leży punktualne przybycie, a udostępnienie takich informacji może im w tym pomóc.

Przygotuj miejsce. Bądź wcześniej i upewnij się, że wszystko jest gotowe, zanim zbiorą się pozostali. Wszyscy wiemy, jak popsuć spotkanie mogą na przykład kłopoty z podłączeniem rzutnika do laptopa, brak przedłużacza lub za mała liczba krzeseł w sali.

Zasada nr 3: Krótko i efektywnie

REKLAMA

Stare powiedzenie mówi: spotkania trwają tyle czasu, ile im poświęcimy. W niektórych firmach popularne są zebrania na stojąco. Niewygodna pozycja wymusza zwięzłość i tempo. Gdy uczestnicy rozsiadają się, a do tego popijają kawę i pogryzają ciasteczka, mają małą motywację (wraz z prowadzącym) do szybkiego zakończenia. Badania prowadzone na Uniwersytecie Missouri pokazały, że tzw. stand-up meetings były tak samo produktywne jak sit-down meetings. Jedyną różnicą było to, że spotkania siedzące trwały przeciętnie o 34 proc. więcej czasu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Bądź dobrze przygotowany. Miej przed sobą plan spotkania zawierający listę tematów, ich kolejność i czas, jaki zamierzasz im poświęcić. Zaczynaj zawsze punktualnie, nawet jeśli nie wszyscy przybyli. Zasadę tę szczególnie warto stosować w sytuacji spotkań cyklicznych. Czekanie na spóźnialskich nawet kilka minut jest sygnałem dla punktualnych, że nie warto być na czas. Następnym razem też przyjdą później. Tym, którzy się spóźnili, pokazujemy natomiast, że nic się nie stało, bo i tak na nich poczekaliśmy. Spóźnią się więc ponownie. Będąc konsekwentnym i zawsze zaczynając o czasie, uczymy punktualności. Wślizgiwanie się do sali, gdy zebranie jest w toku dla większości nie jest przyjemne i w przyszłości będą starali się tego uniknąć. Aby nie dezorganizować spotkania, włączaniem się w jego przebieg spóźnialskich, zaplanuj na początek zagadnienie mniej kluczowe. Jeden znajomy szef zawsze zaczynał o wyznaczonym czasie od punktu „Co w trawie piszczy”. Omawiał firmowe newsy - zmiany w innych działach, awanse lub po prostu ploteczki. Nic specjalnie istotnego, z drugiej zaś strony temat bardzo lubiany przez pracowników. Sam w sobie motywował do punktualnego przychodzenia. Uczenie punktualności poprzez rozpoczynanie zawsze o czasie oczywiście nie zadziała od razu. Na efekty musimy poczekać kilka spotkań.

Przed zebraniem przejrzyj agendę i zastanów się, ile czasu chcesz poświęcić na każdy punkt oraz jak zamierzasz go podsumować. Ustal, przy których częściach chcesz usłyszeć zdanie uczestników, zaplanuj czas na dyskusję, określ, czym ma ona się skończyć. Szczególnym przypadkiem zebrań są te, poświęcone na grupowe podejmowanie decyzji czy wypracowanie rekomendacji. Osoby zainteresowane tym zagadnieniem zapraszam do lektury porady „Co robić, by grupowo rozwiązać problem?” w sierpniowym „Personelu i Zarządzaniu”.

Rozpocznij spotkanie od przedstawienia jego celu i programu, przypomnij, jaki jest zakładany efekt spotkania, ile czasu będzie trwało, zapowiedz, kto będzie prezentował poszczególne tematy oraz kiedy oczekujesz pytań (na przykład „w każdym momencie, gdy będzie taka potrzeba” lub „po zakończeniu każdej części spotkania”). Prowadzenie spotkania i równoczesne notowanie jego przebiegu jest trudne. Jeśli chcesz skorzystać z pomocy, ustal, kto będzie robił notatki. Przedstaw swoje oczekiwania odnośnie do zawartości protokołu. Możesz chcieć mieć zanotowany cały przebieg spotkania lub tylko podjęte ustalenia. Przystąp do realizacji agendy. Pamiętaj, że jeśli przekraczasz czas przewidziany na dany punkt, będziesz musiał go zaoszczędzić w innym miejscu. Staraj się kończyć zebranie nie później, niż to zaplanowałeś. W wyjątkowych sytuacjach, jeśli istnieje potrzeba wydłużenia (nieoczekiwanie pojawiły się nieprzewidziane tematy), zapytaj o zgodę uczestników. Na koniec spotkania zrób posumowanie najważniejszych kwestii, przypomnij ustalenia i osoby odpowiedzialne za realizację. Zapytaj, czy są jeszcze jakieś pytania, podziękuj za uczestnictwo. Po spotkaniu roześlij protokół lub notatkę z uzgodnieniami.

Neutralny moderator

Czasem warto, aby osoba prowadząca spotkanie, szczególnie jeśli jego celem jest dyskusja i podjęcie ustaleń, była neutralna w stosunku do meritum sprawy. Oznacza to, że nie zabiera ona głosu w dyskusji i nie opowiada się za żadnym rozwiązaniem. Prowadzący, z racji swojej funkcji, ma możliwość wpływania na przebieg spotkania i promowania preferowanego przez niego punktu widzenia. Jeśli naprawdę chcesz usłyszeć wszystkie racje i nie ograniczać otwartej wymiany zdań, a zarazem być równoprawnym członkiem spotkania, który wypowiada swoje poglądy, poproś o prowadzenie kogoś innego. Osoba taka najlepiej, aby miała doświadczenie w prowadzeniu spotkań i nie była osobiście zaangażowana w omawiane zagadnienia.

Kinga Markert

Autorka jest mediatorem, moderatorem i trenerem. Prowadzi firmę Markert Mediacje, oferującą usługi związane z rozwiązywaniem sytuacji kryzysowych i konfliktowych. Wiele lat pracowała w wewnętrznym dziale HR.

Kontakt:

kinga.markert@mediacje.biz

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Świadczenie wspierające od 60 pkt w decyzji WZON? OzN mają sporo propozycji zmian

Osoby z niepełnosprawnościami proponują kilka ważnych nowości w zasadach przyznawania świadczenia wspierającego. Wśród postulatów znalazła się m.in. obniżka liczby punktów uprawniających do uzyskania pomocy.

Więcej inwestycji bez pozwolenia na budowę i inne zmiany w prawie budowlanym w 2025 r. [projekt deregulacyjny]

W dniu 10 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw (tzw. projekt deregulacyjny). Nowelizacja ma na celu dalsze uproszczenie i przyspieszenie procesu inwestycyjno-budowlanego i zmniejszenie obciążeń administracyjnych. Wydłuży się m.in. lista inwestycji budowlanych, na które nie trzeba będzie uzyskiwać pozwolenia na budowę.

Likwidacja godzin dostępności nauczyciela w szkole. Nowelizacja Karty Nauczyciela

W dniu 10 czerwca 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów, opublikowano projekt ustawy o zmianie ustawy - Karta Nauczyciela (UDER54). Celem tej nowelizacji jest uchylenie przepisów dotyczących tzw. godzin dostępności nauczyciela w szkole. Rada Ministrów ma przyjąć ten projekt w lipcu 2025 r. Zmiany wejdą w życie najprawdopodobniej od nowego roku szkolnego 2025/2026.

W Sejmie: Wysokie opłaty za świadczenie wspierające. Płacą osoby niepełnosprawne. Co z tym zrobi rząd? {stopień znaczny}

24 804 zł to opłata zapłacona przez osobę niepełnosprawną kancelarii pośredniczącej w uzyskaniu świadczenia wspierającego. System przyznawania tego świadczenia jest w ocenie osób niepełnosprawnych (w mojej także) tak patologiczny, że w naturalny sposób pojawiły się firmy pomagające osobom niepełnosprawnym w uzyskaniu świadczenia wspierającego. Osoby niepełnosprawne nie radzą sobie same. Dodatkowo są krzywdzone na poziomie WZON. No bo jak inaczej ocenić sytuację, gdy osoba niewidoma otrzymuje w WZOB 61 punktów, osoba sparaliżowana od pasa w dół (20 lat na wózku) 43 punkty. To są jawne pokrzywdzenia tych osób niepełnosprawnych przez WZON. Więc pokrzywdzeni zwracają się o pomoc do prawników. A ci wystawiają wysokie rachunki.

REKLAMA

Rodzice nie będą musieli przedstawiać zaświadczeń o niekaralności aby uczestniczyć w wycieczkach, czy innych zajęciach szkolnych. Zmiany w "ustawie Kamilka" w 2025 r.

W dniu 10 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła przygotowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości projekt ustawy o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich, ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym oraz ustawy – Prawo oświatowe. Projekt nowelizuje m. in przepisy wprowadzone w lutym 2024 r. tzw. ustawą Kamilka.

Nowe ułatwienia dla przedsiębiorców: dane z wykazu VAT dostępne na biznes.gov.pl od 1 października 2025 r.

Jest projekt ustawy, który zakłada wprowadzenie nowych regulacji umożliwiających przedsiębiorcom łatwiejszy dostęp do wykazu podatników VAT za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Zmiany mają uprościć weryfikację kontrahentów, zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i ograniczyć formalności papierowe.

Co się stało w Austrii? Ogłoszono 3 dniową żałobę

Co się stało w Austrii? Ogłoszono 3 dniową żałobę. Doszło do tragicznego wydarzenia! Co gorsza takich zdarzeń jest coraz więcej w Europie, nie tylko w Stanach Zjednoczonych Ameryki.

Masz radio w samochodzie? Możesz spodziewać się kontroli

Właściciele samochodów – zarówno osoby prywatne, jak i przedsiębiorcy – powinni pamiętać o opłatach za używanie odbiorników radiofonicznych. Chodzi o konieczność opłacania abonamentu RTV za radioodbiornik zamontowany w pojeździe. Jaka jest opłata abonamentowa w 2025 r.? Kto jest zwolniony?

REKLAMA

Kredyty w złotówkach pod lupą TSUE. Dr P. Szcześniak: WIBOR jest zgodny z polską ustawą o kredycie hipotecznym i unijnym rozporządzeniem BMR

WIBOR jest zgodny zarówno z polską ustawą o kredycie hipotecznym, jak i z unijnym rozporządzeniem BMR. Podlega w związku z tym szczególnym wymogom informacyjnym i zaostrzonej kontroli jego wyznaczania. Wykluczone więc wydaje się, aby postanowienia odwołujące się do WIBOR zostały przez Trybunał Sprawiedliwości lub sąd krajowy kwalifikowane jako niedozwolone postanowienia umowne w rozumieniu tzw. abuzywności – pisze dr hab. Paweł Szczęśniak z Katedry Prawa Finansowego Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej.

Wakacyjny top 5: Nawet 8000 zł na rękę. Sprawdź, gdzie zarobisz najwięcej

Szukasz dobrze płatnej pracy na lato? W sezonie 2025 możesz zarobić nawet 8000 zł na rękę! Sprawdź, które zawody sezonowe oferują najwyższe stawki godzinowe i gdzie warto szukać ofert, by maksymalnie wykorzystać wakacyjny czas.

REKLAMA