Czy zlecając prowadzenie rachunkowości biuru rachunkowemu, należy posiadać politykę rachunkowości

RADA

Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu nie zwalnia kierownika jednostki z obowiązku stworzenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. W praktyce to biuro rachunkowe opracowuje taką dokumentację, przy czym powinna być ona zatwierdzona i na znak akceptacji podpisana przez kierownika jednostki. Szczegóły – w uzasadnieniu.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

UZASADNIENIE

Ustawa o rachunkowości nakłada na każdą jednostkę obowiązek stworzenia zasad (polityki) rachunkowości (art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości) pozwalających na indywidualne dostosowanie niektórych przepisów ustawy do potrzeb przedsiębiorstwa (tj. by sprawozdania finansowe sporządzone według tych zasad najdokładniej odzwierciedlały rzeczywistość gospodarczą). Formalny obowiązek stworzenia takiej dokumentacji (tj. polityki rachunkowości) w formie pisemnej, a następnie jej późniejszej aktualizacji spoczywa na kierowniku jednostki (zgodnie z art. 10 ust. 2 uor). Z obowiązku tego nie zwalnia fakt powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu. Nadal to kierownik jednostki ponosi w każdym przypadku odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą (a takim obowiązkiem jest stworzenie dokumentacji zasad – polityki – rachunkowości) – zgodnie z art. 4 ust. 5 uor. Nie może się on również pozbyć odpowiedzialności z tytułu nadzoru, także w przypadku gdy określone obowiązki z zakresu rachunkowości zostaną powierzone innej osobie (w rozpatrywanym przypadku biuru rachunkowemu) za jej zgodą.

Biura rachunkowe mogą korzystać ze zwolnienia z VAT – zmiana stanowiska MF

Kierownik jednostki nie ma zatem możliwości przeniesienia odpowiedzialności za stworzenie dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości. Może jedynie uczynić współodpowiedzialnym za rachunkowość (w tym i wspomnianą politykę rachunkowości) biuro rachunkowe poprzez zawarcie umowy w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Choć to kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za to, by jednostka posiadała dokumentację przyjętych przez nią zasad (polityki) rachunkowości, to w praktyce tworzy ją biuro rachunkowe (często wraz z innymi procedurami i instrukcjami wewnętrznymi). Warto jednak upewnić się, podpisując umowę z biurem rachunkowym, że tego typu usługa zostanie wykonana.

Polecamy: Praktyczny leksykon VAT 2016

Przykładowy zapis w umowie z biurem rachunkowym może brzmieć: