Obowiązki biur rachunkowych w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy

Wewnętrzna procedura

Zgodnie z przepisami ustawy o praniu pieniędzy biura rachunkowe mają obowiązek wprowadzić w formie pisemnej wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Powinna ona w szczególności określać: jak biuro rachunkowe dokonuje rejestracji transakcji, w jaki sposób biuro rachunkowe ocenia i analizuje ryzyko, jaka jest wewnętrzna procedura biura w zakresie przekazywania informacji o transakcjach do GIIF, postępowanie służące identyfikacji osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne.

Polecamy: Nowe umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r.

Osoby odpowiedzialne

Biura rachunkowe zobligowane są wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. W biurach rachunkowych wykonujących działalność jednoosobowo osobą odpowiedzialną za wykonanie przepisów ustawy będzie zawsze ta osoba, natomiast w biurach rachunkowych zatrudniających pracowników pracodawca  wyznaczy osobę odpowiedzialną za te czynności, w formie jednostronnego oświadczenia, np. zarządzenia. Pracownik nie musi składać oświadczenia o przyjęciu tej odpowiedzialności.

Outsourcing usług księgowych

Biura rachunkowe powinny zapewnić udział pracowników, wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, w programach szkoleniowych dotyczących tych obowiązków. W biurze rachunkowym powinny znajdować się dokumenty w postaci „certyfikatów” ukończenia powyższego szkolenia przez pracowników wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Generalny Inspektor Informacji Finansowej na stronie internetowej udostępnił bezpłatny kurs e-learningowy, pt. „Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu”. Certyfikat ukończenia kursu powinna posiadać również osoba prowadząca biuro rachunkowe jednoosobowo.

Polecamy: Jednolity Plik Kontrolny – praktyczny poradnik (książka)

Identyfikacja klienta

Kolejnym zadaniem biur rachunkowych jest rejestrowanie transakcji oraz stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego. Obowiązek ten polega na identyfikacji klienta, weryfikacji identyfikacji i pozyskiwaniu informacji na temat zamierzonego celu zawierania przez klienta relacji z biurem. Biuro nie może zawrzeć umowy z klientem, jeśli biuro rachunkowe nie może zrealizować środków bezpieczeństwa finansowego.

Biuro rachunkowe ma obowiązek dokonać identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości. Obowiązek ten należy zrealizować poprzez:

1) w przypadku osób fizycznych i ich przedstawicieli - ustalenie i zapisanie cech dokumentu stwierdzającego na podstawie odrębnych przepisów tożsamość osoby, a także imienia, nazwiska, obywatelstwa oraz adresu osoby dokonującej transakcji, a ponadto numeru PESEL lub daty urodzenia, w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, lub numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość cudzoziemca, lub kodu kraju w przypadku przedstawienia paszportu,

2) w przypadku osób prawnych - zapisanie aktualnych danych z wyciągu z rejestru sądowego lub innego dokumentu, wskazującego nazwę, formę organizacyjną osoby prawnej, siedzibę i jej adres, NIP, a także imienia, nazwiska i numeru PESEL lub daty urodzenia, w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, osoby reprezentującej tę osobę prawną,

Umowa biura rachunkowego z klientem - wzór

3) w przypadku jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej- zapisanie aktualnych danych z dokumentu wskazującego nazwę, formę organizacyjną, siedzibę i jej adres, NIP, a także imienia, nazwiska i numeru PESEL lub daty urodzenia, w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, osoby reprezentującej tę jednostkę.

Analiza ryzyka

Biura rachunkowe są zobowiązane do prowadzenia bieżącej analizy dokonywanych transakcji oraz dokonywania oceny i analizy ryzyka występowania podejrzanych transakcji w stosunku do swoich klientów – z punktu widzenia kryteriów ekonomicznych, geograficznych, przedmiotowych oraz behawioralnych.

Zakres stosowania środków bezpieczeństwa przez biuro rachunkowe wobec swoich klientów zależy od oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu przeprowadzonej w wyniku analizy dokonanych transakcji oraz od statusu danego klienta. W sytuacji gdy mamy do czynienia z osobą pełniącą eksponowane stanowisko polityczne, musimy zastosować jako biuro rachunkowe tzw. wzmożone środki bezpieczeństwa. Aby ustalić status klienta przy zawieraniu umowy z klientem, można zażądać od niego złożenia oświadczenia w tej sprawie.

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych bez certyfikatu

Przekazywanie informacji do GIIF

Biura rachunkowe są odpowiedzialne za przekazywanie informacji o transakcjach Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej. Minister Finansów przygotował projekt rozporządzenia w sprawie określenia sposobu przekazywania informacji do GIIF, w którym określił wzór rejestru transakcji, który będzie mógł być prowadzony, według wyboru, w formie elektronicznej lub papierowej. Zgodnie z rozporządzeniem transakcje będą rejestrowane na tzw. kartach transakcji. W związku z wejściem w życie rozporządzenia biura rachunkowe czeka wdrożenie wykonania dodatkowych obowiązków dokumentacyjnych, tj. prowadzenie rejestru tzw. transakcji ponadprogowych.

Wyniki analiz powinny być udokumentowane w formie papierowej lub elektronicznej i przechowywane przez 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym transakcje zostały zarejestrowane, a analiza ryzyka przeprowadzona.

Wykonanie wszystkich tych obowiązków wiąże się z tworzeniem, także przechowywaniem odpowiednich dokumentów.

Zapraszamy do dyskusji na forum

Podstawa prawna:

- ustawa z 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 46, poz. 276; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 134, poz. 779

Autor: Magdalena Warchoł