Jak podnieść ceny w biurze rachunkowym?

• Analiza środowiska gospodarczego
• Ryzyko braku podwyżki
• Wszystkim podnieść cenę tak samo, czy różnicować podwyżkę dla poszczególnych klientów?
• Zróżnicowana podwyżka dla poszczególnych klientów
• Przygotowanie argumentacji do podniesienia cen
• Sposób przekazania informacji o podwyżce
• Skutki podwyżki

Analiza środowiska gospodarczego

Przed podjęciem decyzji w sprawie podniesienia cen, właściciel biura rachunkowego powinien dokonać analizy środowiska gospodarczego, w którym prowadzi działalność i ocenić potencjalną możliwość narastania kosztów.

Największy wzrost cen usług księgowych nastąpił w roku 2022 r., kiedy wszedł Polski Ład. Właściciele biur rachunkowych powinni uświadomić sobie, że od tej daty znacząco wzrosły koszty prowadzenia przez nich działalności. Od 2022 r. przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej wzrosło z kwoty 6346,15 zł do kwoty 8 903,56 zł, tj. o ponad 40%. Nawet porównanie danych za ostatni rok wykazuje podwyższenie tego wynagrodzenia z kwoty 8181, 72 zł do kwoty 8 903, 56 tj. o ponad 8,8% , czyli znacznie więcej niż oficjalna inflacja, która w przypadku usług była zdecydowanie wyższa niż w przypadku towarów.

To właśnie wynagrodzenia pracowników stanowią główny koszt działalności biura rachunkowego. Nawet zatrudniając osobę do przyuczenia trzeba liczyć się ze znacznymi kosztami i ryzykiem. Przykładowo przyjęcie kogoś bez żadnej wiedzy i praktyki, w okresie trzech miesięcy kosztuje ponad 15 000 zł, a nigdy nie wiadomo czy taka osoba sprawdzi się, jak również czy sama po pewnym czasie nie odejdzie, bo np. nie widzi siebie w roli księgowej. Pracodawca nie dość, że ponosi koszt pensji osoby, która uczy się, to także poświęca swój czas na jej edukację lub pokrywa koszt bardziej doświadczonego pracownika zajmującego się przyuczeniem.

Warto zauważyć, że niedługo wynagrodzenie minimalne przekroczy 5 000 zł brutto, a osoby studiujące zatrudnione na umowie zlecenia – nawet gdy dopiero zaczynają – muszą już otrzymać ponad 5 000 zł na rękę. Tak duże koszty stymulują wzrost cen usług.

Biura rachunkowe zostały dotknięte także kosztami oprogramowania księgowego. Niektórzy dostawcy tego oprogramowania podnieśli ceny za aktualizację nawet o kilkaset procent, w niektórych przypadkach do tego dochodzą także opłaty za każdą zaksięgowaną fakturę z KSeF.

Warto sobie uświadomić także, że weszły w życie nowe pliki JPK w zakresie podatku dochodowego, które zwiększają ryzyko wykrycia błędu, tym samym podnosząc ryzyko świadczenia usług księgowego, a także mają wpływ na wzrost czasu obsługi klienta. Ta nowość pozwoli zyskać przewagę rynkową biurom stawiającym na jakość, a nie tylko na najniższą cenę. Po pewnych problemach związanych z kontrolami za pomocą takich plików, bardzo prawdopodobne jest, że coraz więcej klientów będzie poszukiwało biur, które zagwarantują im spokój od działań urzędu skarbowego, a nie koniecznie tych najtańszych.

Ryzyko braku podwyżki

Przed podjęciem decyzji co do podwyżek, właściciel biura rachunkowego powinien rozważyć także ryzyko braku podwyżki. Dosyć często biura rachunkowe bardzo dużo czasu poświęcają na myślenie, o ryzyku dokonania podwyżki i obawiają się odejścia klienta, a natomiast pomijają przemyślenie zagrożenia związanego z zaniechaniem podwyżek.

Pierwszym etapem takiego wnioskowania powinna być generalna analiza rentowności biura, osiąganych przychodów, kosztów, terminowości zapłaty za usługi księgowe. Nawet, gdy biuro przynosi zysk, właściciel biura powinien sobie postawić pytanie czy ten dochód odpowiada wkładowi jego pracy i jest satysfakcjonujący. W wyniku takich przemyśleń może dojść do konstatacji, że bardziej opłacałoby mu się zaprzestać działalność i zatrudnić się na umowie o pracę, bo np. policzył zysk osiągany na godzinę w obu przypadkach i uwzględnił ryzyko gospodarcze każdego z rozwiązań.

Właściciel biura powinien także rozważyć, czy ewentualny wzrost kosztów w przyszłości (np. podwyżki inflacyjne od jego dostawców) nie spowoduje utraty rentowności.

Osoby prowadzące biura rachunkowe muszą liczyć się z tym, że zbyt niskie ceny muszą być w jakiś sposób dostosowywane do kosztów. Jednym ze sposobów takiego działania jest zwiększanie bezpłatnej pracy właściciela i tym samym niejako sztuczne generowanie zysku lub dodatkowe obciążanie pracowników, ograniczanie środków na pensje. Przepracowanie właściciela prowadzi do wypalenia zawodowego, problemów zdrowotnych, osobistych i rodzinnych. Również zbyt ciężkie warunki pracy pracowników powodują problemy z rekrutacją i rotację kadr. W obu tych przypadkach skutek w końcu jest taki sam, spada jakość usług i wzrasta niezadowolenie klientów, a zwłaszcza tych, dla których ważniejsza jest jakość niż niska cena. Biuro wpada w błędne koło, bo nie może podnieść cen z powodu jakości, a nie jest wstanie poprawić jakości z powodu za niskich cen.

Biuro, które nigdy nie robi podwyżek kiedyś na pewno upadnie.

Wszystkim podnieść cenę tak samo, czy różnicować podwyżkę dla poszczególnych klientów?

Jeśli właściciel biura dojdzie do przekonania, że prowadzenie biznesu musi wiązać się z określonymi podwyżkami, gdyż ich brak spowoduje w dłuższej perspektywie upadek firmy i sytuacja jego biura przemawia za tym, aby dokonać podwyżek już teraz, musi przemyśleć strategię ich dokonania.

Generalnie są dwie główne opcje do rozważenia, czy podnieść wszystkim tyle samo, czy też zróżnicować podwyżki dla każdego z klientów. Ta pierwsza opcja wymaga analizy, nie będzie firm, które otrzymają szczególnie dużą podwyżkę, a zatem bardziej odczuwalną dla pewnych klientów, co mogłoby skłaniać ich do poszukiwania alternatywy.

Jednak, pierwsza opcja nie będzie miała zalet tej drugiej, o których zostanie napisane niżej.

Zróżnicowana podwyżka dla poszczególnych klientów

Wybór tej metody podnoszenia cen wymaga dokonania analizy kosztów obsługi klienta i jego rentowności, szczególnie ważną informacją jest czas przeznaczany na jego obsługę. Szerzej na temat wyceny usług księgowych.

Ta metoda pozwala bardzo dobrze zoptymalizować funkcjonowanie biura np. poprzez wykrycie klientów bardzo nierentownych. Czasami zdarza się klient, który zabiera 25% czasu, a przynosi 10% przychodu i wywołuje 50% stresu. Takiemu klientowi należy podnieść cenę tak, żeby była adekwatna, jak trzeba to nawet o grube procenty. Ewentualne jego odejście zwiększy znacznie wolny czas biura i umożliwi przyjęcie nowych, lepszych.

Obliczając rentowność należy policzyć wszelkie przychody i tak mniej rentowna będzie spółka, która co prawda płaci tyle samo miesięcznie i zajmuje ten sam czas co inna podobna, ale przykładowo umowa o księgowość została zawarta, gdy biuro zaczynało działalność i była szczególnie atrakcyjna nie tylko w zakresie opłaty miesięcznej np. roczne sprawozdanie finansowe w cenie.

Oprócz samej rentowności można także rozważać okoliczności takie, jak przychody danego klienta, skutki popełnienia błędu u niego, czy też sposób współpracy np. klient terminowo dostarczający dokumenty lub nie, płacący w terminie lub zalegający z płatnościami, przyjemny w kontakcie lub wywołujący stres.

Natomiast, gdy klient jest bardzo rentowny, przyjemny w obsłudze, terminowy z dokumentami i płatnościami to może podnieść mu cenę tylko o inflację roczną albo nawet zaniechać podnoszenia ceny.

Przygotowanie argumentacji do podniesienia cen

Realizując podwyżkę, trzeba odpowiednio przygotować komunikat do klientów i uzasadnić podniesienie cen. Warto podawać prawdziwe okoliczności. Jako argumenty mogą zostać przywołane takie fakty, jak: wzrost kosztów, w tym płacowych (o czym świadczy chociażby pośrednio wzrost przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej), podniesienie opłat za programy księgowe, wprowadzenie nowych plików w zakresie podatków dochodowych, co wydłuża proces księgowania, podobnie konieczność wprowadzenia dodatkowych informacji do JPK_V7 np. o trybie wystawienia faktury itp., inflacja, brak podwyżki przez pewien okres czasu (np. ostania podwyżka była dokonana dwa lata temu). Można przytoczyć argumentację z punktu „Analiza środowiska gospodarczego”.

Sposób przekazania informacji o podwyżce

Najgorszym sposobem przekazania takiej informacji jest sms, gdyż nie pozwala na odpowiednie uzasadnienie i może zostać odebrany jako lekceważący.

Jeśli właściciel biura swobodnie wypowiada się, to może zadzwonić i poinformować o podwyżce, co jest pokazaniem pewnego indywidualnego i podmiotowego podejścia do klienta. Natomiast może liczyć się, że zadzwoni w nieodpowiednim momencie np. gdy klient będzie zły z innego powodu, a dodatkowa wiadomość o podwyżce może spotkać się z nieoczekiwaną reakcją.

Przekazanie informacji o podwyżce w drodze wiadomości e-mail z uzasadnieniem pozwala na precyzyjne sformułowanie myśli i uzasadnienie podniesienia cen. Poza tym, łatwiej udowodnić fakt, że taka informacja została przekazana. Jest to także dobry sposób dla osób, które obawiają się telefonicznej rozmowy o podwyżce lub uważają, że pisemnie są w stanie lepiej wysłowić się.

Koszty 2026 po zmianach

Skutki podwyżki

Dobrze przeprowadzona podwyżka pozwala: zwiększyć rentowność biura, zlikwidować nadgodziny szefa i pracowników, podnosić jakość usług w przyszłości, a także zapewnia większy komfort życia i spokój.

Rozsądny klient zazwyczaj zaakceptuje uzasadnioną i dobrze uargumentowaną podwyżkę. Najczęściej odchodzą najmniej opłacalni klienci, bardzo wymagający i tacy, dla których liczy się głównie cena (zresztą taki klient i tak może odejść w przyszłości, bo znajdzie kogoś tańszego). Często przychód osiągnięty z podwyżki pokryje z nadmiarem wynagrodzenie otrzymywane od tych firm, które z jej powodu odeszły, a równocześnie zmniejszy się łączny czas pracy potrzebny do zaksięgowania wszystkich klientów.

Pamiętajmy! Świadomy klient wie, że odejście do tańszego biura rachunkowego też wiąże się dla niego z ryzykiem spadku jakości obsługi i problemów z urzędem skarbowym i z powodu tego, że chce mieć święty spokój jest jeszcze bardziej skłonny do akceptacji podwyżki.

Adam Tarnowski