Jaką przyjąć strategię biznesową zakładając małe biuro rachunkowe?

• Źródło utrzymania
• Strategia cenowa – niższa cena czy wyższa?
• Pozyskanie klienta

Źródło utrzymania

Zaczynając przygodę z własnym biurem rachunkowym należy mieć świadomość tego, że nie od razu zapewni stabilny i wystarczający dochód, a być może nawet nigdy. Tak ważne jest, dlatego zapewnienie sobie stabilnego źródła utrzymania, które pozwoli na rozwój firmy bez przymusu pozyskiwania nierentownych klientów lub takich, których nikt inny nie chciałby przyjąć.

1. Praca na pełnym etacie i obsługa klientów po godzinach

Jedna z możliwości to praca na pełnym etacie oraz pozyskiwanie klientów do obsługi po godzinach. Ta metoda na pewno zapewnia największą stabilność finansową oraz bezpieczeństwo w przypadku niepowodzenia biznesowego.

Jednak ma bardzo istotną wadę. Księgowa dostępna jest dla klienta poza godzinami normalnej pracy biurowej. Klienci akceptują taki sposób pracy, gdy mają z tego korzyść finansową, to znaczy płacą o wiele mniej niż w standardowym biurze rachunkowym. W przypadku podniesienia cen najczęściej ten typ klienta odejdzie i pójdzie szukać innej księgowej po godzinach. Dlatego to niekoniecznie jest najlepszy model biznesowy, ponieważ zdecydowanie utrudnia pozyskanie rentownych klientów do biura rachunkowego, które stanowi główne zajęcie księgowej.

Oprócz tego wiąże się z dużym nakładem pracy, zmęczeniem i ryzykiem błędów zarówno w pełnoetatowej pracy jak i u klienta po godzinach. Dlatego ta metoda, mimo że wydaje się najbezpieczniejsza finansowo, może skutkować zwolnieniem z pracy pełnoetatowej z powodu spadku jej jakości lub prowadzenia działalności konkurencyjnej.

2. Zatrudnienie na cześć etatu i obsługa klientów w pozostałej części

To podejście zachowuje pewną równowagę pomiędzy stabilizacją finansową a czasem, który można przeznaczyć na obsługę swoich klientów. W takiej sytuacji do rozważenia jest prowadzenie działalności B2B jako podwykonawca innego biura rachunkowego, co pozwala uzyskać większą kwotę netto niż w przypadku umowy o pracę, zwłaszcza gdy istnieje możliwość skorzystania z preferencji ZUS. Warto byłoby porozmawiać o stopniu elastyczności współpracy np. czy można zakres współpracy zmniejszać lub zwiększać.

Przy tej metodzie swoi klienci mogą być obsługiwani w normalnych godzinach pracy biurowej, nie muszą to być zatem firmy, które dopuszczają tylko wieczorny kontakt w niższej cenie. Ta metoda daje pewien spokój i pozwala pozyskiwać dobrych klientów, których obsługa od samego początku będzie już rentowna, gdyż nie ma aż tak dużej presji finansowej, jak w przypadku braku innego źródła utrzymania. Jednocześnie nowo powstające biuro dysponuje odpowiednim czasem do obsługi swoich klientów, co pozwala zapewnić odpowiednią jakość.

3. Na czyimś utrzymaniu lub z oszczędności

W przypadku małego biura rachunkowego, jest to najbardziej ryzykowny wariant, który zmusza do szybkiego poszukiwania klientów. Często prowadzi do tego, że klienci przyjmowani są ze strachu przed problemami finansowymi, a nie na podstawie przemyślanej decyzji biznesowej, często w zbyt niskich cenach i generujący problemy w obsłudze. Wielu z takich klientów nie wykazuje przywiązania do biura, często odchodzi z powodu nierealnych oczekiwań lub znalezienia niższej ceny.

Należy pamiętać, że klientów już nie pozyskuje się tak szybko jak w 2022 r., gdy wchodził Polski Ład, popyt jest mniejszy, a podaż dużo większa. Wobec tego, należy ostrożnie podchodzić do komunikatów o szybkiej budowie biura rachunkowego, które były oparte na doświadczeniach z lat 2022-2023, po wejściu Polskiego Ładu.

Strategia cenowa – niższa cena czy wyższa?

Biuro rachunkowe powinno odpowiedzieć sobie na pytanie, czy jest zmuszone szybko pozyskiwać klientów, czy też może pozwolić sobie na oczekiwanie.

Niższa cena z reguły szybciej przyciąga klientów, konieczna jest w sytuacji, gdy właściciel biura nie ma innego źródła utrzymania. Jednak musi liczyć się z tym, że zbierze klientelę niestałą, często zmieniającą biuro rachunkowe, dla której cena jest najważniejszym czynnikiem wyboru biura. Ustalając niską cenę należy liczyć się z koniecznością dużej ilości pracy i problemów z czasem, gdyż aby osiągnąć odpowiedni zysk trzeba będzie obsłużyć więcej klientów.

Wyższa cena pozwala na pozyskanie klienta bardziej rentownego, dla którego ważna jest jakość obsługi. Równocześnie jest mniejsze ryzyko przepracowania, biuro może poświęcić więcej czasu na obsługę klienta i ma większe szanse na polecenia z powodu jakości. Jednak klientelę pozyskuje się dłużej, dlatego taka polityka cenowa niekoniecznie sprawdzi się w przypadku presji osiągnięcia jak najszybciej zysku, gdy księgowa nie ma innego źródła utrzymania.

Pozyskanie klienta

Regułą jest, że najbardziej wartościowi klienci to zazwyczaj osoby z polecenia, ale niekoniecznie znajomi właściciela biura. Znajomy właściciela biura może lżej podchodzić do kwestii terminowości dostarczania dokumentów, pewnie będzie oczekiwał niższej ceny i specjalnego traktowania.

Dobry klient biura rachunkowego charakteryzuje się następującymi cechami:

• przywiązanie – nie lubi zmieniać partnerów biznesowych, jeśli współpraca układa się dobrze,
• rozsądny – potrafi zrozumieć, że dany wydatek nie stanowi kosztu, nie podejmuje prób agresywnego umniejszania podatków i poprzez to nie naraża siebie i biura na odpowiedzialność, nie ma miliona pomysłów na optymalizacje przez które wydłuża czas obsługi, nie szuka tylko jak najtańszej księgowości,
• realista - nie ma nierealnych oczekiwań (np. nieustannego bieżącego doradztwa podatkowego w kwocie wynagrodzenia, które wystarcza tylko do szybkiego zaksięgowania klienta),
• ceniący jakość – wybiera biura głównie według kryterium jakości usług,
• obowiązkowość – terminowo dostarcza dokumenty, sprawnie odpisuje na wiadomości, płaci w terminie swoje zobowiązania.

Oprócz tego można pozyskiwać klientów również poprzez reklamę np. w internecie. Z tego źródła klienci bywają różni.

Najgorszym możliwym miejscem do pozyskiwania klientów są niektóre grupy na Facebooku, zwłaszcza gdy potencjalny klient rozpoczyna swoistą „licytację” pomiędzy księgowymi w zakresie ceny, albo od razu wskazuje już, ile może zapłacić za księgowość i z reguły jest to kwota za niska.

Najczęściej na tych grupach poszukują usług klienci, którzy mają problem ze znalezieniem biura w inny sposób np. poprzez polecenia. Często ten problem związany jest z nierealnymi oczekiwania np. co do ceny (gdyż „taniej gdzieś indziej nie mógł już znaleźć”), co do zakresu usług, warunków współpracy, trudnej sytuacji (np. nie była prowadzona księgowość przez pewien okres czasu i nie chce ponieść normalnej ceny za zaksięgowanie zaległego okresu).

Na podstawie tylko tego typu klientów z grup na Facebooku trudno zbudować prężnie działające biuro, z powodu za niskich cen, zbyt dużych oczekiwań klienta, braku płatności za usługi, rotacji klientów i trudności w ich obsłudze.

Adam Tarnowski