Jak uniknąć odpowiedzialności za błąd biura rachunkowego

Rozpoczął się okres sporządzania i składania zeznań podatkowych. Jak co roku, zeznanie możemy sporządzić sami lub też skorzystać z pomocy fachowca. Na ewentualne późniejsze problemy z fiskusem mogą mieć wpływ już nasze decyzje przy wyborze biura. Powierzając swoje rozliczenia podatkowe fachowcowi, powinniśmy się upewnić, że zasługuje o­n na zaufanie. Istotna jest bez wątpienia kwestia, czy biuro zatrudnia tylko osoby z uprawnieniami do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych czy też doradców podatkowych. Od doradcy podatkowego, specjalisty, którego zawód uregulowany jest ustawowo i ma swój nadzór korporacyjny, oczekiwać można z pewnością więcej niż od księgowego, którego nikt nie kontroluje. Poza tym, w razie sporu z organem skarbowym, doradca będzie mógł reprezentować podatnika. Doradców podatkowych wyposażono w uprawnienie do występowania w charakterze pełnomocnika procesowego strony zarówno w postępowaniu podatkowym, jak i w postępowaniu przed sądem administracyjnym. Takich uprawnień nie ma niestety osoba usługowo prowadząca księgi rachunkowe.

Od 1 lutego ubiegłego roku krąg osób uprawnionych do pomocy podatnikom w zakresie sporządzania zeznań podatkowych (i nie tylko) powiększył się o księgowych posiadających certyfikat Ministerstwa Finansów na usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Możliwość taką wprowadziła nowelizacja ustawy o doradztwie podatkowym. Przypomnijmy, że Krajowa Rada Doradców Podatkowych zaskarżyła tę ustawę do Trybunału Konstytucyjnego, stawiając zarzuty właśnie przepisom rozszerzającym uprawnienia księgowych do wypełniania zeznań podatkowych i wszelkich deklaracji podatkowych oraz udzielania podatnikom, osobom fizycznym pomocy w tym zakresie. Tak więc, mimo że ustawa oczekuje na rozpatrzenie Trybunału, tegoroczne zeznania podatkowe mogą nam sporządzać nie tylko doradcy podatkowi, ale też certyfikowani księgowi.

Jeśli już dokonamy właściwego wyboru, musimy pamiętać o kilku istotnych kwestiach. Niezwykle ważna jest treść pełnomocnictwa, w którym wyszczególnimy, do czego upoważniamy biuro. Szczegółowość tego dokumentu zabezpieczy nas na wypadek sporów z biurem. W praktyce często niestety nie sporządzamy takiego pełnomocnictwa ani nie prosimy o potwierdzenie (pokwitowanie) odebranych od nas dokumentów. Rodzi to w późniejszym okresie komplikacje i utrudnia dochodzenie ewentualnych roszczeń, ze względu na trudności dowodowe.

Potwierdzenie odbioru będzie stanowić dla nas dowód, który przede wszystkim istotny jest w ewentualnych sporach z organami skarbowymi. Dowód na przekazanie dokumentu, który nie został np. uwzględniony w rozliczeniach przez biuro, jest w razie kontroli dokumentem przemawiającym za rzetelnością podatnika. Ułatwia o­n nam udowodnienie organowi skarbowemu, że wywiązaliśmy się z nałożonych na nas przepisami obowiązków, a błąd leży po stronie biura. Pamiętajmy, że w urzędach skarbowych pracują też ludzie. Postrzegają nas nie tylko przez pryzmat przepisów, ale też oceniają naszą zwykłą ludzką rzetelność i dobre chęci. Jeśli więc będziemy mieli mocne argumenty, zawsze łatwiej będzie skorzystać np. z korzystnych instytucji, jakie przewiduje kodeks karny skarbowy, np. procedury zaniechania ukarania sprawcy w sytuacji popełnienia wykroczenia skarbowego. Często zdarza się, że niestety przynosimy do biura rachunkowego dokumenty nieuporządkowane i w totalnym nieładzie. To również w naszym interesie leży ich uporządkowanie, co pozwoli na szybką ich ewidencję i pokwitowanie. Pamiętajmy więc, że biuro przejmuje na siebie obowiązki i odpowiedzialność zleceniodawcy. Ważny jest więc dowód wykonania usługi i zakres zlecenia.

W kwestii podpisu na deklaracjach niestety nadal toczy się spór. Po wyrokach wojewódzkiego sądu administracyjnego i NSA, nadal nie wiadomo, kto ma podpisywać deklaracje. Czy zawsze musi podpisać je podatnik, czy wystarczy podpis doradcy podatkowego lub innego pełnomocnika? Chociaż kwestia ta jest niewyjaśniona nadal, a praktyka organów jest różnorodna, jedno jest pewne. Zeznanie podatkowe zawsze musi podpisać podatnik. Jeśli pójdziemy z naszym zeznaniem do doradcy podatkowego, będzie o­n musiał również złożyć swój podpis. Obowiązek sygnowania przez doradcę nazwiskiem wszystkich pism sporządzonych w związku z wykonywaniem doradztwa podatkowego oraz zeznań i deklaracji wypełnianych w imieniu klientów wynika z ustawy o doradztwie podatkowym. Takiego obowiązku nie mają certyfikowani księgowi.

Podatnik jest osobą, która podpisuje się pod zeznaniem podatkowym i to o­n tak naprawdę odpowiada za wykazane w nim informacje. Podpis doradcy na zeznaniu nie ma w tym przypadku takiego znaczenia, jak podpis podatnika poświadczającego prawdziwość danych zawartych w zeznaniu.

W przypadku wykrycia błędów w zeznaniu wypełnionym przez biuro rachunkowe urząd skarbowy wezwie niestety podatnika. To podatnik będzie musiał złożyć wyjaśnienia i o­n dostanie od urzędu skarbowego ewentualną karę, jeśli księgowy się pomyli. Możemy się przed tym zabezpieczyć, zawierając w pełnomocnictwie klauzulę o upoważnieniu doradcy lub certyfikowanego księgowego do reprezentowania nas przed organami podatkowymi w tej konkretnej sprawie. Jeśli podatnik potrafi udowodnić, że wina leży po stronie biura, urząd skarbowy może wytoczyć postępowanie karne skarbowe także osobie prowadzącej takie biuro, doradcy lub usługowemu księgowemu.

Podatnik może się przed tym jednak zabezpieczyć. A w jaki sposób? Podatnik będzie mógł domagać się od ubezpieczyciela księgowego odszkodowania w przypadku, gdyby ten popełnił błąd. Oczywiście pod warunkiem, że ma dowód na to, że to biuro sporządziło mu zeznanie i dokonało błędnych wyliczeń. Musimy zatem mieć dowód transakcji, czyli dowód wykonanej przez biuro usługi. Dowodem takim może być wspomniane pełnomocnictwo oraz faktura. Niestety, nie każde biuro rachunkowe wydaje takie faktury. Często zdarza się, że my sami zapominamy też o odebraniu faktury.

W razie wyrządzenia szkody zarówno doradca podatkowy, jak i osoba usługowo prowadząca księgi ponoszą odpowiedzialność na zasadach określonych w kodeksie cywilnym. Podlegają o­ni obowiązkowemu ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej za wyrządzone szkody. Powinniśmy zatem sprawdzić, czy biuro ma odpowiednią polisę ubezpieczeniową OC. W przypadku braku takiego ubezpieczenia, jeśli biuro takie źle doradzi, np. w sprawach dotyczących podatku, wówczas ewentualnego odszkodowania trzeba będzie dochodzić na drodze długiego procesu cywilnego. Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, zależna jest od przedmiotu działalności określonego biura rachunkowego. Powinniśmy sprawdzić, czy na polisie ubezpieczeniowej widnieje odpowiednia kwota. Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC biura rachunkowego zależy od tego, czy w zakres usług wchodzi tylko prowadzenie ksiąg rachunkowych czy też czynności doradztwa podatkowego.