Jak opodatkowane są szkolenia pracowników

Firmy często organizują spotkania integracyjne dla pracowników połączone ze szkoleniami. Związane z tym wydatki bardzo często finansowane są ze środków obrotowych firm. W praktyce jednak powstają wątpliwości, jak należy prawidłowo rozliczać tego rodzaju wydatki.

Warto w tym przypadku zwrócić uwagę na generalną zasadę wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.). Według tej regulacji, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (a więc nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów).

WAŻNE

Można zatem stwierdzić, że za koszt uzyskania przychodów mogą być uznane tylko takie wydatki, które spełniają jednocześnie dwa warunki, czyli:

• zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów,

• nie zostały wyszczególnione w art. 16 ust. 1 wspomnianej ustawy.

Ocena, czy w konkretnym przypadku pomiędzy poniesieniem kosztu związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz możliwością uzyskania przychodu zachodzi związek przewidziany w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, powinna doprowadzić do ustalenia, czy poniesiony wydatek przyczynił się lub mógł się przyczynić do osiągnięcia przez podatnika przychodu z danego źródła. W ustawie w omawianym przepisie nie stawia się wprost wymogu, by poniesiony koszt przyniósł określony przychód, lecz był poniesiony w celu jego osiągnięcia. Zatem kosztem uzyskania przychodu są uzasadnione racjonalnie i gospodarczo nakłady i wydatki związane z działalnością gospodarczą podatnika, który przez ich poniesienie zmierza do osiągnięcia przychodów z tego źródła. Na te fakty zwracają uwagę organy podatkowe (patrz wyjaśnienia Urzędu Skarbo- wego w Krośnie, nr PDP 4211/IN/CIT/15/2006, z 18 maja 2006 r.).

W związku z tym należy zauważyć, że w katalogu wydatków nieuznawanych za koszt uzyskania przychodu dla celów podatkowych, czyli w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie wyszczególnia się wydatków poniesionych przez podatnika na rzecz pracowników ponoszonych w związku z organizacją spotkania integracyjnego, w tym połączonego ze szkoleniem. Wobec tego uwzględniając przepis art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, w sytuacji gdy tego rodzaju spotkania mają na celu zwiększenie przychodów (poprzez zwiększenie efektywności pracy pracowników), to tym samym należy uznać, że ich poniesienie stanowi koszt uzyskania przychodu.

Jednocześnie należy zauważyć, że kosztami podatkowymi są między innymi tzw. koszty pracownicze. Obejmują o­ne przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Tego rodzaju koszty mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w postaci organizacji dla nich spotkań integracyjnych.

W związku z tym wydatki poniesione ze środków obrotowych pracodawcy, związane z organizacją spotkania integracyjnego połączonego ze szkoleniem (przyczyniającego się do uzyskania lub zwiększenia przychodu) – pod warunkiem prawidłowego udokumentowania – stanowią, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, koszt uzyskania przychodu. Takie stanowisko zajął naczelnik Urzędu Skarbowego w Krośnie (pismo nr PDP 4211/IN/CIT/15/2006, z 18 maja 2006 r.). Jednocześnie poinformował, że w sytuacji gdy nie jest możliwe określenie kwoty wydatku przypadającej na pracownika, wydatki poniesione przez pracodawcę nie powodują powstania przychodu u pracownika.

Część firm swoją działalność wykonuje w oddziałach własnych oraz przez sieć agentów – pośredników. Z kolei ci pośrednicy prowadzą własną działalność gospodarczą.

WAŻNE

Funkcjonujące według takich zasad firmy organizują szkolenia dla pracujących dla nich agentów. W czasie tych szkoleń zapoznają ich dokładnie m.in. z oferowanymi produktami, a także prezentują im efektywne metody zwiększania sprzedaży. Wydatki na tego rodzaju szkolenia obejmują koszty zatrudnienia wykładowców i przygotowania materiałów szkoleniowych, zakwaterowania i wyżywienia.

Niektóre firmy mają wątpliwości, czy wydatki na szkolenia agentów, zajmujących się sprzedażą produktów firmy, stanowią koszty uzyskania przychodów.

Należy wyjaśnić, że również w tym przypadku będzie miał zastosowanie wspomniany już przepis art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z tą regulacją, firma ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków. Musi jednak wykazać ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością, a także udowodnić, że ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. A w omawianym przypadku celem organizowanych szkoleń jest zapoznanie agentów – pośredników zajmujących się sprzedażą produktów – z oferowanymi przez daną firmę produktami, a także z metodami intensyfikacji ich sprzedaży. Zdaniem organów podatkowych, takie szkolenia niewątpliwie mogą przyczynić się do wzrostu sprzedaży produktów firm dokonywanej za pośrednictwem jej agentów. Takie stanowisko wyra- żono w wyjaśnieniach Urzędu Skarbowego Łódź-Widzew, nr II/423/5/06, z 27 kwietnia 2006 r. Jak podkreślono, koszty szkolenia związane z jego organizacją obejmujące wydatki na: zakwaterowanie, wyżywienie, zatrudnienie wykładowców i przygotowanie materiałów szkoleniowych dla jego uczestników (agentów), będą stanowiły koszty uzyskania przychodu dla jego organizatora, czyli firmy w pełnej wysokości.

Zdarza się, że firmy świadczą specjalistyczne usługi wymagające od pracowników posiadania uprawnień kwalifikacyjnych. W związku z tym firmy kierują swoich pracowników na odpowiednie kursy, które kończą się egzaminami. Zazwyczaj koszty kursów, jak też egzaminów, pokrywają firmy. Nie wszyscy jednak wiedzą, czy koszty egzaminów w całości pokryte przez firmę stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy i czy pracodawca jest zobowiązany jako płatnik do naliczenia i odprowadzenia z tego tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. W tym przypadku należy przypomnieć regulacje zawarte w art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.). Zgodnie z tymi regulacjami, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Zaliczają się do nich również świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Do takich świadczeń należy m.in. opłacanie kosztów szkolenia pracowników.

Organy podatkowe zwracają jednak uwagę na to, że szkolenia pracowników opłacane przez zakład pracy można podzielić na dwa rodzaje:

• szkolenia podnoszące posiadane kwalifikacje zawodowe w sensie umiejętności wykonywania bieżącej pracy (seminaria, odczyty, prelekcje, wykłady, kursy specjalizacyjne),

• szkolenia podnoszące poziom wiedzy ogólnej i zawodowej pracownika (nauka w szkołach publicznych i niepublicznych, w szkołach wyższych, na studiach podyplomowych itp.).

Ministerstwo Finansów w piśmie z 3 grudnia 1993 r. (nr PO 5/6-804-02457/93) stwierdziło, że jeżeli szkolenia pierwszego rodzaju są niezbędne dla wykonywania obowiązków zawodowych pracownika, koszty ponoszone za to szkolenie przez zakład pracy nie stanowią przychodu pracownika i nie podlegają opodatkowaniu.

Natomiast koszty ponoszone przez zakład pracy związane ze szkoleniami drugiego rodzaju, tj. podnoszącymi ogólny poziom wiedzy i wykształcenia pracownika np. w formie kontynuacji studiów wyższych czy studiów podyplomowych, stanowią przychód pracownika w rozumieniu wspomnianego przepisu art. 12 ust. 1, który z kolei jest zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy. Przepis ten stanowi, że wolna od podatku jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę w szkołach lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych.

WAŻNE

Na tej podstawie Świętokrzyski Urząd Skarbowy wyjaśnił, że poniesione przez pracodawcę koszty opłat za egzaminy, z tytułu skierowania pracowników na kursy pozwalające na zdobycie koniecznych kwalifikacji związanych z pracą wykonywaną na danym stanowisku, nie stanowią dla tego pracownika przychodu. Zatem firma jako płatnik nie jest zobowiązana do naliczania i odprowadzania z tego tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych (patrz wyjaśnienia Święto- krzyskiego Urzędu Skarbowe- go, nr RO/415-3/06, z 9 marca 2006 r.).

PRZYKŁAD 1

PRZYKŁAD 2

PRZYKŁAD 3

Krzysztof Tomaszewski

krzysztof.tomaszewski@infor.pl