Jak rozliczać koszty na zakwaterowanie

 

Rozliczanie kosztów zakwaterowania pracowników sprawia w praktyce wiele problemów. Kwestie te uregulowano w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem, wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, z zastrzeżeniem ust. 14, w:

• hotelach pracowniczych,

• kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł.

Według wspomnianego art. 21 ust. 14, zwolnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 19, ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4.

A zgodnie ze wspomnianym art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o PIT, koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, w przypadku gdy:

• miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę – wynoszą 127 zł 82 gr miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1533 zł 84 gr,

• podatnik uzyskuje przychody równocześnie od więcej niż jednego zakładu pracy, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę – nie mogą przekroczyć łącznie 2300 zł 94 gr za rok podatkowy.

Organy podatkowe zwracają uwagę, że zwolnienie przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT funkcjonuje tylko wtedy, gdy pracownicy są zakwaterowani w miejscach określonego rodzaju. Mianowicie muszą to być miejsca mające cechy hotelu pracowniczego lub kwatery prywatnej wynajmowanej na cele zbiorowego zakwaterowania. Ustawa nie definiuje tych pojęć. Oznacza to, że o tym czy mamy do czynienia z hotelem pracowniczym rozstrzyga przeznaczenie przez pracodawcę posiadanych budynków lub lokali na potrzeby zakwaterowania pracowników tego pracodawcy. W przypadku zaś kwater prywatnych rozstrzygającym powinno być kryterium tytułu prawnego przysługującego osobie, która dysponuje lokalami przeznaczonymi na zbiorowe zakwaterowanie. Sformułowanie kwatera prywatna odnosi się bowiem do lokali, które należą do innych niż pracodawca osób i które wynajmują je dla pracowników danego pracodawcy (patrz wyjaśnienia Urzędu Skarbowego Warszawa-Mokotów, nr 1433/NL/LF/II/415/4111-85/05/MK, z 20 lipca 2005 r.).

Zdarza się, że zagraniczna osoba prawna posiada w Polsce oddział. Do pracy w nim oddelegowała swoich pracowników. W związku z oddelegowaniem do pracy tych pracowników spółka matka zawiera z osobą fizyczną umowę najmu mieszkania dla potrzeb oddelegowanych do pracy w oddziale pracowników. Nie wszyscy przedsiębiorcy wiedzą, czy w takim przypadku do kosztów uzyskania przychodu oddziału należy zaliczyć wydatki na wynajem mieszkania dla pracowników.

Otóż w przypadku podmiotu zagranicznego prowadzącego działalność w Polsce i pochodzącego z państwa, z którym Polska podpisała umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, zastosowanie znajdują postanowienia umowy, które stanowią integralną część polskiego systemu podatkowego.

Zgodnie z generalną zasadą wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Zatem podatnik dla celów podatkowych do kosztów uzyskania przychodów ma prawo zaliczyć zarówno wydatki poniesione bezpośrednio w celu osiągnięcia przychodów, jak i wydatki pośrednio związane z uzyskaniem przychodów.

Natomiast w ustawie o PIT zdefiniowane zostało, że za przychody ze stosunku pracy uważa się m.in. świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika (art. 12 ust. 1 ustawy). Pracodawca ma prawo decydować o rekompensowaniu pracownikowi kosztów zakwaterowania, nawet jeśli taki obowiązek nie wynika wprost z przepisów prawa. Zatem koszty delegowania personelu spółki macierzystej do oddziału w związku z jego funkcjonowaniem w Polsce będą kosztami uzyskania przychodu oddziału (patrz wyjaśnienia Pomorskiego Urzędu Skarbowego, nr DP/P1/423-0077/05/AP, z 26 sierpnia 2005 r.).

Tak

Za przychody z działalności wykonywanej osobiście uważa się przychody z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, w tym z tytułu udziału w konkursach z dziedziny nauki, kultury i sztuki oraz dziennikarstwa, jak również przychody z uprawiania sportu, stypendia sportowe przyznawane na podstawie odrębnych przepisów oraz przychody sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych. Wynika to z art. 13 pkt 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (nazywanej dalej ustawą o PIT).

Zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 4 ustawy o PIT, koszty uzyskania przychodów z tego tytułu określa się w wysokości 20 proc. uzyskanego przychodu. Natomiast na podstawie art. 22 ust. 10 wspomnianej ustawy, koszty mogą być odliczone w wysokości faktycznie poniesionej, jeżeli podatnik udowodni, że koszty uzyskania przychodów były wyższe niż wynikające z zastosowania normy procentowej. Zatem poniesione wydatki na wynajem mieszkania będą stanowić koszt uzyskania przychodu, jeżeli podatnik potrafi to udowodnić (patrz wyjaśnienia Drugiego Urzędu Skarbowego Łódź-Bałuty, nr I/415-38-84/05/ZDB, z 16 czerwca 2005 r.).

Nie

Zwolniona z podatku jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników w hotelach pracowniczych, kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Zwolnienie to można stosować do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z kosztów uzyskania przychodów przewidzianych w innych przepisach ustawy o PIT, a konkretnie w jej art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4.

Krzysztof Tomaszewski