Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy

Ewidencja czasu pracy jest elementem dokumentacji obowiązującej pracodawcę w sprawach związanych z zatrudnianymi pracownikami. Obowiązek ten dotyczy wszystkich pracodawców, nie zwalnia od niego żadna forma wynagradzania pracowników czy liczba pracowników. Ewidencję czasu pracy musi prowadzić także pracodawca zatrudniający jednego pracownika.

Ewidencja jest podstawą rozliczenia czasu pracy i ustalenia wynagrodzenia, co dotyczy zwłaszcza dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w święta, w niedziele i w wolne soboty. Ewidencja może być także wykorzystywana do oceny pracy pracowników (przykład).

PRZYKŁAD: OBNIŻENIE NAGRODY ZA SPÓŹNIENIA

W ewidencji czasu pracy jest rubryka: spóźnienia. Pracownik, który wielokrotnie się spóźniał, otrzymał niską roczną nagrodę uznaniową.

Co w ewidencji

W art. 149 k.p. nie określono, jakie elementy czasu pracy powinny znaleźć się w ewidencji. Podkreślono jedynie, że należy w niej uwzględnić pracę w nadgodzinach. Szczegółowe wymogi co do prowadzenia ewidencji czasu pracy znajdują się w par. 8 ust. l rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. Przepis ten określa, w jaki sposób i w jakim zakresie należy ewidencjonować czas pracy.

Zgodnie z jego treścią pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy. Ewidencja powinna obejmować: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca w ewidencji odnotowuje również czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest jednak dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Dniem wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy jest sobota, ale nie ma żadnych przeszkód, aby był to inny dzień, np. poniedziałek czy środa. Do kart ewidencji dołącza się wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Dla kogo ewidencja

Kartę ewidencji czasu pracy należy założyć każdemu pracownikowi, w tym również pracownikom objętym systemem zadaniowego czasu pracy, pracownikom zarządzającym oraz pracownikom otrzymującym ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. Wobec wymienionych pracowników nie ewidencjonuje się godzin pracy, ale ewidencja musi uwzględniać nieobecność z powodu choroby, urlopy, zwolnienia od pracy, spóźnienia.

Każda karta ewidencji czasu pracy danego pracownika powinna zawierać imię i nazwisko oraz inne dane identyfikacyjne stosowane w zakładzie pracy, np. numer ewidencyjny pracownika, określenie stanowiska pracy i systemu pracy, w jakim pracownik jest zatrudniony. Może składać się z jednakowych części obejmujących miesiąc lub dłuższy okres. Jeżeli odcinek karty obejmuje miesiąc, należy wskazać przyjęty okres rozliczeniowy. W ewidencji powinno się także odnotować liczbę godzin pracy w danym dniu, by można było ustalić, czy miała miejsce praca w nadgodzinach.

Kiedy kontrola

Pracodawca udostępnia ewidencję czasu pracy pracownikowi na jego żądanie (art. 149 par. 1 zd. 2 k.p.). Dzięki takiemu rozwiązaniu pracownik może kontrolować, czy ewidencja jest zgodna z prawdą. Pracownik ma prawo sporządzać odpisy z ewidencji. Jeżeli pracodawca odmówi udostępnienia ewidencji, pracownik może poprosić o interwencję reprezentującą go zakładową organizację związkową oraz społeczną lub Państwową Inspekcję Pracy. Pracownik może także zwrócić się do społecznej lub Państwowej Inspekcji Pracy o przeprowadzenie kontroli, jeżeli uzna, że ewidencja czasu pracy nie odpowiada rzeczywistemu stanowi rzeczy. Stosownej oceny może dokonać ponadto sąd w toku postępowania dowodowego w razie wystąpienia pracownika do sądu z roszczeniem o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. Prawo wglądu do ewidencji czasu pracy ma Państwowa Inspekcja Pracy.

8 PRZESTRÓG DLA PRZEDSIĘBIORCY

1. Ewidencję czasu pracy zakłada się także w razie zatrudniania tylko jednego pracownika.
2. Ewidencję należy założyć każdemu pracownikowi, w tym objętemu zadaniowym czasem pracy, zarządzającemu oraz otrzymującemu ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.
3. Ważne dla prowadzących warsztaty rzemieślnicze: w ewidencji uwzględnia się odrębnie czas pracy młodocianego przy pracach mu wzbronionych, których wykonywanie jest jednak dozwolone w celu odbycia przez niego przygotowania zawodowego.
4. Nie można odmówić inspektorowi PIP wglądu do ewidencji.
5. Nie można odmówić pracownikowi przeglądania ewidencji i sporządzania z niej odpisów.
6. Ewidencję należy sporządzać zgodnie z rzeczywistością.
7. Niezgodne z przepisami wpisy do ewidencji oznaczają sfałszowanie dokumentu.
8. Ewidencja jest ważnym dowodem w sprawach o roszczenia pracowników o wypłatę wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach.

Ewa Drzewiecka


Podstawa prawna

Art. 149, art. 281 pkt 6 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.) 

Par. 8 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.)