"Płatnik" ułatwia prowadzenie korespondencji z ZUS

Generalna zasada jest następująca: płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób przekazują do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe (zgłoszeniowe i rozliczeniowe) poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z aktualnego programu „Płatnik”. Natomiast płatnicy rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób mogą przekazywać dokumenty w wybranej przez siebie formie – poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z aktualnego programu „Płatnik” albo w formie papierowej, tj. w postaci formularzy dostępnych w każdej jednostce organizacyjnej ZUS albo wydruków z aktualnej wersji programu „Płatnik”.

Przy ustalaniu, w jakiej formie należy przekazywać dokumenty do ZUS, płatnik musi wziąć pod uwagę liczbę osób, za które był zobowiązany w danym miesiącu kalendarzowym rozliczyć składki na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne. Zatem płatnik, który przekazywał dokumenty w formie elektronicznej, u którego zmniejszył się stan zatrudnienia i obecnie rozlicza składki za mniej niż 6 osób, ma prawo przekazywać dokumenty w formie papierowej.

W uzasadnionych przypadkach ZUS może zwolnić płatnika składek rozliczającego składki za więcej niż 5 osób z obowiązku elektronicznego przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych. Decyzja taka jest wydawana przez dyrektora oddziału ZUS właściwego dla siedziby płatnika po złożeniu przez niego szczegółowo uzasadnionego wniosku. Dyrektor może upoważnić płatnika do przekazywania dokumentów w formie papierowej lub na komputerowym nośniku informacji (CD-ROM).

WARTO WIEDZIEĆ

Dokumenty papierowe mogą być składane w terenowych jednostkach organizacyjnych ZUS, właściwych dla siedziby płatnika (wykaz tych jednostek zamieszczony jest na stronie internetowej www.zus.pl) osobiście w stanowisku obsługi klientów lub za pośrednictwem poczty. Gdy dokumenty przesyłane są pocztą, należy użyć koperty o formacie A4 (nie można ich bowiem składać), a na kopercie należy umieścić dopisek „Dokumenty ubezpieczeniowe”. Warto pamiętać, że o terminie przekazania dokumentów wysyłanych pocztą decyduje data stempla pocztowego albo data nadania – w przypadku przesyłki poleconej. Płatnicy, którzy dostarczają dokumenty (wcześniej przygotowane w programie „Płatnik”) na nośniku CD, muszą dostarczyć je do wskazanej przez dyrektora najbliższej jednostki ZUS. Pracownik ZUS wyśle zapisany na płycie zestaw dokumentów na serwer i wyda płatnikowi potwierdzenie.

O zaletach elektronicznej wymiany dokumentów między płatnikiem a ZUS wiedzą wszyscy ci, którzy tę formę stosują. Taka korespondencja z ZUS jest wygodna i bezpieczna. Przede wszystkim nie trzeba ręcznie wypisywać dokumentów albo ich drukować, co jest bardzo pracochłonne. Wypełnianie dokumentów w formie elektronicznej eliminuje też popełnianie wielu błędów, a zatem daje większą gwarancję, że na kontach płatnika i ubezpieczonego będą prawidłowe dane. Płatnicy wysyłający dokumenty poprzez teletransmisję oszczędzają też czas, który trzeba poświęcić, aby dostarczyć dokumenty do ZUS. Nie są zatem konieczne wizyty na poczcie czy w oddziałach ZUS. Elektroniczna wymiana dokumentów jest bezpieczna – dokumenty może odczytać jedynie uprawniony odbiorca i nie ma możliwości ich sfałszowania, czy wysłania w imieniu nadawcy bez jego zgody.

Biorąc pod uwagę wymienione zalety, warto, by osoby niezobowiązane do elektronicznej formy przekazywania dokumentów (rozliczające składki za nie więcej niż 5 osób) zastanowiły się nad takim ułatwieniem w pracy. Warunkiem korzystania z takiej formy przekazywania dokumentów jest posiadanie programu „Płatnik”.

Każdy płatnik musi pamiętać, że dokumenty ZUS ZFA i ZUS ZPA składane w trybie zgłoszenia oraz dokument ZUS ZIPA – zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek, może być przekazany do ZUS tylko w formie papierowej – na formularzach według aktualnego wzoru albo na wydruku z aktualnego programu „Płatnik”.

Oprócz dokumentów zgłoszeniowych płatnicy muszą też przekazywać do ZUS dokumenty rozliczeniowe. Komplet dokumentów rozliczeniowych składa się z deklaracji rozliczeniowej (ZUS DRA) i odpowiednich imiennych raportów miesięcznych za dany miesiąc kalendarzowy (ZUS RCA – raport o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach, ZUS RZA – raport o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne, ZUS RSA – raport o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek).

Płatnik składek, który opłaca składki wyłącznie za siebie, przesyła jedynie deklarację rozliczeniową (ZUS DRA). Dla płatników – osób prowadzących pozarolniczą działalność, opłacających składki wyłącznie za siebie lub osoby z nimi współpracujące – ważna jest informacja, że nie muszą o­ni składać deklaracji rozliczeniowej lub imiennych raportów miesięcznych za kolejny miesiąc, gdy nie nastąpi żadna zmiana w stosunku do miesiąca poprzedniego (zwolnienie to obowiązuje także wówczas, gdy składki opłacane są od minimalnej podstawy wymiaru, a zmiana wynika ze zmiany jej wysokości).

Każdy płatnik składek powinien widzieć, że gdy zastosuje formę przekazania dokumentów inną niż wymagana lub też dokumenty nie będą nadawały się do ich przetworzenia przy użyciu technologii automatycznego odczytu, ZUS ich nie przyjmie, co jest równoznaczne z nieprzekazaniem dokumentów. Za niezgłaszenie wymaganych danych, niedopełnienie obowiązku przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych w przewidzianym terminie oraz niezastosowanie właściwej formy do przekazywania dokumentów związanych z ubezpieczeniami społecznymi i ubezpieczeniem zdrowotnym, płatnikowi grozi grzywna do 5 tys. zł.

WARTO WIEDZIEĆ

Monika Wojciechowska