Dokumenty, Faktura VAT

W dniu 23 września 2026 r. opublikowany został projekt nowelizacji ustawy o VAT dot. KSeF. Potwierdza on zapowiedzi Ministerstwa Finansów o przesunięciu sankcji pieniężnych za błędy w KSeF do 1 stycznia 2028 roku. Odroczenie kar nie oznacza jednak pełnej pobłażliwości dla firm ignorujących system. Zamiast automatycznych mandatów Krajowa Administracja Skarbowa wdroży procedurę przypomnień, a w przypadku braku reakcji – czynności sprawdzające i kontrolę rozliczeń podatku.

Co mają robić podatnicy i biura rachunkowe, gdy ściągną z KSeF ustawowo „autentyczną” fakturę, która poświadcza nieprawdę? Są co najmniej dwie „szkoły” postępowania – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Katalog wydatków, które podatnik dokonujący rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych może uwzględnić w swojej rocznej kalkulacji w ramach ulgi rehabilitacyjnej, nie został określony przez ustawodawcę wyczerpująco. Co z kosztami opieki pielęgniarskiej i usług opiekuńczych?

Od co najmniej pięciu lat nasz ustawodawca postanowił obrzydzać fakturowanie a nawet dyskryminować podmioty wystawiające i otrzymujące te dokumenty. Kary za błędy w wystawianiu i posługiwaniu się fakturami VAT są drakońskie, a obroty bez faktury są karane dużo łagodniej. Największym zamachem na system fakturowania jest oczywiście KSeF – pisze profesor Witold Modzelewski.

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur zmienia sposób wystawiania i otrzymywania dokumentów związanych z rozliczeniami VAT. W praktyce mogą jednak pojawić się sytuacje, w których kontrahent zobowiązany już do korzystania z KSeF wystawi fakturę poza systemem i prześle ją nabywcy jako dokument elektroniczny, na przykład w formacie PDF, albo w formie papierowej. Jedna ze spółek wystąpiła z pytaniami dotyczącymi tego, czy w takim przypadku nabywca nadal może odliczyć podatek naliczony, a także co zrobić, gdy po otrzymaniu faktury poza KSeF ten sam dokument zostanie później przekazany również za pośrednictwem systemu.

Do dnia 18 stycznia 2033 r. wszystkie bezterminowe prawa jazdy stracą ważność – wynika to wprost z przepisu ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. o kierujących pojazdami, który już obowiązuje. W związku z powyższym – niemal 15 mln kierowców (tj. co drugi kierowca posiadający uprawnienia do kierowania pojazdami), nie uniknie konieczność wymiany prawa jazdy na nowe. Szacuje się, że za ww. wymianę kierowcy zapłacą łącznie aż 1 494 101 300 zł, tytułem opłat za wymianę dokumentów (i to nie uwzględniając podwyżki ww. opłat, którą planuje rząd). Czy wymiana bezterminowego prawa jazdy, może skutkować tym, że dotychczas bezterminowe uprawnienie do kierowania pojazdami – zostanie ograniczone terminem ważności?

KSeF obejmuje również część osób, które nie mają firmy i korzystają ze zwolnienia z VAT. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że kobieta wynajmująca magazyn przedsiębiorcy musi wystawiać faktury ustrukturyzowane, mimo że nie prowadzi działalności gospodarczej, nie jest czynnym podatnikiem VAT, a przychody z najmu rozlicza ryczałtem. O obowiązku zdecydował charakter najmu, a nie formalny wpis do CEIDG.

Od 2026 r. KSeF jest obowiązkowy, ale nie oznacza to, że każdy przedsiębiorca od razu musi wystawiać e-faktury w systemie. Ministerstwo Finansów przewidziało wyjątek dla najmniejszych firm, jednak obowiązuje on tylko pod określonymi warunkami. Sprawdź, kogo dotyczy limit 10 tys. zł, kiedy traci on ważność i dlaczego nawet korzystając z ulgi, i tak nie unikniesz części nowych obowiązków.

Do końca 5 sierpnia 2026 r. trzeba było zalogować się do mObywatela, bo po tym terminie część dokumentów w aplikacji została wygaszona. W większości przypadków wystarczyło samo logowanie, by certyfikaty odświeżyły się automatycznie. Kto przegapił ten termin, może teraz przywrócić ważność dokumentów ręcznie. Może też się okazać, że trzeba na nowo potwierdzić tożsamość. Jak odzyskać dokumenty?

Po pół roku funkcjonowania KSeF można wyciągnąć pierwsze praktyczne wnioski z wdrożenia systemu. Na początku najwięcej trudności przedsiębiorcom sprawiały: logowanie, uwierzytelnienie i nadawanie uprawnień. Z czasem jednak fakturowanie w nowym modelu zaczęło działać stabilniej, a firmy nadal dostosowują wewnętrzny obieg faktur do nowych zasad. Ministerstwo Finansów zapowiada kolejne zmiany w KSeF, także w obszarach, w których problemy ujawniły się dopiero po uruchomieniu systemu. Dla przedsiębiorców oznacza to, że po etapie wdrożenia zaczyna się czas porządkowania zasad i dopracowywania rozwiązań, które mają ułatwić codzienną pracę z fakturami ustrukturyzowanymi.

Pierwsze miesiące obowiązkowego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pokazują wyraźne różnice między dużymi firmami a sektorem MŚP. Eksperci oceniają system zasadniczo pozytywnie, choć wskazują na potrzebę dalszych usprawnień – od korekt zbiorczych, przez język angielski na platformie, po wydłużenie terminu wysyłki faktur. Jednocześnie KSeF coraz mocniej zmienia sposób relacji przedsiębiorców z administracją skarbową, przesuwając ją w stronę bieżącego monitoringu danych.

Do końca wakacji można starać się o przyjęcie na aplikację dyplomatyczno-konsularną. Przygotowano 35 miejsc, konkurs rozpocznie się 7 października 2026 roku, a aplikacja 1 lutego następnego roku. Jakie warunki formalne trzeba spełnić aby starać się o przyjęcie?

Od 1 lutego 2026 roku obowiązkowy KSeF stał się rzeczywistością dla dużych firm, a od 1 kwietnia - dla zdecydowanej większości polskich przedsiębiorców. Kiedy system odrzuca dokument, problem rzadko bywa „awarią systemu”. Częściej to efekt nieuporządkowanych procesów i słabej higieny danych. Ministerstwo Finansów publikuje komunikaty techniczne i tryby awaryjne, ale to nie zastąpi poprawnej struktury XML, właściwych uprawnień i procedur wewnętrznych.

Podatnicy, którzy rozpoczęli „pierwsze starcie” z KSeF (ring wolny), bardzo często zadają dwa fundamentalne pytania: (1) czy adresat faktury ustrukturyzowanej, który ją nawet odebrał (albo nie odebrał) z KSeF, może zostać skutecznie przymuszony do jej zapłaty, gdy upłynie termin płatności określony przez wystawcę na tej fakturze,(2) czy pracownik, który ma dostęp do KSeF i fizycznie wystawia te faktury, będzie musiał zapłacić VAT z tej faktury, jeżeli przez pomyłkę wyśle ją do innego niż kontrahent podmiotu (pomylił NIP).

Czy z faktury wystawionej poza Krajowym Systemie e-Faktur można odliczyć VAT? Czy można wystawić poza KSeF fakturę korygującą do faktury ustrukturyzowanej? Na te pytania odpowiada doradca podatkowy Marcin Chomiuk, Partner zarządzający ADN Podatki sp. z o.o.

Profesor Witold Modzelewski wskazuje sześć najważniejszych poprawek Krajowego Systemu e-Faktur, które trzeba jak najszybciej uchwalić. Zdaniem Profesora zmiany te powinny być wprowadzone w ustawie o VAT od 1 lipca 2026 r. z możliwością ich zastosowania wstecznego od 1 lutego 2026 r.

Zgodnie z przewidywaniami (pisałem o tym wielokrotnie) obowiązkowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF prowadzi do dezorganizacji rozliczeń pieniężnych w obrocie towarowym i usługowym.

KSeF zmienił polski biznes bardziej, niż wielu się spodziewało. Po pierwszym miesiącu działania systemu przedsiębiorcy alarmują o chaosie organizacyjnym, problemach z uprawnieniami i podwójnym księgowaniem faktur. Eksperci, księgowi i dostawcy ERP ujawniają, gdzie firmy popełniają największe błędy i dlaczego e-fakturowanie stało się testem dojrzałości całych organizacji.

Prof. dr hab. Witold Modzelewski wskazuje dwa najważniejsze przepisy dot. obowiązkowego KSeF: art. 106ba oraz art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy o VAT. I wyjaśnia ich treść normatywną oraz znaczenie w praktyce.

W 2026 r. większość podatników VAT jest zobowiązana do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Przy fakturach zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych kluczowe jest, by dokumenty te były rzetelne. Błędy mogą pozbawić prawa do odliczenia VAT, a w skrajnych przypadkach skutkować odpowiedzialnością karną. Mimo automatyzacji KSeF nie chroni przed nierzetelnością – publikacja wskazuje, jak jej unikać i jakie grożą konsekwencje.

Faktura wystawiona w KSeF na żądanie konsumenta, czy rolnika ryczałtowego do transakcji zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej powinna być oznaczona w ewidencji VAT symbolem „FP”. Na podstawie art. 109 ust. 3d ustawy o VAT, ujęcie faktury wystawionej do paragonu strukturze JPK_VAT z deklaracją ma jedynie charakter ewidencyjny, faktura nie jest uwzględniana w strukturze wartościowo (nie zwiększa przychodu oraz podatku należnego wykazywanego w deklaracji), ponieważ obrót z tytułu tej transakcji jest wykazany na podstawie okresowego raportu z kasy rejestrującej oznaczonego symbolem RO. Takie oznaczenie faktur, w opisanych okolicznościach, nie spowoduje, że podatnik wystawiający taką fakturę zapłaci od tej samej transakcji podatku należnego w podwójnej wysokości. Tak odpowiedział na pytanie podatnika Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 20 marca 2026 r.

Już 1 maja pracownicy zaczną zgłaszać się do działów kadr z dokumentami potwierdzającymi ich aktywność zawodową, która dotychczas nie miała znaczenia z punktu widzenia uprawnień pracowniczych. Co mogą zyskać? Dłuższe urlopy, okresy wypowiedzenia i wyższą odprawę. To jednak nie dotyczy każdego. Warto sprawdzić swoją sytuację.

Chaos i dezinformacja niepodzielnie rządzą oficjalnym i półoficjalnym przekazem na temat KSeF. Co najmniej raz w tygodniu jesteśmy zaskakiwani nowymi „wynalazkami” w tym zakresie, które nie mają jakiejkolwiek podstawy prawnej lub są wprost sprzeczne z porządkiem prawnym, w tym zwłaszcza z przepisami o VAT – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

W komunikacie z 31 marca 2026 r. (w przeddzień objęcia obowiązkowym systemem KSeF większości podatników VAT) Ministerstwo Finansów udzieliło wyjaśnień jak zalogować się do KSeF, wystawiać i odbierać faktury oraz jak korzystać z najważniejszych funkcji tego systemu fakturowania w codziennej działalności gospodarczej.

Wraz z wejściem powszechnego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pojawiają się pierwsze realne wątpliwości przedsiębiorców, które nie wynikają z teorii, ale z codzienności. Jednym z najczęstszych problemów jest sytuacja, w której nabywca otrzymuje fakturę poza KSeF, a dokument dopiero po czasie trafia do systemu. Kiedy wówczas przysługuje odliczenie VAT?