Tematy - E-Akta, Dokumentacja pracownicza 2019

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Dokumentacja pracownicza - jak ją prowadzić? To problem wielu przedsiębiorców, pracodawców i kadrowych. Pytań jest wiele: co to jest dokumentacja pracownicza? Jakie są dokumenty pracownicze? Co musi być w aktach osobowych pracownika? Jaka kara za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej? Kiedy pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą?

Elektroniczne akta osobowe pracowników, czyli tzw. e-teczki, to szereg korzyści i w znacznym stopniu ułatwienie bieżącej pracy. Trzeba tylko posiadać wiedzę, jak je wytworzyć. Dzięki nim setki tysięcy dokumentów znajdują się w jednym, strukturalizowanym miejscu. Praca z nimi przebiega szybko i sprawnie. Ich najważniejsze zalety, to niemal nieograniczona pojemność, dostęp z każdego miejsca, bezpieczeństwo i możliwość pracy kilku osób naraz.

Jako adresat przepisów dotyczących e-dokumentacji pracowniczej został wskazany pracodawca. Nie ma jednak przeszkód, aby w jego imieniu zajęły się tym np. biura rachunkowe.

Jedną z istotniejszych zmian legislacyjnych, które w 2019 roku bezpośrednio przełożą się na wzrost liczby dokumentów generowanych przez przedsiębiorstwa, są Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK). Jak firmy mogą sobie poradzić w związku z licznymi zmianami prawnymi?

Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące tych badań mogą być przechowywane w części A, B lub C akt osobowych, w zależności od ich rodzaju. Także dokumentacja związana z odpowiedzialnością porządkową pracownika nie zawsze musi być przechowywana w części D jego akt osobowych.

Zwalniamy pracownika. Obecne przepisy nakazują przekazanie mu informacji o okresie przechowywania dokumentacji. Czy taka informacja, wystawiana z chwilą ustania zatrudnienia, może być przekazana pracownikowi drogą mailową? Czy powinna być opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym? - pyta Czytelniczka z Torunia.

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia, oprócz akt osobowych, oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Przepisy nie określają, na czym polega prowadzenie dokumentacji "oddzielnie" dla każdego pracownika.

Wprowadzenie możliwości prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat - to tylko część z ułatwień dla firm wprowadzonych na początku 2019 roku. Elektroniczna dokumentacja to również ułatwienia w występowaniu o emeryturę lub rentę.

Podział na starą i nową dokumentację pracowniczą powstał w wyniku zmian w jej prowadzeniu, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. Przy wpinaniu dokumentów lub zakładaniu akt osobowych powstają pytania: co z dotychczasową dokumentacją, czy przekładać akta osobowe i układać według nowego porządku?

Jak już wspomniałam w poprzednim artykule, akta osobowe, są tylko częścią dokumentacji pracowniczej, którą zobowiązany jest prowadzić pracodawca. Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy to m.in.: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, a także karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę.

Jednym z pierwszych zadań jakie dostaje debiutująca kadrowa jest porządkowanie dokumentów pracowniczych, a w szczególności wpinanie dokumentów do akt osobowych, zakładanie teczek albo porządkowanie i wpinanie pozostałej dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracownika. Jest to dobre wprowadzenie do pracy w zawodzie kadrowca.

Zmiany dotyczące dokumentacji pracowniczej miały miejsce na początku 2019 r. Jak zmienić e-dokumentacje na dokumentacje papierową? Jakie są obowiązki pracodawcy? Jak musi wyglądać e-dokument?

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach wiążących się ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Dokumenty te są gromadzone w formie teczek osobowych, a za ich nienależyte prowadzenie grozi odpowiedzialność karna. Niestety, najnowsze przepisy, które weszły w życie 01.01.2019 r. wprowadzają niejasne zapisy prawne, które są źródłem nieporozumień. Czego dotyczą owe niejasności i czy można się przed nimi ustrzec?

Akta osobowe pracowników dzielimy od 1 stycznia 2019 r. na cztery części: A, B, C i D. Co po zmianach przepisów powinny zawierać poszczególne części akt osobowych?

Świadectwo pracy pracodawca wydaje pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Jaki termin na wydanie świadectwa pracy przewiduje Kodeks pracy? Jaka data przygotowania świadectwa pracy powinna znaleźć się w prawym górnym rogu świadectwa pracy?

Początek 2019 r. przyniósł zmiany w prowadzeniu teczek osobowych pracowników. Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w formie papierowej bądź elektronicznej. Na czym polegają zmiany w organizacji systematyki akt osobowych? Ile aktualnie wynosi okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej zawiera wykaz dokumentów zaliczanych do ewidencji czasu pracy. Jest to wyczerpujący katalog zawartości ewidencji czasu pracy przechowywanej dla każdego pracownika. Co obejmuje dokumentacja związana z ewidencjonowaniem czasu pracy?

Odbiór papierowej dokumentacji pracowniczej następuje osobiście i za pokwitowaniem przez pracownika, byłego pracownika albo osoby upoważnionej. Wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej również następuje na wniosek. W jakim terminie będzie możliwe odebranie dokumentacji pracowniczej?

Od 2019 r. dokumentacja pracownicza może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Co w tym przypadku oznacza użycie spójnika "lub"? Czy część akt można prowadzić w wersji papierowej, a część w elektronicznej? Poznaj 4 sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej w obowiązującym stanie prawnym.

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników po zmianach, które miały miejsce od początku 2019 roku? Jak w praktyce układać akta osobowe - chronologicznie?

Od 1 stycznia 2019 r. informacje o ukaraniu pracownika karą porządkową znajdują się w części D akt osobowych. Co dokładnie należy zamieścić w tej części? Kiedy dochodzi do zatarcia kary porządkowej? Jak usunąć dane o ukaraniu w takim przypadku?

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej i skrócenie okresu archiwizacji akt osobowych to zmiany, które były bardzo oczekiwane przez pracodawców. Wprowadzenie tych rozwiązań powinno w sposób istotny wpłynąć na obniżenie kosztów przedsiębiorstw.

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Rozporządzenie wprowadza także nowe kody oraz nowe wzory formularzy.

Czy wybierając wersję elektroniczną dokumentacji kadrowej od 1 stycznia 2019 r., należy skanować wszystkie dokumenty, jakie znajdują się w aktach osobowych, potwierdzając pieczątką za zgodność z oryginałem?

OD 1 stycznia 2019 r. skrócono okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Na pracodawców nałożono nowy obowiązek informowania pracowników o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Aby lista obecności pracowników w 2019 r. spełniała wymogi ochrony danych osobowych, powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także podpis pracownika. Lista obecności powinna znajdować się w takim miejscu, aby osoby trzecie nie miały do niej dostępu. Czy na liście mogą znajdować się symbole absencji pracownika?

Obowiązek wydania świadectwa pracy powstaje w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Jakie są zasady wydawania świadectwa pracy w 2019 roku? Przedstawiamy wzór pomocniczy świadectwa pracy i sposób jego wypełnienia.

Zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej obowiązują od 1 stycznia 2019 r. W związku ze zmianami, na pracodawców czekają nowe obowiązki m.in. przekazanie dokumentacji pracowniczej byłemu pracownikowi.

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca wybiera czy chce prowadzić dokumentację pracowniczą w wersji papierowej czy elektronicznej. Ponadto skraca się obowiązek jej przechowywania z 50 do 10 lat. Co zrobić, aby skrócić okres przechowywania dokumentacji kadrowej dla pracowników zatrudnionych przed datą wejścia w życie nowych przepisów?

Od 1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (dalej: ustawa o elektronizacji akt osobowych).

Pracownicze Plany Kapitałowe, elektroniczna dokumentacja pracownicza, sposób wypłaty wynagrodzenia - to zmiany, które obowiązują od 1 stycznia 2019 r. Jaki wpływ mają zmiany na pracowników oraz pracodawców - wyjaśnia ekspert.

Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zapoznaj się z obowiązującym rozporządzeniem z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Od 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą wyłącznie w formie elektronicznej. Zniesiony został obowiązek prowadzenia akt pracowniczych w wersji papierowej. Pracodawca ma prawo wyboru formy przechowywania dokumentów pracowniczych (papierową albo elektroniczną).

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego pracownika dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy. Jakie dokumenty wchodzą w skład takiej ewidencji?

Od kilku miesięcy w Polsce jak i w całej Unii Europejskiej obowiązują nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. W związku z wejściem w życie RODO, czyli Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO), konieczne jest dostosowanie szeregu przepisów krajowych do ww. rozporządzenia.

W związku ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, od 1 stycznia 2019 roku zastosowanie mają nowe druki ZUS RIA i ZUS OSW. Co zrobić krok po kroku, gdzie złożyć druk ZUS OSW - przedstawiamy najważniejsze informacje.

Raport informacyjny ZUS RIA należy złożyć za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 r. Ile czasu ma pracodawca na złożenie raportu informacyjnego? Jakie dane podać w raporcie?

Elektronizacja akt pracowniczych oraz skrócony okres jej przechowywania obowiązują od 1 stycznia 2019 r. Sprawdź, ile lat pracodawca musi przechowywać akta pracownicze i jakie obowiązki musi spełnić.

Od 1 stycznia 2019 r. wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób elektroniczny. Ponadto podstawową formą wypłaty wynagrodzenia staje się przelew na konto pracownika. Jeśli pracownik chciałby otrzymywać pensję do rąk własnych, musi złożyć w tym celu stosowny wniosek.

Najważniejsze zmiany w prawie pracy w 2019 r. to: elektronizacja dokumentacji pracowniczej, skrócenie okresu przechowywania tej dokumentacji, wprowadzenie PPK, wzrost wysokości minimalnego wynagrodzenia, zwiększenie możliwości zrzeszania się w związkach zawodowych, ograniczenie szkoleń okresowych BHP oraz rozszerzenie katalogu pracodawców mogących pełnić zadania służby BHP, zmiana formy wypłaty wynagrodzenia, modyfikacja liczby niedziel handlowych oraz zasad waloryzacji emerytur i rent, wprowadzenie tzw. emerytur matczynych.

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej. Od nowego roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony oraz wprowadzono e-Akta pracownicze. Nowe regulacje wskazują, że dokumentacja pracownicza to: dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej. E–akta to korzyści nie tylko dla pracodawców, ale także dla pracowników.

W związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych, od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy będą przekazywać do ZUS więcej informacji o zatrudnionych. Zmiany w dokumentach ubezpieczeniowych uwzględniono w programach Płatnik i aplikacji ePłatnik.

Od 1 stycznia 2019 roku zacznie obowiązywać ustawa o skróceniu czasu przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych do 10 lat oraz możliwości prowadzenia ich w formie elektronicznej. Zmianę odczują nie tylko właściciele firm czy pracownicy działów personalnych, ale również sami zatrudnieni.

Nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych na potrzeby ZUS zaczną obowiązywać już na początku 2019 r. Skróceniu ulegnie obowiązkowy czas ich przechowywania. Pracodawcy chcący prowadzić dokumentację za pomocą e-akt będą zobowiązani co miesiąc dostarczać do ZUS nowy zakres danych, uwzględniając przy tym zasady ochrony danych osobowych.

Od stycznia 2019 r. pracodawca będzie przekazywał do ZUS więcej informacji związanych z zatrudnieniem pracownika, Dane te będą potrzebne do ustalenia prawa do niektórych świadczeń.

Pracodawcy będą mogli przechowywać dokumentację pracowniczą dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. przez 10 lat. Jakie są zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej przed tym okresem?

Od 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Jak stworzyć dokumentację w postaci elektronicznej? Czy pracodawca może wrócić do papierowej postaci dokumentacji? Odpowiedzi na te pytania, znajdziesz w niniejszym poradniku.

E-Akta, Dokumentacja pracownicza 2019

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Dokumentacja pracownicza

Elektroniczne akta osobowe pracowników (e-teczki)

E-dokumentacja pracownicza prowadzona w biurze rachunkowym

E-dokumentacja pracownicza prowadzona w biurze rachunkowym

Dokumentacja pracownicza - jak przygotować firmę na zmiany legislacyjne

Gdzie przechowywać dokumentację związaną z badaniami lekarskimi i karami porządkowymi

Czy informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej można przesłać mailem

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą po zmianach przepisów

E-akta ułatwią występowanie o emeryturę lub rentę

"Stara" i "nowa" dokumentacja pracownicza

Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Jak prowadzić akta osobowe pracownika od stycznia 2019 r.?

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych od 2019 r.

Teczki osobowe a "buble prawne" – perspektywa pracowników i pracodawców

Nowy układ akt osobowych 2019 - dokumenty w poszczególnych częściach

Termin wydania świadectwa pracy a data przygotowania pisma

Teczki osobowe – jakie zmiany obowiązują od 2019 roku?

Dokumentacja w sprawach związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy 2019

Wydanie kopii i odbiór dokumentacji pracowniczej 2019

4 sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej w 2019 r. - forma papierowa lub elektroniczna

Układ chronologiczny w aktach osobowych po zmianach 2019

Część D akt osobowych a zatarcie kary porządkowej

Zasady prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników

Nowe kody ZUS oraz formularze ZUS od 1 stycznia 2019 r.

Jak przejść z papierowej na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej

Informowanie pracownika o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Lista obecności pracowników 2019 a ochrona danych osobowych

Świadectwo pracy 2019 - wzór, jak wydać

Przekazanie dokumentacji pracowniczej byłemu pracownikowi

Dokumentacja pracownicza - zmiany 2019

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych. Plusy i minusy elektronizacji

Zmiany dla pracowników i pracodawców w 2019 roku

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej 2019

Elektroniczne akta osobowe pracowników - obowiązki pracodawcy

Ewidencja czasu pracy 2019 – wykaz dokumentów

Dokumentacja pracownicza zgodna z RODO - nowe obowiązki dla pracodawców

ZUS OSW od 1 stycznia 2019 r. - kiedy i jak złożyć

ZUS RIA 2019 - terminy, dane, obowiązki pracodawcy

Elektronizacja akt pracowniczych i skrócenie okresu przechowywania 2019

Zmiany w Kodeksie pracy - 1 stycznia 2019 r.

Najważniejsze zmiany w prawie pracy w 2019 r.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019

E-dokumentacja pracownicza 2019 r. - co zmiany oznaczają dla pracowników i pracodawców

Dokumentacja pracownicza 2019 - ważne zmiany w programie Płatnik

eDokumenty zaczną obowiązywać już za kilka dni

Dokumentacja ZUS od 2019 r. - e-akta i obowiązki pracodawcy

Obowiązki pracodawcy w związku z elektronizacją akt pracowniczych 2019

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej 2019 - pytania i odpowiedzi

Elektroniczna postać dokumentacji pracowniczej 2019 - w pytaniach i odpowiedziach