Kategorie

4 sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej w 2019 r. - forma papierowa lub elektroniczna

Donata Hermann-Marciniak
Specjalistka z zakresu Prawa Pracy. Absolwentka Studiów Podyplomowych Kadry i Płace na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego.
4 sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej w 2019 r. - forma papierowa lub elektroniczna. / fot. Shutterstock
4 sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej w 2019 r. - forma papierowa lub elektroniczna. / fot. Shutterstock
ShutterStock
Od 2019 r. dokumentacja pracownicza może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Co w tym przypadku oznacza użycie spójnika "lub"? Czy część akt można prowadzić w wersji papierowej, a część w elektronicznej? Poznaj 4 sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej w obowiązującym stanie prawnym.

Formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).

Co oznacza użycie spójnika „lub”?

Czy pracodawca może prowadzić część dokumentacji w postaci papierowej, a część w postaci elektronicznej?

Tak! Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej wybór postaci prowadzonej dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy należy do pracodawcy.

Pracodawca może zarówno prowadzić całość dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej; może również prowadzić np. akta osobowe w postaci papierowej, a pozostałą dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej.

Pracodawca może prowadzić każdą część dokumentacji pracowniczej w innej postaci.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Przypomnijmy:

Na dokumentację pracowniczą składają się:

  • akta osobowe;
  • dokumentacja związana z ewidencjonowaniem czasu pracy;
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
  • karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
  • karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Zgodnie z wyjaśnieniem Ministerstwa, „jeżeli pracodawca, który przed dniem 1.01.2019 r., zgodnie ze swoją decyzją, prowadził dokumentację związaną z udzielaniem i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych wyłącznie w postaci elektronicznej i zdecydował – stosownie do nowych przepisów – o dalszym prowadzeniu takiej dokumentacji w postaci elektronicznej, to wydaje się, iż może on kontynuować jej prowadzenie w ww. postaci. Warunkiem jest jednak, aby wspomniana dokumentacja w postaci elektronicznej odpowiadała nowym wymaganiom określonym w powołanym wyżej rozporządzeniu.”

Co ciekawe, zdaniem resortu, „przepisy nie wprowadzają wymogu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej w jednakowej postaci dla wszystkich zatrudnianych pracowników. Wybór postaci, w jakiej pracodawca będzie prowadził dokumentację pracowniczą poszczególnych pracowników należy, jak już zaznaczono wyżej, do pracodawcy. Podkreślić należy, że dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej (art. 94(11) k.p.). Niezależnie od wybranej postaci, pracodawca powinien mieć na uwadze, aby prowadzić dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, czyli zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 94 pkt 9b k.p.

W związku z powyższym, nie jest wykluczone, zdaniem resortu, prowadzenie i przechowywanie danej kategorii dokumentów zaliczanych do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (jak np. dokumentów związanych z udzielaniem i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych) dla określonej części pracowników w postaci papierowej, a dla innej, określonej części pracowników w postaci elektronicznej. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy.

Nie jest natomiast dozwolone prowadzenie i przechowywanie danej kategorii dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, np. dokumentacji urlopowej dotyczącej konkretnego pracownika, częściowo w postaci elektronicznej, a częściowo w postaci papierowej”.

Podsumowując:

  • Pracodawca może prowadzić całość dokumentacji w postaci papierowej.
  • Pracodawca może prowadzić całość dokumentacji w postaci elektronicznej.
  • Pracodawca może prowadzić część dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, a część dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, np. dokumentację związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy w postaci elektronicznej, a dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego w postaci papierowej.
  • Pracodawca może prowadzić część danej kategorii dokumentacji dla niektórych pracowników w postaci papierowej, a drugą jej część dla pozostałych pracowników w postaci elektronicznej.

Źródło: https://www.gov.pl/documents/1048151/1060973/tabela_opiniowanie_101_DPR.pdf/d0c0caf2-d01b-b818-5c75-b3e5a57167fa

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszej oferty
Webinarium: Potrącenia komornicze + Certyfikat gwarantowany
Webinarium: Potrącenia komornicze + Certyfikat gwarantowany
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Prawo
    1 sty 2000
    20 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Świadczenie pielęgnacyjne a śmierć dziecka

    Świadczenie pielęgnacyjne nie przysługuje w przypadku śmierci dziecka z niepełnosprawnością. Czy przepisy ulegną zmianie?

    1000 plus – dla kogo?

    1000 plus. Dla kogo przewidziano wsparcie w ramach rodzinnego kapitału opiekuńczego? Prezentujemy najważniejsze założenia.

    Zadośćuczynienie za naruszenie więzi rodzinnej - nowe przepisy

    Przepisy dotyczące zadośćuczynienia za naruszenie więzi rodzinnej weszły w życie. Jakie sytuacje obejmują?

    Zmiany w "500 plus" - nowelizacja uchwalona

    Zmiany w "500 plus" mają dotyczyć przejęcia przez ZUS obsługi programu. Wniosek złożymy tylko elektronicznie. Nowelizacja została uchwalona przez Sejm.

    Punkty spisowe w placówkach ZUS

    Punkty spisowe w placówkach ZUS powstaną w całej Polsce. Jaką pomoc będzie można w nich uzyskać?

    Opieka nad seniorem w miejscu zamieszkania

    Opieka nad seniorami ma być świadczona w miejscu zamieszkania. Rząd planuje zmiany w funkcjonowaniu domów pomocy społecznej.

    Przepisy antylichwiarskie na stałe?

    Przepisy antylichwiarskie zostały uwzględnione w tzw. ustawach covidowych. Ministerstwo Sprawiedliwości pracuje nad nową stałą regulacją.

    ZUS przejmie obsługę 500 plus [WYWIAD]

    ZUS ma przejąć obsługę programu "500 plus"? Czy jest na to gotowy? O szczegółach mówił PAP wiceprezes ZUS Włodzimierz Owczarczyk.

    PE o wolności mediów i praworządności w Polsce

    Parlament Europejski przyjął w rezolucję zatytułowaną "Wolność mediów i dalsze pogarszanie się praworządności w Polsce".

    Nowelizacja KPA a odszkodowania

    Nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego weszła w życie. Czy właściciele nieruchomości będą dochodzić odszkodowań przed ETPC?

    Czas pracy - od kiedy?

    Czas pracy budzi szereg wątpliwości. Od kiedy się liczy? Co z tzw. czynnościami przygotowawczymi?

    Brak alimentów a dodatkowe zajęcia pozalekcyjne [BADANIE]

    W wielu przypadkach rodziców opiekujących się dziećmi, które nie otrzymują alimentów, nie stać na sfinansowanie jakichkolwiek zajęć pozalekcyjnych.

    Wynagrodzenia rodzin zastępczych i inne zmiany

    Wynagrodzenia rodzin zastępczych powiązane z płacą minimalną zakłada projekt nowelizacji ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej.

    Cmentarze i chowanie zmarłych – planowane zmiany

    Nowa ustawa o cmentarzach i chowaniu zmarłych ma w sposób kompleksowy regulować problematykę tzw. prawa pośmiertnego. Oto założenia projektu.

    Świadczenie usług cyfrowych - duże zmiany od 2022 roku

    Usługi cyfrowe. 1 stycznia 2022 r. mija termin implementacji przez państwa członkowskie UE dyrektywy 2019/770 z 20 maja 2019 r. w sprawie niektórych aspektów umów o dostarczanie treści i usług cyfrowych. Co się zmieni po wejściu w życie tych przepisów? Jakie nowe zasady wprowadza ta dyrektywa? Co powinni wiedzieć konsumenci?

    "Małżeństwa" jednopłciowe i związki partnerskie - rezolucja PE

    Parlament Europejski przyjął rezolucję, w której postuluje, by "małżeństwa" jednopłciowe i związki partnerskie były uznawane w całej Unii .

    Straż Graniczna przypomina grzybiarzom o stanie wyjątkowym

    Straż Graniczna zaleca, by grzybiarze, zanim wybiorą się do lasów, sprawdzili jak przebiega strefa stanu wyjątkowego.

    Wnioski o "Dobry start" złożone przez większość uprawnionych

    Wnioski o "Dobry start" złożyła już wnioski o "Dobry start". Z danych ZUS wynika, iż rodzice najczęściej wybierali bankowość elektroniczną.

    Święta Wielkanocne w 2022 r.

    Święta Wielkanocne w 2022 r. to data oczekiwana przez wielu pracowników. Kiedy jest Wielkanoc? Czy jest to dzień wolny od pracy?

    Spis powszechny do 30 września 2021 r.

    Spis powszechny potrwa do 30 września. Jak można wziąć udział w Narodowym Spisie Powszechnym Ludności i Mieszkań w 2021 r.?

    Zakup akcji lub obligacji - UOKiK radzi

    Na co zwracać uwagę przy najbardziej popularnych instrumentach finansowych, czyli akcjach i obligacjach?

    Wydziedziczenie – na czym polega?

    Wydziedziczenie jest możliwe tylko po spełnieniu określonych warunków. Na czym w rzeczywistości polega?

    Alienacja rodzicielska - co robić?

    Alienacja rodzicielska, czyli utrudnianie kontaktów z dzieckiem przez rodzica to ważny problem. Co można zrobić w takiej sytuacji?

    Osoby niepełnosprawne - powstanie nowa ustawa?

    Ustawa o wyrównywaniu szans osób z niepełnosprawnościami ma umożliwić pełne wdrożenie Konwencji o prawach osób niepełnosprawnych.

    Stwierdzenie nieważności decyzji (KPA)

    Stwierdzenie nieważności decyzji to instytucja z Kodeksie postępowania administracyjnego, która stanowi wyjątek od zasady trwałości decyzji administracyjnych.