REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

4 sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej w 2019 r. - forma papierowa lub elektroniczna

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Donata Hermann
ekspert ds. prawa i rynku pracy
4 sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej w 2019 r. - forma papierowa lub elektroniczna. / fot. Shutterstock
4 sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej w 2019 r. - forma papierowa lub elektroniczna. / fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Od 2019 r. dokumentacja pracownicza może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Co w tym przypadku oznacza użycie spójnika "lub"? Czy część akt można prowadzić w wersji papierowej, a część w elektronicznej? Poznaj 4 sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej w obowiązującym stanie prawnym.

Formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).

REKLAMA

Co oznacza użycie spójnika „lub”?

Czy pracodawca może prowadzić część dokumentacji w postaci papierowej, a część w postaci elektronicznej?

Tak! Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej wybór postaci prowadzonej dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy należy do pracodawcy.

Pracodawca może zarówno prowadzić całość dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej; może również prowadzić np. akta osobowe w postaci papierowej, a pozostałą dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej.

Pracodawca może prowadzić każdą część dokumentacji pracowniczej w innej postaci.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Przypomnijmy:

Na dokumentację pracowniczą składają się:

  • akta osobowe;
  • dokumentacja związana z ewidencjonowaniem czasu pracy;
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
  • karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
  • karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Zgodnie z wyjaśnieniem Ministerstwa, „jeżeli pracodawca, który przed dniem 1.01.2019 r., zgodnie ze swoją decyzją, prowadził dokumentację związaną z udzielaniem i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych wyłącznie w postaci elektronicznej i zdecydował – stosownie do nowych przepisów – o dalszym prowadzeniu takiej dokumentacji w postaci elektronicznej, to wydaje się, iż może on kontynuować jej prowadzenie w ww. postaci. Warunkiem jest jednak, aby wspomniana dokumentacja w postaci elektronicznej odpowiadała nowym wymaganiom określonym w powołanym wyżej rozporządzeniu.”

Co ciekawe, zdaniem resortu, „przepisy nie wprowadzają wymogu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej w jednakowej postaci dla wszystkich zatrudnianych pracowników. Wybór postaci, w jakiej pracodawca będzie prowadził dokumentację pracowniczą poszczególnych pracowników należy, jak już zaznaczono wyżej, do pracodawcy. Podkreślić należy, że dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej (art. 94(11) k.p.). Niezależnie od wybranej postaci, pracodawca powinien mieć na uwadze, aby prowadzić dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, czyli zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 94 pkt 9b k.p.

W związku z powyższym, nie jest wykluczone, zdaniem resortu, prowadzenie i przechowywanie danej kategorii dokumentów zaliczanych do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (jak np. dokumentów związanych z udzielaniem i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych) dla określonej części pracowników w postaci papierowej, a dla innej, określonej części pracowników w postaci elektronicznej. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy.

Nie jest natomiast dozwolone prowadzenie i przechowywanie danej kategorii dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, np. dokumentacji urlopowej dotyczącej konkretnego pracownika, częściowo w postaci elektronicznej, a częściowo w postaci papierowej”.

Podsumowując:

  • Pracodawca może prowadzić całość dokumentacji w postaci papierowej.
  • Pracodawca może prowadzić całość dokumentacji w postaci elektronicznej.
  • Pracodawca może prowadzić część dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, a część dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, np. dokumentację związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy w postaci elektronicznej, a dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego w postaci papierowej.
  • Pracodawca może prowadzić część danej kategorii dokumentacji dla niektórych pracowników w postaci papierowej, a drugą jej część dla pozostałych pracowników w postaci elektronicznej.

Źródło: https://www.gov.pl/documents/1048151/1060973/tabela_opiniowanie_101_DPR.pdf/d0c0caf2-d01b-b818-5c75-b3e5a57167fa

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Empatia zamiast strachu? Apel w sprawie małoletnich pasażerów

Kontrolerzy powinni być świadomi emocji dzieci i podchodzić do nich z empatią stosowną do ich wieku - podkreśla Rzeczniczka Praw Dziecka Monika Horna-Cieślak. Do biura RPD wpływa wiele zgłoszeń dotyczących łamania praw dziecka w środkach transportu publicznego.

Czym jest świadczenie urlopowe, ile wynosi w 2025 roku i czym różni się od tzw. wczasów pod gruszą. Podatki i składki ZUS

W sezonie wakacyjnym wielu pracowników zadaje sobie pytanie: czy oprócz wynagrodzenia za urlop przysługuje mi jakieś dodatkowe świadczenie? Odpowiedź brzmi: tak, jeśli spełnione są odpowiednie warunki — możesz otrzymać tzw. świadczenie urlopowe lub „wczasy pod gruszą”. Co to dokładnie oznacza? Wyjaśniamy!

Upoważnienie do opieki nad dzieckiem: do pobrania na wyjazd w wakacje [WZÓR]

Wakacje to okres częstych wyjazdów dzieci, czasami również z innymi osobami niż rodzice. Dzieci, które wyjeżdżają z babcią, dziadkiem, ciocią, wujkiem czy innymi osobami, muszą mieć ze sobą upoważnienie. Rodzice przygotowują takie pismo i najlepiej, aby podpisali je wspólnie.

Więcej i lepiej dla Ukraińców? Jest projekt zmian ustawy [dot. pobytu, 800 plus, świadczeń, zakwaterowania, pracy]

Więcej i lepiej dla Ukraińców? Jest projekt zmian ustawy w zakresie pobytu, świadczeń, zakwaterowania i pracy Ukraińców na terytorium Polski. Najważniejszym uprawnieniem jest przedłużenie tymczasowej ochrony i związanych z nią uprawnień dla uchodźców do 4 marca 2026 roku. Jednocześnie planowane są zmiany w procedurach pobytowych, rejestracji PESEL, a także w funkcjonowaniu ośrodków zbiorowego zakwaterowania.

REKLAMA

Jednorazowo 7000 zł z ZUS: łatwiej, szybciej, bez decyzji

Jednorazowo 7000 zł z ZUS: łatwiej, szybciej, bez decyzji. A wszystko to za sprawą rozporządzenia, które ma się zmienić, aby ułatwić świadczeniobiorcom sprawne uzyskanie pieniędzy i uniknięcie zbędnych procedur i biurokracji. Co zatem się zmieni?

Wygrana bez rekompensaty: Firma pokonała ZUS na całej linii, ale kosztów nie odzyskała

Firma pokonała ZUS, ale nie uzyskała rekompensaty. „Ponad 871 decyzji ZUS, 150 tys. stron dokumentacji, tysiące godzin pracy. Wszystkie sprawy wygrane przez przedsiębiorcę przed sądami w I i II instancji. W teorii - spektakularny sukces. W praktyce ekonomiczna porażka" - pisze dzisiejszy „Dziennik Gazeta Prawna".

Alarmujący raport NIK o sytuacji niepełnosprawnych. Jest źle, potrzebne są zmiany

Alarmujący raport NIK o sytuacji niepełnosprawnych. Jest źle, potrzebne są zmiany. Co to są warsztaty terapii zajęciowej (WTZ)? Kto organizuje i po co są warsztaty terapii zajęciowej (WTZ)? Co się dzieje z pieniędzmi z PFRON i jakie nadużycie wykryto - wszystko to wynika z najnowszego raportu NIK.

Abonament RTV: drożej w 2026 roku. Jakie zniżki za zapłatę z góry? Jakie kary za niepłacenie abonamentu i brak rejestracji odbiornika?

W 2026 roku obowiązywać będą wyższe stawki abonamentu RTV niż w 2025 roku. Tak wynika z rozporządzenia Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji z 27 czerwca 2025 r. w sprawie wysokości opłat abonamentowych za używanie odbiorników radiofonicznych i telewizyjnych oraz zniżek za ich uiszczanie z góry za okres dłuższy niż jeden miesiąc w 2026 r. 

REKLAMA

22 lipca 2025 r.: rekonstrukcja rządu

Rekonstrukcja rządu odbędzie się we wtorek 22 lipca 2025 roku. Została opóźniona o tydzień na wniosek marszałka Sejmu Szymona Hołowni. Czym zostało podyktowane opóźnienie zmian w rządzie?

Co daje niepełnosprawność sprzężona?

Co daje niepełnosprawność sprzężona? Chociaż większość osób, które cierpi na różnego rodzaju zaburzenia powiedziałoby raczej: co odbiera niepełnosprawność sprzężona? (sic!). Odbiera zdrowie i jakość życia, a czasami nawet samo życie. W artykule skupimy się omówieniu podstawowych pojęć i uprawnień, szczególnie dla dzieci, związanych z niepełnosprawnością sprzężoną. Zatem: co to jest niepełnosprawność sprzężona? Jakie to są niepełnosprawności sprzężone? Czy autyzm to niepełnosprawność sprzężoną? Kto orzeka o niepełnosprawności sprzężonej?

REKLAMA