REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

4 sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej w 2019 r. - forma papierowa lub elektroniczna

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Donata Hermann
ekspert ds. prawa i rynku pracy
4 sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej w 2019 r. - forma papierowa lub elektroniczna. / fot. Shutterstock
4 sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej w 2019 r. - forma papierowa lub elektroniczna. / fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Od 2019 r. dokumentacja pracownicza może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Co w tym przypadku oznacza użycie spójnika "lub"? Czy część akt można prowadzić w wersji papierowej, a część w elektronicznej? Poznaj 4 sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej w obowiązującym stanie prawnym.

Formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).

REKLAMA

Co oznacza użycie spójnika „lub”?

Czy pracodawca może prowadzić część dokumentacji w postaci papierowej, a część w postaci elektronicznej?

Tak! Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej wybór postaci prowadzonej dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy należy do pracodawcy.

Pracodawca może zarówno prowadzić całość dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej; może również prowadzić np. akta osobowe w postaci papierowej, a pozostałą dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej.

Pracodawca może prowadzić każdą część dokumentacji pracowniczej w innej postaci.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Przypomnijmy:

Na dokumentację pracowniczą składają się:

  • akta osobowe;
  • dokumentacja związana z ewidencjonowaniem czasu pracy;
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
  • karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
  • karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Zgodnie z wyjaśnieniem Ministerstwa, „jeżeli pracodawca, który przed dniem 1.01.2019 r., zgodnie ze swoją decyzją, prowadził dokumentację związaną z udzielaniem i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych wyłącznie w postaci elektronicznej i zdecydował – stosownie do nowych przepisów – o dalszym prowadzeniu takiej dokumentacji w postaci elektronicznej, to wydaje się, iż może on kontynuować jej prowadzenie w ww. postaci. Warunkiem jest jednak, aby wspomniana dokumentacja w postaci elektronicznej odpowiadała nowym wymaganiom określonym w powołanym wyżej rozporządzeniu.”

Co ciekawe, zdaniem resortu, „przepisy nie wprowadzają wymogu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej w jednakowej postaci dla wszystkich zatrudnianych pracowników. Wybór postaci, w jakiej pracodawca będzie prowadził dokumentację pracowniczą poszczególnych pracowników należy, jak już zaznaczono wyżej, do pracodawcy. Podkreślić należy, że dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej (art. 94(11) k.p.). Niezależnie od wybranej postaci, pracodawca powinien mieć na uwadze, aby prowadzić dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, czyli zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 94 pkt 9b k.p.

W związku z powyższym, nie jest wykluczone, zdaniem resortu, prowadzenie i przechowywanie danej kategorii dokumentów zaliczanych do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (jak np. dokumentów związanych z udzielaniem i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych) dla określonej części pracowników w postaci papierowej, a dla innej, określonej części pracowników w postaci elektronicznej. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy.

Nie jest natomiast dozwolone prowadzenie i przechowywanie danej kategorii dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, np. dokumentacji urlopowej dotyczącej konkretnego pracownika, częściowo w postaci elektronicznej, a częściowo w postaci papierowej”.

Podsumowując:

  • Pracodawca może prowadzić całość dokumentacji w postaci papierowej.
  • Pracodawca może prowadzić całość dokumentacji w postaci elektronicznej.
  • Pracodawca może prowadzić część dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, a część dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, np. dokumentację związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy w postaci elektronicznej, a dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego w postaci papierowej.
  • Pracodawca może prowadzić część danej kategorii dokumentacji dla niektórych pracowników w postaci papierowej, a drugą jej część dla pozostałych pracowników w postaci elektronicznej.

Źródło: https://www.gov.pl/documents/1048151/1060973/tabela_opiniowanie_101_DPR.pdf/d0c0caf2-d01b-b818-5c75-b3e5a57167fa

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Reforma z 2024 r.: Świadczenie wspierające wyklucza pielęgnacyjne. Nie można mieć ciastka i zjeść ciastka

Założeniem obecnego systemu wspierania osób niepełnosprawnych jest wygaszenie świadczenia pielęgnacyjnego (starego) dla opiekunów niepełnosprawnych osób dorosłych. Tylko osoby dorosłe mogą otrzymać świadczenie wspierające. Więc osoba niepełnosprawna (dorosła) składając wniosek o świadczenie wspierające "zabiera" np. swojej córce świadczenie pielęgnacyjne (stare). Nowe świadczenie pielęgnacyjne jest tylko dla opiekunów opiekujących się dziećmi do 18. życia (które nie mają prawa do świadczenia wspierającego).

Jednej osoby MOPS wypłacił 6 zasiłków. Jedzenie, buty, ciuchy, leki i lekarz, czynsz. [Przykład]

Czy jedna osoba z MOPS otrzymuje (zazwyczaj) tylko jeden rodzaj zasiłku? A może jest możliwa kumulacja świadczeń i jedna osoba potrzebująca otrzyma ich wiele rodzajów (albo na różne cele) 6? W artykule omawiamy wyrok sądu w sprawie 6 zasiłków w trzy miesiące. Jedzenie, buty, ciuchy, leki i lekarz, czynsz. Beneficjentka zasiłków poszła do sądu nie dlatego, że nie otrzymała zasiłku. Spierała się (skutecznie) o zbyt niską wartość zasiłku.

Zdolność kredytowa w październiku 2025 r. Kolejny rekord pobity: prawie milion złotych dla rodziny ze średnimi zarobkami

W ciągu roku zdolność kredytowa trzyosobowej rodziny dysponującej dwiema średnimi krajowymi wzrosła o 1/4. Najmocniej sytuacja poprawiła się w ciągu ostatnich 6 miesięcy, w trakcie których mediana zdolności kredytowej konsekwentnie wyznaczała kolejne historyczne rekordy. Dziś kwota, którą banki skłonne są pożyczyć na zakup mieszkania rodzinie z dwiema średnimi krajowymi, to 940 tysięcy złotych. Choć nominalnie jest to najwyższy zanotowany wynik, to po korekcie o inflację do rekordu wciąż brakuje kilkunastu procent.

Ile weźmiesz trzynastki w 2026 - nowa wysokość świadczenia

Nie jest wprawdzie jeszcze oficjalnie wiadome, ile dokładnie wyniesie trzynastka w 2026 roku, ale na podstawie dostępnych danych gospodarczych z GUS oraz przepisów, można już oszacować z dużą dokładnością tę kwotę świadczenia. Dowiedz się już teraz, ile wyniesie nowa trzynastka. W artykule znajdziesz szczegółowe obliczenia oparte o dotychczas dostępne dane makroekonomiczne.

REKLAMA

Uwaga na nowy sposób oszustów! Bazuje na zmianie przepisów. Każdy powinien wiedzieć i ostrzec seniorów

Koniec roku to moment, w którym oszuści intensyfikują swoje działania. W tym okresie często bazują na informacji o tym, że od nowego roku ma nastąpić zmiana przepisów, w związku z którą na obywateli zostaną nałożone nowe obowiązki. Warto więc wiedzieć, jaka jest prawda i odpowiednio wcześnie ostrzec seniorów.

31 października – ważna data dla studentów z rentą rodzinną. ZUS: Z tym obowiązkiem nie można się spóźnić

Jak co roku, do końca października część studentów pobierających rentę rodzinną z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ma obowiązek dostarczenia do ZUS-u zaświadczenia z uczelni potwierdzającego kontynuowanie nauki. Brak takiego dokumentu spowoduje wstrzymanie wypłaty renty rodzinnej.

Ograniczenia w używaniu fajerwerków. Toczą się prace na nowymi przepisami. Chodzi o dobrostan zwierząt. Już nie będzie można postrzelać w Sylwestra?

Rząd popiera zmiany zmierzające do ograniczenia możliwości używania fajerwerków i petard. Toczą się prace nad nowymi przepisami. Chodzi o materiały pirotechniczne klas F1, F2 i F3. Już nie będzie można strzelać w Sylwestra? Od kiedy?

Nowe uprawnienia dla młodzieży. Prezydent podpisał ustawę 15 października 2025 r.

W dniu 15 października 2025 r. Prezydent RP Karol Nawrocki podpisał szereg ustaw. Jedną z nich jest ustawa z dnia 12 września 2025 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz ustawy o funduszu sołeckim (dalej jako: ustawa). Co zmienia i jakie są jej konsekwencje? Warto wiedzieć - bo ustawa zacznie obowiązywać już od 1 stycznia 2026 roku. i daje nowe prawa młodzieży!

REKLAMA

Sejm przegłosował zakaz hodowli na futro. Polacy czekali co najmniej 10 lat

17 października Sejm ponadpartyjną większością poparł wprowadzenie zakazu hodowli zwierząt na futro w Polsce. Na piątkowym głosowaniu 339 posłów zagłosowało za zakazem, 78 przeciw, a 19 wstrzymało się od głosu. Jeśli zmiany zostaną zaakceptowane przez Senat i prezydenta, ustawa wejdzie w życie jeszcze w tym roku, a fermy futrzarskie w Polsce będą musiały zamknąć działalność do końca 2033 roku.

Nowe obowiązki dla spółek. KRS ujawni, kto naprawdę prowadzi rejestry akcjonariuszy

Przedsiębiorcy będą musieli zgłaszać do KRS informacje o podmiotach prowadzących rejestry akcjonariuszy. Reforma KSH kończy erę nieprzejrzystości i wprowadza większe bezpieczeństwo obrotu. Zmiany oznaczają też nowe koszty administracyjne i technologiczne, ale przyniosą firmom jasność prawną i ochronę przed ryzykiem błędnych wpisów.

REKLAMA