REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019

 3 Z Kancelaria Radcy Prawnego Izabela Odziemiec
ekspert z zakresu prawa pracy i prawa cywilnego
Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019. / fot. shutterstock
Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019. / fot. shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej. Od nowego roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony oraz wprowadzono e-Akta pracownicze. Nowe regulacje wskazują, że dokumentacja pracownicza to: dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 2019

Od nowego roku pracodawca będzie mógł krócej przechowywać dokumentację pracowniczą oraz prowadzić e-Akta pracownicze. Od 1 stycznia 2019 r. zaczną obowiązywać przepisy kodeksu pracy dotyczące czasu przechowywanie dokumentacji pracowniczej i postaci jej prowadzenia (elektronicznej lub papierowej). Nowe regulacje wskazują, że dokumentacja pracownicza to: dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

REKLAMA

Zmiany w okresie przechowywania akt pracowniczych

Dotychczas okres przechowywania akt pracowniczych wynosił 50 lat od zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej oraz od wytworzenia - dla dokumentacji płacowej. Przechowywanie dokumentacji przez pół wieku miało służyć interesom pracowników, w szczególności ich uprawnieniom do ustalenia świadczeń od ZUS (renta/ emerytura). Dla pracodawców tak długi czas archiwizacji dokumentów generował dodatkowe koszty administracyjne. 

Różne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. dokumenty pracowników lub zleceniobiorców, zatrudnionych po 2018 r., pracodawca będzie przechowywać tylko przez 10 lat. Pod spełnieniu pewnych warunków okres 10-letni przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie dotyczył także osób zatrudnionych w latach 1999–2018. Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

10 lub 50 lat  przechowywania  dokumentów dla zatrudnionych w latach 1999-2018

W przypadku pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r., którzy już nie pracują, można skrócić okres przechowywania dokumentów. By tego dokonać należy po pierwsze złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), po drugie przekazać do ZUS tzw. raporty informacyjne za pracowników i zleceniobiorców (ZUS RIA) zatrudnionych w latach 1999 – 2018. Ten dodatkowy wymóg ma na celu przekazanie ZUS danych niezbędnych do ustalenia świadczeń wypłacanych przez ZUS.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jeśli pracownicy zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r. wciąż pracują, raport informacyjny za te osoby pracodawca składa dopiero po zakończeniu stosunku pracy.

Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych pracodawca może złożyć w wybranym przez siebie terminie.

Podsumowując:

  1. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione po 2018 r. wynosi 10 lat.
  2. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione w latach 1999–2018 wynosi 50 lat.
  3. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione w latach 1999–2018 wyniesie 10 lat jeśli pracodawca złoży oświadczenie ZUS OSW, a potem w ciągu roku przekaże do ZUS raporty ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych w tym czasie.
  4. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione przed 1999 r., wynosi 50 lat.

E-Akta pracownicze - Serwery zamiast regałów

Do tej pory pracodawca miał możliwość prowadzić dokumentację pracowniczą tylko w formie papierowej. Wprawdzie żaden przepis nie zabraniał  przechowywania dokumentacji „na twardym dysku”, jednakże wytyczne w tym zakresie Państwowej Inspekcji Pracy nie pozostawiły żadnej wątpliwości – pracodawca miał obowiązek przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem na papierze. Dlatego też pomieszczenie kadr często mogło kojarzyć się z regałami wypełnionymi segregatorami z aktami pracowników.

Postać papierowa czy elektroniczna dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma wybór, czy przechowywać dokumentację pracowniczą w tradycyjnej papierowej formie, czy też digitalizować te dokumenty. Od pracodawcy i jego możliwości administracyjnych zależeć będzie jaką formę przechowywania dokumentów wybierze.

Co więcej, jak stanowi art. 94 (11) kp po zmianie : Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej”.

Teczki elektroniczne - tak! ale z kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną

Nowe przepisy wskazują, jakie wymogi muszą być spełnione, by prowadzić akta elektroniczne. Po pierwsze jest to możliwe, gdy pracodawca oraz pracownicy posługują się podpisem elektronicznym. Dokumenty podpisane przez obie strony można zapisać i stworzyć teczkę elektroniczną. Istnieje również możliwość stworzenia teczek elektronicznych poprzez sporządzenie odwzorowania cyfrowego dokumentu – np. skanu/ zdjęcia i  opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby.

Jest również możliwość zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową. Należy wtedy wydrukować dokument i potwierdzić zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym  poprzez podpisanie go przez pracodawcę lub osobę upoważnioną.

Zmiana postaci pod warunkiem poinformowania pracownika

Zmiana postaci papierowej na elektroniczną lub na odwrót jest uzależniona od spełnienia dodatkowych wymogów. W pierwszej kolejności należy poinformować pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Następnie należy umożliwić odbiór poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.

Nowością jest również obowiązek pracodawcy wydania całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika.

Korzyści dla pracowników i pracodawców

Przedmiotowa regulacja ma przynieść szereg korzyści dla pracodawców i pracowników. Wskazuje się na jej zalety dla pracodawców takie jak: zmniejszenie kosztów przechowywania dokumentacji, szybsze odnajdywanie potrzebnych danych, lepsza jakość dokumentów.  Dla pracownika korzyściami ma być otrzymywanie informacji do ustaleń emerytury/ renty na bieżąco w ZUS, czy bezpieczeństwo danych.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/15
    Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
    od 1 stycznia i od 1 lipca
    od 1 stycznia i od 1 czerwca
    od 1 lutego i od 1 lipca
    Następne
    Prawo
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Od 1 kwietnia dwie listy polskich leków ze zniżką. G1 (-10%) i G2 (-15%) [Wykaz producentów i leków]

    Dwie listy polskich leków ze zniżką. G1 (-10%) i G2 (-15) [Wykaz producentów i leków]

    Min. Dziemianowicz-Bąk za skróceniem tygodnia pracy jeszcze w tej kadencji Sejmu. MRPiPS ma wyniki pierwszych analiz

    Minister rodziny, pracy i polityki społecznej liczy, że jeszcze w tej kadencji mogłoby dojść do skrócenia tygodnia pracy. Szefowa MRPiPS poinformowała w RMF24, że zleciła Centralnemu Instytutowi Ochrony Pracy analizę efektywności pracy w relacji do liczby godzin przepracowanych w tygodniu.

    Protesty rolników 20 marca 2024 r. Wrocławski magistrat zakazał ich organizacji na terenie administracyjnym Wrocławia

    Jak poinformowano, wrocławski magistrat wydał zakaz organizacji protestów rolniczych na terenie administracyjnym Wrocławia. Chodzi o blokady planowane od środy 20 marca. Prezydent Wrocławia ocenił, że zagrażają one bezpieczeństwu mieszkańców i utrudniają ruch drogowy.

    Protesty rolników 20 marca. Utrudnienia w ruchu w całym kraju. 400 blokad. Które drogi będą nieprzejezdne? [MAPA]

    Na środę zapowiedziano Ogólnopolski Strajk Generalny Rolników. Na drogach w całej Polsce spodziewane są utrudnienia w ruchu. Na mapie rolniczych blokad znalazło się ponad 400 punktów. W stolicy rolnicy zablokują m.in. trasę S2.

    REKLAMA

    Będzie więcej czasu na zakup i montaż silosów finansowanych z KPO

    Opublikowano rozporządzenie w sprawie szczegółowego przeznaczenia, warunków i trybu udzielania wsparcia w zakresie infrastruktury magazynowania służącej zwiększeniu odporności gospodarstw rolnych na kryzysy.

    Rząd: projekt ws. programów dofinansowujących pracowników pomocy społecznej [To nie są podwyżki]

    We wtorek rząd premiera Donalda Tuska zajmie się projektem ws. programów dofinansowujących pracowników pomocy społeczne

    "Portfel seniora, portfelem pełnym". Polityka senioralna jest priorytetem rządu – zapewnił wiceminister rodziny, pracy i polityki społecznej

    Druga waloryzacja, podwyższenie zasiłku pogrzebowego i świadczenia honorowego – takie plany mają rządzący wobec seniorów.

    Z 36.000 zł do 57.000 zł wzrośnie dofinansowanie do utworzenia jednego miejsca w żłobku. Jeszcze w marcu wznowienie naboru do programu „Maluch plus”

    Jak poinformowała w poniedziałek w Olsztynie wiceminister rodziny, pracy i polityki społecznej Aleksandra Gajewska, jeszcze w marcu zostanie wznowiony nabór wniosków do programu „Maluch plus”. W województwie warmińsko-mazurskim jest obecnie 65 gmin, w których nie ma żadnej formy, przewidzianej przez ustawę, opieki nad dziećmi do 3. roku życia.

    REKLAMA

    Badania okresowe. Kto za nie zapłaci, gdy pracownik wykonał je w innej placówce niż ta, do której został skierowany?

    Koszty badań profilaktycznych wykonywanych przez pracownika ponosi pracodawca. Ale czy ma wpływ na to, ile za nie zapłaci, czy musi zwrócić każdą kwotę?

    Od kwietnia wraca 5 proc. VAT na żywność. Co podrożeje? [tabela]

    Od 1 kwietnia 2024 roku żywność znów będzie objęta 5% VAT. Za jakie produkty żywnościowe zapłacimy teraz więcej? Oto tabela z tymi produktami żywnościowymi.

    REKLAMA