REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 3 Z Kancelaria Radcy Prawnego Izabela Odziemiec
ekspert z zakresu prawa pracy i prawa cywilnego
Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019. / fot. shutterstock
Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019. / fot. shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej. Od nowego roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony oraz wprowadzono e-Akta pracownicze. Nowe regulacje wskazują, że dokumentacja pracownicza to: dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 2019

Od nowego roku pracodawca będzie mógł krócej przechowywać dokumentację pracowniczą oraz prowadzić e-Akta pracownicze. Od 1 stycznia 2019 r. zaczną obowiązywać przepisy kodeksu pracy dotyczące czasu przechowywanie dokumentacji pracowniczej i postaci jej prowadzenia (elektronicznej lub papierowej). Nowe regulacje wskazują, że dokumentacja pracownicza to: dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

REKLAMA

Zmiany w okresie przechowywania akt pracowniczych

Dotychczas okres przechowywania akt pracowniczych wynosił 50 lat od zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej oraz od wytworzenia - dla dokumentacji płacowej. Przechowywanie dokumentacji przez pół wieku miało służyć interesom pracowników, w szczególności ich uprawnieniom do ustalenia świadczeń od ZUS (renta/ emerytura). Dla pracodawców tak długi czas archiwizacji dokumentów generował dodatkowe koszty administracyjne. 

Różne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. dokumenty pracowników lub zleceniobiorców, zatrudnionych po 2018 r., pracodawca będzie przechowywać tylko przez 10 lat. Pod spełnieniu pewnych warunków okres 10-letni przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie dotyczył także osób zatrudnionych w latach 1999–2018. Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

10 lub 50 lat  przechowywania  dokumentów dla zatrudnionych w latach 1999-2018

W przypadku pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r., którzy już nie pracują, można skrócić okres przechowywania dokumentów. By tego dokonać należy po pierwsze złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), po drugie przekazać do ZUS tzw. raporty informacyjne za pracowników i zleceniobiorców (ZUS RIA) zatrudnionych w latach 1999 – 2018. Ten dodatkowy wymóg ma na celu przekazanie ZUS danych niezbędnych do ustalenia świadczeń wypłacanych przez ZUS.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jeśli pracownicy zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r. wciąż pracują, raport informacyjny za te osoby pracodawca składa dopiero po zakończeniu stosunku pracy.

Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych pracodawca może złożyć w wybranym przez siebie terminie.

Podsumowując:

  1. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione po 2018 r. wynosi 10 lat.
  2. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione w latach 1999–2018 wynosi 50 lat.
  3. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione w latach 1999–2018 wyniesie 10 lat jeśli pracodawca złoży oświadczenie ZUS OSW, a potem w ciągu roku przekaże do ZUS raporty ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych w tym czasie.
  4. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione przed 1999 r., wynosi 50 lat.

E-Akta pracownicze - Serwery zamiast regałów

Do tej pory pracodawca miał możliwość prowadzić dokumentację pracowniczą tylko w formie papierowej. Wprawdzie żaden przepis nie zabraniał  przechowywania dokumentacji „na twardym dysku”, jednakże wytyczne w tym zakresie Państwowej Inspekcji Pracy nie pozostawiły żadnej wątpliwości – pracodawca miał obowiązek przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem na papierze. Dlatego też pomieszczenie kadr często mogło kojarzyć się z regałami wypełnionymi segregatorami z aktami pracowników.

Postać papierowa czy elektroniczna dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma wybór, czy przechowywać dokumentację pracowniczą w tradycyjnej papierowej formie, czy też digitalizować te dokumenty. Od pracodawcy i jego możliwości administracyjnych zależeć będzie jaką formę przechowywania dokumentów wybierze.

Co więcej, jak stanowi art. 94 (11) kp po zmianie : Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej”.

Teczki elektroniczne - tak! ale z kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną

Nowe przepisy wskazują, jakie wymogi muszą być spełnione, by prowadzić akta elektroniczne. Po pierwsze jest to możliwe, gdy pracodawca oraz pracownicy posługują się podpisem elektronicznym. Dokumenty podpisane przez obie strony można zapisać i stworzyć teczkę elektroniczną. Istnieje również możliwość stworzenia teczek elektronicznych poprzez sporządzenie odwzorowania cyfrowego dokumentu – np. skanu/ zdjęcia i  opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby.

Jest również możliwość zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową. Należy wtedy wydrukować dokument i potwierdzić zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym  poprzez podpisanie go przez pracodawcę lub osobę upoważnioną.

Zmiana postaci pod warunkiem poinformowania pracownika

Zmiana postaci papierowej na elektroniczną lub na odwrót jest uzależniona od spełnienia dodatkowych wymogów. W pierwszej kolejności należy poinformować pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Następnie należy umożliwić odbiór poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.

Nowością jest również obowiązek pracodawcy wydania całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika.

Korzyści dla pracowników i pracodawców

Przedmiotowa regulacja ma przynieść szereg korzyści dla pracodawców i pracowników. Wskazuje się na jej zalety dla pracodawców takie jak: zmniejszenie kosztów przechowywania dokumentacji, szybsze odnajdywanie potrzebnych danych, lepsza jakość dokumentów.  Dla pracownika korzyściami ma być otrzymywanie informacji do ustaleń emerytury/ renty na bieżąco w ZUS, czy bezpieczeństwo danych.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Widmo bankructwa wisi nad polskimi firmami. Co trzeci przedsiębiorca obawia się zamknięcia biznesu

Dużo firm w Polsce boi się dziś, że ich klienci nie zapłacą na czas – wynika z najnowszego raportu. Zatory płatnicze pochłaniają tygodniowo nawet kilkanaście godzin pracy i kosztują firmy utratę płynności, reputacji i szans rozwojowych. Aż 30% przedsiębiorstw z sektora MŚP przyznaje, że w perspektywie dwóch lat ryzykuje upadłość.

Przeprowadzka dla niższych podatków? Możesz nieświadomie zmienić prawo spadkowe i narazić rodzinę na kłopoty

Coraz więcej Polaków wybiera Cypr, Maltę czy Dubaj, by obniżyć podatki. Ale mało kto zdaje sobie sprawę, że taka decyzja może diametralnie zmienić zasady dziedziczenia majątku. Różnica między rezydencją podatkową a miejscem zwykłego pobytu w prawie spadkowym sprawia, że nieprzemyślana zmiana może kosztować rodzinę lata sporów i ogromne pieniądze.

Senat: Łatwiej kupić i sprzedać mieszkanie po zadłużonej osobie[nowelizacja]

Zasadą staje się bowiem licytacja elektroniczna nieruchomości przez komornika. Ustawa nowelizująca odpowiednio kodeksu postępowania cywilnego jest w Senacie.

Kancelaria, która słucha i sprzedaje - jak budować nowoczesną markę w zgodzie z wartościami?

Marketing kancelarii to nie fast food. Budowanie marki kancelarii to proces na lata. Przemyślana i wdrażana na bieżąco strategia, długoterminowe i krótkoterminowe plany, odpowiednio dobrane narzędzia - brzmi jak wyzwanie. Czy to się opłaca?

REKLAMA

Jest decyzja! 10 listopada dniem wolnym od pracy. Jednak nie dla wszystkich

Premier zdecydował, że 10 listopada 2025 roku będzie dniem wolnym od pracy dla urzędników państwowych. Dzięki tej decyzji pracownicy służby cywilnej będą mieli czterodniowy weekend, który potrwa od soboty 8 listopada do wtorku 11 listopada, czyli Narodowego Święta Niepodległości. Oto szczegóły.

Rzecznik Generalny TSUE przeciwny podważaniu metody wyznaczania WIBOR. Nie będzie masowego kwestionowania wszystkich umów z WIBOR-em

W większości sporów sądowych o WIBOR konsumenci zarzucają bankom, że nie wskazały w umowie metody ustalania WIBOR. Kategoryczna opinia Rzecznika Generalnego Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, w tym zakresie znacząco zmniejsza szanse konsumentów na skuteczne podważenie WIBOR w swoich umowach kredytowych – piszą radca prawny Bartłomiej Rybicki oraz radca prawny Bartłomiej Ślażyński z Kancelarii Radców Prawnych Anety Ciechowicz-Jaworskiej i Bartłomieja Ślażyńskiego.

Bon kaucyjny za zwrócone butelki i puszki? MKiŚ: to zgodne z prawem ale tylko gdy bon da się wymienić na pieniądze przez co najmniej 1 miesiąc

Ministerstwo Klimatu i Środowiska w komunikacie z 16 września 2025 r. poinformowało, że Polskie przepisy o systemie kaucyjnym jednoznacznie wskazują, że przy zwrocie opakowania ze znakiem kaucji, osobie zwracającej butelkę lub puszkę należy się zwrot w formie pieniężnej (np. w gotówce albo na kartę). Dopuszczalne prawnie jest jednak wydanie (np. przez automat) bonu lub kuponu, z kwotą kaucji - o ile taki druk da się łatwo spieniężyć i będzie on ważny przynajmniej miesiąc.

Rewolucja w recyklingu: system kaucyjny wchodzi w życie! Jak wpłynie na Ciebie, środowisko i gospodarkę? [WYWIAD]

Polska rozpoczyna rewolucję w recyklingu! Od października wchodzi w życie system kaucyjny dla butelek i puszek, który ma zwiększyć poziom selektywnej zbiórki, poprawić jakość surowców i dostosować kraj do wymogów Unii Europejskiej. Joanna Leoniewska-Gogola, liderka zespołu circular economy w Deloitte, tłumaczy w wywiadzie dla Infor.pl, jakie zmiany czekają konsumentów, przedsiębiorców i gospodarkę odpadami.

REKLAMA

Dla kogo certyfikaty cyberbezpieczeństwa? Czy są obowiązkowe? Ustawa o krajowym systemie certyfikacji cyberbezpieczeństwa już weszła w życie

Certyfikaty cyberbezpieczeństwa są przeznaczone dla profesjonalistów IT, w tym dla administratorów systemów i sieci, specjalistów od bezpieczeństwa, inżynierów oraz osób aspirujących do tych ról, aby potwierdzić ich wiedzę i umiejętności praktyczne w zakresie ochrony przed zagrożeniami cyfrowymi. Certyfikacja obejmuje także produkty, usługi i procesy ICT, a ich celem jest informowanie konsumentów o poziomie bezpieczeństwa cyfrowego oraz wspieranie polskich firm na rynkach europejskich. Czy i dla kogo uzyskanie certyfikatów cyberbezpieczeństwa jest obligatoryjne?

Będą kolejne ograniczenia dot. ogrzewania kominkami. Nowelizacja rozporządzenia ws. warunków technicznych budynków

Od początku 2025 roku Ministerstwo Rozwoju i Technologii, a po ostatniej rekonstrukcji rządu Ministerstwo Finansów i Gospodarki prowadzi prace nad zmianą rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie. Poprzednia poważniejsza nowelizacja tego rozporządzenia miała miejsce w roku 2021. Dotychczasowe zmiany tego rozporządzenia każdorazowo i stopniowo wprowadzały nowe ograniczenia dla instalacji kominków, pieców i trzonów kuchennych. W projekcie najnowszych zmian tendencja ta jest utrzymana. I niestety, tak jak przy poprzednich zmianach, wprowadzane ograniczenia nie mają żadnego uzasadnienia technicznego.

REKLAMA