REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 3 Z Kancelaria Radcy Prawnego Izabela Odziemiec
ekspert z zakresu prawa pracy i prawa cywilnego
Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019. / fot. shutterstock
Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019. / fot. shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej. Od nowego roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony oraz wprowadzono e-Akta pracownicze. Nowe regulacje wskazują, że dokumentacja pracownicza to: dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 2019

Od nowego roku pracodawca będzie mógł krócej przechowywać dokumentację pracowniczą oraz prowadzić e-Akta pracownicze. Od 1 stycznia 2019 r. zaczną obowiązywać przepisy kodeksu pracy dotyczące czasu przechowywanie dokumentacji pracowniczej i postaci jej prowadzenia (elektronicznej lub papierowej). Nowe regulacje wskazują, że dokumentacja pracownicza to: dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

REKLAMA

Zmiany w okresie przechowywania akt pracowniczych

Dotychczas okres przechowywania akt pracowniczych wynosił 50 lat od zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej oraz od wytworzenia - dla dokumentacji płacowej. Przechowywanie dokumentacji przez pół wieku miało służyć interesom pracowników, w szczególności ich uprawnieniom do ustalenia świadczeń od ZUS (renta/ emerytura). Dla pracodawców tak długi czas archiwizacji dokumentów generował dodatkowe koszty administracyjne. 

Różne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. dokumenty pracowników lub zleceniobiorców, zatrudnionych po 2018 r., pracodawca będzie przechowywać tylko przez 10 lat. Pod spełnieniu pewnych warunków okres 10-letni przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie dotyczył także osób zatrudnionych w latach 1999–2018. Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

10 lub 50 lat  przechowywania  dokumentów dla zatrudnionych w latach 1999-2018

W przypadku pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r., którzy już nie pracują, można skrócić okres przechowywania dokumentów. By tego dokonać należy po pierwsze złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), po drugie przekazać do ZUS tzw. raporty informacyjne za pracowników i zleceniobiorców (ZUS RIA) zatrudnionych w latach 1999 – 2018. Ten dodatkowy wymóg ma na celu przekazanie ZUS danych niezbędnych do ustalenia świadczeń wypłacanych przez ZUS.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jeśli pracownicy zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r. wciąż pracują, raport informacyjny za te osoby pracodawca składa dopiero po zakończeniu stosunku pracy.

Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych pracodawca może złożyć w wybranym przez siebie terminie.

Podsumowując:

  1. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione po 2018 r. wynosi 10 lat.
  2. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione w latach 1999–2018 wynosi 50 lat.
  3. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione w latach 1999–2018 wyniesie 10 lat jeśli pracodawca złoży oświadczenie ZUS OSW, a potem w ciągu roku przekaże do ZUS raporty ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych w tym czasie.
  4. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione przed 1999 r., wynosi 50 lat.

E-Akta pracownicze - Serwery zamiast regałów

Do tej pory pracodawca miał możliwość prowadzić dokumentację pracowniczą tylko w formie papierowej. Wprawdzie żaden przepis nie zabraniał  przechowywania dokumentacji „na twardym dysku”, jednakże wytyczne w tym zakresie Państwowej Inspekcji Pracy nie pozostawiły żadnej wątpliwości – pracodawca miał obowiązek przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem na papierze. Dlatego też pomieszczenie kadr często mogło kojarzyć się z regałami wypełnionymi segregatorami z aktami pracowników.

Postać papierowa czy elektroniczna dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma wybór, czy przechowywać dokumentację pracowniczą w tradycyjnej papierowej formie, czy też digitalizować te dokumenty. Od pracodawcy i jego możliwości administracyjnych zależeć będzie jaką formę przechowywania dokumentów wybierze.

Co więcej, jak stanowi art. 94 (11) kp po zmianie : Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej”.

Teczki elektroniczne - tak! ale z kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną

Nowe przepisy wskazują, jakie wymogi muszą być spełnione, by prowadzić akta elektroniczne. Po pierwsze jest to możliwe, gdy pracodawca oraz pracownicy posługują się podpisem elektronicznym. Dokumenty podpisane przez obie strony można zapisać i stworzyć teczkę elektroniczną. Istnieje również możliwość stworzenia teczek elektronicznych poprzez sporządzenie odwzorowania cyfrowego dokumentu – np. skanu/ zdjęcia i  opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby.

Jest również możliwość zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową. Należy wtedy wydrukować dokument i potwierdzić zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym  poprzez podpisanie go przez pracodawcę lub osobę upoważnioną.

Zmiana postaci pod warunkiem poinformowania pracownika

Zmiana postaci papierowej na elektroniczną lub na odwrót jest uzależniona od spełnienia dodatkowych wymogów. W pierwszej kolejności należy poinformować pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Następnie należy umożliwić odbiór poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.

Nowością jest również obowiązek pracodawcy wydania całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika.

Korzyści dla pracowników i pracodawców

Przedmiotowa regulacja ma przynieść szereg korzyści dla pracodawców i pracowników. Wskazuje się na jej zalety dla pracodawców takie jak: zmniejszenie kosztów przechowywania dokumentacji, szybsze odnajdywanie potrzebnych danych, lepsza jakość dokumentów.  Dla pracownika korzyściami ma być otrzymywanie informacji do ustaleń emerytury/ renty na bieżąco w ZUS, czy bezpieczeństwo danych.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pułapka w prawie budowlanym, na którą „łapie” się wiele osób: Szopa ogrodowa w odległości mniejszej niż 1,5 m od granicy nieruchomości, to samowola budowlana, za którą trzeba zapłacić nawet 10 tys. zł. Urzędnicy nie mają litości

Sezon na wypoczynek w przydomowym ogródku w pełni. Z posiadaniem ogrodu wiążą się jednak nie tylko przyjemności, ale również wiele obowiązków, których nie wykonamy bez niezbędnych narzędzi ogrodowych (często niemałych gabarytów, jak choćby – kosiarka). Narzędzia te, jak i rowery, zapasowe opony do samochodu i wiele innych rzeczy, których (z oczywistych przyczyn), nie chcemy trzymać w domu – trzeba gdzieś przechowywać, a najlepszym miejscem do tego jest – szopa ogrodowa (domek narzędziowy). Jego posadowienie, choć technicznie nieskomplikowane i łatwe do wykonania w kilka godzin, nawet dla „amatorów” – jeżeli zostanie dokonane niezgodnie z zawiłymi i pełnymi pułapek przepisami prawa budowlanego – może jednak słono kosztować.

Tablica alimentacyjna wycofana. Rozwiązanie będzie jeszcze konsultowane

Ministerstwo Sprawiedliwości wycofało się z zaproponowanych we środę tablic alimentacyjnych. Rozwiązanie zostanie jeszcze raz skonsultowane - poinformował rzecznik rządu Adam Szłapka po piątkowym posiedzeniu Rady Ministrów.

Sprzedała dom z babcią w środku. Prawo na to pozwala – ale senior zostaje sam

Pani Jadwiga przekazała wnuczce dom w zamian za opiekę. Ta go sprzedała – razem z zamieszkującą seniorką. Niewielu wie, że to możliwe. Co wtedy z obowiązkami? Czy nowy właściciel musi zapewnić opiekę? Prawniczka wyjaśnia, jak działa prawo dożywocia i czego się wystrzegać.

Sejm podejmie decyzje we wrześniu: Emerytury stażowe i asystencja osobista na agendzie posiedzenia

We wrześniu 2025 roku Sejm rozpatrzy kluczowe projekty dotyczące emerytur stażowych oraz asystencji osobistej dla osób z niepełnosprawnościami - zapowiedziała przewodnicząca sejmowej Komisji Polityki Społecznej i Rodziny, Katarzyna Ueberhan z Lewicy.

REKLAMA

Ponad 6 milionów Polaków z prawem do dłuższego urlopu, wyższych dodatków do wynagrodzenia i nagród od 1 stycznia 2026 r. Sejm zdecydował

Podczas posiedzenia Sejmu w dniu 22 lipca 2025 r., odbyło się pierwsze czytanie przygotowanej przez MRPiPS nowelizacji kodeksu pracy i kilku innych ustaw, która zakłada, że do stażu pracy, od którego zależy szereg uprawnień pracowniczych (m.in. prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego, wyższej odprawy, stażowych dodatków do wynagrodzenia i nagród jubileuszowych), mają zostać zaliczone m.in. okresy zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych oraz wykonywania własnej działalności gospodarczej. Zmiany będą miały wpływ na uprawnienia pracownicze ponad 6 mln Polaków.

Tablica alimentacyjna. Pytania i odpowiedzi MS

Ministerstwo Sprawiedliwości przygotowało odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące tablicy alimentacyjnej. Mają one pomóc w lepszym zrozumieniu zasad działania tablicy i jej praktycznego zastosowania. Jednocześnie resort podkreśla, iż tablica alimentacyjna nie ma mocy wiążącej.

Czego nie wolno robić na plaży? Lista 9 przykładów!

Upalny czas letni sprzyja odpoczynkowi nad wodą. Niektóre zachowania na plaży mogą wydawać się z pozoru niewinne, ale w praktyce mogą skutkować odpowiedzialnością karną.

Drastyczne pogorszenie sytuacji prawnej i życiowej obywateli Ukrainy - co dalej z ustawą?

Nowelizacja ustawy pomocowej dla obywateli Ukrainy może drastycznie pogorszyć ich sytuację prawną i życiową - wskazuje RPO w swoich uwagach do projektu zmian przepisów. O co dokładnie chodzi? Przedstawiamy kluczowe problemy i ich potencjalne skutki.

REKLAMA

Jest decyzja w sprawie parkomatów i opłat za postój. Szykują się zmiany: ma być lepiej dla seniorów i osób z niepełnosprawnościami

Jest decyzja w sprawie parkomatów i opłat za postój. Sprawą zajął się sam Rzecznik Praw Obywatelskich co sprawiło, że Ministerstwo Infrastruktury zajęło oficjalne stanowisko w sprawie. Wydaje się, że szykują się zmiany, bo ma być lepiej dla seniorów i osób z niepełnosprawnościami - które dotychczas mogą mieć utrudniony dostęp do płatnego postoju.

Gotówka w strefie płatnego parkowania: RPO interweniuje, rząd przyznaje rację kierowcom

Rzecznik Praw Obywatelskich Marcin Wiącek zwrócił się do ministra infrastruktury w sprawie skarg kierowców, którzy zostali obciążeni opłatami dodatkowymi, ponieważ nie mieli możliwości zapłaty za parkowanie gotówką. Problem dotyczy stref, w których zlikwidowano tradycyjne parkomaty, pozostawiając jedynie urządzenia obsługujące płatności bezgotówkowe. Ministerstwo Infrastruktury przyznaje, że każdemu kierowcy należy zapewnić realną możliwość uiszczenia opłaty w formie gotówkowej – co może oznaczać konieczność zmiany przepisów ustawy o drogach publicznych.

REKLAMA