REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 3 Z Kancelaria Radcy Prawnego Izabela Odziemiec
ekspert z zakresu prawa pracy i prawa cywilnego
Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019. / fot. shutterstock
Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019. / fot. shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej. Od nowego roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony oraz wprowadzono e-Akta pracownicze. Nowe regulacje wskazują, że dokumentacja pracownicza to: dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 2019

Od nowego roku pracodawca będzie mógł krócej przechowywać dokumentację pracowniczą oraz prowadzić e-Akta pracownicze. Od 1 stycznia 2019 r. zaczną obowiązywać przepisy kodeksu pracy dotyczące czasu przechowywanie dokumentacji pracowniczej i postaci jej prowadzenia (elektronicznej lub papierowej). Nowe regulacje wskazują, że dokumentacja pracownicza to: dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

REKLAMA

Zmiany w okresie przechowywania akt pracowniczych

Dotychczas okres przechowywania akt pracowniczych wynosił 50 lat od zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej oraz od wytworzenia - dla dokumentacji płacowej. Przechowywanie dokumentacji przez pół wieku miało służyć interesom pracowników, w szczególności ich uprawnieniom do ustalenia świadczeń od ZUS (renta/ emerytura). Dla pracodawców tak długi czas archiwizacji dokumentów generował dodatkowe koszty administracyjne. 

Różne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. dokumenty pracowników lub zleceniobiorców, zatrudnionych po 2018 r., pracodawca będzie przechowywać tylko przez 10 lat. Pod spełnieniu pewnych warunków okres 10-letni przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie dotyczył także osób zatrudnionych w latach 1999–2018. Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

10 lub 50 lat  przechowywania  dokumentów dla zatrudnionych w latach 1999-2018

W przypadku pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r., którzy już nie pracują, można skrócić okres przechowywania dokumentów. By tego dokonać należy po pierwsze złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), po drugie przekazać do ZUS tzw. raporty informacyjne za pracowników i zleceniobiorców (ZUS RIA) zatrudnionych w latach 1999 – 2018. Ten dodatkowy wymóg ma na celu przekazanie ZUS danych niezbędnych do ustalenia świadczeń wypłacanych przez ZUS.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jeśli pracownicy zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r. wciąż pracują, raport informacyjny za te osoby pracodawca składa dopiero po zakończeniu stosunku pracy.

Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych pracodawca może złożyć w wybranym przez siebie terminie.

Podsumowując:

  1. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione po 2018 r. wynosi 10 lat.
  2. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione w latach 1999–2018 wynosi 50 lat.
  3. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione w latach 1999–2018 wyniesie 10 lat jeśli pracodawca złoży oświadczenie ZUS OSW, a potem w ciągu roku przekaże do ZUS raporty ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych w tym czasie.
  4. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione przed 1999 r., wynosi 50 lat.

E-Akta pracownicze - Serwery zamiast regałów

Do tej pory pracodawca miał możliwość prowadzić dokumentację pracowniczą tylko w formie papierowej. Wprawdzie żaden przepis nie zabraniał  przechowywania dokumentacji „na twardym dysku”, jednakże wytyczne w tym zakresie Państwowej Inspekcji Pracy nie pozostawiły żadnej wątpliwości – pracodawca miał obowiązek przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem na papierze. Dlatego też pomieszczenie kadr często mogło kojarzyć się z regałami wypełnionymi segregatorami z aktami pracowników.

Postać papierowa czy elektroniczna dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma wybór, czy przechowywać dokumentację pracowniczą w tradycyjnej papierowej formie, czy też digitalizować te dokumenty. Od pracodawcy i jego możliwości administracyjnych zależeć będzie jaką formę przechowywania dokumentów wybierze.

Co więcej, jak stanowi art. 94 (11) kp po zmianie : Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej”.

Teczki elektroniczne - tak! ale z kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną

Nowe przepisy wskazują, jakie wymogi muszą być spełnione, by prowadzić akta elektroniczne. Po pierwsze jest to możliwe, gdy pracodawca oraz pracownicy posługują się podpisem elektronicznym. Dokumenty podpisane przez obie strony można zapisać i stworzyć teczkę elektroniczną. Istnieje również możliwość stworzenia teczek elektronicznych poprzez sporządzenie odwzorowania cyfrowego dokumentu – np. skanu/ zdjęcia i  opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby.

Jest również możliwość zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową. Należy wtedy wydrukować dokument i potwierdzić zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym  poprzez podpisanie go przez pracodawcę lub osobę upoważnioną.

Zmiana postaci pod warunkiem poinformowania pracownika

Zmiana postaci papierowej na elektroniczną lub na odwrót jest uzależniona od spełnienia dodatkowych wymogów. W pierwszej kolejności należy poinformować pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Następnie należy umożliwić odbiór poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.

Nowością jest również obowiązek pracodawcy wydania całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika.

Korzyści dla pracowników i pracodawców

Przedmiotowa regulacja ma przynieść szereg korzyści dla pracodawców i pracowników. Wskazuje się na jej zalety dla pracodawców takie jak: zmniejszenie kosztów przechowywania dokumentacji, szybsze odnajdywanie potrzebnych danych, lepsza jakość dokumentów.  Dla pracownika korzyściami ma być otrzymywanie informacji do ustaleń emerytury/ renty na bieżąco w ZUS, czy bezpieczeństwo danych.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rząd odpowiada na wysokie ceny energii! Nie boi się weta prezydenta Nawrockiego

Rząd w najbliższy wtorek zajmie się ustawą, która ma zagwarantować utrzymanie cen energii na dotychczasowym poziomie – zapowiedział minister energii Miłosz Motyka. Dodał, że od stycznia 2026 r. możliwe będzie odejście od mrożenia cen energii.

Prawo jazdy kat. B od 17 roku życia, za jazdę po zatrzymaniu prawka – ponowny egzamin i obowiązkowe kaski dla rowerzystów i użytkowników hulajnóg elektrycznych. Rząd zmienia przepisy prawa o ruchu drogowym

Większa mobilność osób młodych, czyli prawo jazdy kat. B od 17 roku życia, cofnięcie uprawnień do kierowania pojazdami w przypadku prowadzenia samochodu po zatrzymaniu prawa jazdy oraz obowiązkowe kaski dla dzieci do 16 roku życia, poruszających się rowerem lub hulajnogą elektryczną. To najważniejsze założenia nowego projektu ustawy o zmianie prawa o ruchu drogowym autorstwa rządu.

Sąd w Warszawie pyta TSUE o WIBOR. Czy bank jasno informował konsumentów o ryzyku i zasadach ustalania zmiennego oprocentowania kredytu? Komentarz radcy prawnego

W dniu 30 czerwca 2025 roku, Sąd Okręgowy Warszawa-Praga w Warszawie wydał postanowienie w sprawie II C 1440/24, w którym sformułował pytania prejudycjalne do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej dotyczące wskaźnika WIBOR. Uzasadnienie tego postanowienia komentuje dla infor.pl Beata Strzyżowska, radca prawny, której Kancelaria reprezentuje kredytobiorców w tej sprawie.

Młodsi i bardziej zadłużeni – multidłużnicy w Polsce

Profil polskiego multidłużnika wyraźnie się zmienia. Coraz większą część tej grupy stanowią młodsi konsumenci, a udział kobiet systematycznie maleje. W ciągu trzech lat udział osób w wieku 18–25 lat wzrósł sześciokrotnie, a w grupie 26–35 lat o ponad 7 pkt proc. Mężczyźni nie tylko stanowią większość, lecz także odpowiadają za coraz większą część zadłużenia. Szczegóły analizy poniżej.

REKLAMA

Przepada świadczenie wspierające. Umierają kolejne osoby niepełnosprawne. Co na to sądy?

Wszyscy wiemy, że przyznawanie świadczenie wspierającego obciąża przewlekłość. Okres oczekiwanie na przyznanie punktów w ramach poziomu potrzeby wsparcia wynosi w skrajnych przypadkach rok. Na punkty czekają osoby niepełnosprawne w tak poważnych stanach (i sędziwym wieku), że część z nich umiera. Ostrzegano przed takimi sytuacjami jeszcze przed wprowadzeniem świadczenia wspierającego. Niestety te obawy się spełniły. W efekcie rodziny osób zmarłych idą do sądu bo świadczenie wspierające ... przepada. Przykład takiej sytuacji poniżej.

Młodzi Polacy w trybie oszczędzania. Najczęściej od 20 do 60 proc. towarów kupują w promocjach [RAPORT]

Jak wynika z najnowszego raportu rynkowego, Polacy w wieku 18-25 lat najczęściej robią od 20% do 40% codziennych zakupów w promocjach – 32,5%. Głównie dotyczy to osób z dochodami w przedziale 3000-4999 zł, ze średnim wykształceniem i z mniejszych miejscowości. Z kolei 26,5% młodych konsumentów kupuje na co dzień od 40% do 60% podstawowych produktów w promocjach. Szczegóły poniżej wraz z omówieniem wyników raportu.

Zasiłek z MOPS? Tak, ale pamiętaj o wywiadzie środowiskowym

Osoby ubiegające się o świadczenia z pomocy społecznej często zapominają o ważnej roli, jaką odgrywa rodzinny wywiad środowiskowy. Jest to podstawowe narzędzie, które pozwala na ocenę sytuacji majątkowej i rodzinnej. Kto i gdzie przeprowadza taki wywiad? Czy jest on obowiązkowy?

MOPS od 10 lat naruszają prawo wbrew TK. Nie ma limitu 18 lat przy świadczeniu pielęgnacyjnym (starym) [osoba niepełnosprawna, stopień znaczny)

Nieufność staruszki z demencją (osoba niepełnosprawna, stopień znaczny) jest dodatkowym argumentem dla przyznania świadczenia pielęgnacyjnego. Bo staruszka ufa tylko swojej córce. I nie może wykonywać czynności opiekuńczych nikt inny. To ciekawostka z omówionego w artykule wyroku sądu. Wyrok ten pokazuje jednak stały problem z MOPS - urzędnicy wiedzą o tym, że nie ma limitu wieku (18 lat dla osoby nieuczącej się) przy świadczeniu pielęgnacyjnym (jako data powstania niepełnosprawności. Ale wciąż ten limit stosują. To karygodne. Bo wynika to w mojej ocenie z obawy, że wojewoda odbierze gminom pieniądze na świadczenie pielęgnacyjne albo RIO zarzucą gminie naruszenie zasad gospodarki środkami publicznymi - bo przepisy wciąż mówią o limicie 18 lat, a to że limit nie obowiązuje wynika z wyroku TK, którego Sejm nigdy nie przełożył na nowelizację przepisów

REKLAMA

Kłopoty ze skargą na MOPS za odebrany zasiłek pielęgnacyjny 215,84 zł. Tylko ePUAP albo papierowy dokument

W przepisach jest pułapka. Jeżeli spierasz się o zasiłek pielęgnacyjny (215,84 zł) z MOPS to nie można obecnie wnosić elektronicznie pism do sądu z nowym systemem e-Doręczenia. Będzie to możliwe dopiero od 2029 r. (o czym informują przepisy przejściowe, które łatwo przegapić). Można skorzystać z ePUAP. I tak wniesioną skargę na decyzję MOPS sąd przyjmie. Przez e-Doręczenia to się nie uda. W artykule przykład utraconego w ten sposób zasiłku pielęgnacyjnego. Na dziś najbezpieczniejszym prawnie sposobem wniesienia skargi na MOPS (i SKO) w sprawie zasiłku pielęgnacyjnego jest po prosty tradycyjna "papierowa" skarga.

1,1 mln osób dostanie czternastą emeryturę wcześniej. Ale nie każdy dostanie 1558,81 zł na rękę

Zakład Ubezpieczeń Społecznych kontynuuje wypłatę czternastych emerytur. Jeszcze przed najbliższym weekendem (do piątku 5 września 2025 r.) przelew na konto i przekaz pocztowy otrzyma prawie 1 mln 136 tys. osób. To emeryci i renciści, którym ZUS ustalił termin płatności głównego świadczenia na 6 dzień miesiąca.

REKLAMA