REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019

 3 Z Kancelaria Radcy Prawnego Izabela Odziemiec
ekspert z zakresu prawa pracy i prawa cywilnego
Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019. / fot. shutterstock
Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019. / fot. shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej. Od nowego roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony oraz wprowadzono e-Akta pracownicze. Nowe regulacje wskazują, że dokumentacja pracownicza to: dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 2019

Od nowego roku pracodawca będzie mógł krócej przechowywać dokumentację pracowniczą oraz prowadzić e-Akta pracownicze. Od 1 stycznia 2019 r. zaczną obowiązywać przepisy kodeksu pracy dotyczące czasu przechowywanie dokumentacji pracowniczej i postaci jej prowadzenia (elektronicznej lub papierowej). Nowe regulacje wskazują, że dokumentacja pracownicza to: dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

REKLAMA

Zmiany w okresie przechowywania akt pracowniczych

Dotychczas okres przechowywania akt pracowniczych wynosił 50 lat od zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej oraz od wytworzenia - dla dokumentacji płacowej. Przechowywanie dokumentacji przez pół wieku miało służyć interesom pracowników, w szczególności ich uprawnieniom do ustalenia świadczeń od ZUS (renta/ emerytura). Dla pracodawców tak długi czas archiwizacji dokumentów generował dodatkowe koszty administracyjne. 

Różne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. dokumenty pracowników lub zleceniobiorców, zatrudnionych po 2018 r., pracodawca będzie przechowywać tylko przez 10 lat. Pod spełnieniu pewnych warunków okres 10-letni przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie dotyczył także osób zatrudnionych w latach 1999–2018. Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

10 lub 50 lat  przechowywania  dokumentów dla zatrudnionych w latach 1999-2018

W przypadku pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r., którzy już nie pracują, można skrócić okres przechowywania dokumentów. By tego dokonać należy po pierwsze złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), po drugie przekazać do ZUS tzw. raporty informacyjne za pracowników i zleceniobiorców (ZUS RIA) zatrudnionych w latach 1999 – 2018. Ten dodatkowy wymóg ma na celu przekazanie ZUS danych niezbędnych do ustalenia świadczeń wypłacanych przez ZUS.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jeśli pracownicy zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r. wciąż pracują, raport informacyjny za te osoby pracodawca składa dopiero po zakończeniu stosunku pracy.

Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych pracodawca może złożyć w wybranym przez siebie terminie.

Podsumowując:

  1. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione po 2018 r. wynosi 10 lat.
  2. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione w latach 1999–2018 wynosi 50 lat.
  3. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione w latach 1999–2018 wyniesie 10 lat jeśli pracodawca złoży oświadczenie ZUS OSW, a potem w ciągu roku przekaże do ZUS raporty ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych w tym czasie.
  4. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione przed 1999 r., wynosi 50 lat.

E-Akta pracownicze - Serwery zamiast regałów

Do tej pory pracodawca miał możliwość prowadzić dokumentację pracowniczą tylko w formie papierowej. Wprawdzie żaden przepis nie zabraniał  przechowywania dokumentacji „na twardym dysku”, jednakże wytyczne w tym zakresie Państwowej Inspekcji Pracy nie pozostawiły żadnej wątpliwości – pracodawca miał obowiązek przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem na papierze. Dlatego też pomieszczenie kadr często mogło kojarzyć się z regałami wypełnionymi segregatorami z aktami pracowników.

Postać papierowa czy elektroniczna dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma wybór, czy przechowywać dokumentację pracowniczą w tradycyjnej papierowej formie, czy też digitalizować te dokumenty. Od pracodawcy i jego możliwości administracyjnych zależeć będzie jaką formę przechowywania dokumentów wybierze.

Co więcej, jak stanowi art. 94 (11) kp po zmianie : Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej”.

Teczki elektroniczne - tak! ale z kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną

Nowe przepisy wskazują, jakie wymogi muszą być spełnione, by prowadzić akta elektroniczne. Po pierwsze jest to możliwe, gdy pracodawca oraz pracownicy posługują się podpisem elektronicznym. Dokumenty podpisane przez obie strony można zapisać i stworzyć teczkę elektroniczną. Istnieje również możliwość stworzenia teczek elektronicznych poprzez sporządzenie odwzorowania cyfrowego dokumentu – np. skanu/ zdjęcia i  opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby.

Jest również możliwość zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową. Należy wtedy wydrukować dokument i potwierdzić zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym  poprzez podpisanie go przez pracodawcę lub osobę upoważnioną.

Zmiana postaci pod warunkiem poinformowania pracownika

Zmiana postaci papierowej na elektroniczną lub na odwrót jest uzależniona od spełnienia dodatkowych wymogów. W pierwszej kolejności należy poinformować pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Następnie należy umożliwić odbiór poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.

Nowością jest również obowiązek pracodawcy wydania całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika.

Korzyści dla pracowników i pracodawców

Przedmiotowa regulacja ma przynieść szereg korzyści dla pracodawców i pracowników. Wskazuje się na jej zalety dla pracodawców takie jak: zmniejszenie kosztów przechowywania dokumentacji, szybsze odnajdywanie potrzebnych danych, lepsza jakość dokumentów.  Dla pracownika korzyściami ma być otrzymywanie informacji do ustaleń emerytury/ renty na bieżąco w ZUS, czy bezpieczeństwo danych.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/15
    Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
    od 1 stycznia i od 1 lipca
    od 1 stycznia i od 1 czerwca
    od 1 lutego i od 1 lipca
    Następne
    Prawo
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Egzekucja z nieruchomości - jak przebiega. Zajęcie, opis i oszacowanie, obwieszczenie o licytacji

    Jednym ze sposobów wyegzekwowania roszczenia należnego wierzycielowi jest przeprowadzenie egzekucji ze składnika majątkowego dłużnika jakim jest nieruchomość. Tytułem wstępu należy dodać, iż postępowanie egzekucyjne może być wszczęte w sytuacji gdy wierzyciel posiada tytuł wykonawczy. 

    Oszustwo nigeryjskie - ostrzeżenie i przykład

    Oszustwo nigeryjskie - na czym polega? Oto przykład oszustwa nigeryjskiego oraz ostrzeżenie NASK przed jego nowymi odmianami.

    Osoby niepełnosprawne z większym dostępem do najpowszechniejszych produktów i usług. Co zakłada nowy projekt?

    Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zapewnianiu spełniania wymagań dostępności niektórych produktów i usług przez podmioty gospodarcze.

    Kwota bazowa wzrosła. Od 1 marca dodatkowa emerytura wyższa o więcej niż 700,00 zł. Dożywotnio i bez wniosku. Sprawdź!

    Kwota bazowa wzrosła. Wraz z nią wzrosła wysokość dodatkowej emerytury dla najstarszych seniorów. Od 1 marca 2024 przyznawane im świadczenie honorowe dla stulatków będzie wyższe o 705,88 zł.

    REKLAMA

    Dragon-24, czyli wspólne ćwiczenia wojsk NATO właśnie ruszają. Będą utrudnienia na drogach w całym kraju

    Dragon-24, czyli wspólne ćwiczenia wojsk NATO właśnie ruszają. Sztab Generalny Wojska Polskiego informuje o wzmożonym ruchu kolumn pojazdów wojskowych w całym kraju. Można się spodziewać wielu utrudnień na drogach.

    Renta wdowia nie tylko dla wdów! Będzie składała się z dwóch elementów. Uprawniony sam zdecyduje ile świadczenia dostanie.

    Uchwalenie zmian w przepisach dot. uprawnień wdów i wdowców jest coraz bliżej. Jak wynika z zapewnień MRPiPS, istnieje techniczna i finansowa możliwość wprowadzenie renty wdowiej jeszcze w 2024 r. – środki na ten cel zostały zapewnione. Ministerstwo jest jednak zwolennikiem wprowadzenia tych regulacji w modelu kroczącym.

    Przybicie na aukcji online a ukształtowanie ceny przedmiotu aukcji przy udziale ofert pozostałych uczestników. Co wynika z przepisów i praktyki?

    W aukcji chodzi przecież o najlepszą cenę rynkową. Pytanie, czy porównanie wszystkich ofert cenowych w czasie rzeczywistym jest przywilejem jedynie organizatora aukcji, czy prawem wszystkich uczestników. Platformy sprzedaży online generują cenę, ponieważ rzeczywistość wirtualna umożliwia udział w czynności prawnej uczestnikom online, likwidując barierę lokalności konkretnego wydarzenia. Z drugiej strony jednak popularność czynności online generuje z kolei szereg ograniczeń co do wiedzy o postąpieniach w aukcjach, które naturalnie zawsze występowały dotychczas w konwencjonalnej aukcji live.

    Przepisy się zmieniły i w 2024 r. pracodawca udzieli przeciętnemu pracownikowi 35 dni wolnego. Niektórzy będą odpoczywali dłużej. Sprawdź, jak wnioskować.

    W 2024 roku na 366 dni co do zasady przypadnie 115 dni wolnych od pracy i 251 dni pracujących. To jednak tylko punkt wyjścia. Przeciętny pracownik będzie miał możliwość wykorzystania 35 dni urlopów i zwolnień od pracy. Istnieją też grupy pracowników, które mają jeszcze większe uprawnienia.

    REKLAMA

    UOKiK wziął na tapet OLX. Te praktyki sprzedażowe zostaną ukrócone

    Konsument robiący zakupy na OLX mógł ostatnio odnieść wrażenie, że praktyki sprzedażowe serwisu są nie do końca przejrzyste. Niejasności dotyczące zakresu pakietu ochronnego, brak informacji o możliwości zakupu produktu bez usługi serwisowej czy nieprecyzyjne sortowanie ofert od najtańszego produktu – te zarzuty od użytkowników skłoniły UOKiK do zajęcia się tematem. 

    Dorabianie do renty i wcześniejszej emerytury w 2024 roku. Wyższe limity od 1 marca. 5 278,30 zł brutto bez zmniejszenia świadczenia

    Od 1 marca 2024 r. renciści i osoby na wcześniejszych emeryturach mogą zarobić prawie 10 tys. zł i nie stracą prawa do świadczenia. W tym dniu zmieniają się graniczne kwoty przychodu (limity) dla pracujących rencistów i emerytów, którzy nie ukończyli powszechnego wieku emerytalnego, czyli 60 lat kobieta i 65 lat mężczyzna. 

    REKLAMA