Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019

Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 2019

Od nowego roku pracodawca będzie mógł krócej przechowywać dokumentację pracowniczą oraz prowadzić e-Akta pracownicze. Od 1 stycznia 2019 r. zaczną obowiązywać przepisy kodeksu pracy dotyczące czasu przechowywanie dokumentacji pracowniczej i postaci jej prowadzenia (elektronicznej lub papierowej). Nowe regulacje wskazują, że dokumentacja pracownicza to: dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Zmiany w okresie przechowywania akt pracowniczych

Dotychczas okres przechowywania akt pracowniczych wynosił 50 lat od zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej oraz od wytworzenia - dla dokumentacji płacowej. Przechowywanie dokumentacji przez pół wieku miało służyć interesom pracowników, w szczególności ich uprawnieniom do ustalenia świadczeń od ZUS (renta/ emerytura). Dla pracodawców tak długi czas archiwizacji dokumentów generował dodatkowe koszty administracyjne. 

Różne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. dokumenty pracowników lub zleceniobiorców, zatrudnionych po 2018 r., pracodawca będzie przechowywać tylko przez 10 lat. Pod spełnieniu pewnych warunków okres 10-letni przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie dotyczył także osób zatrudnionych w latach 1999–2018. Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

10 lub 50 lat  przechowywania  dokumentów dla zatrudnionych w latach 1999-2018

W przypadku pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r., którzy już nie pracują, można skrócić okres przechowywania dokumentów. By tego dokonać należy po pierwsze złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), po drugie przekazać do ZUS tzw. raporty informacyjne za pracowników i zleceniobiorców (ZUS RIA) zatrudnionych w latach 1999 – 2018. Ten dodatkowy wymóg ma na celu przekazanie ZUS danych niezbędnych do ustalenia świadczeń wypłacanych przez ZUS.

Jeśli pracownicy zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r. wciąż pracują, raport informacyjny za te osoby pracodawca składa dopiero po zakończeniu stosunku pracy.

Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych pracodawca może złożyć w wybranym przez siebie terminie.

Podsumowując:

1. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione po 2018 r. wynosi 10 lat.
2. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione w latach 1999–2018 wynosi 50 lat.
3. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione w latach 1999–2018 wyniesie 10 lat jeśli pracodawca złoży oświadczenie ZUS OSW, a potem w ciągu roku przekaże do ZUS raporty ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych w tym czasie.
4. Okres przechowywania akt pracowniczych osób, które są zatrudnione przed 1999 r., wynosi 50 lat.