REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Teczki osobowe – jakie zmiany obowiązują od 2019 roku?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Plucińska
dyrektor zarządzający Randstad Payroll Solutions
Randstad Polska
lider na polskim rynku doradztwa personalnego i pracy tymczasowej, jest częścią holenderskiego Randstad N.V.
Teczki osobowe – jakie zmiany obowiązują od 2019 roku? Akta osobowe, dokumentacja pracownicza. / fot. Shutterstock
Teczki osobowe – jakie zmiany obowiązują od 2019 roku? Akta osobowe, dokumentacja pracownicza. / fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Początek 2019 r. przyniósł zmiany w prowadzeniu teczek osobowych pracowników. Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w formie papierowej bądź elektronicznej. Na czym polegają zmiany w organizacji systematyki akt osobowych? Ile aktualnie wynosi okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Nowe zasady prowadzenia teczek osobowych pracowników

Wraz z nadejściem 2019 roku zaczęły obowiązywać nowe zasady prowadzenia teczek osobowych pracowników. Wbrew pozorom, zmieniło się sporo, dlatego warto dokładniej przyjrzeć się nowym przepisom i przeanalizować największe kontrowersje.

REKLAMA

Na wstępie warto jednak wspomnieć, o czym w ogóle mówimy. Otóż, w miejsce rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 894) weszły nowe regulacje. Jakie zmiany wprowadzają?

Reorganizacja dotychczasowej systematyki akt osobowych

Głównym novum legislacyjnym, jakie wprowadza obowiązujące od 1 stycznia 2019 roku nowe rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369), jest ustanowienie w aktach osobowych nowej części D. Do tej pory dokumentacja pracownicza zgrupowana była w 3 częściach:

A – to dokumenty związane z etapem ubiegania się o zatrudnienie,

B – to dokumenty zgromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

C – to dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Nowa część akt osobowych – D – przeznaczona jest na dokumenty wiążące się z ponoszeniem przez zatrudnionego odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach. Co więcej, pracodawca może podzielić poszczególne części dokumentacji pracowniczej na jeszcze mniejsze segmenty, co pozwala mu na przechowywanie dokumentów i oświadczeń powiązanych tematycznie.

Problemem jest przede wszystko to, że w nowych przepisach prawnych pojawiają się niekiedy dość enigmatyczne sformułowania, które mogą wprowadzać w błąd pracodawców, o czym alarmują specjaliści z zakresu kadr i płac. Jeśli więc nie chcemy zostać poszkodowani, warto dobrze przyjrzeć się modyfikacjom.

Możliwość wyboru sposobu prowadzenia akt osobowych

Dotychczasowo obowiązujące rozporządzenie z 28 maja 1996 r. nakładało na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej. Akta elektroniczne mogły być stosowane jedynie pomocniczo. Od kiedy zaczęły obowiązywać nowe przepisy (1 stycznia 2019 r.) pracodawca zyskał możliwość wyboru między papierowym a elektronicznym sposobem prowadzenia akt osobowych.

Zgodnie z nowym rozporządzeniem digitalizacja dokumentów może obejmować nie tylko same akta osobowe, ale i np. ewidencję czasu pracy. Co więcej, pracodawca może przejść na formę elektroniczną w dowolnym momencie – niezależnie od tego, czy od wejścia w życie przepisów minął miesiąc, kwartał czy też rok, i to nawet w stosunku do tych pracowników, których już nie zatrudnia, ale wciąż przechowuje ich dokumenty. Zawsze również ma możliwość powrotu do formy papierowej. W tym celu wystarczy wydrukować akta i potwierdzić ich zgodność z dokumentami elektronicznymi.

Zapisy te mogą rodzić podejrzenia związane ze sposobem wykorzystania tychże danych. Niezwykle istotną kwestią jest ich bezpieczeństwo – dane w formie cyfrowej mogą zostać przecież wykradzione (papierowe również, jednak zagrożenie ataku hakerskiego wydaje się większe) – pracodawca musi więc zaimplementować odpowiedni system zabezpieczeń. Ze skutecznością działania takich systemów, jak wiemy, bywa różnie, dlatego warto zastanowić się nad powierzeniem prowadzania spraw kadrowo-płacowych firmom wyspecjalizowanym i odpowiednio do tego przygotowanym i skorzystać z outsourcingu kadrowo-płacowego.

Skrócenie czasu przechowywania akt osobowych

Do 1 stycznia 2019 r. Polska należała do czołówki europejskich krajów o najdłuższym okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wynosił on aż 50 lat od zakończenia pracy. Stanowiło to dla pracodawców duże wyzwanie logistyczne. Było również kosztowne. Nowe rozporządzenie skróciło okres przechowywania teczek pracowniczych do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

Z uwagi na obowiązującą zasadę zakazu retroaktywności prawa (prawo nie działa wstecz), 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. oraz w latach 1999-2019, o ile pracodawca złoży do ZUS-u stosowne oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA). Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. należy przechowywać na dotychczasowych zasadach, czyli przez 50 lat.

Uregulowanie kwestii kopiowania oryginałów i udostępniania dokumentacji pracownikom

Nowe rozporządzenie zezwala pracodawcy na przechowywanie w aktach osobowych (prowadzonych w formie papierowej) odpisów bądź kopii dokumentów, przy czym muszą one zostać poświadczone za zgodność z przedłożonymi oryginałami przez dedykowaną osobę, którą upoważnia w tym celu pracodawca. Podobnie jak w przypadku udostępniania dokumentacji pracownikom. Brak szczegółowych regulacji sprawiał, że odbywało się to na podstawie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek doręczyć pracownikowi informację o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. Wydawanie kopii akt odbywa się zaś na wniosek zainteresowanego.

Choć omówione wyżej zmiany przepisów zdają się podążać w stronę uporządkowania spraw związanych z aktami osobowymi pracowników, niejasne zapisy mogą rodzić niepotrzebne podejrzenia jakoby pracodawca miał działać na niekorzyść pracowników. Warto wziąć to pod uwagę przy przyszłych rozporządzeniach, tak aby nowe prawo w sposób klarowny regulowało konkretne dziedziny naszego życia.

To jednak nie wszystko, ponieważ wraz z wejściem przepisów w życie, powstał obowiązek prowadzenia dodatkowej dokumentacji pracowniczej. Modyfikacje te nie są duże, budzą jednak spore emocje, zwłaszcza w odniesieniu do dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, która nie jest aktem osobowym sensu stricte. Od 1 stycznia 2019 r. w jej skład wchodzą nie tylko karty ewidencji czasu pracy, ale także:

  • wnioski odnoszące się do stosowania określonych rozkładów i systemów czasu pracy, w tym np. wniosek pracownika dotyczący ustalenia indywidualnego rozkładu pracy,
  • dokumenty wiążące się ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy, pozostawaniem w gotowości do wykonywania pracy czy też wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych,
  • dokumentacja związana z uzgodnieniem z zatrudnionym terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w święto.

Ponadto nowe prawo wprowadza obowiązek rejestrowania godzin wejścia i wyjścia pracowników.

Do tej pory listy obecności nie były chętnie stosowane przez pracodawców. Wiązało się to z brakiem odpowiedniego przygotowania technicznego, ze specyfiką rodzimego rynku pracy, gdzie nie wykształciła się kultura takiego nawyku, oraz tendencją do ukrywania nadgodzin. Tymczasem dzięki rejestracji godzin pracy pracodawca zyskuje pełen obraz tego, co dzieje się w firmie. Zdobywa również cenne informacje o tym, ile zajmuje pracownikowi wykonanie danego zadania.

Jedni powiedzą, że dzięki temu może on sprawniej zarządzać kompetencjami personelu, z drugiej jednak strony może być to także narzędzie do różnych nadużyć.

Oczywiście nie oznacza to, że przepisy zostaną wykorzystane w sposób nieodpowiedni. W wielu sytuacjach mogą one okazać się bardzo przydatne. Pracownicy mają coraz większą wiedzę na temat przysługujących im praw i dobrze znają prawo pracy. Skrupulatnie prowadzona ewidencja czasu pracy może okazać się więc nieocenioną pomocą w momencie ewentualnego konfliktu na linii pracownik-pracodawca. W niejasnej sytuacji obie ze stron będą mogły odwołać się do zebranych w nich danych.

Wydaje się więc, że zmiany mają charakter czysto porządkowy, jednak mogą one doprowadzić do znacznego zwiększenia kontroli pracodawcy nad danymi osobowymi swoich pracowników. Mówiąc krótko, Wielki Brat patrzy i może stać się jeszcze bardziej wścibski.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dziennik Ustaw rok 2017 poz. 894)

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 2369)

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pilotaż skróconego czasu pracy - nabór wniosków od 14 sierpnia do 15 września. Kto może wziąć udział i co wynika z regulaminu? 50 mln złotych dla pracodawców

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej poinformowało w komunikacie, że od 14 sierpnia 2025 r. do 15 września 2025 r. pracodawcy z całej Polski – zarówno z sektora publicznego, jak i prywatnego – mogą składać wnioski do pilotażu skróconego czasu pracy. To pierwszy tego typu program w tej części Europy. Autorem pilotażu jest Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Na testowanie nowych modeli organizacji pracy w latach 2025-2027 trafi 50 mln zł. Lista projektów rekomendowanych do realizacji zostanie opublikowana nie później niż 15 października 2025 r.

EMFA już obowiązuje. Czego dotyczy Akt o wolności mediów?

EMFA czyli Akt o wolności mediów wszedł w życie 8 sierpnia 2025 roku. Zwiększa ochronę mediów, dziennikarzy i ich źródeł, zapewnia przejrzystość w zakresie własności mediów i przydziału reklamy państwowej, wzmacnia niezależność mediów publicznych.

Wyrok NSA daje ważny sygnał dla całego sektora opieki nad seniorami. Konieczne jest zezwolenie inaczej kara, nawet 30 000 zł

Sprawa dotyczyła spółki, która stworzyła "innowacyjny model świadczenia usług opiekuńczych dla seniorów". Firma, prowadząca już wcześniej dom opieki (za uprzednim uzyskaniem zezwolenia), tym razem uruchomiła kolejny obiekt, w którym rezydowało 25 osób w wieku 75-101 lat - bez owej decyzji wojewody. Seniorzy, będący tam najemcami mieszkań, mieli formalnie korzystać z opieki w "miejscu swojego zamieszkania", a nie w placówce. Co na to Wojewódzki i Naczelny Sąd Administracyjny?

Odholowanie pojazdu w 2026 roku. Nowe stawki i zasady, które mogą słono kosztować

Kilka tysięcy złotych za chwilę nieuwagi, kolejne setki za każdy dzień zwłoki? Takie przepisy od 2026 roku szykują dla kierowców urzędnicy. Od 1 stycznia zmienią się stawki za odholowanie pojazdów i ich przechowywanie na parkingach strzeżonych. Nowe kwoty mogą zaboleć i to nie tylko właścicieli samochodów osobowych. Sprawdź, w jakich sytuacjach możesz stracić auto z oczu i zapłacić fortunę.

REKLAMA

Ceny w sklepach wciąż są wyższe niż ogólny poziom inflacji. Najnowsze dane z rynku nie pozostawiają żadnych złudzeń

Analiza ponad 91 tys. cen detalicznych wykazała, że w lipcu codzienne zakupy zdrożały średnio o 5,7% rdr. To identyczny wynik jak w maju i minimalnie niższy niż w czerwcu. Poprzednio aż 3 kategorie z 17 analizowanych były na minusie. A ostatnio wróciła sytuacja z początku roku, gdy tylko jeden segment zaliczył spadek rdr. Warzywa potaniały o 1,7% rdr. Z kolei najbardziej podrożały art. tłuszczowe, bo o 14,2% rdr. W TOP5 drożyzny widać też używki ze średnim wzrostem rdr. na poziome 10,3%, owoce – 9,1%, środki higieny osobistej – 8,2%, a także chemię gospodarczą – 7,9%. Natomiast ceny samej żywności rok do roku poszły w górę o 4,9%.

14. emerytura z KRUS w 2025 r. - ile (netto-brutto), dla kogo, kiedy wypłata?

We wrześniu 2025 r. Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego wypłaci 14 emeryturę; większość uprawnionych otrzyma ok. 1880 zł brutto - to kwota równa najniższej emeryturze - poinformowała KRUS w dniu 12 sierpnia 2025 r. Gdy comiesięczne świadczenie danego seniora przekracza 2900 zł brutto - będzie miał zmniejszoną czternastą emeryturę.

Booking.com wprowadzi zmiany wymuszone przez UOKiK. Więcej informacji i rekompensaty dla użytkowników. Jak złożyć reklamację?

Prezes UOKiK Tomasz Chróstny zobowiązał platformę Booking.com do właściwego informowania o tym, czy wynajmujący nocleg to przedsiębiorca, czy osoba prywatna - przekazał Urząd 12 sierpnia 2025 r. Spółka ma wprowadzić zmiany i przyznać rekompensaty użytkownikom, którzy złożą reklamację w związku z brakiem informacji.

Świadczenie wspierające 2025 – w tych miastach czeka się nawet 15 miesięcy. Gdzie najdłużej?

Złożyłeś wniosek o świadczenie wspierające? Lepiej uzbrój się w cierpliwość. W niektórych miastach na decyzję czeka się nawet rok, a czasem i dłużej. W Olsztynie rekordziści słyszą o terminach przekraczających 15 miesięcy. W woj. śląskim do końca 2024 r. rozpatrzono zaledwie 16,4% wniosków. Dla części osób ten czas okazał się zbyt długi… i nie doczekali pomocy, która miała dać im samodzielność.

REKLAMA

Duże wsparcie na dzieci: uzupełniający nabór wniosków trwa do 5 września 2025 r.

Duże wsparcie na dzieci: uzupełniający nabór wniosków trwa do 5 września 2025 r. Chodzi o program Aktywny Maluch. Ten program to realna szansa na zwiększenie dostępności opieki nad najmłodszymi i wsparcie rodziców w powrocie na rynek pracy. Uzupełniający nabór stanowi kolejny krok w stronę nowoczesnej i przyjaznej polityki rodzinnej. Poniżej informacja kto i w jakim zakresie może aplikować w terminie do 5 września 2025 r.

Cóż szkodzi… rozkręcić aferę KPO! Czy można mówić o wyłudzeniu pieniędzy?

Zaczęło się od mapy projektów z branży HoReCa, które dostały dofinansowanie z KPO. Mapę opublikowała Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, czyli PARP jako wyraz jawności i transparentności w przyznawaniu pieniędzy z KPO. Miał być to dowód, że jako instytucja zaufania publicznego nie ukrywają nic, nie rozdają pieniędzy pod stołem, ale jawnie pokazują kto, ile i na co dostał środków publicznych.
No i zaczęło się! Najpierw jachty, potem ekspresy do kawy, solaria, kasa dla rodzin polityków a na koniec klub swingersów. Zanim szczegółowo o poszczególnych zarzutach i projektach, wyjaśnijmy w sposób ogólny o co chodzi z KPO, co finansuje ten program i jak następuje dystrybucja tych środków.

REKLAMA