REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Teczki osobowe – jakie zmiany obowiązują od 2019 roku?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Plucińska
dyrektor zarządzający Randstad Payroll Solutions
Randstad Polska
lider na polskim rynku doradztwa personalnego i pracy tymczasowej, jest częścią holenderskiego Randstad N.V.
Teczki osobowe – jakie zmiany obowiązują od 2019 roku? Akta osobowe, dokumentacja pracownicza. / fot. Shutterstock
Teczki osobowe – jakie zmiany obowiązują od 2019 roku? Akta osobowe, dokumentacja pracownicza. / fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Początek 2019 r. przyniósł zmiany w prowadzeniu teczek osobowych pracowników. Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w formie papierowej bądź elektronicznej. Na czym polegają zmiany w organizacji systematyki akt osobowych? Ile aktualnie wynosi okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Nowe zasady prowadzenia teczek osobowych pracowników

Wraz z nadejściem 2019 roku zaczęły obowiązywać nowe zasady prowadzenia teczek osobowych pracowników. Wbrew pozorom, zmieniło się sporo, dlatego warto dokładniej przyjrzeć się nowym przepisom i przeanalizować największe kontrowersje.

REKLAMA

Na wstępie warto jednak wspomnieć, o czym w ogóle mówimy. Otóż, w miejsce rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 894) weszły nowe regulacje. Jakie zmiany wprowadzają?

Reorganizacja dotychczasowej systematyki akt osobowych

Głównym novum legislacyjnym, jakie wprowadza obowiązujące od 1 stycznia 2019 roku nowe rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369), jest ustanowienie w aktach osobowych nowej części D. Do tej pory dokumentacja pracownicza zgrupowana była w 3 częściach:

A – to dokumenty związane z etapem ubiegania się o zatrudnienie,

B – to dokumenty zgromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

C – to dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Nowa część akt osobowych – D – przeznaczona jest na dokumenty wiążące się z ponoszeniem przez zatrudnionego odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach. Co więcej, pracodawca może podzielić poszczególne części dokumentacji pracowniczej na jeszcze mniejsze segmenty, co pozwala mu na przechowywanie dokumentów i oświadczeń powiązanych tematycznie.

Problemem jest przede wszystko to, że w nowych przepisach prawnych pojawiają się niekiedy dość enigmatyczne sformułowania, które mogą wprowadzać w błąd pracodawców, o czym alarmują specjaliści z zakresu kadr i płac. Jeśli więc nie chcemy zostać poszkodowani, warto dobrze przyjrzeć się modyfikacjom.

Możliwość wyboru sposobu prowadzenia akt osobowych

Dotychczasowo obowiązujące rozporządzenie z 28 maja 1996 r. nakładało na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej. Akta elektroniczne mogły być stosowane jedynie pomocniczo. Od kiedy zaczęły obowiązywać nowe przepisy (1 stycznia 2019 r.) pracodawca zyskał możliwość wyboru między papierowym a elektronicznym sposobem prowadzenia akt osobowych.

Zgodnie z nowym rozporządzeniem digitalizacja dokumentów może obejmować nie tylko same akta osobowe, ale i np. ewidencję czasu pracy. Co więcej, pracodawca może przejść na formę elektroniczną w dowolnym momencie – niezależnie od tego, czy od wejścia w życie przepisów minął miesiąc, kwartał czy też rok, i to nawet w stosunku do tych pracowników, których już nie zatrudnia, ale wciąż przechowuje ich dokumenty. Zawsze również ma możliwość powrotu do formy papierowej. W tym celu wystarczy wydrukować akta i potwierdzić ich zgodność z dokumentami elektronicznymi.

Zapisy te mogą rodzić podejrzenia związane ze sposobem wykorzystania tychże danych. Niezwykle istotną kwestią jest ich bezpieczeństwo – dane w formie cyfrowej mogą zostać przecież wykradzione (papierowe również, jednak zagrożenie ataku hakerskiego wydaje się większe) – pracodawca musi więc zaimplementować odpowiedni system zabezpieczeń. Ze skutecznością działania takich systemów, jak wiemy, bywa różnie, dlatego warto zastanowić się nad powierzeniem prowadzania spraw kadrowo-płacowych firmom wyspecjalizowanym i odpowiednio do tego przygotowanym i skorzystać z outsourcingu kadrowo-płacowego.

Skrócenie czasu przechowywania akt osobowych

Do 1 stycznia 2019 r. Polska należała do czołówki europejskich krajów o najdłuższym okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wynosił on aż 50 lat od zakończenia pracy. Stanowiło to dla pracodawców duże wyzwanie logistyczne. Było również kosztowne. Nowe rozporządzenie skróciło okres przechowywania teczek pracowniczych do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

Z uwagi na obowiązującą zasadę zakazu retroaktywności prawa (prawo nie działa wstecz), 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. oraz w latach 1999-2019, o ile pracodawca złoży do ZUS-u stosowne oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA). Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. należy przechowywać na dotychczasowych zasadach, czyli przez 50 lat.

Uregulowanie kwestii kopiowania oryginałów i udostępniania dokumentacji pracownikom

Nowe rozporządzenie zezwala pracodawcy na przechowywanie w aktach osobowych (prowadzonych w formie papierowej) odpisów bądź kopii dokumentów, przy czym muszą one zostać poświadczone za zgodność z przedłożonymi oryginałami przez dedykowaną osobę, którą upoważnia w tym celu pracodawca. Podobnie jak w przypadku udostępniania dokumentacji pracownikom. Brak szczegółowych regulacji sprawiał, że odbywało się to na podstawie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek doręczyć pracownikowi informację o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. Wydawanie kopii akt odbywa się zaś na wniosek zainteresowanego.

Choć omówione wyżej zmiany przepisów zdają się podążać w stronę uporządkowania spraw związanych z aktami osobowymi pracowników, niejasne zapisy mogą rodzić niepotrzebne podejrzenia jakoby pracodawca miał działać na niekorzyść pracowników. Warto wziąć to pod uwagę przy przyszłych rozporządzeniach, tak aby nowe prawo w sposób klarowny regulowało konkretne dziedziny naszego życia.

To jednak nie wszystko, ponieważ wraz z wejściem przepisów w życie, powstał obowiązek prowadzenia dodatkowej dokumentacji pracowniczej. Modyfikacje te nie są duże, budzą jednak spore emocje, zwłaszcza w odniesieniu do dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, która nie jest aktem osobowym sensu stricte. Od 1 stycznia 2019 r. w jej skład wchodzą nie tylko karty ewidencji czasu pracy, ale także:

  • wnioski odnoszące się do stosowania określonych rozkładów i systemów czasu pracy, w tym np. wniosek pracownika dotyczący ustalenia indywidualnego rozkładu pracy,
  • dokumenty wiążące się ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy, pozostawaniem w gotowości do wykonywania pracy czy też wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych,
  • dokumentacja związana z uzgodnieniem z zatrudnionym terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w święto.

Ponadto nowe prawo wprowadza obowiązek rejestrowania godzin wejścia i wyjścia pracowników.

Do tej pory listy obecności nie były chętnie stosowane przez pracodawców. Wiązało się to z brakiem odpowiedniego przygotowania technicznego, ze specyfiką rodzimego rynku pracy, gdzie nie wykształciła się kultura takiego nawyku, oraz tendencją do ukrywania nadgodzin. Tymczasem dzięki rejestracji godzin pracy pracodawca zyskuje pełen obraz tego, co dzieje się w firmie. Zdobywa również cenne informacje o tym, ile zajmuje pracownikowi wykonanie danego zadania.

Jedni powiedzą, że dzięki temu może on sprawniej zarządzać kompetencjami personelu, z drugiej jednak strony może być to także narzędzie do różnych nadużyć.

Oczywiście nie oznacza to, że przepisy zostaną wykorzystane w sposób nieodpowiedni. W wielu sytuacjach mogą one okazać się bardzo przydatne. Pracownicy mają coraz większą wiedzę na temat przysługujących im praw i dobrze znają prawo pracy. Skrupulatnie prowadzona ewidencja czasu pracy może okazać się więc nieocenioną pomocą w momencie ewentualnego konfliktu na linii pracownik-pracodawca. W niejasnej sytuacji obie ze stron będą mogły odwołać się do zebranych w nich danych.

Wydaje się więc, że zmiany mają charakter czysto porządkowy, jednak mogą one doprowadzić do znacznego zwiększenia kontroli pracodawcy nad danymi osobowymi swoich pracowników. Mówiąc krótko, Wielki Brat patrzy i może stać się jeszcze bardziej wścibski.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dziennik Ustaw rok 2017 poz. 894)

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 2369)

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Znalazłeś pracę, ale ją straciłeś? Nowe przepisy pozwalają bezrobotnym wrócić do zasiłku

1 czerwca 2025 roku weszła w życie nowa ustawa o rynku pracy, która wprowadza zmiany dotyczące powrotu do zasiłku dla bezrobotnych. Zgodnie z nowymi przepisami, osoba bezrobotna, która podjęła pracę lub rozpoczęła działalność gospodarczą, będzie mogła ponownie ubiegać się o zasiłek, jeśli spełni ustalone kryteria. Jakie? Oto szczegóły.

W 2026 roku pracownik z najniższym wynagrodzeniem dostanie ponad 14 tys. zł za rozwiązanie umowy. Skąd ta kwota?

Na co mogą liczyć najniżej wynagradzani pracownicy w przypadku niespodziewanej utraty pracy? Obowiązujące przepisy jasno regulują ich prawa i obowiązki pracodawców. Jednym z nich jest wypłata odprawy pieniężnej. Ale czy będzie należała się każdemu?

Umiarkowany stopień niepełnosprawności. Co przysługuje [LISTA 2026]

Osoby z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności nierzadko zastanawiają się nad tym, na jakiego rodzaju wsparcie mogą liczyć. Co daje orzeczenie? Jakie są przywileje w pracy? Czy w 2026 r. wzrosną kwoty dostępnych świadczeń i zasiłków? Co z kryteriami dochodowymi? Kto może dostać świadczenie wspierające z ZUS? Prezentujemy najważniejsze zasady w MOPS, PFRON i nie tylko.

Sąd unieważnił kredyt hipoteczny z WIBOR-em. W umowie zabrakło tych ważnych informacji. Co to oznacza dla innych kredytobiorców?

W dniu 23 października 2025 r. Sąd Okręgowy w Suwałkach, I Wydział Cywilny sygn. akt I C 600/23 unieważnił umowę kredytu hipotecznego opartego na stawce referencyjnej WIBOR, zawartą w 2021 r. z BNP Paribas Bank Polski S.A. To ważny sygnał dla rynku - sądy coraz uważniej przyglądają się przejrzystości umów kredytowych i temu, czy konsument ma realną szansę zrozumieć mechanizm oprocentowania.

REKLAMA

Urlop regeneracyjny dla wszystkich. Aż 3 miesiące płatnego wolnego po spełnieniu prostych warunków. Od kiedy będzie można korzystać?

Czy już niedługo każdy pracownik będzie mógł skorzystać aż z 3 miesięcy płatnego wolnego co 7 lat? Jedynym warunkiem, który trzeba by spełnić, byłoby odpowiednio długie świadczenie pracy na rzecz jednego pracodawcy. Problemy zdrowotne nie byłyby warunkiem udzielenia wolnego.

Choroba się przedłuża i kończy się zasiłek chorobowy? ZUS: bez obaw – jest jeszcze świadczenie rehabilitacyjne. Jak je uzyskać?

Świadczenie rehabilitacyjne może dostać osoba, która po wyczerpaniu zasiłku chorobowego nadal jest chora, a dalsze leczenie lub rehabilitacja dają jej szanse na odzyskanie zdolności do pracy. Świadczenie nie jest przyznawane z urzędu, tylko trzeba złożyć wniosek. O stanie zdrowia i konieczności przyznania świadczenia rehabilitacyjnego orzeka lekarz orzecznik ZUS - wyjaśnia Beata Kopczyńska, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa śląskiego.

Zasiłek z MOPS na pogrzeb. Od 1 stycznia 2026 r. nowe zasady

Zasiłki celowe na pogrzeb gminy będą wypłacały bez limitu kwotowego i dochodowego. Nie każdy jednak będzie mógł takie świadczenie uzyskać. Nowe przepisy są w tym zakresie restrykcyjne i w zasadzie dają prawo do wsparcia w sytuacjach wyjątkowych. Jakie są nowe zasady na 2026 rok?

Ile weźmiesz trzynastki w 2026 - nowa wysokość świadczenia

Nie czekaj na oficjalne informacje! Już teraz możemy z dużą dokładnością przewidzieć, ile wyniesie trzynastka w 2026 roku. Nasze wyliczenia oparte są na danych z GUS i aktualnych przepisach. Sprawdź w naszym artykule szczegółowe kalkulacje i dowiedz się, ile możesz otrzymać.

REKLAMA

Rozliczasz się ze znajomymi blikiem? Uważaj na skarbówkę. Urzędy śledzą operacje, których dokonujemy, a relacje towarzyskie ich nie obchodzą

Rozliczenia między rodziną i znajomymi nigdy wcześniej nie były tak nieskomplikowane od strony technicznej, jak obecnie. Wystarczy kilka sekund by oddać dług, pokryć część rachunku za kolację, czy zrobić zrzutkę na prezent. Warto jednak pamiętać o tym, że z perspektywy urzędu skarbowego dokonywane przelewy mogą wyglądać inaczej, niż z naszej.

Czy NBP oprócz rezerw złota utworzy rezerwę bitcoina?

Narodowy Bank Polski zgromadził już blisko 520 ton złota, co plasuje nasz kraj w czołówce największych posiadaczy kruszcu na świecie. W obliczu globalnych zmian pojawia się jednak pytanie: czy złoto wystarczy, by zapewnić bezpieczeństwo finansowe kraju i kiedy Polska zdecyduje się sięgnąć także po bitcoina? Eksperci podpowiadają kiedy i jak tego dokonać!

REKLAMA