Kategorie

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Teczki osobowe – jakie zmiany obowiązują od 2019 roku?

Katarzyna Plucińska
dyrektor zarządzający Randstad Payroll Solutions
Randstad Polska
lider na polskim rynku doradztwa personalnego i pracy tymczasowej, jest częścią holenderskiego Randstad N.V.
Teczki osobowe – jakie zmiany obowiązują od 2019 roku? Akta osobowe, dokumentacja pracownicza. / fot. Shutterstock
Teczki osobowe – jakie zmiany obowiązują od 2019 roku? Akta osobowe, dokumentacja pracownicza. / fot. Shutterstock
ShutterStock
Początek 2019 r. przyniósł zmiany w prowadzeniu teczek osobowych pracowników. Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w formie papierowej bądź elektronicznej. Na czym polegają zmiany w organizacji systematyki akt osobowych? Ile aktualnie wynosi okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Nowe zasady prowadzenia teczek osobowych pracowników

Wraz z nadejściem 2019 roku zaczęły obowiązywać nowe zasady prowadzenia teczek osobowych pracowników. Wbrew pozorom, zmieniło się sporo, dlatego warto dokładniej przyjrzeć się nowym przepisom i przeanalizować największe kontrowersje.

Na wstępie warto jednak wspomnieć, o czym w ogóle mówimy. Otóż, w miejsce rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 894) weszły nowe regulacje. Jakie zmiany wprowadzają?

Reorganizacja dotychczasowej systematyki akt osobowych

Głównym novum legislacyjnym, jakie wprowadza obowiązujące od 1 stycznia 2019 roku nowe rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369), jest ustanowienie w aktach osobowych nowej części D. Do tej pory dokumentacja pracownicza zgrupowana była w 3 częściach:

A – to dokumenty związane z etapem ubiegania się o zatrudnienie,

B – to dokumenty zgromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

C – to dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Nowa część akt osobowych – D – przeznaczona jest na dokumenty wiążące się z ponoszeniem przez zatrudnionego odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach. Co więcej, pracodawca może podzielić poszczególne części dokumentacji pracowniczej na jeszcze mniejsze segmenty, co pozwala mu na przechowywanie dokumentów i oświadczeń powiązanych tematycznie.

Problemem jest przede wszystko to, że w nowych przepisach prawnych pojawiają się niekiedy dość enigmatyczne sformułowania, które mogą wprowadzać w błąd pracodawców, o czym alarmują specjaliści z zakresu kadr i płac. Jeśli więc nie chcemy zostać poszkodowani, warto dobrze przyjrzeć się modyfikacjom.

Możliwość wyboru sposobu prowadzenia akt osobowych

Dotychczasowo obowiązujące rozporządzenie z 28 maja 1996 r. nakładało na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej. Akta elektroniczne mogły być stosowane jedynie pomocniczo. Od kiedy zaczęły obowiązywać nowe przepisy (1 stycznia 2019 r.) pracodawca zyskał możliwość wyboru między papierowym a elektronicznym sposobem prowadzenia akt osobowych.

Zgodnie z nowym rozporządzeniem digitalizacja dokumentów może obejmować nie tylko same akta osobowe, ale i np. ewidencję czasu pracy. Co więcej, pracodawca może przejść na formę elektroniczną w dowolnym momencie – niezależnie od tego, czy od wejścia w życie przepisów minął miesiąc, kwartał czy też rok, i to nawet w stosunku do tych pracowników, których już nie zatrudnia, ale wciąż przechowuje ich dokumenty. Zawsze również ma możliwość powrotu do formy papierowej. W tym celu wystarczy wydrukować akta i potwierdzić ich zgodność z dokumentami elektronicznymi.

Zapisy te mogą rodzić podejrzenia związane ze sposobem wykorzystania tychże danych. Niezwykle istotną kwestią jest ich bezpieczeństwo – dane w formie cyfrowej mogą zostać przecież wykradzione (papierowe również, jednak zagrożenie ataku hakerskiego wydaje się większe) – pracodawca musi więc zaimplementować odpowiedni system zabezpieczeń. Ze skutecznością działania takich systemów, jak wiemy, bywa różnie, dlatego warto zastanowić się nad powierzeniem prowadzania spraw kadrowo-płacowych firmom wyspecjalizowanym i odpowiednio do tego przygotowanym i skorzystać z outsourcingu kadrowo-płacowego.

Skrócenie czasu przechowywania akt osobowych

Do 1 stycznia 2019 r. Polska należała do czołówki europejskich krajów o najdłuższym okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wynosił on aż 50 lat od zakończenia pracy. Stanowiło to dla pracodawców duże wyzwanie logistyczne. Było również kosztowne. Nowe rozporządzenie skróciło okres przechowywania teczek pracowniczych do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

Z uwagi na obowiązującą zasadę zakazu retroaktywności prawa (prawo nie działa wstecz), 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. oraz w latach 1999-2019, o ile pracodawca złoży do ZUS-u stosowne oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA). Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. należy przechowywać na dotychczasowych zasadach, czyli przez 50 lat.

Uregulowanie kwestii kopiowania oryginałów i udostępniania dokumentacji pracownikom

Nowe rozporządzenie zezwala pracodawcy na przechowywanie w aktach osobowych (prowadzonych w formie papierowej) odpisów bądź kopii dokumentów, przy czym muszą one zostać poświadczone za zgodność z przedłożonymi oryginałami przez dedykowaną osobę, którą upoważnia w tym celu pracodawca. Podobnie jak w przypadku udostępniania dokumentacji pracownikom. Brak szczegółowych regulacji sprawiał, że odbywało się to na podstawie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek doręczyć pracownikowi informację o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. Wydawanie kopii akt odbywa się zaś na wniosek zainteresowanego.

Choć omówione wyżej zmiany przepisów zdają się podążać w stronę uporządkowania spraw związanych z aktami osobowymi pracowników, niejasne zapisy mogą rodzić niepotrzebne podejrzenia jakoby pracodawca miał działać na niekorzyść pracowników. Warto wziąć to pod uwagę przy przyszłych rozporządzeniach, tak aby nowe prawo w sposób klarowny regulowało konkretne dziedziny naszego życia.

To jednak nie wszystko, ponieważ wraz z wejściem przepisów w życie, powstał obowiązek prowadzenia dodatkowej dokumentacji pracowniczej. Modyfikacje te nie są duże, budzą jednak spore emocje, zwłaszcza w odniesieniu do dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, która nie jest aktem osobowym sensu stricte. Od 1 stycznia 2019 r. w jej skład wchodzą nie tylko karty ewidencji czasu pracy, ale także:

  • wnioski odnoszące się do stosowania określonych rozkładów i systemów czasu pracy, w tym np. wniosek pracownika dotyczący ustalenia indywidualnego rozkładu pracy,
  • dokumenty wiążące się ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy, pozostawaniem w gotowości do wykonywania pracy czy też wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych,
  • dokumentacja związana z uzgodnieniem z zatrudnionym terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w święto.

Ponadto nowe prawo wprowadza obowiązek rejestrowania godzin wejścia i wyjścia pracowników.

Do tej pory listy obecności nie były chętnie stosowane przez pracodawców. Wiązało się to z brakiem odpowiedniego przygotowania technicznego, ze specyfiką rodzimego rynku pracy, gdzie nie wykształciła się kultura takiego nawyku, oraz tendencją do ukrywania nadgodzin. Tymczasem dzięki rejestracji godzin pracy pracodawca zyskuje pełen obraz tego, co dzieje się w firmie. Zdobywa również cenne informacje o tym, ile zajmuje pracownikowi wykonanie danego zadania.

Jedni powiedzą, że dzięki temu może on sprawniej zarządzać kompetencjami personelu, z drugiej jednak strony może być to także narzędzie do różnych nadużyć.

Oczywiście nie oznacza to, że przepisy zostaną wykorzystane w sposób nieodpowiedni. W wielu sytuacjach mogą one okazać się bardzo przydatne. Pracownicy mają coraz większą wiedzę na temat przysługujących im praw i dobrze znają prawo pracy. Skrupulatnie prowadzona ewidencja czasu pracy może okazać się więc nieocenioną pomocą w momencie ewentualnego konfliktu na linii pracownik-pracodawca. W niejasnej sytuacji obie ze stron będą mogły odwołać się do zebranych w nich danych.

Wydaje się więc, że zmiany mają charakter czysto porządkowy, jednak mogą one doprowadzić do znacznego zwiększenia kontroli pracodawcy nad danymi osobowymi swoich pracowników. Mówiąc krótko, Wielki Brat patrzy i może stać się jeszcze bardziej wścibski.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dziennik Ustaw rok 2017 poz. 894)

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 2369)

Reklama
Zaktualizuj swoją wiedzę z naszymi publikacjami i szkoleniami
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/15
    Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
    od 1 stycznia i od 1 lipca
    od 1 stycznia i od 1 czerwca
    od 1 lutego i od 1 lipca
    Następne
    Prawo
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Święta z mamą czy z tatą? Jak ustalić kontakty z dzieckiem po rozwodzie?

    Święta czy rodzinne uroczystości to szczególny czas w życiu dziecka, również po rozwodzie rodziców. Nie sposób zatem pominąć tych wydarzeń przy ustalaniu kontaktów.

    Minister ds. UE: do końca kwietnia Polska może otrzymać 1 mld zł

    Polska otrzymała już ponad 100 mln zł wsparcia z Europejskiego Instrumentu na rzecz Pokoju; liczymy, że do końca kwietnia do polskiego budżetu może wpłynąć nawet 1 mld zł - powiedział w poniedziałek w Poznaniu minister ds. UE Szymon Szynkowski.

    mObywatel 2.0 na przełomie czerwca i lipca. Będzie zawierał szereg nowych usług
    Na przełomie czerwca i lipca wejdzie mObywatel 2.0; w aplikacji znajdzie się szereg nowych usług, w tym tymczasowe prawo jazdy, które odbierzemy zaraz po zdaniu egzaminu i nowe dokumenty, jak prawo wykonywania zawodów medycznych - poinformował sekretarz stanu w KPRM Janusz Cieszyński.
    Darowizna w rodzinie a zwolnienie podatkowe. Uchwała NSA

    Zgodnie z uchwałą Naczelnego Sądu Administracyjnego warunkiem wystarczającym do skorzystania ze zwolnienia podatkowego uregulowanego w przepisie jest udokumentowanie dokonania przekazania środków pieniężnych.

    Jaki podatek od nieujawnionej darowizny?

    Nieujawniona darowizna. W przypadku ujawnienia majątku niemającego pokrycia w wiarygodnych źródłach przychodu, organ skarbowy może wymierzyć sankcyjną stawkę opodatkowania w wysokości 75% wartości tego majątku. W celu ograniczenia stosowanej przez podatników praktyki uwiarygodniania pochodzenia posiadanego mienia zawarciem umowy darowizny lub pożyczki, wprowadzono 20% stawkę opodatkowania dla nieopodatkowanej dotąd umowy.

    Zabójstwo a pobicie ze skutkiem śmiertelnym

    W jaki sposób różni się kwalifikacja prawna tych czynów i dlaczego sądy przyjmują w takiej sytuacji często odpowiedzialność karną sprawców z łagodniejszego przepisu?

    POLMEDIQ z zarzutami od UOKiK za nieuczciwe praktyki. Jakie?

    Prezes UOKiK Tomasz Chróstny postawił zarzuty poznańskiej spółce POLMEDIQ. Za stosowanie nieuczciwych praktyk rynkowych spółce grozi do 10 proc. obrotu, kara pieniężna może zostać nałożona także na członków zarządu. 

    Pogrzeb strażaka na koszt Straży Pożarnej. Czy także w przypadku poległych na ćwiczeniach

    Pogrzeb strażaka na koszt Państwowej Straży Pożarnej odbywa się tylko w przypadku, gdy jego śmierć nastąpiła na skutek wypadku pozostającego w związku z udziałem w akcji ratowniczej. Jeżeli strażak poniósł śmierć w czasie ćwiczeń, nie ma uroczystego pogrzebu, a rodzinie nie zwraca się jego kosztów. Rzecznik Praw Obywatelskich apeluje o zmianę przepisów w tym zakresie – tym bardziej, że inne służby mundurowe pokrywają koszty pogrzebów również funkcjonariuszy poległych wskutek wypadków na ćwiczeniach.

    Prywatne pakiety medyczne drożeją, ale pracodawcy nie chcą z nich rezygnować

    Prywatne ubezpieczenie zdrowotne. Prywatnym ubezpieczeniem zdrowotnym jest objęty już średnio co 10. Polak i co 4. aktywna zawodowa osoba. Prawie 11-proc. wzrost liczby takich polis na przestrzeni ostatniego roku pokazuje, że ich popularność ciągle rośnie, choć – w związku z galopującą inflacją – rosną również ich ceny. Zgodnie z obecnym trendem firmy akceptują podwyżki, nie szukając oszczędności w ograniczaniu swoim pracownikom zakresu ubezpieczenia. Co ciekawe, część pracodawców zastanawia się wręcz nad rozszerzeniem obowiązującego w ich firmie programu prywatnej opieki medycznej.

    Czy rząd zablokuje TiKToka

    Rada ds. Cyfryzacji ma zarekomendować rządowi zakaz korzystania z chińskiej aplikacji TikTok przez urzędników i pracowników administracji publicznej na telefonach służbowych.

    Sędziowie pokoju. Wybory już w maju 2024?

    Sędziowie pokoju i sądy pokoju – te instytucje mają wprowadzić ustawy, których projektami zajmie się w tym tygodniu sejmowa podkomisja. Planuje ona wprowadzić do projektów kilkanaście projektów. Po zakończeniu prac w komisji projekty trafią pod obrady komisji sprawiedliwości Sejmu.

    Czy dziecko może samo robić zakupy? Kiedy możliwy zwrot?

    Osoba przed osiągnięciem pełnoletności nie ma zdolności do czynności prawnych, co wyklucza swobodę w zakupach. Prawo zakłada jednak wyjątki. W pewnych przypadkach można prawnie podważyć zakup dokonany przez niepełnoletniego.

    Rośnie liczba ataków hakerskich. Jak chronić swoje dane?

    Pomysłowość przestępców w wymyślaniu nowych sposobów wyłudzenia danych osobowych jest bardzo duża. Ale mechanizm działania zawsze podobny. 

    Ostatnie dni na płatności bonem turystycznym. Co z terminem wyjazdu?

    Polska Organizacja Turystyczna przypomina, iż tylko do 31 marca przedsiębiorcy mogą przyjmować płatności bonem turystycznym. Jest to jednak ostateczny termin na opłacenie usługi turystycznej. Wyjazd może się odbyć później.

    Rząd dopłaci do transportu zboża do nadbałtyckich portów

    Rząd chce dofinansować transport pszenicy i kukurydzy do portów nadbałtyckich; stawki będą uzależnione od odległości od portów; najwięcej do tony zboża dopłaci się we wschodnich i południowych województwach - wynika z projektu, o którym poinformowano w wykazie prac legislacyjnym rządu.

    Rewolucja w przepisach o zagospodarowaniu przestrzennym?

    Reforma planowania przestrzennego wpłynie na dostępność i ceny działek pod budownictwo mieszkaniowe, a co za tym idzie na ceny mieszkań - podkreślił w piątek w TVP1 minister rozwoju i technologii Waldemar Buda. Mieszkańcy chcą mieć dostępne mieszkania, cena może spaść nawet o 15 proc. 

    Oszuści próbują podszyć się pod ZUS

    Po raz kolejny Zakład Ubezpieczeń Społecznych ostrzega klientów przed oszustami, którzy wysyłają fałszywe wiadomości w celu wyłudzenia danych. 

    Czy będzie rewolucja w leczeniu stwardnienia rozsianego?

    Stwardnienie rozsiane. Lekarze wskazują, że zmiany w leczeniu stwardnienia rozsianego (SM) są jednym z największych osiągnięć medycyny w ostatnich latach. Wraz z pojawianiem się kolejnych leków i włączaniem ich do refundacji neurolodzy mają możliwość coraz lepszej personalizacji leczenia uwzględniającej styl i plany życiowe pacjenta. 

    Pielęgniarka rodzinna. Jak nią zostać? Ile zarabia?

    Pielęgniarka rodzinna – kto to jest? Ścieżek rozwoju dla pielęgniarek jest wiele, jedną z nich to pielęgniarstwo rodzinne. Jakie kwalifikacje są niezbędne, aby móc pracować, jako pielęgniarka rodzinna? Czy jest to opłacalne zajęcie? 

    Kawalerzyści dostaną w tym roku śmigłowce ze Świdnika

    Pierwsze dwa śmigłowce AW149 produkowane w PZL Świdnik trafią do końca roku do 25 Brygady Kawalerii Powietrznej w Tomaszowie Mazowieckim. W 2024 r. kawalerzyści otrzymają kolejnych sześć. Uzbrojone m.in. w pociski Hellfire będą transportować żołnierzy i wspierać ich z powietrza; posłużą także do operacji ewakuacyjnych i poszukiwawczych.

    Najwięcej prób samobójczych jest w poniedziałki

    Próba samobójcza. Z danych KGP wynika, że w 2022 roku było o ponad 5% więcej prób samobójczych niż rok wcześniej. Powód wciąż najczęściej pozostaje nieustalony. W ub.r. tak stwierdzono w 5,7 tys. przypadków, a rok wcześniej – w 5,5 tys. Z kolei wśród znanych przyczyn przeważnie wskazuje się chorobę psychiczną i zaburzenia psychiczne. Miejscem popełnienia takiego czynu zwykle jest mieszkanie lub dom. Najwięcej osób próbuje odebrać sobie życie w poniedziałki. Eksperci komentujący dane podnoszą alarm, że wciąż zbyt mało wiadomo o przyczynach takich dramatów. Przypominają też o pogarszającym się zdrowiu psychicznym Polaków i o braku wystarczających nakładów budżetowych w celu zminimalizowania tego zjawiska.

    Nakaz noszenia maseczek będzie przedłużony. Jak długo jeszcze?

    Nakaz noszenia maseczek ma zostać przedłużony o kolejny miesiąc – do końca kwietnia 2023 r. Gdzie wciąż należy nosić maseczki? Kto podlega temu obowiązkowi? Czy są jakieś wyjątki od obowiązku noszenia maseczek?

    Cyfryzacja. mObywatel do aktualizacji

    Aktualizacja aplikacji mObywatel ma pojawić się na przełomie czerwca i lipca. Zmieni się interfejs aplikacji, pojawią się w niej nowe funkcjonalności. Aktualizacja ma być powiązana w czasie z planowanym wejściem w życie nowych przepisów o uznawaniu elektronicznych dokumentów.

    Babciowe - jest pomysł na nowe świadczenie. Dla kogo 1500 zł?

    Babciowe - to pomysł na nowe świadczenie. Ma wynosić 1500 zł miesięcznie. Jego wprowadzenie zapowiedział Donald Tusk podczas spotkania w Częstochowie.

    Pierwsze trzynastki dla emerytów i rencistów jeszcze przed Wielkanocą

    Tradycyjnie 13. są wypłacane razem z kwietniową emeryturą lub rentą. Gdy termin płatności wypada w sobotę, niedzielę lub święto - ZUS przelewa pieniądze tak żeby trafiły do adresata jeszcze przed dniem wolnym. Poniedziałek Wielkanocny, który w tym roku jest 10 kwietnia to jeden z dni, w których seniorzy dostają swoje wypłaty. Nie muszą jednak czekać aż skończą się święta gdyż 13. trafi do nich jeszcze przed Wielkanocą.