reklama
| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Infor.pl > Prawo > Praca > Praca > Pracodawca > Teczki osobowe – jakie zmiany obowiązują od 2019 roku?

Teczki osobowe – jakie zmiany obowiązują od 2019 roku?

Początek 2019 r. przyniósł zmiany w prowadzeniu teczek osobowych pracowników. Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w formie papierowej bądź elektronicznej. Na czym polegają zmiany w organizacji systematyki akt osobowych? Ile aktualnie wynosi okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Nowe zasady prowadzenia teczek osobowych pracowników

Wraz z nadejściem 2019 roku zaczęły obowiązywać nowe zasady prowadzenia teczek osobowych pracowników. Wbrew pozorom, zmieniło się sporo, dlatego warto dokładniej przyjrzeć się nowym przepisom i przeanalizować największe kontrowersje.

Na wstępie warto jednak wspomnieć, o czym w ogóle mówimy. Otóż, w miejsce rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 894) weszły nowe regulacje. Jakie zmiany wprowadzają?

Reorganizacja dotychczasowej systematyki akt osobowych

Głównym novum legislacyjnym, jakie wprowadza obowiązujące od 1 stycznia 2019 roku nowe rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369), jest ustanowienie w aktach osobowych nowej części D. Do tej pory dokumentacja pracownicza zgrupowana była w 3 częściach:

A – to dokumenty związane z etapem ubiegania się o zatrudnienie,

B – to dokumenty zgromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia,

C – to dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Nowa część akt osobowych – D – przeznaczona jest na dokumenty wiążące się z ponoszeniem przez zatrudnionego odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach. Co więcej, pracodawca może podzielić poszczególne części dokumentacji pracowniczej na jeszcze mniejsze segmenty, co pozwala mu na przechowywanie dokumentów i oświadczeń powiązanych tematycznie.

Problemem jest przede wszystko to, że w nowych przepisach prawnych pojawiają się niekiedy dość enigmatyczne sformułowania, które mogą wprowadzać w błąd pracodawców, o czym alarmują specjaliści z zakresu kadr i płac. Jeśli więc nie chcemy zostać poszkodowani, warto dobrze przyjrzeć się modyfikacjom.

Możliwość wyboru sposobu prowadzenia akt osobowych

Dotychczasowo obowiązujące rozporządzenie z 28 maja 1996 r. nakładało na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej. Akta elektroniczne mogły być stosowane jedynie pomocniczo. Od kiedy zaczęły obowiązywać nowe przepisy (1 stycznia 2019 r.) pracodawca zyskał możliwość wyboru między papierowym a elektronicznym sposobem prowadzenia akt osobowych.

Zgodnie z nowym rozporządzeniem digitalizacja dokumentów może obejmować nie tylko same akta osobowe, ale i np. ewidencję czasu pracy. Co więcej, pracodawca może przejść na formę elektroniczną w dowolnym momencie – niezależnie od tego, czy od wejścia w życie przepisów minął miesiąc, kwartał czy też rok, i to nawet w stosunku do tych pracowników, których już nie zatrudnia, ale wciąż przechowuje ich dokumenty. Zawsze również ma możliwość powrotu do formy papierowej. W tym celu wystarczy wydrukować akta i potwierdzić ich zgodność z dokumentami elektronicznymi.

reklama

Przydatne formularze online

Czytaj także

Data publikacji:

Eksperci:

Katarzyna Plucińska

dyrektor zarządzający Randstad Payroll Solutions

Randstad Polska

lider na polskim rynku doradztwa personalnego i pracy tymczasowej, jest częścią holenderskiego Randstad N.V.

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Teczki osobowe – jakie zmiany obowiązują od 2019 roku? Akta osobowe, dokumentacja pracownicza. / fot. Shutterstock
Teczki osobowe – jakie zmiany obowiązują od 2019 roku? Akta osobowe, dokumentacja pracownicza. / fot. Shutterstock

CIT 2020. Komentarz119.40 zł
reklama

Narzędzia

reklama
reklama

POLECANE

reklama

KORONAWIRUS TWOJE PRAWA

reklama

Ostatnio na forum

reklama
reklama

Eksperci portalu infor.pl

Jacek Trusiński

Radca prawny

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
reklama
reklama
reklama