Kategorie

Lista obecności pracowników 2019 a ochrona danych osobowych

Donata Hermann-Marciniak
Specjalistka z zakresu Prawa Pracy. Absolwentka Studiów Podyplomowych Kadry i Płace na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego.
Powód nieobecności w pracy a lista obecności - RODO 2019. / fot. Shutterstock
Aby lista obecności pracowników w 2019 r. spełniała wymogi ochrony danych osobowych, powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także podpis pracownika. Lista obecności powinna znajdować się w takim miejscu, aby osoby trzecie nie miały do niej dostępu. Czy na liście mogą znajdować się symbole absencji pracownika?

Lista obecności 

Lista obecności jest jedną z form potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Zgodnie bowiem z art. 29 § 3 Kodeksu pracy pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, m.in. o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Taki obowiązek spoczywa na pracodawcy, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy. W przypadku pracodawców, którzy mają obowiązek ustalenia regulaminu pracy, przepisy dotyczące sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych.

Polecamy również artykuł: Lista obecności w pracy 2019 - wzór

Potwierdzanie przybycia i obecności w pracy może mieć różną formę. Pracodawca może przyjąć, że pracownik będzie potwierdzał przybycie do pracy np. poprzez zalogowanie się w systemie elektronicznym, odbijanie kart w czytnikach czy też podpisywanie się na liście obecności. Ten ostatni sposób jest najczęściej spotykany w praktyce. Nie ma przepisów prawa pracy, które nakazywałyby prowadzenie przez pracodawcę obowiązkowo listy obecności. Lista obecności nie jest zatem dokumentem obowiązkowym, jednak ze względów organizacyjnych i porządkowych jest ona prowadzona przez większość pracodawców.

Elementy listy obecności

Przepisy prawa pracy nie określają z jakich elementów powinna składać się lista obecności. Oczywistym jest, że przysłowiowa „lista obecności” powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia (potwierdzenie przybycia) i zakończenia pracy (obecność w pracy), podpis pracownika (w przypadku tradycyjnej, papierowej listy obecności). Ujawnianie na piśmie zbiorczej imion i nazwisk pracowników, do której dostęp mają wyłącznie współpracownicy jest uzasadnione, gdyż są to dane ściśle związane z życiem zawodowym pracownika.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Symbol absencji a lista obecności

Pracodawca, kadrowa czy też pracownik nie powinni wprowadzać innych danych do listy obecności. Symbol absencji wskazuje na przyczynę nieobecności pracownika. Osoby mające dostęp do listy obecności zazwyczaj nie są upoważnione do pozyskiwania dodatkowych danych o współpracownikach, takich jak przyczyna ich nieobecności w pracy. RODO wprowadzając zasadę minimalizacji danych, bardzo podkreśla konieczność stosowania zasad poufności informacji.

Do ewidencjonowania przyczyn nieobecności pracownika służy ewidencja czasu pracy, a nie lista obecności. 

Część praktyków prawa pracy uważa jednak, że uzupełnienie przez osobę upoważnioną listy obecności o dane dotyczące absencji pracowników po zakończonym miesiącu kalendarzowym nie jest błędem, a pozwala na większą przejrzystość w kontekście uzupełniania tzw. karty ewidencji czasu pracy.

Lokalizacja listy obecności

Reklama

Lista obecności ma służyć pracodawcy, a w praktyce pomaga osobom prowadzącym ewidencję czasu pracy w uzupełnieniu ewidencji czasu pracy. Osoby trzecie nie powinny mieć dostępu do listy obecności. Lista obecności nie powinna być powszechnie dostępna. Listę obecności należy umieścić w takim miejscu, aby dostęp do niej mieli jedynie zatrudnieni pracownicy.

W praktyce, listy obecności umieszczane są w sekretariacie, recepcji, rejestracji lub nawet w szatni zakładu pracy. Jeśli lista obecności udostępniania jest na żądanie pracownika, a dostęp do tego dokumentu ma jedynie osoba upoważniona, to umieszczenie listy obecności w wymienionych miejscach jest dozwolone. Lista obecności może również znajdować się w dziale kadr lub w każdym innym, dogodnym miejscu dla pracowników, jednak należy pamiętać o odpowiednim jej zabezpieczeniu przed dostępem osób trzecich.

Zasady potwierdzania przybycia i obecności w pracy przede wszystkim powinny wynikać z regulaminu pracy lub gdy pracodawca nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy, z treści „informacji o warunkach zatrudnienia”.

Podpis na liście obecności

Złożenie podpisu pracownika na liście obecności potwierdzającego zgodność wskazanych danych ze stanem faktycznym jest dodatkowym zabezpieczeniem przed próbą fałszowania choćby godziny przybycia do miejsca pracy. Własnoręczny podpis określonej osoby, złożony np. na liście obecności, nie jest daną biometryczną. Taki podpis nie jest bowiem przetwarzany za pomocą specjalnej behawioralnej techniki biometrycznej umożliwiającej bądź pozwalającej na jednoznaczną identyfikację autora tego podpisu. Gdyby podpis pracownika miałby być przetwarzany na sygnał cyfrowy, wtedy taki wzór podpisu mógłby zostać uznany za daną biometryczną. W obecnym stanie prawnym nie jest możliwe przetwarzanie danych biometrycznych. Jednak po wejściu w życie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 przetwarzanie danych biometrycznych pracownika będzie dopuszczalne wtedy, gdy podanie takich danych będzie niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Prawo
    1 sty 2000
    23 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kwarantanna dla osób przybywających spoza strefy Schengen - zmiany

    Zmienią się zasady 10-dniowej kwarantanny dla przyjeżdżających do Polski spoza strefy Schengen. Od kiedy?

    Rodzina wielodzietna – ile dzieci?

    Ile dzieci liczy rodzina wielodzietna? W jakich przepisach można znaleźć definicje i formy wsparcia rodzin wielodzietnych?

    Rosną długi Polaków wobec wymiaru sprawiedliwości

    Z danych BIG InfoMonitor wynika, iż długi wobec wymiaru sprawiedliwości najczęściej dotyczą grzywien i kosztów sądowych.

    Przedawnienie, wyzysk, odpowiedzialność najemców - zmiany w Kodeksie cywilnym

    Przedawnienie, wyzysk, odpowiedzialność najemców - zmiany w Kodeksie cywilnym. 22 czerwca 2021 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks cywilny oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, przedłożony przez ministra sprawiedliwości. Celem tej nowelizacji jest usprawnienie i doprecyzowanie przepisów Kodeku cywilnego dotyczących przerwania i zawieszenia biegu przedawnienia oraz wymagania aktu notarialnego w przypadku gruntów rolnych, mających wchodzić w skład rolniczej spółdzielni produkcyjnej. Zmiany dotyczyć będą także przepisów zawiązanych z instytucją wyzysku oraz odpowiedzialnością pełnoletnich dzieci najemców za zobowiązania rodziców wynikające z tytułu umowy najmu.

    Wniosek o "Dobry start" - pomoc w wybranych placówkach

    Wniosek o "Dobry start" od 1 lipca 2021 r. będzie można złożyć tylko elektronicznie. Rodzice otrzymają pomoc w niektórych placówkach ZUS, KRUS i Poczty Polskiej.

    Ojciec na macierzyńskim to wciąż rzadkość [AUDIO]

    Przepisy dopuszczają, by część okresu pobierania zasiłku macierzyńskiego przejmowali mężczyźni. Okazuje się, że ojcowie niechętnie korzystają z tej możliwości.

    Uznanie ojcostwa przed porodem w 2021 r.

    Uznanie ojcostwa przed porodem wywołuje ważne skutki dla rodziców i dziecka. Jakie zasady obowiązują w 2021 r.?

    Prawa autorskie - odpowiedzialność operatorów platform internetowych

    Prawa autorskie. W obecnym stanie prawa UE operatorzy platform internetowych, co do zasady, sami nie dokonują publicznego udostępniania treści chronionych prawem autorskim, bezprawnie zamieszczanych na tych platformach przez ich użytkowników. Niemniej jednak owi operatorzy dokonują tej czynności z naruszeniem prawa autorskiego, jeżeli przyczyniają się – w inny sposób niż samo udostępnienie tych platform – do publicznego udostępniania takich treści. Tak orzekł Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z 22 czerwca 2021 r. w sprawach połączonych C-682/18, YouTube i C-683/18, Cyando.

    Nowelizacja procedur karnych w okresie pandemii

    22 czerwca 2021 r. weszła w życie nowelizacja dotycząca procedur karnych w okresie pandemii. Zmiany dotyczą m.in. liczebności składów orzekających.

    Spis powszechny 2021- wywiady bezpośrednie od 23 czerwca

    Wywiady bezpośrednie w spisie powszechnym rachmistrzowie rozpoczną 23 czerwca 2021 r. Jak można sprawdzić tożsamość rachmistrza?

    Podróże po Europie w wakacje 2021 r.

    Podróże po Europie w wakacje 2021 r. rodzą wiele pytań m.in. o testy czy świadectwa szczepień. Jakie są aktualne zasady w poszczególnych krajach?

    Uznanie ojcostwa w 2021 r. – jak i kiedy?

    Zasady dotyczące uznania ojcostwa w 2021 r. nie zmieniły się. Na czym polega uznanie ojcostwa i jak tego dokonać?

    Kto ponosi odpowiedzialność za wypadek na basenie?

    Czy i od kogo można żądać odszkodowania za wypadek na basenie? Kwestię odpowiedzialności należy wywodzić z Kodeksu cywilnego.

    26.07.2021 wojewodowie ogłoszą termin kwalifikacji wojskowej

    26.07.2021 ogłoszony zostanie termin drugiej w tym roku kwalifikacji wojskowej. Kwalifikacja potrwa do 19.11.2021 i przeprowadzona zostanie przez powiatowe komisje lekarskie. Za powołanie tych komisji odpowiedzialni są wojewodowie.

    Upadłość konsumencka - koszty

    Upadłość konsumencka wiąże się z kilkoma kosztami, które dłużnik zobowiązany jest pokryć. Jak przygotować się do złożenia wniosku?

    RDOŚ powoła nowe strefy ochronne

    Nowe strefy ochronne dla rzadkich gatunków ptaków. Leśnicy z Nadleśnictwa Połczyn (RDLP w Szczecinku) znaleźli aż trzy nowe stanowiska ptaków chronionych, które wymagają ustalenia stref ochrony. Dwa gniazda są zajęte przez bociana czarnego (Ciconia nigra), a jedno przez orlika krzykliwego (Clanga pomarina).

    Delegowanie funkcjonariuszy SW do ośrodka w Gostyninie

    20.06.2021 weszła w życie ustawa mająca zapewnić środki na stworzenie tymczasowej placówki dla pacjentów ośrodka w Gostyninie, w którym przebywają najgroźniejsi przestępcy już po odbyciu kary. Przepisy pozwolą też na czasowe delegowanie tam funkcjonariuszy Służby Więziennej.

    Loty przeciwpożarowe i gaśnicze 2021 r.

    W 2021 r. zmieniły się przepisy ustawy – Prawo lotnicze. Umożliwiono Prezesowi Urzędu Lotnictwa Cywilnego wydanie – na wniosek zainteresowanego podmiotu – zezwolenia na wykonywanie zarobkowych operacji specjalistycznych wysokiego ryzyka statkami powietrznymi pozostającymi pod nadzorem krajowym, a także na wykonywanie zarobkowych operacji polegających na wykonywaniu lotów przeciwpożarowych i gaśniczych.

    500 plus – czerwiec 2021 r.

    Dla świadczeń „500 plus” czerwiec 2021 r. jest ważnym miesiącem. O jakim terminie warto pamiętać?

    Zmiany w zawiadamianiu wojskowych komendantów uzupełnień o osobach podlegających obowiązkowi czynnej służby wojskowej od 29.06.2021

    Od 29.06.2021 obowiązywać będą nowe wzory zawiadomień wojskowych komendantów uzupełnień o osobach podlegających obowiązkowi czynnej służby wojskowej oraz wydawania przez pracodawców, szkoły i inne jednostki organizacyjne zaświadczeń w sprawach powszechnego obowiązku obrony.

    Nowy formularz skierowania do komisji lekarskiej w Służbie Więziennej od 29.06.2021

    29.06.2021 r. w Służbie Więziennej obowiązywać będzie nowy formularz skierowania do komisji lekarskiej. Skierowane dotyczy kandydata, funkcjonariusza, funkcjonariusza zwolnionego, emeryta oraz rencisty.

    Czy Policja nie będzie musiała już badać stanu trzeźwości pracownika?

    Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii przygotowało przepisy, które umożliwią pracodawcom - pod pewnymi warunkami - wprowadzenie prewencyjnego badania pracowników na obecność alkoholu lub podobnie działających środków, a także zasady jego przeprowadzania.

    30.06.2021 r. upływa termin na dokonanie zgłoszenia rejestracyjnego do Centralnego Rejestru Podmiotów Akcyzowych

    Od 1 lipca 2021 r. podmioty, które nie zostały zarejestrowane w CRPA nie będą mogły prowadzić działalności gospodarczej w zakresie wyrobów akcyzowych. Z kolei podmioty zużywające wyroby akcyzowe nieprowadzące działalności gospodarczej i niebędące osobami fizycznymi (takie jak jednostki samorządu terytorialnego, wojsko, policja, straż graniczna) nie będą mogły nabywać zwolnionych od akcyzy - ze względu na ich przeznaczenie - paliw lotniczych, paliw żeglugowych i gazu LPG.

    NIK o resocjalizacji więźniów poprzez aktywizację zawodową

    Nastąpił wzrost aktywności pracowniczej i społecznej więźniów oraz zwiększenie ich zdolności do zatrudnienia. Przyczynił się do tego specjalny program szkoleń, które w ramach resocjalizacji prowadziła Służba Więzienna. Choć praca osadzonych po zakończonych szkoleniach była istotą projektu, to jednak jego założenia nie gwarantowały utrwalania zdobytych umiejętności. W konsekwencji większość uczestników projektu wykonywało nieodpłatne prace porządkowe i pomocnicze na rzecz zakładów karnych. W wielu przypadkach prace te pozostawały bez związku z tematem ukończonego szkolenia a wykonywane były przez krótkie okresy. Ograniczało to skuteczność wejścia na rynek pracy po opuszczeniu jednostki penitencjarnej.

    Podsumowanie operacji Labour Exploitation Empact Action Days 2021

    Od 31 maja do 6 czerwca 2021r. polska Policja uczestniczyła w międzynarodowej operacji Labour Exploitation Empact Action Days 2021 mającej na celu zwalczanie handlu ludźmi wykorzystywanymi do pracy przymusowej. Wydział dw. z Handlem Ludźmi Biura Kryminalnego Komendy Głównej Policji, jako krajowy koordynator platformy EMPACT THB, koordynował działania podjęte przez wszystkie Komendy Wojewódzkie Policji i Komendę Stołeczną Policji. W operacji wzięli udział również funkcjonariusze Straży Granicznej, pracownicy Okręgowych Inspekcji Pracy oraz Sanepidu. Całość działań koordynowana była przez Europol.