REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Lista obecności pracowników 2019 a ochrona danych osobowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Donata Hermann
ekspert ds. prawa i rynku pracy
Powód nieobecności w pracy a lista obecności - RODO 2019. / fot. Shutterstock
Powód nieobecności w pracy a lista obecności - RODO 2019. / fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Aby lista obecności pracowników w 2019 r. spełniała wymogi ochrony danych osobowych, powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także podpis pracownika. Lista obecności powinna znajdować się w takim miejscu, aby osoby trzecie nie miały do niej dostępu. Czy na liście mogą znajdować się symbole absencji pracownika?

Lista obecności 

Lista obecności jest jedną z form potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Zgodnie bowiem z art. 29 § 3 Kodeksu pracy pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, m.in. o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Taki obowiązek spoczywa na pracodawcy, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy. W przypadku pracodawców, którzy mają obowiązek ustalenia regulaminu pracy, przepisy dotyczące sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych.

REKLAMA

Polecamy również artykuł: Lista obecności w pracy 2019 - wzór

Potwierdzanie przybycia i obecności w pracy może mieć różną formę. Pracodawca może przyjąć, że pracownik będzie potwierdzał przybycie do pracy np. poprzez zalogowanie się w systemie elektronicznym, odbijanie kart w czytnikach czy też podpisywanie się na liście obecności. Ten ostatni sposób jest najczęściej spotykany w praktyce. Nie ma przepisów prawa pracy, które nakazywałyby prowadzenie przez pracodawcę obowiązkowo listy obecności. Lista obecności nie jest zatem dokumentem obowiązkowym, jednak ze względów organizacyjnych i porządkowych jest ona prowadzona przez większość pracodawców.

Elementy listy obecności

Przepisy prawa pracy nie określają z jakich elementów powinna składać się lista obecności. Oczywistym jest, że przysłowiowa „lista obecności” powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia (potwierdzenie przybycia) i zakończenia pracy (obecność w pracy), podpis pracownika (w przypadku tradycyjnej, papierowej listy obecności). Ujawnianie na piśmie zbiorczej imion i nazwisk pracowników, do której dostęp mają wyłącznie współpracownicy jest uzasadnione, gdyż są to dane ściśle związane z życiem zawodowym pracownika.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Symbol absencji a lista obecności

Pracodawca, kadrowa czy też pracownik nie powinni wprowadzać innych danych do listy obecności. Symbol absencji wskazuje na przyczynę nieobecności pracownika. Osoby mające dostęp do listy obecności zazwyczaj nie są upoważnione do pozyskiwania dodatkowych danych o współpracownikach, takich jak przyczyna ich nieobecności w pracy. RODO wprowadzając zasadę minimalizacji danych, bardzo podkreśla konieczność stosowania zasad poufności informacji.

Do ewidencjonowania przyczyn nieobecności pracownika służy ewidencja czasu pracy, a nie lista obecności. 

Część praktyków prawa pracy uważa jednak, że uzupełnienie przez osobę upoważnioną listy obecności o dane dotyczące absencji pracowników po zakończonym miesiącu kalendarzowym nie jest błędem, a pozwala na większą przejrzystość w kontekście uzupełniania tzw. karty ewidencji czasu pracy.

Lokalizacja listy obecności

Lista obecności ma służyć pracodawcy, a w praktyce pomaga osobom prowadzącym ewidencję czasu pracy w uzupełnieniu ewidencji czasu pracy. Osoby trzecie nie powinny mieć dostępu do listy obecności. Lista obecności nie powinna być powszechnie dostępna. Listę obecności należy umieścić w takim miejscu, aby dostęp do niej mieli jedynie zatrudnieni pracownicy.

W praktyce, listy obecności umieszczane są w sekretariacie, recepcji, rejestracji lub nawet w szatni zakładu pracy. Jeśli lista obecności udostępniania jest na żądanie pracownika, a dostęp do tego dokumentu ma jedynie osoba upoważniona, to umieszczenie listy obecności w wymienionych miejscach jest dozwolone. Lista obecności może również znajdować się w dziale kadr lub w każdym innym, dogodnym miejscu dla pracowników, jednak należy pamiętać o odpowiednim jej zabezpieczeniu przed dostępem osób trzecich.

Zasady potwierdzania przybycia i obecności w pracy przede wszystkim powinny wynikać z regulaminu pracy lub gdy pracodawca nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy, z treści „informacji o warunkach zatrudnienia”.

Podpis na liście obecności

Złożenie podpisu pracownika na liście obecności potwierdzającego zgodność wskazanych danych ze stanem faktycznym jest dodatkowym zabezpieczeniem przed próbą fałszowania choćby godziny przybycia do miejsca pracy. Własnoręczny podpis określonej osoby, złożony np. na liście obecności, nie jest daną biometryczną. Taki podpis nie jest bowiem przetwarzany za pomocą specjalnej behawioralnej techniki biometrycznej umożliwiającej bądź pozwalającej na jednoznaczną identyfikację autora tego podpisu. Gdyby podpis pracownika miałby być przetwarzany na sygnał cyfrowy, wtedy taki wzór podpisu mógłby zostać uznany za daną biometryczną. W obecnym stanie prawnym nie jest możliwe przetwarzanie danych biometrycznych. Jednak po wejściu w życie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 przetwarzanie danych biometrycznych pracownika będzie dopuszczalne wtedy, gdy podanie takich danych będzie niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Koniec z biciem dzwonów kościelnych o dowolnej porze dnia i nocy, bo – „Religia nie musi siłą presji fali dźwiękowej przekonywać o przewadze aksjologicznej”. Senat zajmie się problemem, który dzieli społeczeństwo

W dniu 7 sierpnia 2025 r. Senat zajmie się rozpatrzeniem petycji zbiorowej w sprawie ograniczenia używania dzwonów kościelnych. Fundacja Dobre Państwo, która jest jej autorem, postuluje oddanie samorządom władztwa w zakresie określania dopuszczalnych godzin, w których mogą wybrzmiewać dzwony kościelne oraz dopuszczalnego poziomu emitowanego przez nie hałasu. „Religia nie musi siłą presji fali dźwiękowej przekonywać o przewadze aksjologicznej”, aktualnie obowiązujące przepisy natomiast – „zezwalają Kościołowi na poszerzenie swych wpływów daleko ponad obszar posiadanych nieruchomości” – przekonuje Fundacja.

Twoje 4 prawa w czasie podróży koleją [Mini poradnik]

Masz 4 prawa podczas podróży koleją: prawo do informacji, prawo do odszkodowania lub zwrotu kosztów, prawo do pomocy i prawo do kontynuacji podróży. Co one w praktyce oznaczają? Jeśli potrzebujesz pomocy, bezpłatnie udzieli jej Europejskie Centrum Ochrony Konsumentów.

Tego nie podpiszę! Prezydent Karol Nawrocki stawia sprawę jasno

Karol Nawrocki jako nowy prezydent jasno wyznaczył granice swojej kadencji. W orędziu zapowiedział, czego na pewno nie podpisze: podniesienia wieku emerytalnego, wprowadzenia euro i legalizacji nielegalnej imigracji. Z kolei CPK i inwestycje strategiczne to projekty, które zamierza aktywnie wspierać.

Karol Nawrocki nowym prezydentem RP. Jaka będzie jego pierwsza decyzja ustawodawcza?

Karol Nawrocki rozpoczął kadencję od mocnego akcentu – już w czwartek 7 sierpnia złoży projekt ustawy dotyczący Centralnego Portu Komunikacyjnego. Prezydent zapowiada powrót do „tradycyjnego kształtu” inwestycji i zwołuje Radę Gabinetową, by omówić kluczowe projekty rozwojowe i stan finansów państwa.

REKLAMA

Eksport jeszcze bardziej pod lupą: Co zmienia 18. pakiet sankcji wobec Rosji?

Nowy, 18. pakiet unijnych sankcji wobec Rosji radykalnie zaostrza wymogi wobec firm działających w handlu międzynarodowym. Obejmuje nie tylko zakazy eksportowe, lecz także obowiązek aktywnego monitorowania partnerów i kontroli dalszego obrotu towarami. Przedsiębiorstwa muszą pilnie dostosować swoje procedury compliance.

Karol Nawrocki rozpoczyna prezydenturę z konkretnym planem działania: CPK, ulgi podatkowe i wsparcie dla rolników już wkrótce w Sejmie

Już w najbliższych dniach do Sejmu trafią pierwsze prezydenckie projekty ustaw zapowiadane jeszcze w kampanii wyborczej przez Karola Nawrockiego, który oficjalnie rozpoczyna swoją pięcioletnią kadencję jako Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej. Oto szczegóły.

Emerytura i renta z ZUS po śmierci. Co się dzieje z rentą i emeryturą po śmierci? Kiedy można zatrzymać rentę i emeryturę po śmierci?

Zgodnie z informacjami przekazanymi przez ZUS, po śmierci osoby pobierającej emeryturę lub rentę, instytucja wstrzymuje wypłatę świadczenia, ponieważ prawo do niego wygasa. Jednak jeśli emerytura lub renta została wypłacona po śmierci, ale w miesiącu, w którym ta śmierć miała miejsce, nie zawsze trzeba zwracać te środki. W niektórych sytuacjach rodzina może zatrzymać ostatnią wypłatę.

To już dzisiaj: długo wyczekiwana likwidacja „podatku Belki". Oszczędzanie wreszcie stanie się opłacalne

Jednym z największych problemów w Polskiej gospodarce jest niski poziom inwestycji prywatnych. Aż 46% Polaków nie posiada żadnych oszczędności – co oznacza, że znaczna część Polaków nie widzi sensu w ich gromadzeniu. Jedną z głównych przyczyn takiego stanu rzeczy jest słynny "podatek Belki". Został on wprowadzony w 2002 r. jako doraźne rozwiązanie na załatanie dziury budżetowej, ale jak to w Polsce zwykle bywa – prowizorka jest najtrwalsza. Nowy Prezydent RP - Karol Nawrocki, zapowiedział że złoży projekt likwidujący podatek Belki już pierwszego dnia sprawowania urzędu.

REKLAMA

Zaprzysiężenie prezydenta RP Karola Nawrockiego [Relacja na żywo]

W środę, 6 sierpnia 2025 r. o godz. 10:00 rozpoczęły się uroczystości z okazji zaprzysiężenia prezydenta RP Karola Nawrockiego.

Andrzej Duda: podsumowanie prezydentury [Orędzie]

Andrzej Duda kończy swoją 10-letnią prezydenturę w dniu 6 sierpnia 2025 roku. W tym dniu o godzinie 10:00 odbywa się zaprzysiężenie nowego prezydenta RP Karola Nawrockiego. Jak Andrzej Duda podsumował swoją prezydenturę w orędziu?

REKLAMA