REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Lista obecności pracowników 2019 a ochrona danych osobowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Donata Hermann
ekspert ds. prawa i rynku pracy
Powód nieobecności w pracy a lista obecności - RODO 2019. / fot. Shutterstock
Powód nieobecności w pracy a lista obecności - RODO 2019. / fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Aby lista obecności pracowników w 2019 r. spełniała wymogi ochrony danych osobowych, powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także podpis pracownika. Lista obecności powinna znajdować się w takim miejscu, aby osoby trzecie nie miały do niej dostępu. Czy na liście mogą znajdować się symbole absencji pracownika?

Lista obecności 

Lista obecności jest jedną z form potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Zgodnie bowiem z art. 29 § 3 Kodeksu pracy pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, m.in. o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Taki obowiązek spoczywa na pracodawcy, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy. W przypadku pracodawców, którzy mają obowiązek ustalenia regulaminu pracy, przepisy dotyczące sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych.

REKLAMA

Polecamy również artykuł: Lista obecności w pracy 2019 - wzór

Potwierdzanie przybycia i obecności w pracy może mieć różną formę. Pracodawca może przyjąć, że pracownik będzie potwierdzał przybycie do pracy np. poprzez zalogowanie się w systemie elektronicznym, odbijanie kart w czytnikach czy też podpisywanie się na liście obecności. Ten ostatni sposób jest najczęściej spotykany w praktyce. Nie ma przepisów prawa pracy, które nakazywałyby prowadzenie przez pracodawcę obowiązkowo listy obecności. Lista obecności nie jest zatem dokumentem obowiązkowym, jednak ze względów organizacyjnych i porządkowych jest ona prowadzona przez większość pracodawców.

Elementy listy obecności

Przepisy prawa pracy nie określają z jakich elementów powinna składać się lista obecności. Oczywistym jest, że przysłowiowa „lista obecności” powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia (potwierdzenie przybycia) i zakończenia pracy (obecność w pracy), podpis pracownika (w przypadku tradycyjnej, papierowej listy obecności). Ujawnianie na piśmie zbiorczej imion i nazwisk pracowników, do której dostęp mają wyłącznie współpracownicy jest uzasadnione, gdyż są to dane ściśle związane z życiem zawodowym pracownika.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Symbol absencji a lista obecności

Pracodawca, kadrowa czy też pracownik nie powinni wprowadzać innych danych do listy obecności. Symbol absencji wskazuje na przyczynę nieobecności pracownika. Osoby mające dostęp do listy obecności zazwyczaj nie są upoważnione do pozyskiwania dodatkowych danych o współpracownikach, takich jak przyczyna ich nieobecności w pracy. RODO wprowadzając zasadę minimalizacji danych, bardzo podkreśla konieczność stosowania zasad poufności informacji.

Do ewidencjonowania przyczyn nieobecności pracownika służy ewidencja czasu pracy, a nie lista obecności. 

Część praktyków prawa pracy uważa jednak, że uzupełnienie przez osobę upoważnioną listy obecności o dane dotyczące absencji pracowników po zakończonym miesiącu kalendarzowym nie jest błędem, a pozwala na większą przejrzystość w kontekście uzupełniania tzw. karty ewidencji czasu pracy.

Lokalizacja listy obecności

Lista obecności ma służyć pracodawcy, a w praktyce pomaga osobom prowadzącym ewidencję czasu pracy w uzupełnieniu ewidencji czasu pracy. Osoby trzecie nie powinny mieć dostępu do listy obecności. Lista obecności nie powinna być powszechnie dostępna. Listę obecności należy umieścić w takim miejscu, aby dostęp do niej mieli jedynie zatrudnieni pracownicy.

W praktyce, listy obecności umieszczane są w sekretariacie, recepcji, rejestracji lub nawet w szatni zakładu pracy. Jeśli lista obecności udostępniania jest na żądanie pracownika, a dostęp do tego dokumentu ma jedynie osoba upoważniona, to umieszczenie listy obecności w wymienionych miejscach jest dozwolone. Lista obecności może również znajdować się w dziale kadr lub w każdym innym, dogodnym miejscu dla pracowników, jednak należy pamiętać o odpowiednim jej zabezpieczeniu przed dostępem osób trzecich.

Zasady potwierdzania przybycia i obecności w pracy przede wszystkim powinny wynikać z regulaminu pracy lub gdy pracodawca nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy, z treści „informacji o warunkach zatrudnienia”.

Podpis na liście obecności

Złożenie podpisu pracownika na liście obecności potwierdzającego zgodność wskazanych danych ze stanem faktycznym jest dodatkowym zabezpieczeniem przed próbą fałszowania choćby godziny przybycia do miejsca pracy. Własnoręczny podpis określonej osoby, złożony np. na liście obecności, nie jest daną biometryczną. Taki podpis nie jest bowiem przetwarzany za pomocą specjalnej behawioralnej techniki biometrycznej umożliwiającej bądź pozwalającej na jednoznaczną identyfikację autora tego podpisu. Gdyby podpis pracownika miałby być przetwarzany na sygnał cyfrowy, wtedy taki wzór podpisu mógłby zostać uznany za daną biometryczną. W obecnym stanie prawnym nie jest możliwe przetwarzanie danych biometrycznych. Jednak po wejściu w życie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 przetwarzanie danych biometrycznych pracownika będzie dopuszczalne wtedy, gdy podanie takich danych będzie niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy można zignorować system kaucyjny i dalej wyrzucać puszki, plastikowe i szklane butelki do odpadów segregowanych tak jak dotychczas? Czy grożą za to kary?

O systemie kaucyjnym, polegającym na selektywnym recyklingu butelek szklanych, plastikowych oraz puszek aluminiowych o określonej pojemności w ostatnim czasie było głośno i napisano już prawie wszystko. Co jednak w przypadku, gdy ktoś nie chce lub nie ma możliwości i warunków, aby kolekcjonować niezgniecione butelki i puszki oraz oddawać je w punktach zbiorczych (np. automatach lub zobowiązanych do tego sklepach)? Czy zgodne z przepisami będzie wyrzucanie takich opakowań jak dotąd do odpadów segregowanych, to jest butelki szklane do zielonych, a butelki plastikowe oraz puszki aluminiowe do żółtych pojemników?

Planowana nowelizacja: małoletni mogą trafić do szpitala psychiatrycznego bez zgody sądu — wyzwanie dla równowagi między ochroną a wolnością

Ministerstwo Zdrowia skierowało do opiniowania projekt nowelizacji ustawy o ochronie zdrowia psychicznego oraz niektórych innych ustaw, wprowadzający szereg istotnych zmian systemowych i terminologicznych. Jednym z bardziej kontrowersyjnych oraz przełomowych rozwiązań zawartych w projekcie jest umożliwienie w określonych sytuacjach przyjęcia osoby małoletniej do szpitala psychiatrycznego bez uprzedniej zgody sądu.

Prawa samotnego rodzica. Zasiłki, ulgi, alimenty i uprawnienia pracownicze. Oto, co Ci się należy!

Samotne rodzicielstwo stawia przed rodzicami wiele wyzwań, zarówno emocjonalnych, jak i finansowych. W Polsce system prawny oferuje szereg narzędzi i wsparcia, które mają ułatwić funkcjonowanie samotnego rodzica. Wiedza na temat przysługujących uprawnień jest kluczowa, aby w pełni korzystać z ochrony, jaką zapewniają przepisy. Dotyczy to zarówno aspektów socjalnych, jak i kwestii zatrudnienia.

Wyłączenie od dziedziczenia a wydziedziczenie. Co z zachowkiem?

Chociaż nazwy te brzmią podobnie, to w praktyce wyłączenie od dziedziczenia i wydziedziczenie są różnymi instytucjami prawa spadkowego. Na czym polega wyłączenie od dziedziczenia? Czy testament negatywny pozbawi niedoszłego spadkobiercę zachowku? Kiedy wydziedziczenie jest skuteczne?

REKLAMA

Opłata Śmieciowa 2026. Nowe zasady i podwyżki w segregacji bioodpadów

Właściciele domów i mieszkań muszą przygotować się na kolejne obciążenie budżetu. W 2026 roku opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi w wielu miastach i gminach wzrosną, a jednocześnie wejdą w życie nowe, bardziej restrykcyjne zasady segregacji, zwłaszcza w zakresie bioodpadów i systemu kaucyjnego.

Budżet państwa zapłaci składki za nianię (np. za babcię). Dla emerytki to szansa na wyższą emeryturę. Trzeba tylko podpisać tę umowę

Znalezienie odpowiedzialnej osoby, która z troską zajmie się dzieckiem, to dla wielu rodziców ogromne wyzwanie. Nianią może być zarówno młoda osoba wchodząca na rynek pracy, jak i babcia, która chce dorobić do emerytury. ZUS informuje, że zatrudnienie opiekunki (także np. babci) na podstawie umowy uaktywniającej to rozwiązanie proste, bezpieczne i korzystne finansowo dla obu stron.

Tyle dla emerytów, tyle dla rodziców. Sejm bierze się za budżet na 2026 rok

Sejm rozpoczął prace nad budżetem państwa na 2026 rok, który przewiduje zarówno rekordowe wydatki na obronę i ochronę zdrowia, jak i konkretne wsparcie dla emerytów, rencistów oraz rodziców. Projekt ustawy kładzie nacisk na stabilność finansów państwa, rozwój infrastruktury, inwestycje strategiczne i politykę prorodzinną, a jednocześnie przewiduje kontynuację popularnych programów społecznych, takich jak 13. i 14. emerytura czy „Rodzina 800+”.

Polski sąd pyta TSUE o WIBOR w umowach kredytu sprzed 2018 roku. Czy to będzie „orzecznicza bomba”?

Zapamiętajmy datę 25 września 2025 roku, gdyż może ona być jedynym z kamieni milowych spraw dotyczących kredytów ze zmienną stopą procentową opartą na WIBOR. Tego dnia Sąd Okręgowy w Warszawie, rozpoznający sprawę o sygn. akt XXVIII C 22943/22, postanowił zadać Trybunałowi Sprawiedliwości Unii Europejskiej pytania prejudycjalne, które mogą okazać się przełomowe dla kredytobiorców, którzy zawarli umowy przed 1 stycznia 2018 roku.

REKLAMA

Czy to koniec z promocjami skłaniającymi klientów do kupowania dużej ilości piwa, np. 5 puszek + 5 gratis? Trwają prace nad projektem nowelizacji ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi

Wszystko zaczęło się od alkotubek, a teraz całkiem możliwe, że już w 2026 r. będzie koniec z promocjami skłaniającymi klientów do kupowania dużej ilości piwa, np. 5 puszek + 5 gratis. Nie wiadomo natomiast co ze sprzedażą alkoholu na stacjach benzynowych. Wciąż trwają prace nad projektem nowelizacji ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi - propozycji jest dużo, stanowiska są zróżnicowane a resort zdrowia próbuje wypracować najbardziej optymalne rozwiązanie dla konsumentów ale i przedsiębiorców.

Wiek emerytalny kobiety w górę? To tylko pierwszy krok do koniecznych zmian!

Wyrównanie wieku emerytalnego kobiet i mężczyzn jest raczej nieuniknione, a w przyszłości może czekać nas jego dalsze podnoszenie. To jest efekt zmian demograficznych oraz wyzwań ekonomicznych, z którymi musi zmierzyć się system emerytalny w Polsce. Co nas czeka?

REKLAMA