Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Lista obecności pracowników 2019 a ochrona danych osobowych

Donata Hermann-Marciniak
Specjalistka z zakresu Prawa Pracy. Absolwentka Studiów Podyplomowych Kadry i Płace na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego.
Powód nieobecności w pracy a lista obecności - RODO 2019. / fot. Shutterstock
Powód nieobecności w pracy a lista obecności - RODO 2019. / fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Aby lista obecności pracowników w 2019 r. spełniała wymogi ochrony danych osobowych, powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także podpis pracownika. Lista obecności powinna znajdować się w takim miejscu, aby osoby trzecie nie miały do niej dostępu. Czy na liście mogą znajdować się symbole absencji pracownika?

Lista obecności 

Lista obecności jest jedną z form potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Zgodnie bowiem z art. 29 § 3 Kodeksu pracy pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, m.in. o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Taki obowiązek spoczywa na pracodawcy, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy. W przypadku pracodawców, którzy mają obowiązek ustalenia regulaminu pracy, przepisy dotyczące sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych.

REKLAMA

Polecamy również artykuł: Lista obecności w pracy 2019 - wzór

Potwierdzanie przybycia i obecności w pracy może mieć różną formę. Pracodawca może przyjąć, że pracownik będzie potwierdzał przybycie do pracy np. poprzez zalogowanie się w systemie elektronicznym, odbijanie kart w czytnikach czy też podpisywanie się na liście obecności. Ten ostatni sposób jest najczęściej spotykany w praktyce. Nie ma przepisów prawa pracy, które nakazywałyby prowadzenie przez pracodawcę obowiązkowo listy obecności. Lista obecności nie jest zatem dokumentem obowiązkowym, jednak ze względów organizacyjnych i porządkowych jest ona prowadzona przez większość pracodawców.

Elementy listy obecności

Przepisy prawa pracy nie określają z jakich elementów powinna składać się lista obecności. Oczywistym jest, że przysłowiowa „lista obecności” powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia (potwierdzenie przybycia) i zakończenia pracy (obecność w pracy), podpis pracownika (w przypadku tradycyjnej, papierowej listy obecności). Ujawnianie na piśmie zbiorczej imion i nazwisk pracowników, do której dostęp mają wyłącznie współpracownicy jest uzasadnione, gdyż są to dane ściśle związane z życiem zawodowym pracownika.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Symbol absencji a lista obecności

Pracodawca, kadrowa czy też pracownik nie powinni wprowadzać innych danych do listy obecności. Symbol absencji wskazuje na przyczynę nieobecności pracownika. Osoby mające dostęp do listy obecności zazwyczaj nie są upoważnione do pozyskiwania dodatkowych danych o współpracownikach, takich jak przyczyna ich nieobecności w pracy. RODO wprowadzając zasadę minimalizacji danych, bardzo podkreśla konieczność stosowania zasad poufności informacji.

Do ewidencjonowania przyczyn nieobecności pracownika służy ewidencja czasu pracy, a nie lista obecności. 

Część praktyków prawa pracy uważa jednak, że uzupełnienie przez osobę upoważnioną listy obecności o dane dotyczące absencji pracowników po zakończonym miesiącu kalendarzowym nie jest błędem, a pozwala na większą przejrzystość w kontekście uzupełniania tzw. karty ewidencji czasu pracy.

Lokalizacja listy obecności

REKLAMA

Lista obecności ma służyć pracodawcy, a w praktyce pomaga osobom prowadzącym ewidencję czasu pracy w uzupełnieniu ewidencji czasu pracy. Osoby trzecie nie powinny mieć dostępu do listy obecności. Lista obecności nie powinna być powszechnie dostępna. Listę obecności należy umieścić w takim miejscu, aby dostęp do niej mieli jedynie zatrudnieni pracownicy.

W praktyce, listy obecności umieszczane są w sekretariacie, recepcji, rejestracji lub nawet w szatni zakładu pracy. Jeśli lista obecności udostępniania jest na żądanie pracownika, a dostęp do tego dokumentu ma jedynie osoba upoważniona, to umieszczenie listy obecności w wymienionych miejscach jest dozwolone. Lista obecności może również znajdować się w dziale kadr lub w każdym innym, dogodnym miejscu dla pracowników, jednak należy pamiętać o odpowiednim jej zabezpieczeniu przed dostępem osób trzecich.

Zasady potwierdzania przybycia i obecności w pracy przede wszystkim powinny wynikać z regulaminu pracy lub gdy pracodawca nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy, z treści „informacji o warunkach zatrudnienia”.

Podpis na liście obecności

Złożenie podpisu pracownika na liście obecności potwierdzającego zgodność wskazanych danych ze stanem faktycznym jest dodatkowym zabezpieczeniem przed próbą fałszowania choćby godziny przybycia do miejsca pracy. Własnoręczny podpis określonej osoby, złożony np. na liście obecności, nie jest daną biometryczną. Taki podpis nie jest bowiem przetwarzany za pomocą specjalnej behawioralnej techniki biometrycznej umożliwiającej bądź pozwalającej na jednoznaczną identyfikację autora tego podpisu. Gdyby podpis pracownika miałby być przetwarzany na sygnał cyfrowy, wtedy taki wzór podpisu mógłby zostać uznany za daną biometryczną. W obecnym stanie prawnym nie jest możliwe przetwarzanie danych biometrycznych. Jednak po wejściu w życie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 przetwarzanie danych biometrycznych pracownika będzie dopuszczalne wtedy, gdy podanie takich danych będzie niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/15
    Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
    od 1 stycznia i od 1 lipca
    od 1 stycznia i od 1 czerwca
    od 1 lutego i od 1 lipca
    Następne
    Prawo
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Inflacja w II połowie 2023 r. i kolejnych latach. Jaka?

    Zdaniem RPP inflacja w II połowie 2023 r. oraz w kolejnych latach będzie się nadal obniżać. Sprawdź szczegóły!

    1200 zł dla ucznia za napisanie opowiadania, reportażu lub pamiętnika. Prace można składać do 15 listopada 2023 r.

    Nie tylko uczniowie, ale również nauczyciele mogą przesyłać zgłoszenia do konkursu pod patronatem MEiN „This Game of Mine”. Termin nadsyłania zgłoszeń upływa 15 listopada 2023 r. Uczeń może otrzymać nawet 1200 zł, a nauczyciel 3000 zł.

    Kredyty frankowe. Prawa frankowiczów – pracowników banków

    Zapadł właśnie kolejny korzystny wyrok TSUE  dla „frankowiczów” w sprawie polskiej. Czy pracownicy banków, którym banki udzieliły tzw. kredytów frankowych, mogą domagać się ich unieważniania przez sąd?

    Głosowanie przez pełnomocnika

    Kto może głosować przez pełnomocnika, a kiedy nie jest to możliwe? Czy prawo określa wymagania, dla osoby, ktora chce zostać pełnomocnikiem?

    REKLAMA

    4000 zł z ZUS po śmierci członka rodziny. Komu i kiedy przysługuje zasiłek

    O 4000 zł zasiłku pogrzebowego wnioskować mogą członkowie rodziny niezależnie od kwoty poniesionych kosztów pogrzebu. Nie jest to jednak jedyna grupa, która może ubiegać się o zasiłek pogrzebowy. Zasiłek przysługuje również osobie obcej lub pracodawcy, domowi pomocy społecznej,  gminie,  powiatowi, osobie prawnej kościoła lub związku wyznaniowego do wysokości poniesionych kosztów, ale nie więcej niż 4000 zł.

    Głosowanie korespondencyjne

    Głosowanie korespondencyjne zaliczane jest przez Kodeks wyborczy do głosowania osobistego. Kto może głosować korespondencyjnie? Gdzie nie jest to możliwe? Co zawiera tzw. pakiet wyborczy?

    Norma Euro 7. Rada UE przyjęła stanowisko w sprawie projektu

    Wprowadzenie normy Euro 7. Rada UE przyjęła w swoje stanowisko negocjacyjne w sprawie projektu rozporządzenia dotyczącego homologacji pojazdów i silników. Celem projektu jest obniżenie emisji substancji zanieczyszczających powietrze w transporcie drogowym.

    Wybory 2023. Jak sprawdzić swoje dane w Centralnym Rejestrze Wyborców?

    Jakie nasze dane są przetwarzane w Centralnym Rejestrze Wyborców (CRW)? Możemy to sprawdzić online lub zamówić informację w urzędzie.

    REKLAMA

    Najnowsze sondaże wyborcze. PiS już nie ma się kogo bać? Czy to efekt "Zielonej granicy"?

    Gdyby wybory odbywały się w minioną niedzielę, zwyciężyłaby w nich Zjednoczona Prawica uzyskując 37,3 proc; KO uzyskałaby 29,8 proc. – wynika z sondażu pracowni Estymator przeprowadzonego dla DoRzeczy.pl w dniach 22-23 września. Na trzecim miejscu uplasowała się Konfederacja z wynikiem 10,6 proc. głosów. Natomiast sondaż wyborczy Instytutu Badań Pollster, wykonany dla "Super Expressu” 21 i 22 września pokazuje, że liderem pozostaje Zjednoczona Prawica (36,76 proc. głosów), a na drugim miejscu utrzymuje się Koalicja Obywatelska (30,44 proc.). Oba sondaże pokazują mniej więcej takie samo poparcie obu czołowych komitetów wyborczych.

    Jak przyspieszyć uzyskanie rozwodu?

    Zakończenie małżeństwa jest sytuacją stresującą i trudną, szczególnie, jeśli w małżeństwie są dzieci. Czy jest recepta na przyspieszenie postępowania rozwodowego?

    REKLAMA