REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Lista obecności pracowników 2019 a ochrona danych osobowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Donata Hermann
ekspert ds. prawa i rynku pracy
Powód nieobecności w pracy a lista obecności - RODO 2019. / fot. Shutterstock
Powód nieobecności w pracy a lista obecności - RODO 2019. / fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Aby lista obecności pracowników w 2019 r. spełniała wymogi ochrony danych osobowych, powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także podpis pracownika. Lista obecności powinna znajdować się w takim miejscu, aby osoby trzecie nie miały do niej dostępu. Czy na liście mogą znajdować się symbole absencji pracownika?

Lista obecności 

Lista obecności jest jedną z form potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Zgodnie bowiem z art. 29 § 3 Kodeksu pracy pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, m.in. o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Taki obowiązek spoczywa na pracodawcy, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy. W przypadku pracodawców, którzy mają obowiązek ustalenia regulaminu pracy, przepisy dotyczące sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych.

REKLAMA

Polecamy również artykuł: Lista obecności w pracy 2019 - wzór

Potwierdzanie przybycia i obecności w pracy może mieć różną formę. Pracodawca może przyjąć, że pracownik będzie potwierdzał przybycie do pracy np. poprzez zalogowanie się w systemie elektronicznym, odbijanie kart w czytnikach czy też podpisywanie się na liście obecności. Ten ostatni sposób jest najczęściej spotykany w praktyce. Nie ma przepisów prawa pracy, które nakazywałyby prowadzenie przez pracodawcę obowiązkowo listy obecności. Lista obecności nie jest zatem dokumentem obowiązkowym, jednak ze względów organizacyjnych i porządkowych jest ona prowadzona przez większość pracodawców.

Elementy listy obecności

Przepisy prawa pracy nie określają z jakich elementów powinna składać się lista obecności. Oczywistym jest, że przysłowiowa „lista obecności” powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia (potwierdzenie przybycia) i zakończenia pracy (obecność w pracy), podpis pracownika (w przypadku tradycyjnej, papierowej listy obecności). Ujawnianie na piśmie zbiorczej imion i nazwisk pracowników, do której dostęp mają wyłącznie współpracownicy jest uzasadnione, gdyż są to dane ściśle związane z życiem zawodowym pracownika.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Symbol absencji a lista obecności

Pracodawca, kadrowa czy też pracownik nie powinni wprowadzać innych danych do listy obecności. Symbol absencji wskazuje na przyczynę nieobecności pracownika. Osoby mające dostęp do listy obecności zazwyczaj nie są upoważnione do pozyskiwania dodatkowych danych o współpracownikach, takich jak przyczyna ich nieobecności w pracy. RODO wprowadzając zasadę minimalizacji danych, bardzo podkreśla konieczność stosowania zasad poufności informacji.

Do ewidencjonowania przyczyn nieobecności pracownika służy ewidencja czasu pracy, a nie lista obecności. 

Część praktyków prawa pracy uważa jednak, że uzupełnienie przez osobę upoważnioną listy obecności o dane dotyczące absencji pracowników po zakończonym miesiącu kalendarzowym nie jest błędem, a pozwala na większą przejrzystość w kontekście uzupełniania tzw. karty ewidencji czasu pracy.

Lokalizacja listy obecności

Lista obecności ma służyć pracodawcy, a w praktyce pomaga osobom prowadzącym ewidencję czasu pracy w uzupełnieniu ewidencji czasu pracy. Osoby trzecie nie powinny mieć dostępu do listy obecności. Lista obecności nie powinna być powszechnie dostępna. Listę obecności należy umieścić w takim miejscu, aby dostęp do niej mieli jedynie zatrudnieni pracownicy.

W praktyce, listy obecności umieszczane są w sekretariacie, recepcji, rejestracji lub nawet w szatni zakładu pracy. Jeśli lista obecności udostępniania jest na żądanie pracownika, a dostęp do tego dokumentu ma jedynie osoba upoważniona, to umieszczenie listy obecności w wymienionych miejscach jest dozwolone. Lista obecności może również znajdować się w dziale kadr lub w każdym innym, dogodnym miejscu dla pracowników, jednak należy pamiętać o odpowiednim jej zabezpieczeniu przed dostępem osób trzecich.

Zasady potwierdzania przybycia i obecności w pracy przede wszystkim powinny wynikać z regulaminu pracy lub gdy pracodawca nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy, z treści „informacji o warunkach zatrudnienia”.

Podpis na liście obecności

Złożenie podpisu pracownika na liście obecności potwierdzającego zgodność wskazanych danych ze stanem faktycznym jest dodatkowym zabezpieczeniem przed próbą fałszowania choćby godziny przybycia do miejsca pracy. Własnoręczny podpis określonej osoby, złożony np. na liście obecności, nie jest daną biometryczną. Taki podpis nie jest bowiem przetwarzany za pomocą specjalnej behawioralnej techniki biometrycznej umożliwiającej bądź pozwalającej na jednoznaczną identyfikację autora tego podpisu. Gdyby podpis pracownika miałby być przetwarzany na sygnał cyfrowy, wtedy taki wzór podpisu mógłby zostać uznany za daną biometryczną. W obecnym stanie prawnym nie jest możliwe przetwarzanie danych biometrycznych. Jednak po wejściu w życie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 przetwarzanie danych biometrycznych pracownika będzie dopuszczalne wtedy, gdy podanie takich danych będzie niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Koniec darmowych worków na śmieci od gminy. Zmiany w sposobie segregacji odpadów

Coraz więcej gmin w Polsce nie udostępnia już darmowych worków na śmieci dla swoich mieszkańców. Jest to związane ze zmianą sposobu segregacji odpadów. Zmiany mają na celu walkę z niewłaściwym sortowaniem śmieci.

Odrzucenie spadku i tak nie uchroni przed długami po zmarłym

Odrzucenie spadku i tak nie uchroni przed długami po zmarłym - dlaczego? Cóż, kwestie dziedziczenia po bliskich budzą wiele emocji, a nierzadko również obaw. Choć przyjęcie spadku kojarzy się z korzyścią, niewiedza i skomplikowane przepisy mogą prowadzić do poważnych problemów finansowych, zwłaszcza gdy w grę wchodzą długi zmarłego. Zawiłości prawa spadkowego potrafią zaskoczyć, o czym świadczą kontrowersyjne orzeczenia sądowe, które wymagają interwencji nawet Rzecznika Praw Obywatelskich.

Intensywne opady deszczu uszczuplą portfele wielu właścicieli nieruchomości o nawet 10 tys. zł. Kontrolerzy nie będą mieli litości dla Polaków

Ostatnie dni obfitują w gwałtowne zjawiska pogodowe, w tym m.in. w intensywne opady deszczu. Stąd, wiele osób zmaga się z problemem wód opadowych gromadzących się w nadmiarze na ich posesjach. Zagospodarowanie wód opadowych, leży w gestii właściciela nieruchomości. Nie każdy jest świadomy, że za odprowadzanie deszczówki niezgodnie z przepisami, grożą poważne konsekwencje – w tym grzywna w wysokości nawet 10 tys. zł.

Emerytura dla nauczyciela 2025 – które rozwiązanie wybrać? ZUS podpowiada

Nauczyciele, którzy chcą zakończyć aktywność zawodową mają do wyboru kilka możliwości – od powszechnej emerytury, przez wcześniejsze przejście na świadczenie z Karty Nauczyciela, aż po tzw. nową emeryturę nauczycielską. Wybór zależy m.in. od wieku, stażu pracy i spełnienia określonych warunków.

REKLAMA

100 zł miesięcznie dodatku do energii elektrycznej dla tej grupy osób z orzeczeniem o niepełnosprawności. Wnioski można składać od 11 lipca 2025 r.

Od 1 lipca 2025 roku więcej osób będzie mogło ubiegać się o dofinansowanie w ramach programu „Aktywny samorząd”, Obszar E. Wsparcie w formie dodatku na opłaty za energię elektryczną przysługuje osobom korzystającym z koncentratora tlenu lub respiratora w warunkach domowych.

Dodatki dla urzędników. Co na to RIO? Odpowiedź zaskoczy

Dodatki dla urzędników. Co na to RIO? Odpowiedź zaskoczy, bo wydawałoby się, że pracodawca może w skład wynagrodzenia zasadniczego wliczać różnego rodzaju dodatki, tym bardziej w budżetówce. No nie zawsze!

Zestawienie i omówienie 61 korzystnych wyroków sądów powszechnych w sprawach dot. wyroku TK z 4 czerwca 2024 r. SK 140/20, w tym 4 prawomocnych

Orzecznictwo w sprawach art. 25 ust. 1b ustawy emerytalnej po wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 4 czerwca 2024 r. sygn. akt SK 140/20 jest bardzo niejednolite. Wskazana niejednolitość przejawia się na wielu płaszczyznach, przede wszystkim niektóre sądy powszechne orzekają na korzyść emerytów poprzez zmianę decyzji ZUS, inne z kolei orzekają na niekorzyść, oddalając odwołania emerytów. Również w ramach orzeczeń korzystnych, można zaobserwować spore różnice.

Unia zakaże kotłów gazowych? Tak, ale nie od 2040 roku. Ekspert wyjaśnia

- Od dwóch lat ze zmiennym natężeniem pojawiają się w mediach teksty o rzekomym zakazie przez Unię Europejską montażu kotłów gazowych oraz zakazie od 2040 r. wykorzystania gazu do ogrzewania. Warto może wyjaśnić zaniepokojonym klientom, że takie doniesienia to brednie i manipulacja – powiedział serwisowi eNewsroom.pl Bartosz Kwiatkowski, Dyrektor Generalny, Polska Organizacja Gazu Płynnego (POGP)

REKLAMA

Co najmniej 120 proc. płacy minimalnej w budżetówce w 2026: taka propozycja

Co najmniej 120 proc. płacy minimalnej w budżetówce: taka propozycja padła. Dlaczego? Bo w wielu państwach Europy Środkowej płaca minimalna stanowi kluczowy instrument polityki społecznej i ekonomicznej, nie inaczej powinno być w Polsce, szczególnie w stosunku do pracowników budżetówki. Ich praca ma realny wpływ na funkcjonowanie sektora publicznego i generalnie państwa. W Polsce od lat obserwujemy systematyczny wzrost płacy minimalnej, jednak nadal utrzymuje się spora różnica między warunkami zatrudnienia w sektorze publicznym a prywatnym. Wciąż płaca minimalna jest wręcz niegodna! Czy czas to zmienić i uregulować ustawowo, że np. minimalne wynagrodzenie w tzw. budżetówce wynosi zawsze 120 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę?

Kto dostanie pieniądze z ZUS-u po śmierci emeryta lub rencisty? Czy trzeba zwracać emeryturę lub rentę po śmierci seniora? ZUS wyjaśnia

Czy emeryturę lub rentę doręczoną po śmierci świadczeniobiorcy trzeba oddać? A co ze świadczeniem, które wpłynęło na konto? W takich sytuacjach wątpliwości ma wiele osób. ZUS przypomina, kto może zachować wypłatę, a kiedy trzeba ją zwrócić.

REKLAMA