REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Lista obecności pracowników 2019 a ochrona danych osobowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Donata Hermann
ekspert ds. prawa i rynku pracy
Powód nieobecności w pracy a lista obecności - RODO 2019. / fot. Shutterstock
Powód nieobecności w pracy a lista obecności - RODO 2019. / fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Aby lista obecności pracowników w 2019 r. spełniała wymogi ochrony danych osobowych, powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także podpis pracownika. Lista obecności powinna znajdować się w takim miejscu, aby osoby trzecie nie miały do niej dostępu. Czy na liście mogą znajdować się symbole absencji pracownika?

Lista obecności 

Lista obecności jest jedną z form potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Zgodnie bowiem z art. 29 § 3 Kodeksu pracy pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, m.in. o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Taki obowiązek spoczywa na pracodawcy, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy. W przypadku pracodawców, którzy mają obowiązek ustalenia regulaminu pracy, przepisy dotyczące sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych.

REKLAMA

Polecamy również artykuł: Lista obecności w pracy 2019 - wzór

Potwierdzanie przybycia i obecności w pracy może mieć różną formę. Pracodawca może przyjąć, że pracownik będzie potwierdzał przybycie do pracy np. poprzez zalogowanie się w systemie elektronicznym, odbijanie kart w czytnikach czy też podpisywanie się na liście obecności. Ten ostatni sposób jest najczęściej spotykany w praktyce. Nie ma przepisów prawa pracy, które nakazywałyby prowadzenie przez pracodawcę obowiązkowo listy obecności. Lista obecności nie jest zatem dokumentem obowiązkowym, jednak ze względów organizacyjnych i porządkowych jest ona prowadzona przez większość pracodawców.

Elementy listy obecności

Przepisy prawa pracy nie określają z jakich elementów powinna składać się lista obecności. Oczywistym jest, że przysłowiowa „lista obecności” powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia (potwierdzenie przybycia) i zakończenia pracy (obecność w pracy), podpis pracownika (w przypadku tradycyjnej, papierowej listy obecności). Ujawnianie na piśmie zbiorczej imion i nazwisk pracowników, do której dostęp mają wyłącznie współpracownicy jest uzasadnione, gdyż są to dane ściśle związane z życiem zawodowym pracownika.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Symbol absencji a lista obecności

Pracodawca, kadrowa czy też pracownik nie powinni wprowadzać innych danych do listy obecności. Symbol absencji wskazuje na przyczynę nieobecności pracownika. Osoby mające dostęp do listy obecności zazwyczaj nie są upoważnione do pozyskiwania dodatkowych danych o współpracownikach, takich jak przyczyna ich nieobecności w pracy. RODO wprowadzając zasadę minimalizacji danych, bardzo podkreśla konieczność stosowania zasad poufności informacji.

Do ewidencjonowania przyczyn nieobecności pracownika służy ewidencja czasu pracy, a nie lista obecności. 

Część praktyków prawa pracy uważa jednak, że uzupełnienie przez osobę upoważnioną listy obecności o dane dotyczące absencji pracowników po zakończonym miesiącu kalendarzowym nie jest błędem, a pozwala na większą przejrzystość w kontekście uzupełniania tzw. karty ewidencji czasu pracy.

Lokalizacja listy obecności

Lista obecności ma służyć pracodawcy, a w praktyce pomaga osobom prowadzącym ewidencję czasu pracy w uzupełnieniu ewidencji czasu pracy. Osoby trzecie nie powinny mieć dostępu do listy obecności. Lista obecności nie powinna być powszechnie dostępna. Listę obecności należy umieścić w takim miejscu, aby dostęp do niej mieli jedynie zatrudnieni pracownicy.

W praktyce, listy obecności umieszczane są w sekretariacie, recepcji, rejestracji lub nawet w szatni zakładu pracy. Jeśli lista obecności udostępniania jest na żądanie pracownika, a dostęp do tego dokumentu ma jedynie osoba upoważniona, to umieszczenie listy obecności w wymienionych miejscach jest dozwolone. Lista obecności może również znajdować się w dziale kadr lub w każdym innym, dogodnym miejscu dla pracowników, jednak należy pamiętać o odpowiednim jej zabezpieczeniu przed dostępem osób trzecich.

Zasady potwierdzania przybycia i obecności w pracy przede wszystkim powinny wynikać z regulaminu pracy lub gdy pracodawca nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy, z treści „informacji o warunkach zatrudnienia”.

Podpis na liście obecności

Złożenie podpisu pracownika na liście obecności potwierdzającego zgodność wskazanych danych ze stanem faktycznym jest dodatkowym zabezpieczeniem przed próbą fałszowania choćby godziny przybycia do miejsca pracy. Własnoręczny podpis określonej osoby, złożony np. na liście obecności, nie jest daną biometryczną. Taki podpis nie jest bowiem przetwarzany za pomocą specjalnej behawioralnej techniki biometrycznej umożliwiającej bądź pozwalającej na jednoznaczną identyfikację autora tego podpisu. Gdyby podpis pracownika miałby być przetwarzany na sygnał cyfrowy, wtedy taki wzór podpisu mógłby zostać uznany za daną biometryczną. W obecnym stanie prawnym nie jest możliwe przetwarzanie danych biometrycznych. Jednak po wejściu w życie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 przetwarzanie danych biometrycznych pracownika będzie dopuszczalne wtedy, gdy podanie takich danych będzie niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
To koniec z mrożeniem cen prądu - Minister Energii wydał jasny komunikat. W 2026 zapłacimy więcej?

Ceny prądu dla odbiorców mają pozostać zamrożone jedynie do końca tego roku, a rząd nie będzie kontynuował programu mrożenia cen prądu. To oznacza, że ceny za energię elektryczną zostaną uwolnione od stycznia 2026 r. Czy to oznacza, że już od stycznia trzeba będzie sięgać głębiej do portfela przy rachunkach za prąd?

Ranking lokat bankowych [październik 2025 r.] Masowa obniżka oprocentowania oszczędności

W październiku 2025 r. aż 12 banków pogorszyło warunki lokat i rachunków oszczędnościowych. Podobny ruch zaplanował też Minister Finansów ogłaszając od listopada kolejne cięcie oprocentowania detalicznych papierów skarbowych. Na razie napływ oszczędności do banków nie maleje, bo Polacy spodziewając się dalszych cięć stóp procentowych, chcą skorzystać z dotychczasowych ofert - ocenia Bartosz Turek, niezależny analityk rynku finansowego.

D. Tusk o rozsądnym rozważeniu opuszczenia Europejskiej Konwencji Praw Człowieka. Rzecznik rządu prostuje

W wywiadzie dla brytyjskiego dziennika „Sunday Times”, opublikowanym 26 października 2025 r., premier polskiego rządu Donald Tusk zauważył, że istotną częścią problemu migracji jest sztywna i rozszerzająca się interpretacja Europejskiej Konwencji Praw Człowieka. Jak cytował Tuska brytyjski dziennik: jeśli 46 sygnatariuszy konwencji nie może dojść do porozumienia w sprawie jej modyfikacji, to jego zdaniem całkiem rozsądne będzie rozważenie po prostu opuszczenia konwencji”. W dniu 27 października 2025 r. rzecznik rządu Adam Szłapka powiedział Polskiej Agencji Prasowej, że Polska nie miała i nie ma planu wypowiedzenia Europejskiej Konwencji Praw Człowieka.

Przyrost naturalny nadal jest ujemny. Pierwszy krok do poprawy sytuacji to podwyższenie wieku emerytalnego dla bezdzietnych kobiet

Sytuacja demograficzna Polski nadal jest trudna. Przyrost naturalny jest ujemny, liczba osób w wieku produkcyjnym spada, a społeczeństwo się starzej. Co będzie z emeryturami? Pierwsza propozycja to podwyższenie wieku emerytalnego dla bezdzietnych kobiet.

REKLAMA

Rząd chce zakazać sprzedaży alkoholu na stacjach benzynowych. Branża alarmuje: to cios w małe firmy

Ministerstwo Zdrowia chce wprowadzić całkowity zakaz sprzedaży alkoholu na stacjach benzynowych. Projekt ustawy podzielił opinię publiczną. Lekarze mówią o konieczności walki z alkoholizmem, a przedsiębiorcy ostrzegają przed stratami i dyskryminacją. Sprawdzamy, co naprawdę oznaczają planowane zmiany i kto na nich straci.

Bon senioralny, najem senioralny i nowy program pobytu dziennego - 3 filary polityki senioralnej w Polsce

Rząd kończy prace nad trzema rozwiązaniami, które mają odmienić życie osób starszych w Polsce. Bon senioralny, najem senioralny oraz nowy program dziennych miejsc pobytu to kompleksowy pakiet wsparcia, który ma zapewnić seniorom bezpieczeństwo, lepsze warunki mieszkaniowe i codzienną opiekę. Minister Marzena Okła-Drewnowicz zapowiada, że to początek nowej jakości w polityce senioralnej – opartej na godności, aktywności i realnym wsparciu dla osób starszych oraz ich rodzin.

Karta sportowa to twój benefit? Pamiętaj, że to przychód, a z podatku musisz rozliczyć się sam. Wiele osób o tym zapomina, a to oznacza kłopoty

Karta sportowa to jeden z najbardziej popularnych benefitów, na który można liczyć nawiązując współpracę. Jednak każda uzyskana korzyść ma swoje konsekwencje podatkowe. Korzystający często o tym zapominają i wpadają w kłopoty.

Obligacje skarbowe (oszczędnościowe) - w listopadzie 2025 r. kolejne cięcie oprocentowania. Do końca października można jeszcze kupić obligacje z wyższymi odsetkami

Po obniżkach oprocentowania obligacji skarbowych (detalicznych - oszczędnościowych) w maju, czerwcu, sierpniu i październiku 2025 r. - w listopadzie kolejny raz w tym roku Ministerstwo Finansów tnie (o 0,25 pkt proc.) odsetki nowych emisji tych obligacji.

REKLAMA

Czy można fajerwerkami świętować Dzień Niepodległości 11 listopada? Są za to kary czy nie?

Jeżeli ktoś ma pomysł obchodzić z hukiem – i to dosłownie – Święto Niepodległości, które już niebawem, bo do 11 listopada pozostało niewiele dni, powinien przemyśleć sposób świętowania i podejść do używania fajerwerków czy petard w ten dzień ostrożnie. Niewłaściwe użycie fajerwerków w Dzień Niepodległości może bowiem grozić karami.

Wydatki na psychoterapię można rozliczyć w zeznaniu podatkowym. MF potwierdza to w wydanej interpretacji indywidualnej

Czy pieniądze wydane na usługi medyczne, z których ubezpieczeni korzystają na rynku prywatnym można odzyskać? Niestety rządzący nie dotrzymali swojej obietnicy wyborczej, jednak szansa w tym zakresie pojawia się na gruncie rozliczeń podatkowych. Ale czy dla każdego?

REKLAMA