REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Teczki osobowe a "buble prawne" – perspektywa pracowników i pracodawców

Randstad Polska
lider na polskim rynku doradztwa personalnego i pracy tymczasowej, jest częścią holenderskiego Randstad N.V.
Katarzyna Plucińska
dyrektor zarządzający Randstad Payroll Solutions
Teczki osobowe a
Teczki osobowe a "buble prawne" – perspektywa pracowników i pracodawców. / fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach wiążących się ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Dokumenty te są gromadzone w formie teczek osobowych, a za ich nienależyte prowadzenie grozi odpowiedzialność karna. Niestety, najnowsze przepisy, które weszły w życie 01.01.2019 r. wprowadzają niejasne zapisy prawne, które są źródłem nieporozumień. Czego dotyczą owe niejasności i czy można się przed nimi ustrzec?

Pożądane zmiany

Obowiązek prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej wynika z zapisów Kodeksu pracy oraz Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszły w życie 1 stycznia 2019 r. i uchyliły dotychczasowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r., wprowadzając szereg zmian. Jakich?

REKLAMA

Reorganizują one przede wszystkim obowiązującą systematykę akt osobowych oraz określają zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, kładąc szczególny nacisk na dokumenty przechowywane w formie elektronicznej. Zmianie uległ również okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przed 1 stycznia 2019 r. wynosił on 50 lat od zakończenia pracy. Nowe przepisy utrzymują ten okres dla zatrudnionych przed 01.01.2019 r. oraz skracają go do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu, dla zatrudnionych po 01.01.2019 r.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Taki krok wydaje się być jak najbardziej uzasadniony. Przed 1 stycznia 2019 r. Polska mogła „pochwalić” się jednym z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej w Europie. Stanowiło to duże wyzwanie logistyczne dla pracodawców i było kosztowne. Dzięki zmianie przepisów mogłoby dojść do usprawnienia procesów w wielu przedsiębiorstwach, zwłaszcza tych zatrudniających wielu pracowników. Czy jednak na pewno tak się stało?

Problem duplikacji teczek osobowych

Z uwagi na zasadę zakazu retroaktywności prawa, 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej odnosi się do osób, które zostały zatrudnione:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • po 1 stycznia 2019 r,
  • w latach 1999-2018, o ile pracodawca złoży do ZUS specjalne oświadczenie oraz raport informacyjny.

W przypadku osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku pracodawca jest zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej na zasadach, które obowiązywały do 1 stycznia 2019 r., czyli przez 50 lat. Co jednak w przypadku, gdy pracodawca chce zawrzeć kolejną umowę o pracę bezpośrednio po zakończeniu umowy o pracę zawartej przed 1 stycznia 2019 r. i trwającej w 2019 r.?

Wówczas zaczynają się schody. W takiej sytuacji bowiem pracodawca jest zobligowany do założenia pracownikowi nowych akt osobowych. Może tego uniknąć, o ile zachowa pomiędzy umowami co najmniej 1 dzień przerwy. Tak uznało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Z czego to wynika?

By pracodawca mógł kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem (rozpatrujemy sytuację, gdy stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r.), musi złożyć do ZUS-u wspomniany wcześniej raport informacyjny ZUS RIA. Ma on celu skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Jest to jednak proces bardzo czasochłonny i trudny gdyż systemy informatyczne przed 2019 rokiem nie były przystosowane do zbierania informacji do ZUS RIA i co za tym idzie Pracodawcy po prostu nie składają tego raportu. W efekcie mają trudności z odpowiedzią na pytanie jak prowadzić akta, wśród których część dokumentacji powinna być przechowywana przez 50 lat a część przez 10 lat.

Rodzi to problem podwójnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, przy czym Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie wskazuje, jak rozdzielić akta i jak dokładnie je przechowywać, a przecież za wyjątkowo niedbałe prowadzenie dokumentacji pracowniczej grozi kara pieniężna. Grzywna może sięgać nawet 30 tys. złotych. Póki co problem duplikacji teczek osobowych w przypadku niektórych pracowników wciąż pozostaje nierozstrzygnięty.

Niejasności wokół terminów przechowywania dokumentacji

Wraz z wejściem w życie nowych przepisów pracodawcy stanęli przed dylematem, jak prowadzić teczkę osobową? Czy tworzyć dwie teczki i oddzielnie prowadzić dokumentację wytworzoną po 01.01.2019 przez 10 lat, a tę wcześniejszą przez 50 lat? Co zrobić z dokumentami typu szkolenie BHP czy badania lekarskie, które z są elementem teczki osobowej. Czy przechowywać je 50 czy może przełożyć je do nowej teczki i przetrzymywać 10 lat? Prawo nie daje w tym względzie jasnej odpowiedzi, a Pracodawcy mierzą się z bólem głowy i większą ilością pracy.

Z cyfryzacją za pan brat! Czy aby na pewno?

Nowelizacja rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. dopuściła również możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej wyłącznie w postaci elektronicznej. Dotyczy to nie tylko akt osobowych, ale i ewidencji czasu pracy.

Jest to usprawnienie szczególnie korzystne dla dużych zakładów pracy, gdzie w archiwach przez lata zalegały setki dokumentów. Cyfryzacja nie tylko zapewnia szybszy dostęp do potrzebnych danych, bez konieczności żmudnego przeszukiwania archiwów, ale i usprawnia procesy toczące się w firmie, co jest źródłem wielu korzyści, także finansowych. Dla pracowników zaś oznacza to większe bezpieczeństwo przechowywania danych.

Nie dziwi zatem pęd ku cyfryzacji, także ze strony ustawodawcy. Niestety niejasne przepisy wymuszające podwójną pracę. Coraz to nowe regulacje, które nakładają na pracodawcę dodatkowe, nie zawsze w pełni uzasadnione, obowiązki, przesłaniają korzyści płynące z nowelizacji. Wprowadzają bowiem chaos i stanowią dodatkowy czynnik potęgujący niepewność, której w praktyce biznesowej i tak nie brakuje.

Pracodawcom nie pozostaje nic innego, jak dobrze przyjrzeć się przepisom. Chociaż i to nie gwarantuje sukcesu. Jak bowiem zostało wspomniane, niektóre sformułowania wzajemnie się wykluczają, co uniemożliwia dostosowanie się do wymogów ustawodawcy, a przecież pracodawca musi wiedzieć, czy decydując się na dane rozwiązanie, przypadkiem nie łamie prawa.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 917)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 2369)

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/15
    Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
    od 1 stycznia i od 1 lipca
    od 1 stycznia i od 1 czerwca
    od 1 lutego i od 1 lipca
    Następne
    Prawo
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Jakie świadczenia i obowiązki ma obywatel Ukrainy w Polsce w 2024 roku? PESEL UKR, samochód, karta pobytu, praca, świadczenia i pomoc socjalna

    Dzіsiaj, 22 lutego 2024 r. weszła w życie Ustawa o zmianie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, Ukraińcy i członkowie ich rodzin, którzy przybyli do Polski od 24 lutego 2022 r., będą mogli korzystać z ochrony tymczasowej do 30 czerwca br., a dodatkowo do końca roku przedłużono ulgi podatkowe dla osób niosących pomoc humanitarną.

    Sejm za nowelizacją Prawa farmaceutycznego zakładającą dostępność bez recepty tzw. tabletki dzień po

    Uchwalona przez Sejm nowelizacja Prawa farmaceutycznego zakłada dostępność bez recepty jednego z hormonalnych środków antykoncepcyjnych - octanu uliprystalu - dla osób powyżej 15 lat.

    Branża opieki senioralnej w Polsce na progu przełomu

    Podjęcie przez premiera Donalda Tuska osobiście tematu polityki senioralnej w Polsce jako jednego z kluczowych dla agendy jego nowego rządu koalicyjnego w Polsce pokazuje dobitnie, przed jakimi problemami stoi branża opieki senioralnej w kontekście wyzwań związanych z presją nieuchronnych zmian demograficznych, skutkujących dynamicznie rosnącym zapotrzebowaniem na kwalifikowane usługi opiekuńcze w grupie wiekowej 60+. Z podobną sytuacją jak w Polsce mamy do czynienia w całej starzejącej się w zastraszającym tempie Europie Zachodniej. Jednakże wielorakie społeczno-polityczne przyczyny tego procesu nie są tematem tej krótkiej analizy dotyczącej status quo opieki senioralnej w Polsce.

    Kompensacja szkód wynikających ze zdarzeń medycznych w pytaniach i odpowiedziach

    Począwszy od 6 września 2023 roku w przypadku zaistnienia zdarzenia medycznego, pacjenci mogą ubiegać się o świadczenie kompensacyjne z Funduszu Kompensacyjnego Zdarzeń Medycznych, którego dysponentem jest Rzecznik Praw Pacjenta. Postępowanie w sprawie świadczenia kompensacyjnego przed Rzecznikiem Praw Pacjenta zastępuje dotychczas funkcjonujące postępowanie o ustalenie zdarzenia medycznego, przeprowadzane przez wojewódzkie komisje ds. orzekania o zdarzeniach medycznych, które ostatecznie zakończą swoje działania z dniem 1 lipca 2024 roku.

    REKLAMA

    Narodowe Święto Niepodległości zmieni datę? Będziemy je obchodzić 7 października zamiast 11 listopada? Sejm rozpatruje petycję w tej sprawie

    Narodowe Święto Niepodległości obchodzone jest corocznie 11 listopada. Do Sejmu trafiła petycja, której autor proponuje, by to święto obchodzić 7 października. Tego dnia przypada rocznica wydania w 1918 r. przez Radę Regencyjną orędzia do Narodu Polskiego, w którym proklamowano  Polskę Zjednoczoną Niepodległą. Czy będzie dodatkowy dzień wolny od pracy?

    Świadczenie pieniężne za zakwaterowanie i wyżywienie Ukraińców. Nowelizacja rozporządzenia zmieni wniosek o to świadczenie

    Zmieni się wniosek o świadczenie pieniężne za zapewnienie zakwaterowania i wyżywienia obywatelom Ukrainy. Jest to konsekwencja przedłużenia okresu legalnego pobytu Ukraińców na terytorium Polski do 30 czerwca 2024 r.

    Zmiana miejsca głosowania w wyborach samorządowych w 2024 roku

    Jak zmienić miejsce głosowania w w wyborach samorządowych w 2024 roku? Od 21 lutego działa zmodyfikowana usługa rozpatrywania wniosków o ujęcie wyborcy w stałym obwodzie głosowania w wyborach samorządowych - powiedział w 22 lutego w Sejmie wiceminister cyfryzacji Michał Gramatyka. Ma ona przyspieszyć wydawanie przez urzędników decyzji ws. wniosków osób chcących zagłosować poza swoim obwodem wyborczym.

    Elastyczna organizacja czasu pracy nie tylko dla rodziców. Sprawdź, kto jeszcze może z niej skorzystać zgodnie z przepisami.

    Elastyczna organizacja czasu pracy ma na celu umożliwienie pracownikom pogodzenia obowiązków zawodowych i związanych z pracą. Jednak prawo do niej mają nie tylko rodzice. Sprawdź, kto jeszcze.

    REKLAMA

    Świadczenie honorowe – założenia projektu ustawy

    Na stronie Kancelarii Prezesa Rady Ministrów zostały opublikowane główne założenia do projektu ustawy o świadczeniu honorowym z tytułu ukończenia 100 lat życia. Projekt określa zasady i tryb postępowania w sprawie przyznawania prawa do ww. świadczenia.

    Wybory 2024 (samorządowe). Kto i jak może zostać członkiem obwodowej komisji wyborczej? [Komunikat PKW]

    Państwowa Komisja Wyborcza udzieliła wyjaśnień odnośnie zasad i trybu wzięcia udziału w wyborach samorządowych w 2024 roku jako członek obwodowej komisji wyborczej. Kto może zostać członkiem takiej komisji? Jakie wynagrodzenie przysługuje za pracę w komisji wyborczej?

    REKLAMA