Teczki osobowe a "buble prawne" – perspektywa pracowników i pracodawców

• Pożądane zmiany
• Problem duplikacji teczek osobowych
• Niejasności wokół terminów przechowywania dokumentacji
• Z cyfryzacją za pan brat! Czy aby na pewno?

Pożądane zmiany

Obowiązek prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej wynika z zapisów Kodeksu pracy oraz Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszły w życie 1 stycznia 2019 r. i uchyliły dotychczasowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r., wprowadzając szereg zmian. Jakich?

Reorganizują one przede wszystkim obowiązującą systematykę akt osobowych oraz określają zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, kładąc szczególny nacisk na dokumenty przechowywane w formie elektronicznej. Zmianie uległ również okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przed 1 stycznia 2019 r. wynosił on 50 lat od zakończenia pracy. Nowe przepisy utrzymują ten okres dla zatrudnionych przed 01.01.2019 r. oraz skracają go do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu, dla zatrudnionych po 01.01.2019 r.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Taki krok wydaje się być jak najbardziej uzasadniony. Przed 1 stycznia 2019 r. Polska mogła „pochwalić” się jednym z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej w Europie. Stanowiło to duże wyzwanie logistyczne dla pracodawców i było kosztowne. Dzięki zmianie przepisów mogłoby dojść do usprawnienia procesów w wielu przedsiębiorstwach, zwłaszcza tych zatrudniających wielu pracowników. Czy jednak na pewno tak się stało?

Problem duplikacji teczek osobowych

Z uwagi na zasadę zakazu retroaktywności prawa, 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej odnosi się do osób, które zostały zatrudnione:

• po 1 stycznia 2019 r,
• w latach 1999-2018, o ile pracodawca złoży do ZUS specjalne oświadczenie oraz raport informacyjny.

W przypadku osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku pracodawca jest zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej na zasadach, które obowiązywały do 1 stycznia 2019 r., czyli przez 50 lat. Co jednak w przypadku, gdy pracodawca chce zawrzeć kolejną umowę o pracę bezpośrednio po zakończeniu umowy o pracę zawartej przed 1 stycznia 2019 r. i trwającej w 2019 r.?

Wówczas zaczynają się schody. W takiej sytuacji bowiem pracodawca jest zobligowany do założenia pracownikowi nowych akt osobowych. Może tego uniknąć, o ile zachowa pomiędzy umowami co najmniej 1 dzień przerwy. Tak uznało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Z czego to wynika?

By pracodawca mógł kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem (rozpatrujemy sytuację, gdy stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r.), musi złożyć do ZUS-u wspomniany wcześniej raport informacyjny ZUS RIA. Ma on celu skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Jest to jednak proces bardzo czasochłonny i trudny gdyż systemy informatyczne przed 2019 rokiem nie były przystosowane do zbierania informacji do ZUS RIA i co za tym idzie Pracodawcy po prostu nie składają tego raportu. W efekcie mają trudności z odpowiedzią na pytanie jak prowadzić akta, wśród których część dokumentacji powinna być przechowywana przez 50 lat a część przez 10 lat.

Rodzi to problem podwójnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, przy czym Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie wskazuje, jak rozdzielić akta i jak dokładnie je przechowywać, a przecież za wyjątkowo niedbałe prowadzenie dokumentacji pracowniczej grozi kara pieniężna. Grzywna może sięgać nawet 30 tys. złotych. Póki co problem duplikacji teczek osobowych w przypadku niektórych pracowników wciąż pozostaje nierozstrzygnięty.

Niejasności wokół terminów przechowywania dokumentacji

Wraz z wejściem w życie nowych przepisów pracodawcy stanęli przed dylematem, jak prowadzić teczkę osobową? Czy tworzyć dwie teczki i oddzielnie prowadzić dokumentację wytworzoną po 01.01.2019 przez 10 lat, a tę wcześniejszą przez 50 lat? Co zrobić z dokumentami typu szkolenie BHP czy badania lekarskie, które z są elementem teczki osobowej. Czy przechowywać je 50 czy może przełożyć je do nowej teczki i przetrzymywać 10 lat? Prawo nie daje w tym względzie jasnej odpowiedzi, a Pracodawcy mierzą się z bólem głowy i większą ilością pracy.

Z cyfryzacją za pan brat! Czy aby na pewno?

Nowelizacja rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. dopuściła również możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej wyłącznie w postaci elektronicznej. Dotyczy to nie tylko akt osobowych, ale i ewidencji czasu pracy.

Jest to usprawnienie szczególnie korzystne dla dużych zakładów pracy, gdzie w archiwach przez lata zalegały setki dokumentów. Cyfryzacja nie tylko zapewnia szybszy dostęp do potrzebnych danych, bez konieczności żmudnego przeszukiwania archiwów, ale i usprawnia procesy toczące się w firmie, co jest źródłem wielu korzyści, także finansowych. Dla pracowników zaś oznacza to większe bezpieczeństwo przechowywania danych.

Nie dziwi zatem pęd ku cyfryzacji, także ze strony ustawodawcy. Niestety niejasne przepisy wymuszające podwójną pracę. Coraz to nowe regulacje, które nakładają na pracodawcę dodatkowe, nie zawsze w pełni uzasadnione, obowiązki, przesłaniają korzyści płynące z nowelizacji. Wprowadzają bowiem chaos i stanowią dodatkowy czynnik potęgujący niepewność, której w praktyce biznesowej i tak nie brakuje.

Pracodawcom nie pozostaje nic innego, jak dobrze przyjrzeć się przepisom. Chociaż i to nie gwarantuje sukcesu. Jak bowiem zostało wspomniane, niektóre sformułowania wzajemnie się wykluczają, co uniemożliwia dostosowanie się do wymogów ustawodawcy, a przecież pracodawca musi wiedzieć, czy decydując się na dane rozwiązanie, przypadkiem nie łamie prawa.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 917)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 2369)