REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Teczki osobowe a "buble prawne" – perspektywa pracowników i pracodawców

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Randstad Polska
lider na polskim rynku doradztwa personalnego i pracy tymczasowej, jest częścią holenderskiego Randstad N.V.
Katarzyna Plucińska
dyrektor zarządzający Randstad Payroll Solutions
Teczki osobowe a
Teczki osobowe a "buble prawne" – perspektywa pracowników i pracodawców. / fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach wiążących się ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Dokumenty te są gromadzone w formie teczek osobowych, a za ich nienależyte prowadzenie grozi odpowiedzialność karna. Niestety, najnowsze przepisy, które weszły w życie 01.01.2019 r. wprowadzają niejasne zapisy prawne, które są źródłem nieporozumień. Czego dotyczą owe niejasności i czy można się przed nimi ustrzec?

Pożądane zmiany

Obowiązek prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej wynika z zapisów Kodeksu pracy oraz Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszły w życie 1 stycznia 2019 r. i uchyliły dotychczasowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r., wprowadzając szereg zmian. Jakich?

REKLAMA

Reorganizują one przede wszystkim obowiązującą systematykę akt osobowych oraz określają zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, kładąc szczególny nacisk na dokumenty przechowywane w formie elektronicznej. Zmianie uległ również okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przed 1 stycznia 2019 r. wynosił on 50 lat od zakończenia pracy. Nowe przepisy utrzymują ten okres dla zatrudnionych przed 01.01.2019 r. oraz skracają go do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu, dla zatrudnionych po 01.01.2019 r.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Taki krok wydaje się być jak najbardziej uzasadniony. Przed 1 stycznia 2019 r. Polska mogła „pochwalić” się jednym z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej w Europie. Stanowiło to duże wyzwanie logistyczne dla pracodawców i było kosztowne. Dzięki zmianie przepisów mogłoby dojść do usprawnienia procesów w wielu przedsiębiorstwach, zwłaszcza tych zatrudniających wielu pracowników. Czy jednak na pewno tak się stało?

Problem duplikacji teczek osobowych

Z uwagi na zasadę zakazu retroaktywności prawa, 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej odnosi się do osób, które zostały zatrudnione:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • po 1 stycznia 2019 r,
  • w latach 1999-2018, o ile pracodawca złoży do ZUS specjalne oświadczenie oraz raport informacyjny.

W przypadku osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku pracodawca jest zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej na zasadach, które obowiązywały do 1 stycznia 2019 r., czyli przez 50 lat. Co jednak w przypadku, gdy pracodawca chce zawrzeć kolejną umowę o pracę bezpośrednio po zakończeniu umowy o pracę zawartej przed 1 stycznia 2019 r. i trwającej w 2019 r.?

Wówczas zaczynają się schody. W takiej sytuacji bowiem pracodawca jest zobligowany do założenia pracownikowi nowych akt osobowych. Może tego uniknąć, o ile zachowa pomiędzy umowami co najmniej 1 dzień przerwy. Tak uznało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Z czego to wynika?

By pracodawca mógł kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem (rozpatrujemy sytuację, gdy stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r.), musi złożyć do ZUS-u wspomniany wcześniej raport informacyjny ZUS RIA. Ma on celu skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Jest to jednak proces bardzo czasochłonny i trudny gdyż systemy informatyczne przed 2019 rokiem nie były przystosowane do zbierania informacji do ZUS RIA i co za tym idzie Pracodawcy po prostu nie składają tego raportu. W efekcie mają trudności z odpowiedzią na pytanie jak prowadzić akta, wśród których część dokumentacji powinna być przechowywana przez 50 lat a część przez 10 lat.

Rodzi to problem podwójnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, przy czym Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie wskazuje, jak rozdzielić akta i jak dokładnie je przechowywać, a przecież za wyjątkowo niedbałe prowadzenie dokumentacji pracowniczej grozi kara pieniężna. Grzywna może sięgać nawet 30 tys. złotych. Póki co problem duplikacji teczek osobowych w przypadku niektórych pracowników wciąż pozostaje nierozstrzygnięty.

Niejasności wokół terminów przechowywania dokumentacji

Wraz z wejściem w życie nowych przepisów pracodawcy stanęli przed dylematem, jak prowadzić teczkę osobową? Czy tworzyć dwie teczki i oddzielnie prowadzić dokumentację wytworzoną po 01.01.2019 przez 10 lat, a tę wcześniejszą przez 50 lat? Co zrobić z dokumentami typu szkolenie BHP czy badania lekarskie, które z są elementem teczki osobowej. Czy przechowywać je 50 czy może przełożyć je do nowej teczki i przetrzymywać 10 lat? Prawo nie daje w tym względzie jasnej odpowiedzi, a Pracodawcy mierzą się z bólem głowy i większą ilością pracy.

Z cyfryzacją za pan brat! Czy aby na pewno?

Nowelizacja rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. dopuściła również możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej wyłącznie w postaci elektronicznej. Dotyczy to nie tylko akt osobowych, ale i ewidencji czasu pracy.

Jest to usprawnienie szczególnie korzystne dla dużych zakładów pracy, gdzie w archiwach przez lata zalegały setki dokumentów. Cyfryzacja nie tylko zapewnia szybszy dostęp do potrzebnych danych, bez konieczności żmudnego przeszukiwania archiwów, ale i usprawnia procesy toczące się w firmie, co jest źródłem wielu korzyści, także finansowych. Dla pracowników zaś oznacza to większe bezpieczeństwo przechowywania danych.

Nie dziwi zatem pęd ku cyfryzacji, także ze strony ustawodawcy. Niestety niejasne przepisy wymuszające podwójną pracę. Coraz to nowe regulacje, które nakładają na pracodawcę dodatkowe, nie zawsze w pełni uzasadnione, obowiązki, przesłaniają korzyści płynące z nowelizacji. Wprowadzają bowiem chaos i stanowią dodatkowy czynnik potęgujący niepewność, której w praktyce biznesowej i tak nie brakuje.

Pracodawcom nie pozostaje nic innego, jak dobrze przyjrzeć się przepisom. Chociaż i to nie gwarantuje sukcesu. Jak bowiem zostało wspomniane, niektóre sformułowania wzajemnie się wykluczają, co uniemożliwia dostosowanie się do wymogów ustawodawcy, a przecież pracodawca musi wiedzieć, czy decydując się na dane rozwiązanie, przypadkiem nie łamie prawa.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 917)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 2369)

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polski system emerytalny pod presją. Eksperci ostrzegają: bez reform czekają nas głodowe świadczenia

Polska starzeje się w szybkim tempie, co już dziś budzi poważne obawy o przyszłość systemu emerytalnego. Międzynarodowy Fundusz Walutowy alarmuje: jeśli nie zostaną wprowadzone pilne reformy, do 2050 roku świadczenia mogą spaść nawet o jedną trzecią. Najbardziej ucierpią kobiety, osoby o niskich dochodach i pracownicy niestandardowi. Czy jest jeszcze czas, by uniknąć kryzysu?

Nadchodzą rewolucyjne zmiany w świadectwie pracy? Chodzi o jedną rubrykę. Prezes UODO pisze do MRPiPS

Współczesny rynek pracy wymaga elastyczności, kompetencji i transparentności, a prawo musi podążać za zmianami społecznymi, technologicznymi ale co ciekawe czasami także za prywatnymi decyzjami pracowników. W tym wszystkim istotne znaczenie ma świadectwo pracy, którego wzór jest uregulowany jako załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. 2016 poz. 2292). Co zatem się zmieni?

Koniec z oszukiwaniem w CV. Pracodawcy sprawdzą dyplom a uczelnie będą miały nowy obowiązek

Fałszywy dyplom w CV? Już wkrótce ten problem może odejść do lamusa. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego przygotowało projekt ustawy, który da pracodawcom narzędzie do weryfikacji wykształcenia kandydatów do pracy. To rewolucja w rekrutacji, która kończy z dotychczasową bezradnością pracodawców wobec przepisów o ochronie danych.

Nowe podatki w budżecie UE po 2028 roku: firmy i konsumenci zapłacą więcej

Unia Europejska planuje głęboką reformę budżetu na lata 2028–2034, której centrum stanowią nowe źródła dochodów – de facto nowe unijne podatki. ETS, CBAM, opłata od e-odpadów, wyższy podatek od plastiku, a także kontrowersyjna składka CORE dla dużych firm mają przynieść blisko 60 mld euro rocznie. Choć środki mają wspierać transformację energetyczną, bezpieczeństwo i konkurencyjność, przedsiębiorcy ostrzegają przed ryzykiem nadmiernego obciążenia, zwłaszcza dla małych i średnich firm.

REKLAMA

Staż pracy a urlop. Czy w 2025 r. będą zmiany?

Staż pracy a urlop. Czy w 2025 r. będą zmiany? Być może, szczególnie w obliczu gruntownych zmian prawa w zakresie zaliczania do stażu pracy okresu zatrudnienia w ramach JDG i umów zleceń! Co więcej, w polskiej debacie publicznej coraz głośniej wybrzmiewa postulat, który może zrewolucjonizować podejście do praw pracowniczych – wprowadzenie powszechnego tzw. urlopu stażowego. Wówczas nie-pracownicy również skorzystaliby na zmianach. Pomysł, choć nie nowy, nabiera impetu w kontekście rosnącej świadomości na temat potrzeby zachowania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Czy dodatkowe dni wolne, uzależnione od lat spędzonych na rynku pracy, wejdą w życie? W wielu zawodach już tak jest! Być może stanie się to więc powszechnym prawem.

4-dniowy tydzień pracy: hit czy mit? Nabór wniosków od 14 sierpnia do 15 września 2025 r.

Skrócenie tygodnia pracy do czterech dni nie jest już tylko trendem na zachodzie. Jeszcze kilka lat temu koncepcja czterodniowego tygodnia pracy wydawała się futurystycznym eksperymentem. Dziś coraz więcej firm testuje ten model, motywowane realnymi korzyściami: większym zaangażowaniem zespołów, niższą rotacją, a nawet oszczędnościami kosztowymi, np. dzięki programowi pilotażowemu z MRPiPS. Etap II programu to właśnie testowanie zaproponowanego modelu skróconego czasu pracy w środowisku pracy – zaczyna się 1 stycznia 2026 r. i trwa do 31 grudnia 2026 r.

Wzrost wynagrodzeń w budżetówce. Coś się zmienia po 10 latach, ale to nie jest dobra wiadomość

Po raz pierwszy od dekady doszło do bezprecedensowego porozumienia w Radzie Dialogu Społecznego - zarówno związki zawodowe, jak i organizacje pracodawców jednomyślnie sprzeciwiły się rządowej propozycji zaledwie 3-procentowej podwyżki płac w budżetówce. Uchwała nr 139 RDS, przyjęta 14 lipca 2025 roku, to nie tylko wyraz wspólnego stanowiska wobec zbyt niskiego wzrostu wynagrodzeń, lecz także sygnał narastającego kryzysu w dialogu społecznym i zapowiedź otwartego sporu z rządem.

Okulary za kierownicą: kiedy grozi mandat nawet w wysokości 500 zł? O tym musisz pamiętać

Kierowcy z wadami wzroku powinni zachować szczególną ostrożność. Mimo że jazda w okularach korekcyjnych wydaje się standardowa, w niektórych przypadkach może skutkować mandatem w wysokości nawet 500 zł. Wysokość kary zależy od kodów, które są wpisane w twoim prawie jazdy. Upewnij się, że znasz obowiązujące przepisy, aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji.

REKLAMA

Unia chce słuchać dzieci, zanim uchwali prawo. Nadchodzi rewolucja w legislacji?

Parlament Europejski chce wprowadzenia obowiązkowego testu praw dziecka dla wszystkich nowych przepisów wychodzących z Komisji Europejskiej. – Dzieci wiedzą, czego chcą, i potrafią to jasno powiedzieć – przekonuje Ewa Kopacz, wiceprzewodnicząca PE. Bezpieczeństwo w sieci, walka z mową nienawiści, edukacja o prawach i realna pomoc dla ofiar przemocy to tylko część postulatów najmłodszych obywateli UE. Unia słucha ich coraz uważniej – i właśnie to może całkowicie zmienić sposób, w jaki tworzone jest prawo w Europie. Czy nadchodzi era legislacji pisanej oczami dziecka?

5 tys. zł grzywny, konfiskata sprzętu, a nawet areszt za korzystanie z kamery samochodowej. Nowe przepisy są bezlitosne, bo kierowców nie uratuje nawet „nieumyślność”, ale – będą zmiany

W związku z trwającym właśnie sezonem urlopowo-wakacyjnym – wielu Polaków odbywa teraz dłuższe wyprawy samochodowe, korzystając przy tym z rejestratorów obrazu w postaci kamer samochodowych. Motywy rejestrowania jazdy są różne – ale większość kierowców robi to po prostu dla bezpieczeństwa (zarejestrowany obraz pełni funkcję dowodową w przypadku kolizji lub wypadku oraz może okazać się pomocy w namierzaniu „piratów drogowych”), niewiele osób zdaje sobie jednak sprawę z tego, że takim – z pozoru nikomu nieszkodzącym działaniem – może nabawić się nie lada problemów. Na szczęście rząd zajął się już tymi „nadmiarowymi” regulacjami, ale ci, którzy będą używać kamer samochodowych w najbliższym czasie – muszą nadal mieć się na baczności.

REKLAMA