REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Teczki osobowe a "buble prawne" – perspektywa pracowników i pracodawców

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Randstad Polska
lider na polskim rynku doradztwa personalnego i pracy tymczasowej, jest częścią holenderskiego Randstad N.V.
Katarzyna Plucińska
dyrektor zarządzający Randstad Payroll Solutions
Teczki osobowe a
Teczki osobowe a "buble prawne" – perspektywa pracowników i pracodawców. / fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach wiążących się ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Dokumenty te są gromadzone w formie teczek osobowych, a za ich nienależyte prowadzenie grozi odpowiedzialność karna. Niestety, najnowsze przepisy, które weszły w życie 01.01.2019 r. wprowadzają niejasne zapisy prawne, które są źródłem nieporozumień. Czego dotyczą owe niejasności i czy można się przed nimi ustrzec?

Pożądane zmiany

Obowiązek prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej wynika z zapisów Kodeksu pracy oraz Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszły w życie 1 stycznia 2019 r. i uchyliły dotychczasowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r., wprowadzając szereg zmian. Jakich?

REKLAMA

Reorganizują one przede wszystkim obowiązującą systematykę akt osobowych oraz określają zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, kładąc szczególny nacisk na dokumenty przechowywane w formie elektronicznej. Zmianie uległ również okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przed 1 stycznia 2019 r. wynosił on 50 lat od zakończenia pracy. Nowe przepisy utrzymują ten okres dla zatrudnionych przed 01.01.2019 r. oraz skracają go do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu, dla zatrudnionych po 01.01.2019 r.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Taki krok wydaje się być jak najbardziej uzasadniony. Przed 1 stycznia 2019 r. Polska mogła „pochwalić” się jednym z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej w Europie. Stanowiło to duże wyzwanie logistyczne dla pracodawców i było kosztowne. Dzięki zmianie przepisów mogłoby dojść do usprawnienia procesów w wielu przedsiębiorstwach, zwłaszcza tych zatrudniających wielu pracowników. Czy jednak na pewno tak się stało?

Problem duplikacji teczek osobowych

Z uwagi na zasadę zakazu retroaktywności prawa, 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej odnosi się do osób, które zostały zatrudnione:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • po 1 stycznia 2019 r,
  • w latach 1999-2018, o ile pracodawca złoży do ZUS specjalne oświadczenie oraz raport informacyjny.

W przypadku osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku pracodawca jest zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej na zasadach, które obowiązywały do 1 stycznia 2019 r., czyli przez 50 lat. Co jednak w przypadku, gdy pracodawca chce zawrzeć kolejną umowę o pracę bezpośrednio po zakończeniu umowy o pracę zawartej przed 1 stycznia 2019 r. i trwającej w 2019 r.?

Wówczas zaczynają się schody. W takiej sytuacji bowiem pracodawca jest zobligowany do założenia pracownikowi nowych akt osobowych. Może tego uniknąć, o ile zachowa pomiędzy umowami co najmniej 1 dzień przerwy. Tak uznało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Z czego to wynika?

By pracodawca mógł kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem (rozpatrujemy sytuację, gdy stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r.), musi złożyć do ZUS-u wspomniany wcześniej raport informacyjny ZUS RIA. Ma on celu skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Jest to jednak proces bardzo czasochłonny i trudny gdyż systemy informatyczne przed 2019 rokiem nie były przystosowane do zbierania informacji do ZUS RIA i co za tym idzie Pracodawcy po prostu nie składają tego raportu. W efekcie mają trudności z odpowiedzią na pytanie jak prowadzić akta, wśród których część dokumentacji powinna być przechowywana przez 50 lat a część przez 10 lat.

Rodzi to problem podwójnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, przy czym Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie wskazuje, jak rozdzielić akta i jak dokładnie je przechowywać, a przecież za wyjątkowo niedbałe prowadzenie dokumentacji pracowniczej grozi kara pieniężna. Grzywna może sięgać nawet 30 tys. złotych. Póki co problem duplikacji teczek osobowych w przypadku niektórych pracowników wciąż pozostaje nierozstrzygnięty.

Niejasności wokół terminów przechowywania dokumentacji

Wraz z wejściem w życie nowych przepisów pracodawcy stanęli przed dylematem, jak prowadzić teczkę osobową? Czy tworzyć dwie teczki i oddzielnie prowadzić dokumentację wytworzoną po 01.01.2019 przez 10 lat, a tę wcześniejszą przez 50 lat? Co zrobić z dokumentami typu szkolenie BHP czy badania lekarskie, które z są elementem teczki osobowej. Czy przechowywać je 50 czy może przełożyć je do nowej teczki i przetrzymywać 10 lat? Prawo nie daje w tym względzie jasnej odpowiedzi, a Pracodawcy mierzą się z bólem głowy i większą ilością pracy.

Z cyfryzacją za pan brat! Czy aby na pewno?

Nowelizacja rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. dopuściła również możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej wyłącznie w postaci elektronicznej. Dotyczy to nie tylko akt osobowych, ale i ewidencji czasu pracy.

Jest to usprawnienie szczególnie korzystne dla dużych zakładów pracy, gdzie w archiwach przez lata zalegały setki dokumentów. Cyfryzacja nie tylko zapewnia szybszy dostęp do potrzebnych danych, bez konieczności żmudnego przeszukiwania archiwów, ale i usprawnia procesy toczące się w firmie, co jest źródłem wielu korzyści, także finansowych. Dla pracowników zaś oznacza to większe bezpieczeństwo przechowywania danych.

Nie dziwi zatem pęd ku cyfryzacji, także ze strony ustawodawcy. Niestety niejasne przepisy wymuszające podwójną pracę. Coraz to nowe regulacje, które nakładają na pracodawcę dodatkowe, nie zawsze w pełni uzasadnione, obowiązki, przesłaniają korzyści płynące z nowelizacji. Wprowadzają bowiem chaos i stanowią dodatkowy czynnik potęgujący niepewność, której w praktyce biznesowej i tak nie brakuje.

Pracodawcom nie pozostaje nic innego, jak dobrze przyjrzeć się przepisom. Chociaż i to nie gwarantuje sukcesu. Jak bowiem zostało wspomniane, niektóre sformułowania wzajemnie się wykluczają, co uniemożliwia dostosowanie się do wymogów ustawodawcy, a przecież pracodawca musi wiedzieć, czy decydując się na dane rozwiązanie, przypadkiem nie łamie prawa.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 917)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 2369)

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rodzice nie unikną kłopotliwego obowiązku, ale do szkoły nie wejdzie też osoba skazana za poważne przestępstwa – 3x „nie” Prezydenta wobec nowelizacji ustawy lex Kamilek

W dniu 29 sierpnia 2025 r. Prezydent Karol Nawrocki odmówił podpisania nowelizacji ustawy lex Kamilek, która miałaby wyjaśnić niektóre wątpliwości interpretacyjne związane ze stosowaniem ustawy, jak również m.in. uprawnić pracowników zakwaterowania zbiorowego (czyli np. hoteli) do weryfikacji osób, które przebywają w takich obiektach z dziećmi. Jednocześnie jednak zakładała ona złagodzenie wymogów weryfikacji osób dopuszczonych do kontaktu z dziećmi (w tym m.in. rodziców pomagających w przedszkolu, szkole czy podczas wycieczek), co Prezydent ocenił jako – osłabienie gwarancji bezpieczeństwa małoletnich.

Jak uniknąć niechcianego spadku – poradnik na 2025 r.

Niechciany spadek kojarzy się przede wszystkim z dziedziczeniem długów i innych kłopotliwych zobowiązań. W polskim prawie spadkobierca dziedziczy zarówno prawa, jak i obowiązki majątkowe. Obejmują one m.in. kredyty, zaległe alimenty i inne długi. Aby uniknąć przejęcia cudzych zobowiązań, trzeba w odpowiednim terminie podjąć świadomą decyzję. Poniżej przedstawiamy najważniejsze sposoby uniknięcia niechcianego spadku w świetle aktualnych przepisów obowiązujących w 2025 r.

Sądy kwestionują WIBOR w umowach kredytowych i pożyczkowych. Kluczowe orzeczenia o braku transparentności klauzul zmiennego oprocentowania

Pojawiły się nowe rozstrzygnięcia sądów powszechnych, w których to sędziowie, nie czekając na zbliżające się rozstrzygnięcie TSUE, zakwestionowali odesłanie do wskaźnika WIBOR w umowach kredytowych i pożyczkowych. Orzeczenia te, wydane w sprawach konsumenckich oraz między przedsiębiorcami, wskazują na istotne naruszenia obowiązków informacyjnych banków i pożyczkodawców, skutkujące uznaniem klauzul oprocentowania za nieważne lub abuzywne. Te omawiane niżej orzeczenia rzucają nowe światło na problem stosowania wskaźnika WIBOR w umowach finansowych, wskazując na konieczność zapewnienia pełnej transparentności przez instytucje finansowe w toku zawierania umowy kredytu bądź pożyczki.

Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn 2025 – rząd szykuje rewolucję: łatwiejsze zasady dziedziczenia, przywracanie terminów i koniec z pułapkami podatkowymi

Rząd planuje istotne zmiany w podatku od spadków i darowizn. Na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji, który ma wprowadzić większą przejrzystość, uproszczenie procedur oraz ochronę spadkobierców przed utratą zwolnień podatkowych. Najważniejsze rozwiązania to możliwość przywrócenia terminu na zgłoszenie spadku oraz doprecyzowanie momentu powstania obowiązku podatkowego, co ma zakończyć wieloletnie wątpliwości i pułapki prawne.

REKLAMA

Przepisy nie przewidują jednoznacznych zasad umożliwiających bliskim dostęp do dokumentacji osobistej zmarłych

Przepisy nie przewidują jasnych i jednoznacznych zasad dostępu do dokumentów osobistych zmarłych przez ich bliskich. Powoduje to problemy osób, które chcą poznać przeszłość swoich najbliższych. Rzecznik Praw Obywatelskich występuje do MSWiA o podjęcie prac legislacyjnych ws. jednoznacznych przesłanek takiego dostępu do historycznych dokumentów ewidencji ludności osób zmarłych - czytamy w komunikacie biura RPO.

W Sejmie: Przepadły pieniądze dla osób niepełnosprawnych. Rząd zapomniał zapisać art. 136 ustawy emerytalnej

Posłanka Iwona Hartwich próbowała załatwić sprawę dodatku dopełniającego, który przepadł w efekcie śmierci osoby niepełnosprawnej. Osoba ta nabyła prawo do dodatku w styczniu 2025 r. Ponieważ dodatek wypłacano (z wyrównaniem od stycznia) dopiero w maju 2025 r. pieniądze przepadły (np. za styczeń i luty, kiedy osoba niepełnosprawna zmarła w marcu).

Apelują: dziadkowie i babcie nie róbcie tego swoim wnukom. Jak uchronić przed niechcianym spadkiem?

Wydawało się, że dziedziczenie przynosi przede wszystkim zysk - no nie zawsze. Dla pewnego młodego mężczyzny okazało się jednak, że spuścizna może mieć zupełnie inny wymiar. Gdy jego dziadek zmarł, nastoletni wówczas wnuk zdawał się jedynym spadkobiercą – i jednocześnie dłużnikiem. Taka właśnie sprawa (zresztą już nie pierwsza tego typu) rozegrała się w polskim sądzie i de facto zmusiła Rzecznika Praw Obywatelskich do interwencji. W komunikacie RPO czytamy: "Jako dziecko odziedziczył dług dziadka - po latach sąd nakazał mu spłatę. Zasadna skarga nadzwyczajna RPO". Poniżej szczegóły tego interesującego przypadku.

Fiskus wszczyna coraz mniej kontroli podatkowych. Mimo to zyskuje na skuteczności [DANE MF]

W pierwszej połowie 2025 roku liczba wszczętych kontroli podatkowych spadła o ponad 16% w porównaniu z analogicznym okresem ub.r. Spośród tego typu działań, zakończonych od stycznia do czerwca tego roku, w przeszło 99% stwierdzono nieprawidłowości. Ostatnio uszczuplenia wyniosły prawie 769 mln zł, a wpłaty pokontrolne – niespełna 208 mln zł. Część ekspertów przekonuje, że dla organów podatkowych wygodniejsze są czynności sprawdzające. Nie brakuje też opinii, że po stronie podatników zmniejsza się zjawisko nieprawidłowości.

REKLAMA

Jawność transakcji kryptowalutowych. Jakie dane trafią do fiskusa? Czy mniejsza anonimowość to mniejsza innowacyjność?

Świat kryptowalut zawsze balansował pomiędzy wolnością a kontrolą. Dopóki branża nie stała się dochodowa, waluty wirtualne można było uznać za ciekawostkę. To właśnie wtedy jeszcze kilka lat temu były anonimowe. Z jednej strony technologia blockchain została stworzona po to, aby dawać niezależność i przejrzystość bez konieczności angażowania instytucji centralnych. Z drugiej, coraz częściej pojawiają się przepisy, które wymagają raportowania transakcji do organów podatkowych. W Polsce już wiadomo, że kolejne zmiany w tym obszarze są nieuniknione. Warto w tym zakresie odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Czy większa jawność oznacza krok naprzód w profesjonalizacji rynku? Czy może jednak ograniczenie anonimowości jest raczej zagrożeniem dla innowacyjności? Dowiedz się więcej na ten temat właśnie w tym artykule.

Rząd informuje Polaków co mają robić, jak wybuchnie wojna – „Poradnik bezpieczeństwa” trafi do każdego domu w Polsce [udostępniamy wersję PDF]. „Ten poradnik ma czynić nas bezpieczniejszymi”

W dniu 28 sierpnia 2025 r. na stronie internetowej Rządowego Centrum Bezpieczeństwa (RCB) został opublikowany „Poradnik bezpieczeństwa” dla wszystkich Polaków, który został opracowany wspólnie przez MON, MSWiA oraz RCB. Ma on pełnić funkcję praktycznego poradnika, umożliwiającego każdemu obywatelowi skuteczne przygotowanie i działania w sytuacjach kryzysowych, takich jak wojna, klęski żywiołowe czy awarie infrastruktury. Już wkrótce, ma on trafić do wszystkich gospodarstw domowych w Polsce.

REKLAMA