Pracowałeś i płaciłeś składki przed 1999 r.? Jeżeli masz te dokumenty: np. książeczkowy dowód osobisty, umowy - ZUS wyliczyć może wyższą emeryturę. Liczą się też zeznania świadków

• Jak ZUS oblicza emeryturę - metodologia
• Staż pracy, okresy składkowe i nieskładkowe
• W którym miesiącu roku najkorzystniej przejść na emeryturę? Zależy to od terminów waloryzacji przez ZUS kapitału początkowego i składek zapisanych na koncie ubezpieczonego
• W jakiej sytuacji ZUS może ponownie przeliczyć emeryturę? W jaki sposób można udowodnić zatrudnienie i wysokość wynagrodzenia przed 1999 rokiem
• Jakie okresy pracy i ubezpieczenia można potwierdzić zeznaniami świadków, a kiedy może zrobić to sam ZUS
• Jak potwierdzać okresy nieskładkowe

Na wstępie warto zaprezentować zasady obliczania emerytury przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych

Jak ZUS oblicza emeryturę - metodologia

Obecnie w Polsce prawo do emerytury z ZUS-u ma każda osoba, która ukończyła tzw. wiek emerytalny. Dla kobiet jest to 60 lat, a dla mężczyzn 65 lat dla mężczyzn. Warunkiem przyznania emerytury dla osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r. jest dodatkowo:
- opłacenie składki z tytułu ubezpieczenia społecznego lub ubezpieczenia emerytalnego i rentowych przynajmniej za 1 dzień, np. jako pracownik czy też osoba prowadząca działalność pozarolniczą,
- brak przyznanej emerytury z powodu ukończenia podwyższonego wieku emerytalnego.

Co ważne, ZUS przyzna emeryturę od miesiąca, w którym senior złoży  wniosek ale nie wcześniej niż od dnia, w którym ukończy powszechny wiek emerytalny.

ZUS oblicza wysokość emerytury dzieląc podstawę jej obliczenia przez średnie dalsze trwanie życia. 

Zaś podstawę obliczenia emerytury stanowi suma:
a) zwaloryzowanych składek na ubezpieczenie emerytalne, zapisanych na indywidualnym koncie ubezpieczonego do końca miesiąca poprzedzającego miesiąc, od którego przysługuje wypłata emerytury;
b) zwaloryzowanego kapitału początkowego;
c) środków zapisanych na subkoncie w ZUS.

Tablica średniego dalszego trwania życia

Średnie dalsze trwanie życia jest to przewidywana liczba miesięcy, przez którą będziesz pobierać emeryturę. Tablice średniego dalszego trwania życia ogłasza co roku Prezes Głównego Urzędu Statystycznego. Są one podstawą do obliczenia emerytur na wnioski zgłoszone od 1 kwietnia danego roku do 31 marca następnego roku.

Najnowszy Komunikat Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 25 marca 2025 r. w sprawie tablicy średniego dalszego trwania życia kobiet i mężczyzn, zawiera tablicę średniego dalszego trwania życia kobiet i mężczyzn, która przez ZUS jest stosowana od 1 kwietnia 2025 roku do 31 marca 2026 r.

Tablica ta jest podstawą do przyznania emerytur na wnioski zgłoszone od dnia 1 kwietnia 2025 r. do dnia 31 marca 2026 r. A emerytura stanowi równowartość kwoty będącej wynikiem podzielenia podstawy - ustalonej w sposób, o którym mowa w art. 25 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1631, z późn. zm.) - przez średnie dalsze trwanie życia dla osób w wieku równym wiekowi przejścia na emeryturę danego ubezpieczonego.
Jeżeli jest to korzystniejsze dla ubezpieczonego, do ustalenia wysokości emerytury zgodnie z art. 26 ust. 1 ww. ustawy o emeryturach i rentach z FUS stosuje się tablice trwania życia obowiązujące w dniu, w którym ubezpieczony osiągnął wiek emerytalny. ZUS informuje, że przyszli emeryci, którzy kończą wiek emerytalny w tym okresie, nie muszą spieszyć się z przejściem na emeryturę, aby skorzystać z tegorocznej tablicy. Przyznając emeryturę, ZUS zawsze sprawdza, czy dla zainteresowanego korzystniejsze jest przyjęcie do obliczeń danych z tablicy trwania życia, która obowiązuje w momencie złożenia wniosku o emeryturę, czy ukończenia wieku emerytalnego - wyjaśnia Katarzyna Krupicka, regionalny rzecznik prasowy ZUS w województwie podlaskim. 
Tablice służą również do obliczenia wysokości hipotetycznej emerytury (art. 50 ust. 2 i ust. 2a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – Dz. U. z 2024 r. poz. 497, z późn. zm.).

Staż pracy, okresy składkowe i nieskładkowe

ZUS wyjaśnia także, że na wysokość emerytury wpływa w sposób istotny staż pracy. Im więcej zgromadzonych składek i późniejsze przejście na emeryturę, tym wyższe świadczenie. Każdy rok przepracowany po osiągnięciu wieku emerytalnego może podwyższyć świadczenie nawet o 15%. Ustawa określa jedynie minimalny wiek przejścia na emeryturę. Jest ona bowiem prawem i każdy sam podejmuje decyzję o zakończeniu aktywności zawodowej.
Od stażu pracy zależy, czy świadczenie nie będzie niższe od najniższej gwarantowanej emerytury, która aktualnie wynosi 1878,91 zł brutto. Dostanie je kobieta, która posiada co najmniej 20 lat okresów składkowych i nieskładkowych oraz mężczyzna, który ma ich co najmniej 25. 

Na wysokość emerytury mają też wpływ okresy składkowe i nieskładkowe. Okresy składkowe to te związane z aktywnością zawodową, takie jak czas ubezpieczenia czy samodzielnego opłacania składek. Natomiast okresy nieskładkowe to brak aktywności zawodowej, np. nauka w szkole wyższej czy pobieranie zasiłku chorobowego. Okresy nieskładkowe nie mogą przekraczać 1/3 okresów składkowych.

ZUS przy ustalaniu podstawy obliczenia emerytury bierze pod uwagę:
- zwaloryzowany kapitał początkowy (jeśli ubezpieczony był objęty ubezpieczeniem społecznym przed 1 stycznia 1999 r.);
- zwaloryzowane składki na ubezpieczenie emerytalne, które zostały zapisane na koncie w ZUS tej osoby po 1998 r. (do końca miesiąca poprzedzającego miesiąc, od którego zacznie być wypłacana emerytura);
- zwaloryzowane środki, które są zapisane na subkoncie w ZUS (w tym również przeniesione z OFE) - jeżeli dana osoba jest członkiem otwartego funduszu emerytalnego (OFE).

Jeśli ubezpieczony był objęty ubezpieczeniem społecznym przed 1999 r. i nie był objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi po 1998 r. do ustalenia podstawy jego emerytury ZSUS przyjmie jedynie kapitał początkowy tej osoby.

Więcej na ten temat w artykułach:
Jak ZUS wylicza emeryturę w 2025 roku? Tablice średniego dalszego trwania życia, staż pracy, okresy składkowe, kapitał początkowy
ZUS: Okresy składkowe i dzień rozwiązania umowy o pracę decydują o wysokości emerytury
Staż pracy a emerytura. Jak potwierdzić okresy składkowe i nieskładkowe - wyjaśnienia ZUS i kalkulator stażu pracy

W którym miesiącu roku najkorzystniej przejść na emeryturę? Zależy to od terminów waloryzacji przez ZUS kapitału początkowego i składek zapisanych na koncie ubezpieczonego

ZUS wyjaśnia, że na wysokość emerytury istotnie wpływa także waloryzacja składek emerytalnych i kapitału początkowego zapisanych na koncie ubezpieczonego oraz środków zapisanych na subkoncie. Te kwoty ZUS waloryzuje co rok i co kwartał.

Waloryzacja polega na pomnożeniu zewidencjonowanych kwot składek odpowiednio na koncie i subkoncie przez wskaźnik waloryzacji. Wskaźnik waloryzacji składek i kapitału początkowego na koncie ubezpieczonego ogłaszany jest przez Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” do 25-go dnia miesiąca poprzedzającego termin waloryzacji. Wskaźnik waloryzacji dla środków zapisanych na subkoncie ogłaszany jest przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego do 15 maja każdego roku.

Kwoty zapisane na koncie i subkoncie ubezpieczonego (w tym też kapitał początkowy), podlegają przede wszystkim waloryzacjom (podwyżkom) rocznym, które są przeprowadzane od 1 czerwca każdego roku kalendarzowego, przy zastosowaniu wskaźnika waloryzacji ogłoszonego za poprzedni rok. Tej waloryzacji podlegają kwoty zapisane na koncie i subkoncie ubezpieczonego na dzień 31 stycznia roku, za który ZUS przeprowadza waloryzację, powiększone o kwoty z tytułu wcześniejszych waloryzacji.

Ustalając podstawę obliczenia emerytury ZUS przyjmuje kwoty zapisane na koncie i subkoncie ubezpieczonej osoby, ale nie wszystkie z nich są objęte waloryzacją roczną. Dlatego też ZUS przeprowadza jeszcze waloryzację kwartalną. Obejmuje ona odrębnie zwaloryzowane składki i kapitał początkowy na koncie oraz środki na subkoncie. Waloryzacja kwartalna obejmuje składki na ubezpieczenie emerytalne zewidencjonowane na koncie i subkoncie ubezpieczonego po 31 stycznia roku, za który ZUS przeprowadził ostatnią waloryzację roczną. Waloryzacji kwartalnej podlega kwota składek zewidencjonowanych na ostatni dzień pierwszego miesiąca kwartału, za który jest przeprowadzana, powiększona o kwoty uzyskane w wyniku poprzednich waloryzacji kwartalnych.

ZUS wyjaśnia, że wskaźniki waloryzacji składek na koncie ubezpieczonego za poszczególne kwartały są bardzo zróżnicowane, i tak wskaźnik za I kwartał jest dużo wyższy niż wskaźniki za II, III i IV kwartał oraz wskaźnik waloryzacji rocznej.

Dlatego też gdy wniosek o emeryturę zostanie złożony w czerwcu, kwoty zwaloryzowane rocznie nie będą objęte podwyżkami kwartalnymi (w tym przede wszystkim wskaźnikiem waloryzacji za I kwartał), bowiem zostały już zwaloryzowane rocznie. A zatem w przypadku złożenia wniosku o emeryturę w czerwcu, ZUS zwaloryzuje kwartalnie jedynie składki nie objęte waloryzacją roczną i w dodatku będą to jedynie waloryzacje za II, III i IV kwartał, bez bardzo korzystnej waloryzacji za I kwartał. Taki sposób liczenia oznacza, że składając wniosek o emeryturę w czerwcu senior może mieć świadczenie niższe niż gdyby złożył wniosek w innym miesiącu.

Ale ZUS informuje także, że gdy senior złoży wniosek o emeryturę w czerwcu danego roku, to emerytura będzie obliczona jak emerytura majowa - jeżeli będzie korzystniejsza dla wnioskodawcy. Zawsze można też wycofać wniosek przed uprawomocnieniem decyzji i ponownie go złożyć w innym terminie.

W jakiej sytuacji ZUS może ponownie przeliczyć emeryturę? W jaki sposób można udowodnić zatrudnienie i wysokość wynagrodzenia przed 1999 rokiem

ZUS może ponownie przeliczyć wysokość emerytury w następujących przypadkach:
1) gdy emeryt przy składaniu wniosku o przyznanie świadczenia nie dysponował wszystkimi dokumentami za okresy ubezpieczenia, które ZUS może uwzględnić przy obliczaniu świadczenia,
2) jeżeli obecnie emeryt potrafi udokumentować zarobki za lata przed przejściem na emeryturę lub zarobki, jakie uzyskiwał po przyznaniu świadczenia,
3) jeśli po przyznaniu emerytury dana osoba pracowała lub opłacała składki na ubezpieczenia społeczne.

Trzeba podkreślić, że od 1999 r. każda osoba ubezpieczona ma indywidualne konto w ZUS-ie, na którym zapisywane są wszystkie składki należne (w przypadku osób, za które pracodawca miał obowiązek opłacenia składek) lub opłacone za dana osobę po 1998 r. (w przypadku osób prowadzących działalność). Wcześniej ZUS nie był zobowiązany do prowadzenia indywidualnych kont dla ubezpieczonych. Dlatego wiele osób, aby ustalić kapitał początkowy, musi dostarczyć dokumenty potwierdzające zatrudnienie i wysokość wynagrodzenia przed 1999 rokiem. 

Dokumenty, które umożliwiają przeliczenie emerytury to np.: świadectwa pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Jeżeli takich dokumentów nie ma, to do ZUS-u można dostarczyć tzw. dowody szczątkowe, które zostaną przez ZUS przeanalizowane. Są nimi np. legitymacja ubezpieczeniowa z wpisami o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, umowy o pracę, angaże, listy płac uzyskane z archiwum lub jednostki, która przechowuje dokumentację zlikwidowanych zakładów pracy. 
- To może być też książeczka wojskowa albo zaświadczenie wojskowej komendy uzupełnień. Mogą to być wpisy w „książeczkowym” dowodzie osobistym np. o zatrudnieniu, czy dotyczące dzieci, legitymacje związków zawodowych, czy zeznania świadków (najlepiej byłych współpracowników) - wyjaśnia Krystyna Michałek, regionalny rzecznik prasowy ZUS w województwie kujawsko-pomorskim.

Okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych można udokumentować zaświadczeniem z urzędu pracy, a okres pobierania stałego zasiłku z opieki społecznej, od którego były opłacone składki na ubezpieczenia społeczne — zaświadczeniem z ośrodka pomocy społecznej. Natomiast okres niewykonywania zatrudnienia z powodu opieki nad dzieckiem lub dziećmi można udowodnić na podstawie odpisu aktu urodzenia dziecka lub odpisów aktów urodzenia dzieci.

Osoby, które studiowały przed 1999 r. i studia ukończyły, okres nauki mogą potwierdzić odpowiednim zaświadczeniem z uczelni (musi być w nim okres trwania i programowy wymiar studiów), dyplomem i indeksem, o ile jest w nim zawarty programowy wymiar studiów.

Osobom, które były zatrudnione u małych przedsiębiorców (zatrudniających do 20 pracowników), ZUS sam poświadczy ubezpieczenie. By tak się stało, należy podać w Informacji o okresach składkowych i nieskładkowych (ERP-6) okres zatrudnienia, nazwę zakładu pracy lub imię i nazwisko pracodawcy, adres zakładu pracy, numer konta płatnika (NKP) – pracodawcy – jeśli go znamy. Numer NKP był nadawany przez ZUS przed 1999 r. Można sprawdzić w legitymacji ubezpieczeniowej, czy pracodawca go podał.

Osoby, które indywidualnie opłacały składkę na ubezpieczenie społeczne jako prowadzący działalność gospodarczą albo współpracujący z taką osobą, w formularzu ZUS EKP podają: 
- okres, w którym prowadzili działalność lub współpracowali przy jej prowadzeniu, 
- adres miejsca, w którym była prowadzona działalność, 
- numer konta płatnika składek (NKP), 
- adres ZUS-u, do którego opłacane były z tego tytułu składki przed 1999 r. 

Jakie okresy pracy i ubezpieczenia można potwierdzić zeznaniami świadków, a kiedy może zrobić to sam ZUS

Jeśli nie dysponujemy dokumentami, które potwierdzają okresy zatrudnienia, a zakład pracy został zlikwidowany i nie możemy znaleźć swoich akt osobowych, niektóre okresy zatrudnienia można udowodnić zeznaniami świadków (najlepiej byłych współpracowników).

Zeznaniami świadków można udowodnić okresy zatrudnienia:
- sprzed 15 listopada 1991 r.,
- po 14  listopada 1991 r., jeśli dokumenty zostały zniszczone wskutek powodzi w 1997 r. lub 2010 r.,
- jako pracownik młodociany  przed 1 stycznia 1975 r., gdy pracodawca nie ma dokumentacji z tego okresu i nie może potwierdzić, że zawierał umowy z pracownikami młodocianymi, albo gdy może potwierdzić zawieranie umów, ale nie może potwierdzić, że zatrudniał właśnie tej konkretnej osoby.

ZUS może potwierdzić okresy ubezpieczenia przed 1999 r., jeśli były opłacone składki na ubezpieczenie społeczne.
Dotyczy osób, które m.in.:
- były zatrudnione w gospodarstwie domowym albo gospodarstwach domowych lub przy obsłudze prywatnego domu mieszkalnego albo prywatnych domów mieszkalnych od 1 lipca 1970 r.,
- były pracownikami nieuspołecznionego zakładu pracy albo nieuspołecznionych zakładów pracy, a od 1 stycznia 1990 r. – pracownikami zakładu pracy albo zakładów pracy, które zatrudniały do 20 pracowników,
- prowadziły działalność na własny rachunek lub były osobą współpracującą,
- były rzemieślnikiem lub osobą, która z nim współpracowała – od 1 lipca 1965 r.,
- były taksówkarzem – od 1 lipca 1969 r.,
- prowadziły działalność handlowo-usługową – od 25 sierpnia 1973 r.,
- były twórcą i artystą – od 1 stycznia 1974 r.,
- były adwokatem i wykonywały zawód indywidualnie (poza zespołem adwokackim) – od stycznia 1983 r.,
- były duchownym – od 1 lipca 1989 r.

ZUS potwierdzi okresy ubezpieczenia oraz podstawę wymiaru składek, jeśli w formularzu ZUS ERP-6 wnioskodawca poda:
1) okres pracy, nazwę zakładu pracy lub nazwisko pracodawcy i adres byłego miejsca pracy oraz numer konta płatnika (NKP) – jeśli wnioskodawca był pracownikiem,
2) okres, w którym była prowadzona działalność, i adres miejsca, w którym była prowadzona, numer NKP, adres ZUS, do którego były opłacane składki – jeśli wnioskodawca prowadził działalność, współpracował przy jej prowadzeniu lub wykonywał wolny zawód.

Jeśli pracodawca zatrudniał do 20 pracowników, powinien potwierdzić okres (okresy), za które po 28 lutego 1995 r. wypłacał wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy oraz jego kwotę. ZUS nie ma tych informacji w swoich aktach.

Jak potwierdzać okresy nieskładkowe

ZUS wyjaśnia, że pewne okresy nieskładkowe – np. okresy pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego lub opiekuńczego, urlopu wychowawczego – potwierdzić może były pracodawca (lub jego następca prawny) w zaświadczeniu o zatrudnieniu i wynagrodzeniu albo w świadectwie pracy.

Okres nauki w szkole wyższej można udowodnić na dwa sposoby:
- zaświadczeniem z uczelni o ukończeniu studiów, okresie ich trwania i programowym wymiarze, 
- dyplomem, jeśli wynika z niego okres trwania studiów i ich programowy wymiar.

Jeżeli senior nie był zatrudniony ani nie wykonywał innej działalności zarobkowej, a wychowywał dziecko w wieku do lat 4  -  do wniosku o kapitał początkowy trzeba dołączyć akt urodzenia dziecka oraz oświadczenie o sprawowaniu osobistej opieki nad dzieckiem.
Okres opieki nad dzieckiem, który ZUS będzie mógł zaliczyć, może być dłuższy, jeśli wychowywałaś dziecko, na które przysługiwał zasiłek pielęgnacyjny lub stan zdrowia dziecka wymagał osobistej opieki nad dzieckiem. W takiej sytuacji dołącz do dokumentów zaświadczenie, które potwierdza prawo do tego zasiłku lub dokumentację medyczną potwierdzającą stan zdrowia i potrzebę opieki nad dzieckiem.

ZUS zwraca uwagę, że:
a) Jeśli miałeś prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy, do wniosku o ustalenie kapitału początkowego nie dołączaj dokumentów, które już złożyłeś przy ustalaniu renty.
b) Okresy składkowe i nieskładkowe możemy uwzględnić także na podstawie orzeczenia sądu.