Jednorazowe rozliczenie PIT. Oto, co musi zrobić biuro rachunkowe

• Rozliczenia PIT w biurze rachunkowym. Procedury
• Rozliczenie PIT małżonkom. Kiedy jest potrzebne pełnomocnictwo?

I niestety, biuro ma obowiązek wykonać wymagane procedury AML i zastosować do takiego "jednorazowego" klienta takie "środki bezpieczeństwa" jakie są przyjęte w biurze biorąc pod uwagę ocenę ryzyka przypisanego do tego rodzaju transakcji. Jedyne ograniczenie wynika z jednorazowego charakteru takiej usługi, co oznacza, że biuro stosuje te środki jednorazowo. 

Właściwą procedurę wykonania obowiązków AML w takim przypadku powinna określać tzw. procedura wewnętrzna, czyli dokument, który powinien być przyjęty w każdym biurze rachunkowym, określający procedurę postępowania przyjętą w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Rozliczenia PIT w biurze rachunkowym. Procedury

Biorąc to pod uwagę należy przyjąć, że biuro rachunkowe, które wykonuje jednorazową usługę rozliczenia PIT dla klienta powinno przede wszystkim dokonać identyfikacji klienta oraz zweryfikować jego tożsamość.

Identyfikacja osoby fizycznej polega na ustaleniu takich danych jak imię i nazwisko, obywatelstwo, państwo urodzenia, numer PESEL lub daty urodzenia w przypadku braku numeru PESEL, serii i numeru dowodu osobistego, NIP. Oczywiście są to dane, których nie da się pominąć przy składaniu rocznego rozliczenia PIT, więc ustalenie tych danych jest niezbędne dla prawidłowego wykonania samej usługi rozliczenia PIT. Nie powinno więc to sprawiać żadnego problemu.

Jednak oprócz samej identyfikacji klienta, wymagana jest także weryfikacja przedstawionych danych, czyli w praktyce potwierdzenie tych danych w dokumencie tożsamości klienta. 
Fakt wykonania obu tych czynności powinien być udokumentowany, tj. osoba, która będzie przyjmowała zlecenie powinna odnotować, że zebrała te informacje o kliencie i potwierdziła je w dokumencie tożsamości.

Rozliczenie PIT małżonkom. Kiedy jest potrzebne pełnomocnictwo?

Co w przypadku gdy do biura przyszedł np. jeden z małżonków aby biuro rozliczyło wspólny PIT, albo dwa osobne PIT-y? Biuro powinno uznać taką sytuację za działanie przez pełnomocnika, a to wymaga aby klient przedstawił dokument pełnomocnictwa, czyli dokument upoważniający go do działania w imieniu osoby, dla której PIT ma być sporządzany. W takiej sytuacji biuro identyfikuje i weryfikuje z dokumentem tożsamości dane pełnomocnika (np. małżonka).

Biuro rachunkowe powinno też wykonać obowiązek:
•    zidentyfikowania i weryfikacji danych beneficjenta rzeczywistego takiej usługi, a także
•    ustalenia czy klient zajmuje eksponowane stanowisko polityczne – można tu przyjąć oświadczenie w sprawie zajmowania (lub nie) eksponowanego stanowiska politycznego przez klienta lub beneficjenta: Dotyczy to również członków rodziny takich osób a także osób znanych jako ich bliscy współpracownicy).

Zastosowanie innych środków jest zależne od oceny sytuacji przez biuro. Jeżeli istnieją przesłanki do zastosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa (a tak jest np. w przypadku klientów zajmujących eksponowane stanowiska albo członków ich rodzin i bliskich współpracowników) biuro powinno ponadto także przykładowo ustalić źródła pochodzenia majątku lub wartości majątkowych klienta (w ramach wzmożonych środków bezpieczeństwa). 
Ponadto wszystkie działania podjęte w celu wykonania obowiązków AML biuro powinno udokumentować i przechowywać dokumenty przez 5 lat licząc od zakończenia stosunków z klientem. 

Ze względu na rozbudowaną procedurę stosowania środków bezpieczeństwa, konieczność dokumentowania wykonanych czynności oraz przechowywania dokumentów warto skorzystać z elektronicznych programów pomagających w przeprowadzeniu wymaganych procedur identyfikujących klientów i beneficjentów rzeczywistych w ramach AML.