Jak biuro rachunkowe może składać pliki JPK_VAT za klienta

Pliki JPK_VAT mogą być podpisywane za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego (w przypadku podatników, którzy taki podpis posiadają) lub przy użyciu profilu zaufanego eGo - ePUAP. Od 5 lutego 2018 r. istnieje możliwość podpisywania plików JPK_VAT również za pomocą innego podpisu zapewniającego autentyczność w przypadku ich przesyłania przez osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.

Pliki JPK_VAT mogą być też składane i podpisywane w imieniu podatników przez upoważnione do tego osoby, np. właścicieli czy pracowników biur rachunkowych, z którymi podatnicy ci współpracują (po złożeniu pełnomocnictwa na formularzu UPL-1). W takim przypadku biuro rachunkowe może posługiwać się własnym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Nie ma przeszkód, aby podatnicy nadal wystawiali faktury sprzedaży w Excelu lub ręcznie. Faktury takie muszą być jednak wprowadzane przez czynnych podatników VAT do prowadzonej przy użyciu programów komputerowych ewidencji VAT.

Polecamy: INFORLEX Biuro Rachunkowe - Wszystko o zmianach w prawie i podatkach. Teraz 14 dni ZA DARMO!

Z art. 82 § 1b Ordynacji podatkowej wynika obowiązek comiesięcznego przekazywania przez podatników prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych w formacie JPK danych wynikających z prowadzonej ewidencji VAT, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT.

Wysłanie JPK_VAT przez mikroprzedsiębiorców - obowiązek od 1 stycznia 2018 r.

Obowiązek wysyłania JPK_VAT objął 1 stycznia 2018 r. wszystkich czynnych podatników VAT, których na mocy przepisów przejściowych wcześniej nie obejmował. Dlatego od rozliczenia za styczeń 2018 r. czynni podatnicy będący mikroprzedsiębiorcami muszą wysłać po raz pierwszy plik JPK_VAT. Plik ten składa się z danych identyfikujących podatnika oraz danych, które dotyczą dokumentów sprzedażowych i zakupowych. JPK_VAT odzwierciedla dane zawarte w ewidencji VAT.

Obowiązek złożenia pliku JPK_VAT za styczeń upływa 26 lutego 2018 r. Jak wynika z komunikatu MF, plik można wysłać od 1 lutego 2018 r. za pośrednictwem bezpłatnych aplikacji Klient 2v3 oraz e-mikrofirma, udostępnianych przez Ministerstwo Finansów dla struktury 3 JPK_VAT obowiązującej w 2018 r. Aplikacje są dostępne na stronie http://www.finanse.mf.gov.pl/pp/jpk/klient-jpk.

Do wysyłania plików JPK_VAT można wykorzystywać również inne umożliwiające to aplikacje komercyjne.

Podpisywanie plików JPK_VAT - certyfikat kwalifikowany lub profil zaufany (eGo)

Wysyłane pliki JPK_VAT muszą być podpisywane przez składających je podatników. Podatnicy mogą tego dokonywać:

1. za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego - jeżeli go posiadają,
2. przy użyciu profilu zaufanego eGo - ePUAP.

Ministerstwo Finansów wprowadziło (dla osób fizycznych prowadzących działalność) możliwość podpisywania JPK_VAT innym podpisem elektronicznym zapewniającym autentyczność. Podpis ten jest oparty na zestawie unikatowych danych w postaci elektronicznej dotyczących osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą,przesyłającej księgi, tj. na:

1) identyfikatorze podatkowym NIP albo identyfikatorze podatkowym PESEL,
2) imieniu (pierwszym),
3) nazwisku,
4) dacie urodzenia,
5) wysokości przychodu uzyskanego w roku podatkowym, wykazanego za rok podatkowy o 2 lata wcześniejszy niż rok przesyłania księgi, albo wartości „0” (zero), gdy za ten rok podatkowy nie złożono żadnego z wymienionych zeznań lub obliczeń, tj. PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39, PIT-40, PIT-40A.

Nowy podpis można stosować od 5 lutego 2018 r.

Pliki JPK_VAT mogą być również składane i podpisywane w imieniu podatników przez upoważnione do tego osoby, np. właścicieli czy pracowników biur rachunkowych, z którymi podatnicy ci współpracują. Pliki JPK_VAT stanowią bowiem deklaracje w rozumieniu przepisów Ordynacji podatkowej (art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej). Zgodnie z art. 80a § 1 Ordynacji podatkowej, jeżeli odrębne ustawy nie stanowią inaczej, deklaracja, w tym deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej, może być podpisana także przez pełnomocnika podatnika, płatnika lub inkasenta.

Wzór pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest oznaczony symbolem UPL-1 i również można go pobrać ze stron Ministerstwa Finansów: http://www.finanse.mf.gov.pl/documents/766655/1481810/UPL-1(6).pdf .

Jak zostało już wskazane pełnomocnictwo składa się na druku UPL-1 i można je przekazać w formie:

• papierowej - naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencji podatników i płatników, lub
• elektronicznej - Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej - poprzez ePUAP.

W związku z tym jeżeli pracownik lub właściciel biura rachunkowego zostanie upoważniony przez podatnika do podpisywania pliku JPK_VAT, to przy jego wysyłce będzie posługiwał się własnym podpisem (certyfikatem kwalifikowanym lub profilem zaufanym).

Wystawianie przez podatników faktur sprzedaży w Excelu lub ręcznie

W tym miejscu należy koniecznie zaznaczyć, że pliki JPK_VAT stanowią informację o prowadzonej ewidencji VAT, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, a nie informację o treści wystawionych przez podatników faktur. Informacjami o treści wystawionych przez podatników faktur są pliki JPK_FA. Są to pliki, które podatnicy obowiązani są przekazywać na żądanie organów podatkowych, przy czym większość podatników obowiązek ten będzie obciążał dopiero od 1 lipca 2018 r. Oczywiście w plikach JPK_VAT wskazywane są niektóre informacje z faktur, lecz wynika to wyłącznie z tego, że są to informacje wykazane również w prowadzonej przez podatników ewidencji VAT.

Obowiązujące przepisy nie przewidują przy tym obowiązku wystawiania faktur z wykorzystaniem programów komputerowych przez podatników obowiązanych do przekazywania plików JPK_VAT. W szczególności nie wynika to z wprowadzonego z początkiem 2018 r. obowiązku prowadzenia ewidencji VAT, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych (art. 109 ust. 8a ustawy o VAT). W związku z tym nie ma przeszkód, aby podatnicy nadal wystawiali faktury sprzedaży w Excelu lub ręcznie. Faktury takie muszą być jednak przez czynnych podatników VAT wprowadzane do prowadzonej przy użyciu programów komputerowych ewidencji VAT.

Podstawa prawna:

• art. 3 pkt 5, art. 80a § 1 oraz art. 82 § 1b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 201; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 138

• art. 109 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1221; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 86

• § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 24 czerwca 2016 r. w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane - Dz.U. z 2016 r. poz. 932; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 304

Tomasz Krywan, doradca podatkowy