Mikrorachunki w biurze rachunkowym - korzyści i zagrożenia

Do końca 2019 r. podatki VAT, PIT i CIT były płacone na osobne rachunki bankowe urzędu skarbowego. Wiązało się to z wykonywaniem dwóch lub więcej przelewów danego klienta biura rachunkowego (osobno na rachunek VAT, PIT, CIT). Pracochłonność tego procesu była jeszcze większa w sytuacji, gdy podatnik zmienił miejsca zamieszkania lub siedzibę. Wówczas biuro rachunkowe musiało odszukać osobne rachunki bankowe w nowym urzędzie, w którym po zmianie podatnik zobowiązany był do regulowania należności podatkowych. Obecnie (tj. od 1 stycznia 2020 r., na podstawie ustawy z 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2019 r. poz. 1520) każdy podatnik dokonuje zapłaty podatków z tytułu:

• VAT,
• PIT,
• CIT,
• niepodatkowych należności budżetowych (np. mandaty lub grzywny)

- na swój indywidualny rachunek podatkowy, bez rozróżnienia ze względu na należności podatkowe ze wskazanych tytułów. W przypadku przedsiębiorców indywidualny mikrorachunek będzie wykorzystany po raz pierwszy do opłacenia podatków za grudzień (płaconych w styczniu 2020 r.).

Uwaga (!)
Mikrorachunek podatkowy można sprawdzić, korzystając z generatora na stronie www.podatki.gov.pl lub otrzymać go w dowolnym urzędzie skarbowym. Wystarczy podać swój numer identyfikacji podatkowej (odpowiednio PESEL lub NIP). Wskazany tam numer mikrorachunku jest zawsze taki sam, niezależnie od adresu zamieszkania czy właściwości urzędu skarbowego.

Zmiana ta niewątpliwie zwiększy komfort pracy biura rachunkowego działającego w imieniu podatnika w obszarze dokonywania płatności, głównie przez oszczędność czasu i zminimalizowanie ryzyka przekazania wpłat na niewłaściwe konto. Należy jednak zauważyć, że zmiana taka może się wiązać również z kilkoma niedogodnościami.

Korzyści z wprowadzenia indywidualnego rachunku podatkowego

Wprowadzenie jednego, stałego mikrorachunku podatkowego wiąże się z:

• wygodnym i prostym sposobem zapłaty zagregowanych podatków PIT CIT i VAT przez biuro rachunkowe działające w imieniu podatnika i zaliczek PIT dokonywanych w imieniu płatnika (duże uproszczenie i oszczędność czasu poprzez pokrywanie zobowiązania podatkowego na ten sam numer rachunku bankowego),
• ograniczeniem liczby omyłkowych przelewów na niewłaściwe konto,
• możliwością szybkiego sprawdzenia numeru mikrorachunku w każdym miejscu i czasie (numer mikrorachunku można sprawdzić na portalu podatkowym www.podatki.gov.pl, podając identyfikator podatkowy - PESEL lub NIP),
• brakiem potrzeby szukania obowiązujących numerów rachunków przy zmianie miejsca zamieszkania lub siedziby klienta biura rachunkowego,
• szybszą możliwością otrzymania potrzebnych zaświadczeń dotyczących tych podatków (w szczególności o niezaleganiu z podatkami przez klienta biura rachunkowego),
• wpłatą (tak jak dotychczas) zbiorczej kwoty za wszystkich pracowników (pracodawca nie jest zobowiązany do pozyskiwania mikrorachunków podatkowych pracowników; tym samym biuro rachunkowe działając w imieniu płatnika będzie dokonywało wpłat na indywidualny mikrorachunek płatnika, którym jest klient biura rachunkowego).

Niedogodności związane z wprowadzeniem indywidualnego rachunku podatkowego

Wprowadzenie indywidualnego rachunku podatkowego spowodowało, że organy podatkowe mogą niemal natychmiast zidentyfikować brak płatności dla danego zobowiązania podatkowego. Zatem w przypadku podatników, którzy nie płacą swoich zobowiązań w ustawowych terminach, może się to wiązać ze skróceniem czasu, w którym taki brak będzie zauważony. Skutkować to będzie szybszym otrzymaniem powiadomienia o zaległości podatkowej, a tym samym może wzrosnąć liczba wszczętych procedur egzekucyjnych (co wiąże się dla podatnika z dodatkowymi kosztami). Zatem główny cel wprowadzenia indywidualnego rachunku podatkowego, jakim jest przyspieszenie procesu płatności, może sprawić, że nawet ci podatnicy, którzy nie płacą swoich zobowiązań niezamierzenie (np. gdy opóźnienie wynika z dłuższego okresu księgowania przelewów bankowych z banku zagranicznego na konto urzędu skarbowego), muszą się liczyć z tym , że powstaną u nich zaległości podatkowe.

Biura rachunkowe działające w imieniu i na rzecz swoich klientów (podatników) powinny wiedzieć, jak będą alokowane płatności otrzymywane przez urząd skarbowy I tak:

1. jeżeli podatnik nie posiada zaległości podatkowych oraz w dokonanym przelewie:
   • wskazuje konkretne zobowiązania podatkowe - urząd skarbowy zaliczy płatność na podstawie informacji przekazanych przez podatnika,
   • nie wskazuje żadnych konkretnych zobowiązań podatkowych - urząd skarbowy zaliczy otrzymaną kwotę w pierwszej kolejności na pokrycie najstarszego zobowiązania podatkowego;
2. jeżeli podatnik posiada zaległości podatkowe, każda dokonana płatność będzie w pierwszej kolejności zaliczona na ich pokrycie. W zależności od tego, co zostanie wskazane przez podatnika w tytule przelewu, płatność zostanie zaliczona na pokrycie określonych zaległości podatkowych, zgodnie z następującą zasadą:
   • przy wskazaniu konkretnych zaległości podatkowych przez podatnika - urząd skarbowy zaliczy płatność na podstawie wniosku,
   • przy braku wskazania konkretnych zaległości podatkowych - płatność zostanie zaliczona na pokrycie najstarszych zaległości podatkowych.

Uwaga (!)
Biura rachunkowe muszą uważnie śledzić, jakie zaległości podatkowe klienta zostały uregulowane. Wskazanie w przelewie określonej zaległości podatkowej nie zawsze będzie oznaczało jej pokrycie.

Polecamy: INFORLEX Biuro Rachunkowe - Wszystko o zmianach w prawie i podatkach. Teraz 14 dni ZA DARMO!

Indywidualny rachunek podatkowy -  o czym jeszcze trzeba wiedzieć

Biura rachunkowe działające na rzecz podatników muszą wiedzieć, że:

• w przypadku braku numeru PESEL i/lub NIP należności podatkowe należy wpłacać zgodnie z obwieszczeniem ws. wykazu rachunków bankowych urzędów skarbowych (w chwili opracowania niniejszego materiału obwieszczenie to nie zostało jeszcze opublikowane). W obwieszczeniu tym znajdą się szczegółowe objaśnienia, na który rachunek wpłacać poszczególne podatki. Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej wskazuje przy tym, że w przypadku dokonywania tego typu przelewu należy podawać w przelewie numer dokumentu, np. paszportu, dowodu osobistego, aby urząd skarbowy mógł zidentyfikować i prawidłowo rozliczyć wpłatę;
• podatki inne niż PIT, CIT i VAT należy wpłacać na dotychczasowych zasadach, czyli na rachunki podatkowe urzędów skarbowych, zgodnie z obwieszczeniem ws. wykazu rachunków bankowych urzędów skarbowych (w chwili opracowania niniejszego materiału obwieszczenie te nie zostało jeszcze opublikowane). W obwieszczeniu tym znajdą się również szczegółowe objaśnienia, na który rachunek wpłacać poszczególne podatki;
• zwroty nadpłat w podatkach są realizowane na rachunek bankowy zgłoszony przez podmiot (tak jak dotychczas);
• zaliczki na podatek pracowników są wpłacane na mikrorachunek pracodawcy (czyli płatnika);
• pracodawca nie musi pozyskiwać mikrorachunków podatkowych swoich pracowników (jako płatnik dokonuje wpłat na swój indywidualny rachunek podatkowy).

Podstawa prawna:

• art. 61b  i art. 62 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 900; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2200

Paweł Muż, ekonomista, redaktor „MONITORA księgowego”, specjalista ds. rachunkowości