Jak są opodatkowane świadczenia przeznaczone dla pracowników

W wielu firmach powstają problemy z rozliczaniem świadczeń, z których korzystają pracownicy. W takich przypadkach zastosowanie mają regulacje zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.; nazywana dalej ustawą o PIT). Według tych przepisów, wolna od podatku jest wartość rzeczowych świadczeń otrzymanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Rzeczowymi świadczeniami jednak nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Oznacza to, że z PIT zwolniona jest wartość rzeczowych świadczeń otrzymanych przez pracownika, jeżeli spełnione zostaną łącznie następujące warunki:

• świadczenie ma charakter rzeczowy,

• źródłem finansowania są w całości środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub związków zawodowych,

• wartość świadczeń rzeczowych nie przekracza 380 zł.

W ustawie wyraźnie określono źródło finansowania świadczeń rzeczowych. Uznano, że dla zastosowania zwolnienia z podatku konieczne jest, żeby pracodawca lub związek zawodowy nie sfinansował tych świadczeń z innych źródeł niż zakładowy fundusz świadczeń socjalnych lub fundusz związków zawodowych.

Niekiedy pracodawca ponosi wszelkie koszty związane z przeprowadzeniem badań lekarskich pracowników, a także koszty niezbędnej profilaktycznej opieki zdrowotnej wynikającej ze specyfiki warunków pracy. Świadczenia zdrowotne na rzecz pracowników, finansowane przez pracodawcę, stanowią jednak ich przychód z pracy opodatkowany jak wynagrodzenie za pracę. Wartość tych świadczeń ustala się zgodnie z zasadami określonymi w art. 12 ust. 3 wspomnianej ustawy o PIT.

Do przychodów pracowników jednak nie zalicza się świadczeń medycznych, które pracodawca musi ponieść na własny koszt. Zaliczają się do nich wstępne, okresowe oraz kontrolne badania lekarskie.

Koniecznym warunkiem do zakwalifikowania wydatków na świadczenia zdrowotne jako kosztów podatkowych jest udowodnienie przez pracodawcę, że musiał je ponieść, bo zobowiązywał go do tego kodeks pracy lub inne ustawy. Warto pamiętać, że art. 229 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.) zobowiązuje pracodawcę do finansowania trzech rodzajów świadczeń. Chodzi o badania wstępne, okresowe i kontrolne. Co do innych obligatoryjnie obciążających pracodawcę świadczeń zdrowotnych, odpowiednich regulacji trzeba poszukać w ustawach szczególnych dotyczących prawa pracy.

Czasami w zakładowym układzie zbiorowym pracy jest zapisane, że pracownikowi, u którego w wyniku badań okresowych stwierdzono pogorszenie lub zagrożenie stanu zdrowia w związku z wypadkiem przy pracy, chorobą zawodową itp., przysługuje prawo do leczenia w ośrodku sanatoryjnym profilaktyczno-leczniczym. Realizując postanowienia układu, zakład pracy w całości pokrywa koszty pobytu pracowników w ośrodkach leczniczych. Wydatki te traktuje przy tym jako świadczenia na rzecz pracowników, z tytułu których należy potrącić podatek dochodowy od osób fizycznych.

W praktyce jednak powstają problemy z ustaleniem, czy finansowane przez pracodawcę na rzecz pracowników świadczenia zdrowotne przysługujące im na podstawie układu zbiorowego pracy są kosztem uzyskania przychodów.

Począwszy od 1 stycznia 2004 r. nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów związanych z finansowaniem świadczeń zdrowotnych przez pracodawcę na rzecz pracowników, z wyjątkiem kosztów, do poniesienia których zobowiązują pracodawcę przepisy kodeksu pracy oraz innych ustaw. Wynika to z art. 16 ust. 1 pkt 65 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. nr 54, poz. 654 z późn. zm.). Przepis ten ma na celu ograniczenie możliwości zaliczania do kosztów podatkowych pracodawcy wszelkiego finansowania opieki medycznej dla pracowników – stwierdziły organy podatkowe.

Często zakłady pracy zwracają pracownikom pieniądze za bilety na przejazdy pociągiem, autobusem itp. Należy pamiętać, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej w kraju oraz poza jego granicami. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT. Duże znaczenie mają w tym kontekście przepisy zawarte w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności i przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990). Organy podatkowe zwracają uwagę, że na podstawie par. 3 tego rozporządzenia, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W myśl natomiast par. 5 ust. 2 wspomnianego rozporządzenia, zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ta ulga przysługuje. Biorąc pod uwagę ten przepis, zwolniony z podatku dochodowego jest zwrot kosztów podróży, czyli ceny biletu niezależnie od tego, czy jest to bilet ulgowy czy pełnopłatny (patrz wyjaśnienia Pierwszego Urzędu Skarbowego Łódź-Bałuty, I USB XVI/415/4/05, z 4 maja 2005 r.).

Może się zdarzyć, że pracodawca nieodpowiednio zakwalifikuje dane świadczenie i nie pobierze od niego zaliczki na podatek dochodowy, w sytuacji gdy powinien to zrobić. Jeżeli do tego dojdzie, to musi liczyć się z konsekwencjami. W wyniku ewentualnej kontroli może być wydana decyzja, w której określona zostanie wysokość należnych, a nie pobranych zaliczek. Na podstawie tej decyzji pracodawca będzie musiał odprowadzić do urzędu skarbowego nie wpłacone wcześniej kwoty wraz z odsetkami.

PRZYKŁAD 1

PRZYKŁAD 2

PRZYKŁAD 3

WYJAŚNIENIA URZĘDU SKARBOWEGO

Podstawa prawna