Pracodawca dopłaci do urlopu pracownika

Jednym ze źródeł pomocy finansowej dla pracowników jest tworzony w zakładach pracy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Niektórzy pracodawcy mogą też pomóc pracownikom, wypłacając im jednorazowe świadczenie urlopowe.

Pomoc z funduszu

Każdy pracodawca tworzący fundusz jest zobowiązany do wydania regulaminu, w którym określa szczegółowe zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej, zasady oraz warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z jego środków. Regulamin powinien być uzgodniony ze związkami zawodowymi działającymi w firmie. Pracodawca, u którego nie działają organizacje związkowe, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Fundusz przeznaczony jest przede wszystkim na finansowanie zakładowej działalności socjalnej. Obejmuje ona m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form krajowego wypoczynku oraz działalności sportowo-rekreacyjnej. Zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych mogą z niego korzystać:

• pracownicy i ich rodziny,

• byli pracownicy emeryci i renciści, ich rodziny,

• oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo do korzystania z funduszu.

Ustawa nie wskazuje konkretnych form wypoczynku, do których można dopłacać ze środków ZFŚS. Mogą to być więc zarówno wyjazdy zorganizowane przez pracodawcę w ośrodku wypoczynkowym należącym do danego zakładu pracy, wczasy wykupione przez pracownika w biurach podróży czy wczasy zorganizowane samodzielnie przez pracowników, np. na działce czy kempingu. Ważne jest to, że pracownik nie musi już ograniczać się wyłącznie do wczasów krajowych.

Kiedy dofinansowanie

Wielu pracowników chciałoby, aby pracodawca wypłacił im pieniądze z funduszu jeszcze przed wyjazdem na urlop. Termin wypłaty pracodawca powinien ustalić w regulaminie funduszu, uzgodnionym z zakładowymi organizacjami związkowymi lub (w przypadku ich braku) z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Chociaż mogłoby się wydawać, że dopłata do wypoczynku powinna nastąpić przed rozpoczęciem urlopu, to jednak wielu pracodawców woli wypłacać pieniądze dopiero po jego zakończeniu. W ten sposób pracodawcy zabezpieczają się przed możliwością niespełnienia przez niektórych pracowników podstawowego warunku, jakim jest nieskorzystanie z urlopu wypoczynkowego, w przypadku ich ewentualnego pójścia na zwolnienie lekarskie w trakcie zaplanowanego urlopu.

Zdarza się także, że pracodawcy uzależniają przyznanie dofinansowania od przedstawienia im rachunków za wyjazd czy wczasy. To jednak powinno być zapisane w regulaminie funduszu, a wcześniej uzgodnione w przedstawicielami pracowników.

Wszystkie świadczenia socjalne finansowane z ZFŚS (w tym także dopłata do wypoczynku) mają charakter uznaniowy. Możliwość otrzymania takiego świadczenia oraz jego wysokość są uzależnione m.in. od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Dopłata za wypoczynek

Przepisy ustawy o ZFŚS nie określają ani minimalnego, ani maksymalnego wymiaru urlopu, który warunkowałby przyznanie dopłaty do wypoczynku pracownika. Powinno to być natomiast unormowane w zakładowym regulaminie funduszu.

Bardzo często pracodawcy, aby przyznać dopłatę do wypoczynku wymagają, aby trwał on co najmniej 14 dni kalendarzowych. Taka zasada jest często przyjmowana w zakładowych regulaminach funduszu.

Świadczenie urlopowe

Pracodawcy zatrudniający (według stanu na dzień 1 stycznia danego roku) mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, zamiast tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, mogą wypłacać jednorazowe świadczenie urlopowe. Nie jest ono jednak obowiązkowe. Zobowiązani do jego wypłacania są jedynie pracodawcy, którzy zatrudniają nauczycieli (art. 53 ustawy z 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela, Dz.U. t.j. z 2006 r. nr 97, poz. 674 z późn. zm.). Pozostali, jeśli nie chcą wypłacać świadczenia urlopowego (ani tworzyć ZFŚS), muszą - w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem pracowników - zapisać to w zakładowym układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. Jeśli nie są objęci układem zbiorowym pracy oraz nie są zobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, wówczas muszą przekazać swoim pracownikom informację o niewypłacaniu świadczenia urlopowego w pierwszym dniu miesiąca danego roku kalendarzowego w sposób przyjęty w swojej firmie (np. przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń).

Warunkiem otrzymania pieniędzy przez pracowników z tzw. świadczenia urlopowego jest korzystanie przez nich z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (wliczane są w to nie tylko dni robocze, ale także niedziele i święta). Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik wykorzystuje urlop zaległy, czy też bieżący. Ważne, by urlop wynosił nie mniej niż 14 dni kalendarzowych.

Pracownik jednak nie dostanie takiego świadczenia wówczas, gdy w danym roku najpierw wykorzystał urlop zaległy (nie krótszy niż 14 dni), a później, w pewnym odstępie czasu, wybrał się na wypoczynek na podstawie przysługującego mu w danym roku kalendarzowym urlopu wypoczynkowego. Pracownik ma prawo do takiego świadczenia raz w roku.

Jeżeli natomiast jest zatrudniony u kilku pracodawców wypłacających takie świadczenie, wówczas prawo do niego nabywa w każdej firmie, w której jest zatrudniony. W opinii inspektorów pracy niezgodne z prawem byłyby sytuacje, w których tylko jeden z pracodawców wypłacałby wspomnianemu pracownikowi takie dofinansowanie.

Nie dla rodziny

Świadczenie urlopowe nie jest świadczeniem z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Oznacza to, że pracownik, aby móc je otrzymać, nie musi przedstawiać żadnego zaświadczenia o osiąganych przez niego dochodach, jak to jest w przypadku tzw. wczasów pod gruszą (czyli dofinansowania do wypoczynku wypłacanego z ZFŚS). Świadczenie to nie jest także uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej lub materialnej pracownika. Ponadto nie trzeba składać żadnego wniosku, by je otrzymać. Należy się ono pracownikowi z mocy prawa. Jest przyznawane wyłącznie pracownikom, a nie na jego najbliższym. Tylko bowiem świadczenia finansowane z funduszu socjalnego mogą być przyznawane także dla rodziny pracownika.

Może się zdarzyć, że pracownik, który otrzymał od pracodawcy świadczenie urlopowe, został odwołany z urlopu i nie wykorzystał 14 kolejnych dni kalendarzowych. W takim przypadku nalezy zwrócić pracodawcy wypłacone przez niego świadczenie. Nie można się go będzie jednak domagać powtórnie.

Wysokość świadczenia

Pracodawca, zgodnie z art. 3 ust. 5a ustawy o funduszu, powinien wypłacić świadczenie urlopowe nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie przez pracownika urlopu wypoczynkowego we wspomnianym wymiarze.

Maksymalna wysokość tego świadczenia nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS, odpowiedniego dla rodzaju zatrudnienia pracownika. Może być jednak niższa niż maksymalna ustawowa wysokość odpisu. Wysokość świadczenia przy tym jest ustalana proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika. Nie może natomiast zależeć od stażu pracy u danego pracodawcy czy ogólnego okresu zatrudnienia.

Pracownicy muszą być powiadomieni w regulaminie wynagradzania lub w układzie zbiorowym pracy o wysokości przysługującego im świadczenia w miejscu pracy. Pracodawca może ustalić to świadczenie albo kwotowo, albo procentowo w odniesieniu do odpisów podstawowych na ZFŚS przysługujących danej grupie zatrudnionych np. 60 proc. odpisu podstawowego na pracownika zatrudnionego w szczególnie uciążliwych warunkach.

Świadczenie urlopowe nie przysługuje osobom świadczącym pracę na podstawie umów cywilnoprawnych. Może je otrzymać tylko pracownik. W rozumieniu art. 2 k.p. pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. W związku z tym osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy o dzieło, umowy zlecenia czy kontraktu menedżerskiego) nie otrzymają wspomnianego świadczenia.

Z ORZECZNICTWA:

• Pracodawca, który narusza art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.) przez wydatkowanie środków z tego funduszu bez zachowania kryterium socjalnego, nie może powoływać się na klauzule generalne określone w art. 8 k.p.

Wyrok SN z 25 sierpnia 2004 r. I PK 22/03, OSNP 2005/6/80

• Sprzeczne z prawem rozwiązanie umowy o pracę nie uzasadnia natychmiastowej wymagalności pożyczki udzielonej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, chociażby regulamin zakładowy określał taką wymagalność na skutek wypowiedzenia umowy przez pracodawcę.

Wyrok SN z 18 kwietnia 2001 r., I PKN 359/00, OSNP 2003/3/60

• Pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Wyrok SN z 20 sierpnia 2001 r. I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331

WYDATKOWANIE ŚRODKÓW ZFŚS

Z funduszu mogą być dofinansowane:

• wczasy, pobyt w sanatorium na leczeniu lub rekonwalescencji połączony z wypoczynkiem,

• kolonie, obozy, zimowiska, tzw. zielone szkoły, rajdy dla dzieci i młodzieży,

• wypoczynek organizowany przez pracowników we własnym zakresie, tzw. wczasy pod gruszą, wczasy turystyczne,

• wycieczki,

• sport i rekreacja (bilety na basen, korty tenisowe, uczestnictwo w różnych zajęciach rekreacyjno-sportowych oferowanych przez wyspecjalizowanych organizatorów).

MAKSYMALNA WYSOKOŚĆ ŚWIADCZENIA URLOPOWEGO W 2008 ROKU

W tym roku świadczenie urlopowe może wynieść maksymalnie 906,61 zł dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach pracy. Ten natomiast, który pracuje w szczególnie uciążliwych warunkach pracy, może liczyć maksymalnie na 1208,81 zł. Zgodnie bowiem z ustawą o funduszu socjalnym wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego odpowiedniego dla rodzaju zatrudnienia pracownika.

KTO TWORZY FUNDUSZ SOCJALNY

Fundusz tworzą pracodawcy, którzy według stanu na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Mniejsi pracodawcy, zatrudniający mniej niż 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty, również mogą tworzyć ten fundusz, ale nie są do tego zobligowani. Natomiast pracodawcy ze sfery budżetowej (prowadzący działalność w formach organizacyjno-prawnych sektora finansów publicznych), czyli państwowe i samorządowe jednostki budżetowe, zakłady budżetowe oraz gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników muszą tworzyć wspomniany fundusz.

Izabela Rakowska-Boroń

izabela.rakowska@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 2 pkt 5, art. 3 ust. 1, art. 3 ust. 5a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).