Siedem dni na wydanie świadectwa pracy

Zasady wydawania świadectw pracy określa kodeks pracy oraz rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania.

Według art. 97 par. 1 k.p. w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. Zatem zasadą jest, że w przypadku gdy dojdzie do rozwiązania (np. poprzez wypowiedzenie umowy o pracę) lub wygaśnięcia (np. wskutek 3­miesięcznego tymczasowego aresztowania pracownika) stosunku pracy, należy wydać pracownikowi świadectwo pracy. Wyjątek dotyczy przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę z pracownikiem, z którym dotychczasowy pracodawca nawiązuje kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy. Wówczas pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy tylko na jego żądanie. Zatem jeśli bezpośrednio po zakończeniu jednej umowy o pracę strony zawierają kolejną umowę, pracodawca nie musi wydawać pracownikowi świadectwa pracy, chyba że będzie o­n tego żądał.

Świadectwo pracy wystawia się w związku z zakończeniem stosunku pracy. Dlatego też nie ma podstaw do wydawania pracownikom świadectw pracy, gdy zostają przejęci przez nowego pracodawcę. Wydania świadectwa pracy pracodawca nie może uzależniać od uprzedniego rozliczenia się z pracownikiem. Pracodawca nie może więc zastrzec, iż świadectwo pracy zostanie wręczone pracownikowi wtedy, gdy zwróci np. narzędzia pracodawcy lub pokryje koszty szkolenia.

Pracodawca powinien wydać świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo upoważnionej osobie w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Zatem świadectwo pracy powinno być wydane bezpośrednio w dacie zakończenia stosunku pracy, natomiast nie ma podstaw, aby wydawać je wcześniej, np. w czasie biegu wypowiedzenia. Byłoby to bowiem sprzeczne z treścią par. 2 ust. 1 cytowanego rozporządzenia. Jest to uzasadnione także tym, że w okresie wypowiedzenia mogą mieć miejsce różne nieprzewidziane zdarzenia, o których informacje powinny być umieszczone w świadectwie.

Jeżeli nie jest możliwe natychmiastowe wydanie świadectwa, pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, powinien przesłać świadectwo pracy pracownikowi lub upoważnionej osobie pocztą albo doręczyć je w inny sposób. Pracodawca ma obowiązek wydania świadectwa pracy pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej bez względu na to, czy pracownik żądał wydania świadectwa.

Podkreślić należy, że świadectwo pracy pracodawca powinien wydać pracownikowi lub upoważnionej przez niego osobie, a nie innemu podmiotowi, np. ZUS.

Jeżeli pracownik nie zgłasza się po odbiór świadectwa pracy ani też nie informuje pracodawcy o tym, w jaki sposób i gdzie doręczyć mu świadectwo, a pracodawca nie zna jego aktualnego adresu, wówczas jest o­n zwolniony z odpowiedzialności za niewydanie świadectwa pracy – niewykonanie obowiązku przez pracodawcę następuje z powodu naruszenia przez pracownika obowiązku współdziałania z pracodawcą. W takiej sytuacji świadectwo pracy powinno być złożone w aktach osobowych pracownika.

W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika (art. 63¹ par. 1 k.p.), pracodawca powinien sporządzić świadectwo pracy i włączyć je do akt osobowych zmarłego pracownika. Na wniosek jednak członka rodziny zmarłego pracownika oraz innej osoby będącej jego spadkobiercą pracodawca zobowiązany jest do wydania świadectwa pracy zmarłego.

Ryszard Sadlik

Sędzia Sądu Rejonowego w Kielcach