REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczenie zaliczek udzielonych pracownikom

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Pracodawca może powierzyć pracownikowi pewne kwoty pieniędzy, np. na zakup materiałów niezbędnych do pracy. Udzieloną zaliczkę traktujemy jako mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się. Ze względu na taki właśnie charakter i zapobieżenie nieprawidłowościom w rozliczaniu się pracowników, zaliczki znalazły się wśród świadczeń, które można potrącić z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody.

W ocenie Sądu Najwyższego pojęcie „zaliczka” nie może być wykładane rozszerzająco (tak stwierdził Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 11 czerwca 1980 r. – I PR 43/80, OSNP 1980/12/248).

WAŻNE!
Nie jest zaliczką – choć potocznie tak często bywa nazywana – część wynagrodzenia wypłacona pracownikowi na poczet wynagrodzenia przyszłego.

Wypłata taka to częściowe spełnienie przez pracodawcę świadczenia przed terminem jego wymagalności. Wypłacone kwoty podlegają zarachowaniu na poczet wynagrodzenia należnego za okres obrachunkowy, a w terminie wypłaty wynagrodzenia nie dochodzi do potrącenia z wynagrodzenia, ale do wypłacenia jego części uzupełniającej – do pełnej kwoty.

Zasady rozliczania i potrącania zaliczek

Biorąc pod uwagę, że zaliczka jest „mieniem powierzonym”, pracodawca powinien zadbać o udokumentowanie faktu przyjęcia przez pracownika pieniędzy. Pobranie zaliczki pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem (np. „W dniu 15 stycznia 2007 r. pobrałem kwotę 300 zł tytułem zaliczki na zakup paliwa do samochodu służbowego” Janusz Zawadzki).

W przypadkach, gdy pracodawca często udziela pracownikom zaliczek, wskazane byłoby, aby zasady ich rozliczania wynikały z obowiązujących u niego przepisów wewnętrznych (regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego pracy) lub umowy o pracę.

Przykład
Specyfika prowadzonej przez pracodawcę działalności wymusza częste podróże służbowe pracowników, którym udzielane są zaliczki na pokrycie kosztów podróży. Pracodawca wprowadził więc w regulaminie wynagradzania zapisy: § 11. Pracownikom mogą być udzielane zaliczki na koszty podróży służbowych oraz na pokrycie drobnych wydatków. § 12. 1. Zaliczki powinny być rozliczane nie później niż w terminie 14 dni po powrocie z podróży służbowej. 2. Rozliczenie następuje na podstawie przedłożonych przez pracownika dokumentów poświadczających poniesione wydatki (np. rachunki, faktury, bilety). Kwota diety odpowiada kwocie określonej rozporządzeniem MPiPS dla podróży służbowych na obszarze kraju (lub poza granicami kraju) pracowników zatrudnionych w państwowych jednostkach sfery budżetowej. § 13. 1. Jeżeli zaliczka podjęta przez pracownika nie została rozliczona w ustalonym terminie, potrąca się ją z najbliższych wynagrodzeń pracownika w granicach i na zasadach określonych przepisami art. 87–91 k.p. 2. Do czasu rozliczenia poprzednio wypłaconej zaliczki pracownikowi nie mogą być udzielane dalsze zaliczki.

Terminy rozliczenia udzielonych zaliczek na pokrycie kosztów podróży służbowych określone zostały dla pracowników sfery budżetowej w rozporządzeniach o delegacjach krajowych – i zagranicznych – na 14 dni – od zakończenia podróży. Pozostali pracodawcy mają swobodę w określaniu terminów rozliczeń.

Na pokrycie niezwróconych przez pracownika w przyjętym terminie zaliczek, pracodawca może potrącić mu nie więcej niż połowę wynagrodzenia (art. 87 § 1 pkt 3 k.p.). Granica ta obowiązuje także wówczas, gdy wraz z zaliczkami potrąceniu podlegają kwoty egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż alimenty (np. spłat rat kredytu bankowego poręczonego przez pracownika), a gdy wraz z nimi miałyby być potrącane jeszcze alimenty – mogą o­ne objąć 3/5 wynagrodzenia pracownika.

Pracownikowi nie może jednak – po potrąceniu zaliczek – pozostać do wypłaty mniej niż 75% minimalnego wynagrodzenia przysługującego za pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy (art. 871 § 1 pkt 2 k.p.).


Przykład
Pracownik otrzymuje minimalne wynagrodzenie w kwocie 936 zł. Wobec konieczności zakupu materiałów biurowych otrzymał od pracodawcy zaliczkę w kwocie 500 zł. Pracownik zrobił zakupy na kwotę 300 zł – na co przedstawił faktury, pozostałej kwoty 200 zł nie zwrócił. Pracodawca ma więc prawo do dokonania potrącenia nierozliczonej kwoty. Obliczenie wynagrodzenia:
ustalenie składki ZUS: 936 zł x 18,71% = 175,12 zł
podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: 936 – 175,12 = 760,88 zł
składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczana od dochodu (7,75%): 760,88 zł x 7,75% = 58,97 zł
składka na ubezpieczenie zdrowotne (9%): 760,88 zł x 9% = 68,48 zł
podstawa opodatkowania (z zaokrągleniem do 1 zł): 936 zł – 108,50 zł (koszty uzyskania przychodu) – 175,12 zł (składki ZUS) = 652 zł
podatek 19% – 652 zł x 19% = 123,88 zł
ulga podatkowa = 47,71 zł
zaliczka na podatek: 123,88 zł – 47,71 zł = 76,17 zł
zaliczka na podatek po odliczeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne podlegającej odliczeniu, czyli 7,75%: 76, 17 zł – 58,97 zł = 17 zł
składka zdrowotna potracona z dochodu: 68,48 zł (9%) – 58,97 zł. (7,75 %) = 9,51 zł
Wynagrodzenie netto: 936 zł – 175,12 zł (ZUS) – 58,97 zł (ubezp. zdr.) – 17 zł (zaliczka na podatek po odliczeniu składki) – 9,51 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne potrącona z dochodu) = 675,40 zł.

Gdyby potrąceń nie było, pracownik otrzymałby 675,40 zł. Z tej kwoty pracodawca dokonuje potrącenia, uwzględniając, że w przypadku zaliczek:
• nie może potracić więcej niż połowy wynagrodzenia oraz
• po potrąceniu pracownikowi musi pozostać do wypłaty co najmniej 75% minimalnego wynagrodzenia.

Tak więc pracownikowi musi pozostać po potrąceniu 506,55 zł (75%), czyli można mu potrącić jedynie 168,55 zł (675,40 zł – 506,55 zł = 168,85 zł). Pozostałą część można będzie potrącić w przyszłym miesiącu.
Jeżeli pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy, to kwota wolna od potrąceń ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu i w przypadku zaliczek stanowi np. 75% połowy minimalnego wynagrodzenia (przy zatrudnieniu na 1/2 etatu), czy 75% z 1/4 minimalnego wynagrodzenia (gdy pracuje na 1/4 etatu).

Adrianna Jasińska-Cichoń
radca prawny

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rząd szykuje zmiany w emeryturach – grupa pracowników popracuje do 70 roku życia

Ministerstwo Sprawiedliwości pracuje nad projektem zmian w przepisach, które mają wydłużyć maksymalny wiek pełnienia funkcji przez komorników sądowych oraz ich asesorów. Zgodnie z planowanymi regulacjami, osoby wykonujące te zawody miałyby obowiązek pozostawać aktywne zawodowo nawet do 70. roku życia.

Groźna nimfa kleszcza. Jak się chronić po spacerze w lesie? Ekspert radzi

Nimfa kleszcza, choć wielkości główki od szpilki, może przenosić groźne choroby. Dlatego po powrocie z lasu warto dokładnie obejrzeć ciało, wytrzepać ubrania i wziąć prysznic – przypomina główny inspektor sanitarny Paweł Grzesiowski.

1200 zł podwyżki emerytury i (jednak!) 64 tys. zł wyrównania dla 120 tys. emerytów (bez pomijania roczników 1949-1952) – jest zupełnie nowa specustawa przeliczeniowa dot. wyroku TK z 4 czerwca 2024 r.

W dniu 29 kwietnia 2025 r. do laski marszałkowskiej został złożony poselski projekt ustawy o zmianie ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, który zakłada ponowne przeliczenie emerytur (i ich podwyżkę) oraz wypłatę wyrównań za okres pobierania świadczeń w zaniżonej wysokości dla wszystkich emerytów objętych zakresem podmiotowym wyroku TK z 4 czerwca 2024 r. (sygn. akt sygn. akt SK 140/20). W przeciwieństwie do tego co proponuje rząd – specustawa przeliczeniowa w tej wersji – nie pozbawia emerytów prawa do wyrównania (w wysokości 64 tys. zł dla każdego uprawnionego) i obejmuje również poszkodowane kobiety z roczników 1949-1952, które MRPiPS chce pozbawić nie tylko ww. wyrównania, ale również podwyżki bieżących świadczeń emerytalnych.

Kolejne podwyżki dla nauczycieli od września? Jest odpowiedź rządzących. Stawiają jeden warunek

Związek Nauczycielstwa Polskiego apeluje o 10 proc. podwyżki dla nauczycieli od września tego roku. Rząd na razie nie odpowiedział na te żądania, ale pojawiły się już pierwsze komentarze samorządowców. Uważają oni, że mogliby wypłacić podwyżki, ale musi zostać spełniony jeden, podstawowy warunek.

REKLAMA

Trzeba wypłacać pieniądze na czarną godzinę. Apelują o to banki. To wezwanie budzi prawdziwą trwogę

Unieruchomione pociągi i metro, paraliż na lotniskach, brak internetu, niedziałająca sieć komórkowa i tłumy ludzi w sklepach. Szturmowali je tylko ci, którzy w portfelach mieli pieniądze, bo kartą płacić się nie dało. Ten horror wydarzył się w Hiszpanii. To tam, niczym grom z jasnego nieba, spadł blackout. Czy spełnił się czarny scenariusz, jaki wieszczyły europejskie banki? Już cztery miesiące temu apelowały do swoich klientów, żeby w domu trzymali gotówkę na czarną godzinę.

Skrócenie czasu pracy – potrzebna zmiana czy kosztowny eksperyment?

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiło w poniedziałek, 28 kwietnia 2025 r. rozpoczęcie pilotażowego programu skrócenia czasu pracy. Na jego realizację przewidziano 10 mln zł z Funduszu Pracy. ekspertka BCC ds. prawa pracy, radca prawny w Rycak Kancelaria Prawa Pracy i HR dr Magdalena Rycak o skróceniu czasu pracy.

Zakaz używania urządzeń telekomunikacyjnych na egzaminie – konsekwencje prawne

Niedługo rozpoczną się egzaminy maturalne. Warto pamiętać, że zakazane jest korzystanie z jakichkolwiek pomocy niedozwolonych. Każde takie działanie narusza zasady uczciwości egzaminacyjnej i grozi unieważnieniem egzaminu.

Prawne ryzyka używania AI przez pracowników. Odpowiedzialność pracodawcy wobec osób trzecich. Prawo pracy, prawo autorskie, ochrona danych poufnych i osobowych

Sztuczna inteligencja (AI) stanowi dużą pomoc w pracy, ułatwiając ją i przyspieszając w znacznym stopniu. Zdają sobie z tego sprawę zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Tak jednak ze strony pracodawców lub potencjalnych pracodawców wobec pracowników lub kandydatów, jak po ze strony pracowników, nieodpowiedzialne korzystania z AI może rodzić określone ryzyka prawne, które możemy ocenić przez pryzmat prawa pracy. Świadomość tych ryzyk jest ważna pod kątem znalezienia rozwiązań przed nimi zabezpieczających w sytuacji w której prawo powszechne takiego zabezpieczenia nie przewiduje.

REKLAMA

1 maja 2025 r. czyli Święto Pracy wolne od pracy. Co zmieniło się na lepsze dla polskich pracowników?

1 maja 2025 r. czyli Święto Pracy to międzynarodowy dzień upamiętniający wydarzenia chicagowskie z 1886 r. W Polsce jest to dzień wolny od pracy. Z tej okazji MRPiPS wymienia dobre zmiany dla polskich pracowników z ostatnich miesięcy.

Zmiana miejsca głosowania. Wybory 2025. Jak zagłosować w innym obwodzie?

Zmiana miejsca głosowania w wyborach na Prezydenta RP w dniu 18 maja 2025 r. jest możliwa. Co zrobić, aby zagłosować w obwodzie poza stałym miejscem zamieszkania? Niezbędne jest zaświadczenie o zmianie miejsca głosowania.

REKLAMA