REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczenie zaliczek udzielonych pracownikom

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Pracodawca może powierzyć pracownikowi pewne kwoty pieniędzy, np. na zakup materiałów niezbędnych do pracy. Udzieloną zaliczkę traktujemy jako mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się. Ze względu na taki właśnie charakter i zapobieżenie nieprawidłowościom w rozliczaniu się pracowników, zaliczki znalazły się wśród świadczeń, które można potrącić z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody.

W ocenie Sądu Najwyższego pojęcie „zaliczka” nie może być wykładane rozszerzająco (tak stwierdził Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 11 czerwca 1980 r. – I PR 43/80, OSNP 1980/12/248).

WAŻNE!
Nie jest zaliczką – choć potocznie tak często bywa nazywana – część wynagrodzenia wypłacona pracownikowi na poczet wynagrodzenia przyszłego.

Wypłata taka to częściowe spełnienie przez pracodawcę świadczenia przed terminem jego wymagalności. Wypłacone kwoty podlegają zarachowaniu na poczet wynagrodzenia należnego za okres obrachunkowy, a w terminie wypłaty wynagrodzenia nie dochodzi do potrącenia z wynagrodzenia, ale do wypłacenia jego części uzupełniającej – do pełnej kwoty.

Zasady rozliczania i potrącania zaliczek

Biorąc pod uwagę, że zaliczka jest „mieniem powierzonym”, pracodawca powinien zadbać o udokumentowanie faktu przyjęcia przez pracownika pieniędzy. Pobranie zaliczki pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem (np. „W dniu 15 stycznia 2007 r. pobrałem kwotę 300 zł tytułem zaliczki na zakup paliwa do samochodu służbowego” Janusz Zawadzki).

W przypadkach, gdy pracodawca często udziela pracownikom zaliczek, wskazane byłoby, aby zasady ich rozliczania wynikały z obowiązujących u niego przepisów wewnętrznych (regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego pracy) lub umowy o pracę.

Przykład
Specyfika prowadzonej przez pracodawcę działalności wymusza częste podróże służbowe pracowników, którym udzielane są zaliczki na pokrycie kosztów podróży. Pracodawca wprowadził więc w regulaminie wynagradzania zapisy: § 11. Pracownikom mogą być udzielane zaliczki na koszty podróży służbowych oraz na pokrycie drobnych wydatków. § 12. 1. Zaliczki powinny być rozliczane nie później niż w terminie 14 dni po powrocie z podróży służbowej. 2. Rozliczenie następuje na podstawie przedłożonych przez pracownika dokumentów poświadczających poniesione wydatki (np. rachunki, faktury, bilety). Kwota diety odpowiada kwocie określonej rozporządzeniem MPiPS dla podróży służbowych na obszarze kraju (lub poza granicami kraju) pracowników zatrudnionych w państwowych jednostkach sfery budżetowej. § 13. 1. Jeżeli zaliczka podjęta przez pracownika nie została rozliczona w ustalonym terminie, potrąca się ją z najbliższych wynagrodzeń pracownika w granicach i na zasadach określonych przepisami art. 87–91 k.p. 2. Do czasu rozliczenia poprzednio wypłaconej zaliczki pracownikowi nie mogą być udzielane dalsze zaliczki.

Terminy rozliczenia udzielonych zaliczek na pokrycie kosztów podróży służbowych określone zostały dla pracowników sfery budżetowej w rozporządzeniach o delegacjach krajowych – i zagranicznych – na 14 dni – od zakończenia podróży. Pozostali pracodawcy mają swobodę w określaniu terminów rozliczeń.

Na pokrycie niezwróconych przez pracownika w przyjętym terminie zaliczek, pracodawca może potrącić mu nie więcej niż połowę wynagrodzenia (art. 87 § 1 pkt 3 k.p.). Granica ta obowiązuje także wówczas, gdy wraz z zaliczkami potrąceniu podlegają kwoty egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż alimenty (np. spłat rat kredytu bankowego poręczonego przez pracownika), a gdy wraz z nimi miałyby być potrącane jeszcze alimenty – mogą o­ne objąć 3/5 wynagrodzenia pracownika.

Pracownikowi nie może jednak – po potrąceniu zaliczek – pozostać do wypłaty mniej niż 75% minimalnego wynagrodzenia przysługującego za pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy (art. 871 § 1 pkt 2 k.p.).


Przykład
Pracownik otrzymuje minimalne wynagrodzenie w kwocie 936 zł. Wobec konieczności zakupu materiałów biurowych otrzymał od pracodawcy zaliczkę w kwocie 500 zł. Pracownik zrobił zakupy na kwotę 300 zł – na co przedstawił faktury, pozostałej kwoty 200 zł nie zwrócił. Pracodawca ma więc prawo do dokonania potrącenia nierozliczonej kwoty. Obliczenie wynagrodzenia:
ustalenie składki ZUS: 936 zł x 18,71% = 175,12 zł
podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: 936 – 175,12 = 760,88 zł
składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczana od dochodu (7,75%): 760,88 zł x 7,75% = 58,97 zł
składka na ubezpieczenie zdrowotne (9%): 760,88 zł x 9% = 68,48 zł
podstawa opodatkowania (z zaokrągleniem do 1 zł): 936 zł – 108,50 zł (koszty uzyskania przychodu) – 175,12 zł (składki ZUS) = 652 zł
podatek 19% – 652 zł x 19% = 123,88 zł
ulga podatkowa = 47,71 zł
zaliczka na podatek: 123,88 zł – 47,71 zł = 76,17 zł
zaliczka na podatek po odliczeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne podlegającej odliczeniu, czyli 7,75%: 76, 17 zł – 58,97 zł = 17 zł
składka zdrowotna potracona z dochodu: 68,48 zł (9%) – 58,97 zł. (7,75 %) = 9,51 zł
Wynagrodzenie netto: 936 zł – 175,12 zł (ZUS) – 58,97 zł (ubezp. zdr.) – 17 zł (zaliczka na podatek po odliczeniu składki) – 9,51 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne potrącona z dochodu) = 675,40 zł.

Gdyby potrąceń nie było, pracownik otrzymałby 675,40 zł. Z tej kwoty pracodawca dokonuje potrącenia, uwzględniając, że w przypadku zaliczek:
• nie może potracić więcej niż połowy wynagrodzenia oraz
• po potrąceniu pracownikowi musi pozostać do wypłaty co najmniej 75% minimalnego wynagrodzenia.

Tak więc pracownikowi musi pozostać po potrąceniu 506,55 zł (75%), czyli można mu potrącić jedynie 168,55 zł (675,40 zł – 506,55 zł = 168,85 zł). Pozostałą część można będzie potrącić w przyszłym miesiącu.
Jeżeli pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy, to kwota wolna od potrąceń ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu i w przypadku zaliczek stanowi np. 75% połowy minimalnego wynagrodzenia (przy zatrudnieniu na 1/2 etatu), czy 75% z 1/4 minimalnego wynagrodzenia (gdy pracuje na 1/4 etatu).

Adrianna Jasińska-Cichoń
radca prawny

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Minimalna pensja 2026: Rząd ustala 4806 zł brutto! Sprawdź, ile dostaniesz na rękę

Rząd ogłosił projekt rozporządzenia w sprawie minimalnego wynagrodzenia i stawki godzinowej na 2026 rok. Od 1 stycznia najniższa pensja ma wynosić 4806 zł brutto, a stawka godzinowa – 31,40 zł. To decyzja Rady Ministrów po fiasku negocjacji w Radzie Dialogu Społecznego.

Zanim ruszysz w trasę. Praktyczne rady na wakacyjne podróże samochodem

Odpowiednie przygotowanie do podróży ma kluczowe znaczenie dla bezpiecznego przebiegu wakacyjnej trasy. Regularna kontrola stanu technicznego samochodu, przemyślane pakowanie, zaplanowanie trasy oraz zadbanie o wygodę kierowcy mają bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo – zarówno nasze, jak i innych osób na drodze.

Nowy minister rolnictwa zapowiada reformy: wsparcie dla aktywnych rolników, mniej biurokracji, silna pozycja Polski w UE

Minister Stefan Krajewski w pierwszym tygodniu urzędowania zapowiedział konkretne działania na rzecz polskiego rolnictwa. Stawia na wsparcie dla aktywnych rolników, deregulację przepisów, ochronę produkcyjnej funkcji wsi i silny głos Polski w unijnych negocjacjach handlowych. „Nowa siła rolnictwa” ma opierać się na współpracy resortu z instytucjami i rolnikami.

Nowe projekty KSR do konsultacji publicznych: wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości

Komitet Standardów Rachunkowości opublikował dwa projekty Krajowych Standardów Rachunkowości – dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości. Dokumenty mają ujednolicić zasady ewidencji, wyceny i prezentacji tych aktywów. Opinie można zgłaszać do 30 września 2025 r.

REKLAMA

Odmowa dodatku z MOPS 2025 – jak się odwołać, jeśli masz orzeczenie o niepełnosprawności [WZÓR]

MOPS odmówił Ci dodatku, mimo że masz orzeczenie o niepełnosprawności? Takie decyzje zdarzają się coraz częściej, a często są błędne. Wiele osób rezygnuje z walki o swoje prawa, bo nie wie, jak się odwołać. W tym poradniku pokażemy Ci, co zrobić krok po kroku, jak napisać skuteczne odwołanie i gdzie je złożyć. Mamy darmowy wzór pisma, instrukcje prawne i konkretne wskazówki, dzięki którym odzyskasz należne świadczenie.

Co z podatkiem od nieruchomości, gdy brakuje dachu?

Trwałe i całkowite usunięcie dachu z budynku powoduje, że przestaje on być uznawany za budynek w rozumieniu ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Tym samym przestaje podlegać opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości. Nie powstaje również nowy przedmiot opodatkowania, jakim jest budowla – ponieważ nie są spełnione przesłanki ustawowe.

Kwota wolna od podatku 60 tys. zł? Donald Tusk zabrał głos: Nie sądzę, żeby to było możliwe już w 2027 roku

Kwota wolna od podatku miała wzrosnąć do 60 tys. zł – to jedna z głównych obietnic Koalicji Obywatelskiej. Premier Donald Tusk studzi jednak nadzieje: zmiana nie nastąpi ani w 2026, ani najpewniej w 2027 roku. Prezydent elekt zapowiada: jeśli Sejm nie zadziała, zrobi to sam.

Opłaty za dodatkowe obligatoryjne usługi związane z umową kredytową są częścią całkowitego kosztu kredytu i muszą być ujęte w ramach RRSO – Wyrok TUSE z 13 lutego 2025 r.

W dniu 13 lutego 2025 r. na wokandzie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) znalazła się nie tylko polska sprawa kredytu konsumenckiego, C-472/23, ale w tym samym dniu zostało również wydane rozstrzygnięcie w sprawie C-337/23 z wniosku prejudycjalnego sądu bułgarskiego, którego przedmiotem także były kwestie dotyczące kredytu konsumenckiego, a tym samym dotyczyły wykładni Dyrektywy 2008/48/WE.

REKLAMA

Masz orzeczenie o niepełnosprawności? Sprawdź, ile możesz dostać z MOPS, ZUS i PFRON – aktualna lista świadczeń na 2025 rok [TABELA]

Masz orzeczenie i żyjesz za kilkaset złotych miesięcznie? Możesz dostawać znacznie więcej. Wystarczy, że złożysz odpowiednie wnioski. W 2025 roku MOPS, ZUS i PFRON oferują realne wsparcie, o którym wiele osób nigdy nie usłyszało od urzędnika. Sprawdź, z jakich świadczeń możesz skorzystać i ile pieniędzy możesz zyskać – wszystko w jednym miejscu, przejrzyście i konkretnie.

Odpady w salonie? Nowe prawo dla fryzjerów i kosmetyczek od 2025 roku [Gość Infor.pl]

Czy salony beauty produkują odpady niebezpieczne? Nowe prawo nie pozostawia wątpliwości. Od 1 stycznia 2025 roku branża beauty – od fryzjerów, przez stylistki paznokci, aż po kosmetologów – podlega nowym, ścisłym przepisom dotyczącym gospodarki odpadami. Choć dla wielu właścicieli salonów to temat dotąd marginalny, dziś brak wiedzy może oznaczać wysokie kary.

REKLAMA