Niezapomniany wyjazd firmowy

Choć mało kto podaje dzisiaj w wątpliwość zasadność integrowania pracowników, często spotykam się z oporem kierownictwa firmy przeciw takim wyjazdom. Podstawowym argumentem jest mit, że to „wyrzucanie pieniędzy”. Oczywiście, więzi między pracownikami można tworzyć także na miejscu („gry miejskie” czy wyjście „na piwo”), jednak nic nie integruje tak, jak dobrze zorganizowana wyprawa. Neutralny teren, warunki inne od codziennych, dopiero wówczas pracownicy mogą się poznać na nowo i stworzyć zgraną grupę. Opór przed wyjazdami wynika zwykle ze złych doświadczeń - źle zorganizowanych wypraw, gdy nasiliły się konflikty i nikt nie bawił się dobrze.

- Asiu, pomocy! Szef chce żebym zorganizowała wyjazd integracyjny dla biura zarządu i administracji. A ja pracuję tu krótko. Nie wiem na co zwrócić uwagę!

- Spokojnie, chętnie ci pomogę. A jeśli tylko unikniesz takiej katastrofy jak w zeszłym roku, nie będzie źle.

- Było aż tak fatalnie?

- Trochę zawiniła pogoda, bo wielu pracowników rozchorowało się, ale wydaje mi się, że paru niedociągnięć można było uniknąć.

Decydując się na firmowy wyjazd, możemy powierzyć jego organizację fachowcom, którzy zajmą się wszystkim kompleksowo, ale można to też zrobić we własnym zakresie. W tym przypadku konieczne będzie zaangażowanie wyznaczonego pracownika, a także sekretarki lub asystentki. Często właśnie na jej barkach spoczywa odpowiedzialność za przygotowanie wyjazdu, a co za tym idzie - sprawienie, aby spełnił on swoje cele.

Jeśli całość organizacji wyjazdu ma spoczywać na barkach tylko jednej osoby i w dodatku nie zabrano jej części obowiązków na czas przygotowań, warto rozważyć zaangażowanie wyspecjalizowanej firmy. Po wpisaniu w wyszukiwarkę internetową hasła „wyjazdy integracyjne” (lub „incentive” - czyli wyjazdy w nagrodę i na zachętę) wyskakuje kilkaset stron firm specjalizujących się w organizacji tego typu imprez. Jak wybrać firmę solidną i profesjonalną? Jeśli szukamy w Internecie, już strona www ma znaczenie. Im więcej znajdziemy na niej szczegółów, zdjęć z dotychczas organizowanych imprez, referencji - tym lepiej. Nie może to być jednak jedyne kryterium. Zawsze warto przeprowadzić wywiad na temat organizatora wyjazdu wśród znajomych i zaprzyjaźnionych firm. Oczywiście, w rozmowie bezpośredniej możemy poprosić o przesłanie referencji i kilku propozycji przeznaczonych dla naszej firmy. Nie bez znaczenia jest również, jak długo firma istnieje na rynku, jakie ma doświadczenie, ile osób zatrudnia, jakie przygotowanie mają trenerzy i instruktorzy. Istotne jest, abyśmy oprócz dobrze przygotowanego programu otrzymali także opis doświadczeń i referencji instruktorów - to od nich zależy, jak będą się bawić pracownicy, a także czy będą bezpieczni.

Kluczowym problemem w organizacji wyjazdu jest budżet. Koszt imprezy zależy od liczby uczestników, czasu trwania i atrakcji. Planując wyjazd nie możemy także zapomnieć o kosztach dojazdu i ewentualnych przejazdów na miejscu, kosztach zakwaterowania, wyżywienia. Warto również wpisać w budżet mały prezent dla pracowników, wręczany na początku lub na końcu wyjazdu. Świetnie sprawdzają się koszulki z logo firmy, czapeczki, ale także prezenty nietypowe, a przydatne do zajęć - na przykład dmuchane kamizelki ratunkowe z logo firmy, jeśli wybieramy się na rejs lub na kajaki.

W planowaniu budżetu warto pamiętać, że jeśli wyjazd finansowany jest ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, wówczas wydatek na organizację takiej imprezy nie stanowi kosztu uzyskania przychodu - kosztem są odpisy na ten fundusz. Jeśli jednak impreza integracyjna jest finansowana ze środków obrotowych firmy, wówczas wydatki z tym związane mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu.

W każdym wyjeździe integracyjnym można zawrzeć element szkoleniowy, jednak wyłącznie w zakresie szkoleń „miękkich”, takich jak umiejętności interpersonalne, komunikacja, kreatywne myślenie, walka ze stresem czy wywieranie wpływu na ludzi. Pamiętajmy, aby takie szkolenie miało formę zabawy. Świetnym przykładem jest trening z zakresu ról w grupie poprzez kręcenie reklamy firmy w kilkuosobowych zespołach czy budowanie jak największej wieży ze słomek i plasteliny. Zarówno w przypadku wyjazdu, jak i szkolenia liczy się przede wszystkim dobra koncepcja oraz sprawna organizacja całości. Warto przed wyjazdem zastanowić się, czy uczestnicy powinni mieć niespodziankę czy może powinni wiedzieć, jakie zadania dla nich zaplanowaliśmy - zapoznać ich z przygotowaną koncepcją i poprosić ich o uwagi. W ten sposób można łatwo pogodzić cele wyjazdu z preferencjami pracowników. Niezależnie od zaplanowanych atrakcji pracownicy muszą dostać e-mailem szczegółowy program wyjazdu, aby nie czuli się niepewnie. Zdarza się również, że w naszej firmie są osoby, które ze względów zdrowotnych nie wezmą udziału w zaplanowanych atrakcjach. Nie powinny one zostać pozostawione same sobie. Optymalnym rozwiązaniem jest takie zaplanowanie atrakcji, aby każdy mógł w nich wziąć udział.

- Musimy starannie wybrać miejsce. W zeszłym roku byliśmy w Bieszczadach. Domki kempingowe były dobrym pomysłem, oszczędzały budżet, ale pogoda nie dopisała. Wszystko było mokre, a zaplanowane ognisko nie doszło do skutku.

- Tym się nie martw. Zawsze mam zaplanowane rozwiązanie alternatywne. Wstępnie zarezerwowałam niedrogi ośrodek niedaleko Radomia, który specjalizuje się w tego typu imprezach. Pokoje są przestronne i ogrzewane. A jakby było zimno - będziemy się mogli rozgrzać w saunie na basenie.

- To fantastyczne! I widzę, że jest tam SPA. W takim razie proponuję dołączyć informację o tym do zaproszenia. Na pewno wiele osób będzie chętnych na masaż.

Odpowiedni dobór miejsca zależy od ograniczeń budżetowych. Jednak nawet jeśli możemy zabrać pracowników w dowolne miejsce na świecie, warto sprawdzić jaka będzie tam pogoda, jakie są wymagania co do szczepień i sytuacja polityczna. Znany jest przypadek grupy członków zarządu jednej z korporacji, która na wyjazd integracyjny pojechała do Ameryki Południowej... w sam środek wojny domowej w Boliwii. Choć wyjazd niewątpliwie obfitował w atrakcje, nie zaliczono go do udanych.

W wyborze miejsca ważna jest odległość od miejsca zamieszkania pracowników, odpowiedni do charakteru imprezy klimat miejsca, standard zakwaterowania, liczba dostępnych miejsc noclegowych, catering oraz możliwość organizacji atrakcji dodatkowych. Czasem warto zorganizować imprezę w mniej znanym miejscu o wyższym standardzie - pracownicy z pewnością to docenią.

- Ważny jest też czas. Najprzyjemniej się bawić, kiedy jest ciepło, ale może być to też wyjazd zimowy z kuligiem. Najlepiej tak zaplanować wyjazd, żeby nie „zabierać” pracownikom całego weekendu.

- To może wyjazd w czwartek po południu i powrót w sobotę?

- Bardzo dobry pomysł. Dzięki temu unikniemy korków przy dojeździe i powrocie.

- Sądzę także, że warto te informacje przekazać firmie, która będzie nam pomagała w organizacji i uzgodnić, czy mają właściwych ludzi do prowadzenia zabaw, i czy hotel jest w tym terminie wolny.

Nawet jeśli do organizacji wyjazdu zatrudniamy firmę zewnętrzną, wyjazd będzie wymagał od nas sporo zaangażowania. Jedną z najważniejszych rzeczy jest zdefiniowanie i przekazanie firmie eventowej celu planowanego wyjazdu i czemu ma służyć. Wytyczne naszej firmy warto przedstawić w formie briefu. Pomoże to firmie zewnętrznej lepiej zrozumieć nasze oczekiwania, a nam kontrolować zaproponowane działania. Taki brief powinien zawierać informacje na temat charakteru spotkania, oczekiwań co do programu, wieku, preferencji i liczebności uczestników, dat wyjazdu, wstępnie zaplanowanego budżetu, oczekiwań co do hotelu, cateringu, dojazdów. Możemy też podać preferowany region i rodzaj aktywności. Warto także pamiętać o uwzględnieniu w budżecie i briefie fotograficznej dokumentacji imprezy. Poimprezowy pokaz slajdów będzie stanowił dodatkową wartość dodaną do zaplanowanej integracji.

- Znając preferencje szefa i pracowników - rejs odpada. O ile się dobrze orientuję, szef, pani Ala i pan Zbyszek mają chorobę morską. Z drugiej strony fajnie coś wspólnie robić także na powietrzu.

- W zeszłym roku rozważaliśmy wyścigi drużynowe - z jazdą na quadach i innymi atrakcjami. Drużyny są zmienne, dzięki czemu nie ma niezdrowej rywalizacji. Co ty na to?

- Brzmi ciekawie, ale takie wyprawy bywają niebezpieczne. Najpierw sprawdzę jak wygląda sprawa ubezpieczenia i zabezpieczeń, ale pomysł wydaje się niezły - to dobra zabawa nawet w śniegu czy deszczu. A po takich wyczynach można urządzić wieczorną imprezę w SPA, albo przy kominku.

W przypadku każdej imprezy integracyjnej warto pamiętać nie tylko o dobrej zabawie, ale także bezpieczeństwie uczestników. Po stronie organizatora (czyli najczęściej firmy teambuildingowej) leży zapewnienie wszelkich pozwoleń na realizację naszego programu na wybranym terenie (zezwolenia Dyrekcji Lasów Państwowych, Dyrekcji Parków Krajobrazowych, Urzędu Morskiego, Urzędu Żeglugi Śródlądowej). Ale same pozwolenia nie wystarczą. Uczestnicy powinni być ubezpieczeni (trzeba ustalić, kto opłaca OC i NNW - my, firma organizująca wyjazd czy ośrodek). Jedną z najważniejszych spraw dotyczących bezpieczeństwa podczas zajęć terenowych jest zadbanie o wyłączenie alkoholu z menu bezpośrednio przed zajęciami oraz w ich trakcie. Pomijając zdrowy rozsądek, udział w zajęciach pod wpływem alkoholu jest czynnikiem wyłączającym działanie jakichkolwiek polis ubezpieczeniowych. Trzeba także sprawdzić uprawnienia zatrudnionych instruktorów, atesty sprzętów, jakie zostaną wykorzystane, dostępność pomocy medycznej. Nie można dopuścić, aby bezpieczeństwo uczestników było w najmniejszym stopniu zagrożone.

- Poprzednia integracja była niespodzianką. Wiedzieliśmy tylko, że będziemy w Polsce i że obowiązują wygodne ubrania, ale zabrakło szczegółów. To się nie bardzo podobało.

- Dla komfortu pracowników lepiej wysłać im szczegółowy program, link do ośrodka, mapkę dojazdu, a także informacje dotyczące odjazdu autokarów, dane kontaktowe do mnie i naszego opiekuna.

- Wyślij także informacje co i kiedy będzie się działo, napisz gdzie podajemy bezpłatnie piwo, a gdzie nie, to samo z innymi napojami. Ostatnio brak tej informacji spowodował niesnaski między organizatorami a uczestnikami.

- To dobry pomysł. Myślałam też o opisaniu atrakcji i zebraniu potwierdzeń.

Uczestnicy wyjazdu powinni dostać kompleksową informację na temat planowanych działań. Do informacji podstawowych należą szczegóły organizacyjne - program, plan dojazdu, charakter imprezy, ubiór. Nawet dokładna lista sugerowanych rzeczy do zabrania nie będzie przesadą. Warto także zadbać o inne szczegóły - na przykład umieścić w pokojach karteczki z powitaniem gości i mały prezent dla nich - choćby czekoladkę, ciasteczko z wróżbą lub firmową krówkę. To istotne, aby nasi goście poczuli się w trakcie wyjazdu integracyjnego kimś najważniejszym dla firmy. Dlatego warto przygotować mapki sytuacyjne i opisy atrakcji w formie gotowej do wydruku, załączyć kilka zdjęć ośrodka, a jeśli to wyjazd zagraniczny, wysłać z wyprzedzeniem informację o koniecznych szczepieniach, ważności paszportów, wcześniejszym przybyciu na miejsce zbiórki. Trzeba również upewnić się, że dla wegetarian zostaną przygotowane odpowiednie posiłki. Jeśli planujemy wieczorną imprezę, można również zaopatrzyć gości w zatyczki do uszu, jeśli ktoś chciałby wcześniej pójść spać.

Podobnie jak w przypadku wielu codziennych spraw, i w wyjazdach integracyjnych diabeł tkwi w szczegółach. Nie oszukujmy się jednak - zawsze znajdzie się kilku niezadowolonych. Będą uważać, że śniadania były zbyt wczesne, a słońce świeciło zbyt mocno. Najważniejsze jest, aby tak zadbać o szczegóły wyjazdu, aby wiedzieć, że ich narzekanie jest bezpodstawne. Starannie zaplanowany, zorganizowany i zrealizowany wyjazd integracyjny to wielka korzyść dla firmy. To wzrost entuzjazmu wśród pracowników, eksplozja kreatywności, pomaga rozwiązywać konflikty i rozładować negatywne emocje panujące w stosunkach służbowych. Jednak przede wszystkim może być doskonałym narzędziem do zbudowania zgranego, zaangażowanego i dobrze rozumiejącego się zespołu. Jednak aby było skuteczne, tak jak każde narzędzie - musi być użyte z należytą starannością. Naprawdę warto poświęcić czas i energię, aby zorganizować prawdziwie niezapomniany wyjazd firmowy.

Katarzyna Golińska