Public relations w sekretariacie

Coraz częściej do zadań asystentki należy opieka merytoryczna nad stroną internetową, a także przygotowywanie materiałów prasowych dla dziennikarzy i organizacja imprez promocyjnych. Dlatego znajomość zasad public relations jest dziś dla asystentki niezbędna.

Sekretariat to miejsce kluczowe z punktu widzenia wizerunku firmy. Tu splatają się różne nici informacji w firmie, tu odbywa się komunikacji wewnętrzna oraz zewnętrzna. Od asystentki zależy więc jak firma będzie postrzegana. Najważniejsze jest pierwsze wrażenie. Osoby przekraczające próg sekretariatu powinny się spotkać z profesjonalną i miłą obsługą, dlatego asystentka musi mieć wiedzę z zakresu autoprezentacji oraz obsługi klienta, a także być asertywna i umieć rozwiązywać problemy.

Do firmy dociera wiele różnorodnych informacji. Zadaniem asystentki jest ich selekcja i klasyfikacja. Ważna jest dokładność i systematyczność, ponieważ niedopatrzenie może doprowadzić do powstania konfliktów lub nawet strat materialnych. Asystentka musi też mieć świadomość, jak wielkie znaczenie dla firmy ma jej obecność w mediach, zarówno elektronicznych, jak i tych, których przedstawiciele docierają do biura. Od jakości dostarczonych im informacji w postaci komunikatów prasowych, wypowiedzi specjalistów, artykułów merytorycznych może zależeć wizerunek całej organizacji. Ważna jest umiejętność wyselekcjonowania odpowiednich informacji, które w danej sytuacji należy lub nie należy zakomunikować, „czytać w myślach” szefa, który nie ma czasu na samodzielne przygotowanie komunikatu lub bezpośredniej rozmowy z dziennikarzami, klientami czy pracownikami. Przydaje się tu sprawność w poszukiwaniu interesujących informacji, a także w redagowaniu ciekawych merytorycznie i wizualnie materiałów. Pomocna jest biegłość w obsłudze programów edytorskich i kreujących prezentacje.

Bardzo istotny jest wewnętrzny PR, czyli komunikacja między szefem a współpracownikami i odwrotnie. Wiele asystentek ma problem ze skutecznym przekazywaniem pracownikom poleceń od szefa. Czują się niekiedy między młotem a kowadłem: nie chcą zadrzeć z szefem ani narazić się kolegom. Najlepszym wyjściem jest postawienie się w roli posłańca, który po prostu przekazuje wiadomości. Nie należy podchodzić do nich zbyt emocjonalnie, nie stawiać siebie w roli strony i być odpornym na rozmaite metody wywierania presji. W sytuacjach trudnych asystentka zawsze powinna stanąć po stronie szefa oraz umieć stanowczo odmawiać.

Przekazując informacje zwrotne, należy tak dobierać środki przekazu informacji, aby komunikaty docierały do pracowników na czas i były dla nich zrozumiałe.