Księgi prowadzone przez biuro rachunkowe w siedzibie firmy

Księgi rachunkowe w 2017 roku – limit przychodów

Przekazanie prowadzenia ksiąg

Wyjaśnijmy na wstępie, że w świetle ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe, co do zasady, prowadzone są przez jednostkę. Przy czym jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych na zewnątrz, przedsiębiorcy zajmującemu się usługowo prowadzeniem ksiąg rachunkowych (dla biura rachunkowego) lub przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 4 marca 2010 r. o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. nr 47, poz. 278, z późn. zm.).

Co warto sprawdzić przed podpisaniem umowy z biurem rachunkowym

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą zgodnie z przepisami o swobodzie działalności gospodarczej, polegającą na świadczeniu usług w zakresie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości, obejmuje zatem:

- prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i  systematycznym;

- okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;

- wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;

- sporządzanie sprawozdań finansowych;

- gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Obecnie działalność polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych, zgodnie z deregulacją obowiązującą od 10 sierpnia 2014 r., mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:

- mają pełną zdolność do czynności prawnych;

- nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.

Księgi prowadzone poza siedzibą i w siedzibie firmy

W przypadku gdy księgi rachunkowe będą prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania. Zobowiązany jest także zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

W świetle obowiązujących przepisów podmioty zarejestrowane w KRS zgłaszają tego rodzaju zmiany indentyfikacyjne na druku NIP-2. Natomiast przedsiębiorcy wpisani w CEIDG (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą) dokonują aktualizacji danych indentyfikacyjnych za pośrednictwem tej ewidencji, za pomocą wniosku CEIDG-1, składanego do dowolnego urzędu (miasta, gminy, dzielnicy), który jest następnie przekazywany do właściwego urzędu skarbowego.

Biura rachunkowe mogą korzystać ze zwolnienia z VAT – zmiana stanowiska MF

Na druku NIP-2 należy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej w pozycji B.8. W przypadku natomiast wniosku CEIDG-1, informacje o miejscu przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz nazwie i NIP podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową wpisuje się w rubryce 21 i 22.

W sytuacji gdy księgi rachunkowe firmy będzie prowadził podmiot zewnętrzny (biuro rachunkowe) w siedzibie tej firmy, to samo zlecenie prowadzenia ksiąg rachunkowych nie spowoduje zmiany miejsca prowadzenia tych ksiąg. Wobec tego firma, czyli podmioty zarejestrowane w KRS, nie będzie zobowiązana do złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu NIP-2, gdyż formularz ten przewiduje jedynie zgłaszanie danych dotyczących miejsca przechowywania ksiąg rachunkowych. Natomiast osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą powinny zaktualizować dane indentyfikacyjne, gdyż wniosek CEIDG-1, oprócz podania danych o miejscu prowadzenia ksiąg, wymaga również podania danych podmiotu prowadzącego księgi rachunkowe.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM