REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Odpowiedzialność biura rachunkowego za prowadzenie ksiąg rachunkowych

Bogdan Zatorski
Bogdan Zatorski
Ekspert SAGE
Odpowiedzialność biura rachunkowego za prowadzenie ksiąg rachunkowych /shutterstock.com
Odpowiedzialność biura rachunkowego za prowadzenie ksiąg rachunkowych /shutterstock.com
www.shutterstock.com

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy, zlecając prowadzenie rachunkowości wyspecjalizowanym w niej podmiotom, jakimi są biura rachunkowe, mogą istotnie zredukować swoje koszty. Przy czym powierzając komuś swoje rozliczenia, warto wiedzieć, czego powinniśmy od zewnętrznej księgowości wymagać i jaka jest odpowiedzialność naszego podwykonawcy za ewentualne błędy.

REKLAMA

Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, musi dbać o to, aby prawidłowo wypełniać dokumenty i w terminie rozliczać się z kontrahentami, pracownikami, ZUS-em czy urzędem skarbowym. W obliczu licznych zmian prawa gospodarczego i związanego z tym, rosnącego ryzyka biznesowego zwiększa się ilość przedsiębiorców zlecających prowadzenie ksiąg podmiotom zewnętrznym – nie bez przyczyny.

Księgowość – w firmie czy na zewnątrz?

REKLAMA

Pracownicy biur księgowych mają fachową wiedzę, uczestniczą w szkoleniach, na bieżąco śledzą zmiany w przepisach i najczęściej korzystają z nowoczesnego oprogramowania – odpowiedniego do wymaganych prawem działań raportowania do fiskusa, a to wszystko razem oznacza koszty. Mogłoby się wydawać, że samodzielne prowadzenie księgowości generuje spore oszczędności. W rzeczywistości jest jednak odwrotnie.

Specjaliści oceniają, że gdy przedsiębiorca zleca rachunkowość wyspecjalizowanym w niej podmiotom, może zredukować swoje koszty nawet o połowę[1]. Właściciel firmy nie musi wtedy kupować specjalnych programów komputerowych ani opłacać szkoleń czy inwestować w systemy bezpiecznego przechowywania dokumentów. Niemniej powierzając komuś swoje rozliczenia, warto wiedzieć, czego powinniśmy od zewnętrznej księgowości wymagać i jaka jest odpowiedzialność naszego podwykonawcy za ewentualne błędy.

Kto odpowiada za błędy?

Powierzenie księgowości firmie zewnętrznej nie oznacza, że właściciel przedsiębiorstwa przenosi na nią całkowitą odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych i poczynione w nich błędy, np. niedokonanie na czas wpłat do ZUS-u czy błędne zapisy w dokumentach wysłanych do urzędu skarbowego. Tego nie może zmienić umowa podpisana z biurem rachunkowym czy doradcą podatkowym. Gdyby taki zapis został w kontrakcie umieszczony, zostanie on uznany za niezgodny z prawem i nie będzie respektowany przez organy karno-skarbowe. Niezależnie od umowy, to sam właściciel ryzykuje majątkiem osobistym i firmy, jeżeli na przykład dojdzie do egzekucji zaległych podatków lub składek na ubezpieczenie. Jednak biuro zewnętrzne zajmujące się finansami przedsiębiorcy odpowiada za błędy popełnione przez swoich pracowników i musi partycypować w pokryciu ewentualnych kosztów. Przedsiębiorca może bowiem domagać się odszkodowania w drodze procesu cywilnego. Mówi o tym art. 471 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym: „dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi”. Pokrzywdzony właściciel firmy musi zatem udowodnić, że koszty, jakie poniósł, wynikały z konkretnych błędów biura rachunkowego, a z kolei biuro księgowe może uniknąć odpowiedzialności za pomyłki, jeśli wykaże, że nie wystąpiły one z jego winy.

Polecamy: INFORLEX Biuro Rachunkowe - Wszystko o zmianach w prawie i podatkach. Teraz 14 dni ZA DARMO!

Dlatego w interesie obydwu stron leży, aby wiążąca je umowa dokładnie określała wzajemne zobowiązania. Warto też dokumentować każdorazowo przekazywanie dokumentów. Szczęśliwie zarówno przedsiębiorcom, jak biurom rachunkowym przychodzą z pomocą nowoczesne narzędzia księgowe umożliwiające szybką ewidencję i wymianę elektronicznych dokumentów.

_________________

[1] Wyliczenia firmy Rödl & Partner z „outsourcing księgowy – korzyści z przekazania obsługi księgowej na zewnątrz”


Obowiązek ubezpieczenia biur rachunkowych – bezpieczniej dla stron

Ryzykuje przedsiębiorca, ryzykuje biuro, który zajmuje się jego księgowością. Aby egzekwowanie roszczeń przez właścicieli firm było prostsze, a jednocześnie firmy rachunkowe nie narażały się na konieczność regulowania zobowiązań, które przekraczają ich możliwości finansowe, ustawodawca w roku 2014 nałożył na przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych obowiązek[2] posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wynikające ze źle prowadzonych dokumentów lub rozliczeń. Minimalną wielkość sumy gwarancyjnej ubezpieczenia OC uzależnia się od rodzaju i zakresu prowadzonej działalności. Jest to równowartość w złotych następujących kwot w euro: 5 tys. dla doradców podatkowych, 10 tys. dla firm zajmujących się księgami rachunkowymi i 15 tys. w przypadku równoczesnego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz usług doradztwa podatkowego. Odszkodowanie wypłaca zakład ubezpieczeń.

Pranie pieniędzy i terroryzm – przepisy unijne

Właściciele biur rachunkowych może ponosić konsekwencje prawne, jeśli prowadził dokumentację lub rozliczenia przedsiębiorstwa, które zajmowało się praniem brudnych pieniędzy lub miało związek z działalnością terrorystyczną i zataiło to. Mówi o tym Dyrektywa AML[3]. Zgodnie z tymi przepisami biuro rachunkowe ma obowiązek przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i musi zgłaszać takie przypadki. Oznacza to konieczność rejestrowania transakcji gotówkowych na kwotę równą lub większą niż 10 tys. euro, oraz identyfikowania stron transakcji. . Właściciel biura musi wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków wynikających z dyrektywy AML, tzw. Oficera, ponosząc z tego tytułu dodatkowe koszty.

25 lat w więzieniu za wyłudzenie VAT

REKLAMA

Jednym z najnowszych rozwiązań prawnych dotyczących również firm rachunkowych i doradców podatkowych, jest nowela Kodeksu Karnego, w którym pojawiły się nowe kategorie przestępstw. Mówimy tu o wystawianiu fikcyjnych faktur VAT, podrabianiu ich oraz przerabianiu i przedstawianiu jako autentycznych. Taryfikator kar przewiduje pozbawienie wolności do 25 lat w przypadku faktur wartości powyżej 10 mln złotych oraz 3-15 lat, jeśli przekraczają one 5 mln zł.  Sprawcy ww. przestępstw mogą zostać potraktowani łagodniej, gdy wskażą osoby, które współdziałały z nimi przy fałszowaniu dokumentów oraz ujawnią wszystkie okoliczności dokonania tego fałszerstwa. Jeśli dodatkowo zwrócą wyłudzone pieniądze, mogą nawet uniknąć kary.

Prowadzenie firmy zajmującej się księgowością i doradztwem podatkowym to ogromna odpowiedzialność – nie tylko prawna, ale również finansowa. Biura rachunkowe, które mają zapewnić bezpieczeństwo sobie i swoim klientom ponoszą coraz wyższe koszty. Dlatego kierowanie się wyłącznie niską ceną realizowanych przez biuro usług, przy jego wyborze, może okazać się oszczędnością pozorną.

Nowy system certyfikacji zawodu księgowego

________________

[2] Rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 6 listopada 2014 r. „W sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych” (Dz.U.2014 poz.1616)

[3] IV Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z 20 maja 2015 roku w kwestii przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML, Anti-Money Laundering) i finansowaniu terroryzmu (CTF, Counter Terrorist Financing)

Bogdan Zatorski, Ekspert Biznesowy Sage
Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Biura rachunkowe
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Najnowocześniejsze narzędzia i mnóstwo fachowej wiedzy już 26-27 października podczas Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych!

    Dwa dni szkoleń, warsztatów i porad ekspertów oraz praktyków z zakresu rachunkowości i księgowości czeka wszystkich odwiedzających czwartą edycję MKBR w Targach Kielce. Nie zabraknie tematów związanych z Krajowym Systemem e-Faktur oraz prezentacji najnowszego oprogramowania wykorzystywanego w biurach rachunkowo-księgowych. Patronem medialnym Kongresu jest Infor.

    Siedziba biura rachunkowego. Jak wybrać, jak urządzić, co jest ważne? Własny lokal czy wynajęty?

    Otwierając biuro rachunkowe ponad ćwierć wieku temu nie zastanawiałam się wcale nad jego umiejscowieniem. Wyszłam z założenia, że przedsiębiorcy w zasadzie pracują i mieszkają wszędzie, więc zawsze komuś będzie blisko. To były czasy wyłącznie pracy stacjonarnej z papierowymi dokumentami, nikt nawet nie pomyślał, że może być inaczej. 

    Jakie błędy księgowi popełniają najczęściej? Czy można się od nich ubezpieczyć?

    Błędy kosztują księgowych coraz więcej – od 1 lipca 2023 r. maksymalna grzywna za wykroczenia skarbowa wzrosła do 72 tys. zł. Grzywny i mandaty karne nie zamykają listy finansowych konsekwencji pomyłek w pracy – zaliczają się do nich również m.in. roszczenia klientów i koszty postępowań karnych, karno-skarbowych i administracyjnych. Do najczęstszych błędów pracowników i właścicieli biur rachunkowych należą m.in. utrata dofinansowania z PFRON oraz uchybienia w zgłoszeniach VAT i rocznych deklaracjach PIT – podaje Leadenhall Insurance. Finansową odpowiedzialność za błędy i uchybienia w obsłudze klientów może przejąć na siebie ubezpieczyciel w ramach ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) zawodowej.

    Księgowa pilnie poszukiwana. Outsourcing usług księgowo-finansowych

    Znacząco wzrosła liczba firm, które poszukują księgowych i specjalistów do spraw rachunkowości. Najnowsze dane Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości wskazują, że na 50 największych portalach rekrutacyjnych w Polsce pracodawcy opublikowali 308,5 tys. nowych ofert pracy, co stanowi wzrost w stosunku do poprzedniego miesiąca o ponad 14 proc. (Dane z maja 2023. Wzrost miesiąc do miesiąca). Jeden z najwyższych wzrostów notują ogłoszenia w obszarze księgowości i specjalistów do spraw rachunkowości. Rok do roku to aż 43 proc. Nie dziwi fakt, że coraz więcej polskich firm korzysta z outsourcingu księgowego. 

    REKLAMA

    Zmiany w KSeF 2023. Co nowego dla dużych firm od 1 września?

    Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowelizacji rozporządzenia dotyczącego Krajowego Systemu e-Faktur. Zmiany przepisów pozwolą na przyznawanie ograniczonych uprawnień w KSeF dla dużych struktur podmiotów posiadających różne oddziały lub wyodrębnione jednostki wewnętrzne. Eksperci z Exorigo-Upos wyjaśniają, co to oznacza dla przedsiębiorców i jak powinni w tej kwestii działać.

    Obowiązkowy KSeF od lipca 2024 r. Czy przedsiębiorcy będą mieli czas na przetestowanie systemu?

    Korzyści podatkowe, ale i sporo obaw o to, jak ten system będzie wdrażany i czy nie będzie  komplikacji więcej niż korzyści. Obowiązek e-fakturowania wchodzi w życie w lipcu 2024, a w styczniu 2025 obejmie sektor MŚP zwolniony z VAT. Zmiany są oceniane przez przedsiębiorców pozytywnie, ale nie brakuje obaw natury technicznej. 

    Najczęstsze błędy przy wdrożeniu KSeF w biurze rachunkowym

    Wdrożenie systemu KSeF w biurze rachunkowym może napotkać różne wyzwania. Jakie błędy pojawiają się najczęściej?

    Chcesz być w centrum księgowości w Polsce? Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych już 26-27 października w Targach Kielce!

    Dwa dni wypełnione szkoleniami i warsztatami z praktykami z zakresu rachunkowości i księgowości. Mnóstwo fachowej wiedzy i przegląd najnowocześniejszych narzędzi wspomagających i usprawniających pracę księgowych oraz udział przedsiębiorców zainteresowanych usługami. Tak w wielkim skrócie będzie wyglądał tegoroczny Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych.

    REKLAMA

    Wdrożenie KSeF – co powinien zrobić księgowy lub biuro rachunkowe a co przedsiębiorca

    Od 1 lipca 2024 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników. Jaka jest w procesie wdrażania obowiązkowego modelu KSeF rola przedsiębiorców, a jaka biur rachunkowych (księgowych)? 

    Jak skarbówka wybiera podatników do kontroli skarbowej? 90% skuteczności. Analiza ryzyka i narzędzia analityczne

    Ministerstwo Finansów informuje, że wybieranie przez organy Krajowej Administracji Skarbowej podatników (tzw. "typowanie") do kontroli skarbowych opiera się na analizie ryzyka z wykorzystaniem zaawansowanych narzędzi analitycznych. KAS rozpoczynając kontrole dba o to, by były one precyzyjnie kierowane tam, gdzie stwierdzono ryzyko poważnych nieprawidłowości. Obecnie skuteczność tych kontroli wynosi ponad 90 procent.

    REKLAMA