Kategorie

Odpowiedzialność biura rachunkowego za prowadzenie ksiąg rachunkowych

Bogdan Zatorski
Bogdan Zatorski
Ekspert SAGE
Odpowiedzialność biura rachunkowego za prowadzenie ksiąg rachunkowych /shutterstock.com
www.shutterstock.com
Przedsiębiorcy, zlecając prowadzenie rachunkowości wyspecjalizowanym w niej podmiotom, jakimi są biura rachunkowe, mogą istotnie zredukować swoje koszty. Przy czym powierzając komuś swoje rozliczenia, warto wiedzieć, czego powinniśmy od zewnętrznej księgowości wymagać i jaka jest odpowiedzialność naszego podwykonawcy za ewentualne błędy.

Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, musi dbać o to, aby prawidłowo wypełniać dokumenty i w terminie rozliczać się z kontrahentami, pracownikami, ZUS-em czy urzędem skarbowym. W obliczu licznych zmian prawa gospodarczego i związanego z tym, rosnącego ryzyka biznesowego zwiększa się ilość przedsiębiorców zlecających prowadzenie ksiąg podmiotom zewnętrznym – nie bez przyczyny.

Księgowość – w firmie czy na zewnątrz?

Reklama

Pracownicy biur księgowych mają fachową wiedzę, uczestniczą w szkoleniach, na bieżąco śledzą zmiany w przepisach i najczęściej korzystają z nowoczesnego oprogramowania – odpowiedniego do wymaganych prawem działań raportowania do fiskusa, a to wszystko razem oznacza koszty. Mogłoby się wydawać, że samodzielne prowadzenie księgowości generuje spore oszczędności. W rzeczywistości jest jednak odwrotnie.

Specjaliści oceniają, że gdy przedsiębiorca zleca rachunkowość wyspecjalizowanym w niej podmiotom, może zredukować swoje koszty nawet o połowę[1]. Właściciel firmy nie musi wtedy kupować specjalnych programów komputerowych ani opłacać szkoleń czy inwestować w systemy bezpiecznego przechowywania dokumentów. Niemniej powierzając komuś swoje rozliczenia, warto wiedzieć, czego powinniśmy od zewnętrznej księgowości wymagać i jaka jest odpowiedzialność naszego podwykonawcy za ewentualne błędy.

Kto odpowiada za błędy?

Powierzenie księgowości firmie zewnętrznej nie oznacza, że właściciel przedsiębiorstwa przenosi na nią całkowitą odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych i poczynione w nich błędy, np. niedokonanie na czas wpłat do ZUS-u czy błędne zapisy w dokumentach wysłanych do urzędu skarbowego. Tego nie może zmienić umowa podpisana z biurem rachunkowym czy doradcą podatkowym. Gdyby taki zapis został w kontrakcie umieszczony, zostanie on uznany za niezgodny z prawem i nie będzie respektowany przez organy karno-skarbowe. Niezależnie od umowy, to sam właściciel ryzykuje majątkiem osobistym i firmy, jeżeli na przykład dojdzie do egzekucji zaległych podatków lub składek na ubezpieczenie. Jednak biuro zewnętrzne zajmujące się finansami przedsiębiorcy odpowiada za błędy popełnione przez swoich pracowników i musi partycypować w pokryciu ewentualnych kosztów. Przedsiębiorca może bowiem domagać się odszkodowania w drodze procesu cywilnego. Mówi o tym art. 471 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym: „dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi”. Pokrzywdzony właściciel firmy musi zatem udowodnić, że koszty, jakie poniósł, wynikały z konkretnych błędów biura rachunkowego, a z kolei biuro księgowe może uniknąć odpowiedzialności za pomyłki, jeśli wykaże, że nie wystąpiły one z jego winy.

Polecamy: INFORLEX Biuro Rachunkowe - Wszystko o zmianach w prawie i podatkach. Teraz 14 dni ZA DARMO!

Dlatego w interesie obydwu stron leży, aby wiążąca je umowa dokładnie określała wzajemne zobowiązania. Warto też dokumentować każdorazowo przekazywanie dokumentów. Szczęśliwie zarówno przedsiębiorcom, jak biurom rachunkowym przychodzą z pomocą nowoczesne narzędzia księgowe umożliwiające szybką ewidencję i wymianę elektronicznych dokumentów.

_________________

[1] Wyliczenia firmy Rödl & Partner z „outsourcing księgowy – korzyści z przekazania obsługi księgowej na zewnątrz”


Obowiązek ubezpieczenia biur rachunkowych – bezpieczniej dla stron

Ryzykuje przedsiębiorca, ryzykuje biuro, który zajmuje się jego księgowością. Aby egzekwowanie roszczeń przez właścicieli firm było prostsze, a jednocześnie firmy rachunkowe nie narażały się na konieczność regulowania zobowiązań, które przekraczają ich możliwości finansowe, ustawodawca w roku 2014 nałożył na przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych obowiązek[2] posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wynikające ze źle prowadzonych dokumentów lub rozliczeń. Minimalną wielkość sumy gwarancyjnej ubezpieczenia OC uzależnia się od rodzaju i zakresu prowadzonej działalności. Jest to równowartość w złotych następujących kwot w euro: 5 tys. dla doradców podatkowych, 10 tys. dla firm zajmujących się księgami rachunkowymi i 15 tys. w przypadku równoczesnego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz usług doradztwa podatkowego. Odszkodowanie wypłaca zakład ubezpieczeń.

Pranie pieniędzy i terroryzm – przepisy unijne

Właściciele biur rachunkowych może ponosić konsekwencje prawne, jeśli prowadził dokumentację lub rozliczenia przedsiębiorstwa, które zajmowało się praniem brudnych pieniędzy lub miało związek z działalnością terrorystyczną i zataiło to. Mówi o tym Dyrektywa AML[3]. Zgodnie z tymi przepisami biuro rachunkowe ma obowiązek przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i musi zgłaszać takie przypadki. Oznacza to konieczność rejestrowania transakcji gotówkowych na kwotę równą lub większą niż 10 tys. euro, oraz identyfikowania stron transakcji. . Właściciel biura musi wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków wynikających z dyrektywy AML, tzw. Oficera, ponosząc z tego tytułu dodatkowe koszty.

25 lat w więzieniu za wyłudzenie VAT

Reklama

Jednym z najnowszych rozwiązań prawnych dotyczących również firm rachunkowych i doradców podatkowych, jest nowela Kodeksu Karnego, w którym pojawiły się nowe kategorie przestępstw. Mówimy tu o wystawianiu fikcyjnych faktur VAT, podrabianiu ich oraz przerabianiu i przedstawianiu jako autentycznych. Taryfikator kar przewiduje pozbawienie wolności do 25 lat w przypadku faktur wartości powyżej 10 mln złotych oraz 3-15 lat, jeśli przekraczają one 5 mln zł.  Sprawcy ww. przestępstw mogą zostać potraktowani łagodniej, gdy wskażą osoby, które współdziałały z nimi przy fałszowaniu dokumentów oraz ujawnią wszystkie okoliczności dokonania tego fałszerstwa. Jeśli dodatkowo zwrócą wyłudzone pieniądze, mogą nawet uniknąć kary.

Prowadzenie firmy zajmującej się księgowością i doradztwem podatkowym to ogromna odpowiedzialność – nie tylko prawna, ale również finansowa. Biura rachunkowe, które mają zapewnić bezpieczeństwo sobie i swoim klientom ponoszą coraz wyższe koszty. Dlatego kierowanie się wyłącznie niską ceną realizowanych przez biuro usług, przy jego wyborze, może okazać się oszczędnością pozorną.

Nowy system certyfikacji zawodu księgowego

________________

[2] Rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 6 listopada 2014 r. „W sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych” (Dz.U.2014 poz.1616)

[3] IV Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z 20 maja 2015 roku w kwestii przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML, Anti-Money Laundering) i finansowaniu terroryzmu (CTF, Counter Terrorist Financing)

Bogdan Zatorski, Ekspert Biznesowy Sage
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Biura rachunkowe
    1 sty 2000
    7 maja 2021
    Zakres dat:

    Biura rachunkowe objęte ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy

    Biura rachunkowe a przeciwdziałanie praniu pieniędzy, ustawa AML. Monitorowanie i zgłaszanie podejrzeń o pranie pieniędzy będzie nowym obowiązkiem wszystkich biur księgowych.

    Biuro rachunkowe przyjazne rodzinie

    Kobiety na rynku pracy preferują pracodawców, którzy tworzą warunki dla zachowania równowagi między pracą, a życiem prywatnym, wychowywaniem dzieci. Dobrym przykładem takiej firmy jest wrocławska spółka GOBS, zajmująca się zaawansowaną obsługą księgową zagranicznych spółek.

    Jak stać się ekologicznym biurem rachunkowym?

    Biura rachunkowe a ekologia. Znaczenie ekologii w naszym życiu zdecydowanie rośnie. Spotykamy się z ekologiczną żywnością, kosmetykami, ograniczamy w naszych domach produkcję śmieci. Odnawialne źródła energii cieszą się dużą popularnością. W gospodarstwach domowych takie zmiany można wprowadzić w łatwy sposób. Jak sprawić, aby także biuro rachunkowe było bardziej eko?

    Kasa fiskalna w biurze rachunkowym - zwolnienie

    Kasa fiskalna w biurze rachunkowym. Czy biuro rachunkowe może zrezygnować ze stosowania kasy fiskalnej, gdy świadczone usługi nie stanowią doradztwa a kwota obrotu nie przekroczyła limitu 20 000 zł?

    Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?

    Jak wybrać biuro rachunkowe? Decyzja o podjęciu współpracy z biurem rachunkowym to ważny krok w rozwoju firmy. Aby jednak przyniósł korzyści, przedsiębiorca musi wybrać takiego usługodawcę, który nie tylko spełni oczekiwania zlecającego, ale też wyprzedzi je, proponując nowości technologiczne i innowacje wspierające współpracę.

    Technologie w księgowości – co zmieni się w 2021 r.?

    Księgowość a innowacje technologiczne. Technologie leżą już od lat u podstaw wielu działań biznesowych. W przypadku niektórych branż, również księgowości, czas pandemii tylko przyspieszył procesy digitalizacji. Sprawił też, że na rynku pojawiło się więcej innowacji usprawniających codzienną pracę. Należy do nich nie tylko rozwój oprogramowania wspomagającego działania księgowych, ale także blockchain, roboty w biurach, sprawniejsza obsługa klientów oraz outsourcing rachunkowości.

    Rekomendowane Biura Rachunkowe 2020

    Odpowiednio prowadzona księgowość w firmie to bardzo ważna sprawa.

    II Webinarium Ksiegowość 4.0 Przyszłość Biur Rachunkowych już 27 października

    Już po raz drugi, zainteresowani branżą biur rachunkowych i finansów będą mogli wziąć udział w bezpłatnym Webinarium Księgowość 4.0.

    Świadczenie usług księgowych na podstawie umowy ustnej

    Czy na podstawie umowy ustnej o świadczenie usług księgowo-kadrowych można ponosić odpowiedzialność? Okazuje się, że tak. O czym przekonała się księgowa, pozwana przez klienta, tj. spółkę, którą obsługiwała.

    Limit decydujący o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w 2021 r.

    Znamy już limit decydujący o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w 2021 r. Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości występuje po przekroczeniu limitu przychodów w wysokości 2.000.000 euro. Dokonując przeliczenia, według średniego kursu euro z dnia 1 października 2020 r., limit ten wynosi 9.030.600 zł. Oznacza to, że jednostki, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy przekroczą ten limit, zobowiązane będą do prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2021 r.

    Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) 2020 - terminy, obowiązki, pytania i odpowiedzi

    Kolejne nieprzekraczalne terminy związane z PPK coraz bliżej. Obecnie pełne ręce roboty mają biura rachunkowe, obsługujące firmy liczące od 50 do 249 i od 20 do 49 pracowników. Przedsiębiorcy do 27 października 2020 r. muszą wybrać instytucją finansową i podpisać z nią umowę, a następnie do 10 listopada zapisać pracowników do PPK. Towarzystwo ubezpieczeń Compensa Życie sprawdziło, w jakich sprawach księgowi najczęściej potrzebują pomocy.

    Nowy jednolity plik kontrolny a odpowiedzialność biura rachunkowego

    Najprawdopodobniej z dniem 1 października 2020 roku w życie wejdzie wreszcie Rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 roku w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług. Najprawdopodobniej, ponieważ vacatio legis dla tego aktu prawnego zostało już dwukrotnie wydłużone. Przepisy powinny wejść w życie sześć miesięcy później niż początkowo zakładano i niemal dokładnie rok od daty jego wydania. Pomimo tak długiego okresu wyczekiwania, wiele biur rachunkowych nadal nie jest przygotowanych na zmierzenie się z nowym jednolitym plikiem kontrolnym.

    Nowoczesne biuro rachunkowe - czyli jakie?

    Usługi biur rachunkowych są coraz popularniejsze. Z roku na rok większa liczba przedsiębiorców decyduje się powierzyć swoje rozliczenia profesjonalnym biurom księgowym. Stanowią one dobrą alternatywę dla własnego działu finansowego. Konkurencja na rynku biur jest jednak duża, a potrzeby przedsiębiorców rosną. Jak za nimi nadążyć i sprostać oczekiwaniom klientów?

    W które instrumenty finansowe warto zainwestować? Jakie są wady i zalety poszczególnych rynków?

    Początki inwestowania to przede wszystkim szereg wyborów, przed jakimi staje niemal każdy adept sztuki tradingu. Wśród dylematów, z którymi trzeba się zmierzyć, jest chociażby wskazanie, w jakie instrumenty chcemy ulokować swój kapitał. Wbrew pozorom, wybór rynku, na którym zamierza się działać, może przyprawić o ból głowy. Każdy z nich ma swój specyficzny charakter, a inwestowanie w konkretny instrument bazowy zawsze wiąże się zarówno z pewnymi korzyściami, jak i zagrożeniami. W co zatem warto inwestować? Poniżej wady i zalety trzech popularnych wśród początkujących traderów rynków – surowców, kryptowalut oraz walut tradycyjnych.

    Automatyzacja procesów księgowych – czy przyspieszy po koronawirusie?

    Pojawienie się w Polsce koronawirusa powodującego COVID-19 zmieniło naszą rzeczywistość i otoczenie biznesowe. Większość firm musiało wprowadzić zmiany w swoich organizacjach, by dostosować się do nowych reguł. Istotnie wzrosło znaczenie nie tylko pracy zdalnej czy narzędzi online umożliwiających komunikację, ale także technologii automatyzujących część procesów, eliminujących konieczność bezpośredniego kontaktu między ludźmi i minimalizujących ilość papierowej dokumentacji.

    Nowy JPK_V7 - biuro rachunkowe musi na nowo ustalić zasady przekazywania danych

    Nowy plik JPK_V7 to nowe obowiązki, głównie dla firm. To one muszą przygotować się do zmian, ale biuro rachunkowe może im w tym pomóc. Księgowi powinni też ustalić z klientami zasady przekazywania nowych danych na potrzeby jednolitego pliku kontrolnego.

    Czy biuro rachunkowe może być prowadzone w formie działalności nierejestrowanej?

    Działalność gospodarcza, która polega na świadczeniu usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, nie może być prowadzona w formie działalności nierejestrowanej. Prowadzenie biura rachunkowego jest działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców.

    3 argumenty za wyborem nowoczesnego biura rachunkowego

    Czym charakteryzuje się nowoczesne biuro księgowe? Przede wszystkim to nie tylko biuro, które zatrudnia specjalistów, będących na bieżąco z przepisami i nowelizacjami. To także firma, której sposób funkcjonowania jest dla klienta przyjazny i ułatwia mu prowadzenie biznesu. Podpowiadamy, dlaczego warto korzystać właśnie z nowoczesnych biur rachunkowych.

    Program finansowo-księgowy nie sprawdzi, czy na fakturze są towary wrażliwe

    Nie ma problemu, by oprogramowanie sygnalizowało, że należność brutto przekracza 15 tys. zł. Gorzej z ostrzeżeniem, że sprzedaż dotyczy towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.

    E-dokumentacja pracownicza prowadzona w biurze rachunkowym

    Jako adresat przepisów dotyczących e-dokumentacji pracowniczej został wskazany pracodawca. Nie ma jednak przeszkód, aby w jego imieniu zajęły się tym np. biura rachunkowe.

    Odpowiedzialność biura rachunkowego - orzecznictwo

    Zakres odpowiedzialności biura rachunkowego to jeden z zasadniczych elementów kontraktu z klientem. Ale trzeba też pamiętać o innych aspektach współpracy. Praktyka i orzecznictwo sądów pokazują, że poprawne ułożenie stosunków z klientem jest nie mniej ważne niż prawidłowość rozliczeń podatkowych i z ZUS. Wybraliśmy najciekawsze przypadki sądowych sporów, by pokazać, gdzie popełniane są błędy i jak można by ich uniknąć.

    Biała lista podatników VAT - trzydniowy termin na ZAW-NR nierealny dla biur rachunkowych

    Większość księgowych unika składania za klientów zawiadomień o przelewach na rachunki niewidniejące w elektronicznym wykazie czynnych podatników VAT

    Zmiana biura rachunkowego a księgi rachunkowe

    Choć z reguły współpraca pomiędzy daną firmą a obsługującym ją biurem rachunkowym ma charakter wieloletni, to jednak nierzadko zdarzają się sytuacje, w których następuje zmiana podmiotu świadczącego usługi księgowe. Zmiana biura rachunkowego może nastąpić zarówno w trakcie roku obrotowego, jak i z końcem roku.

    Widmo BDO nie wisi już nad większością biur rachunkowych

    Biura rachunkowe zastanawiają się, czy obsługiwać klientów w zakresie nowych obowiązków środowiskowych, a jeżeli tak, to za ile. Chcą też wiedzieć, czy same muszą być wpisane do rejestru i elektronicznie wystawiać karty przekazania odpadów.

    Wykaz podatników VAT (biała lista podatników VAT) - wyjaśnienia MF

    Ministerstwo Finansów przygotowało objaśnienia podatkowe dotyczące zasad korzystania z danych zawartych w utworzonym z dniem 1 września 2019 r. wykazie podatników VAT (białej liście podatników VAT).