REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Odpowiedzialność biura rachunkowego za prowadzenie ksiąg rachunkowych

Bogdan Zatorski
Bogdan Zatorski
Ekspert SAGE
Odpowiedzialność biura rachunkowego za prowadzenie ksiąg rachunkowych /shutterstock.com
Odpowiedzialność biura rachunkowego za prowadzenie ksiąg rachunkowych /shutterstock.com
www.shutterstock.com

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy, zlecając prowadzenie rachunkowości wyspecjalizowanym w niej podmiotom, jakimi są biura rachunkowe, mogą istotnie zredukować swoje koszty. Przy czym powierzając komuś swoje rozliczenia, warto wiedzieć, czego powinniśmy od zewnętrznej księgowości wymagać i jaka jest odpowiedzialność naszego podwykonawcy za ewentualne błędy.

REKLAMA

Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, musi dbać o to, aby prawidłowo wypełniać dokumenty i w terminie rozliczać się z kontrahentami, pracownikami, ZUS-em czy urzędem skarbowym. W obliczu licznych zmian prawa gospodarczego i związanego z tym, rosnącego ryzyka biznesowego zwiększa się ilość przedsiębiorców zlecających prowadzenie ksiąg podmiotom zewnętrznym – nie bez przyczyny.

Księgowość – w firmie czy na zewnątrz?

Pracownicy biur księgowych mają fachową wiedzę, uczestniczą w szkoleniach, na bieżąco śledzą zmiany w przepisach i najczęściej korzystają z nowoczesnego oprogramowania – odpowiedniego do wymaganych prawem działań raportowania do fiskusa, a to wszystko razem oznacza koszty. Mogłoby się wydawać, że samodzielne prowadzenie księgowości generuje spore oszczędności. W rzeczywistości jest jednak odwrotnie.

Specjaliści oceniają, że gdy przedsiębiorca zleca rachunkowość wyspecjalizowanym w niej podmiotom, może zredukować swoje koszty nawet o połowę[1]. Właściciel firmy nie musi wtedy kupować specjalnych programów komputerowych ani opłacać szkoleń czy inwestować w systemy bezpiecznego przechowywania dokumentów. Niemniej powierzając komuś swoje rozliczenia, warto wiedzieć, czego powinniśmy od zewnętrznej księgowości wymagać i jaka jest odpowiedzialność naszego podwykonawcy za ewentualne błędy.

Kto odpowiada za błędy?

Powierzenie księgowości firmie zewnętrznej nie oznacza, że właściciel przedsiębiorstwa przenosi na nią całkowitą odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych i poczynione w nich błędy, np. niedokonanie na czas wpłat do ZUS-u czy błędne zapisy w dokumentach wysłanych do urzędu skarbowego. Tego nie może zmienić umowa podpisana z biurem rachunkowym czy doradcą podatkowym. Gdyby taki zapis został w kontrakcie umieszczony, zostanie on uznany za niezgodny z prawem i nie będzie respektowany przez organy karno-skarbowe. Niezależnie od umowy, to sam właściciel ryzykuje majątkiem osobistym i firmy, jeżeli na przykład dojdzie do egzekucji zaległych podatków lub składek na ubezpieczenie. Jednak biuro zewnętrzne zajmujące się finansami przedsiębiorcy odpowiada za błędy popełnione przez swoich pracowników i musi partycypować w pokryciu ewentualnych kosztów. Przedsiębiorca może bowiem domagać się odszkodowania w drodze procesu cywilnego. Mówi o tym art. 471 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym: „dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi”. Pokrzywdzony właściciel firmy musi zatem udowodnić, że koszty, jakie poniósł, wynikały z konkretnych błędów biura rachunkowego, a z kolei biuro księgowe może uniknąć odpowiedzialności za pomyłki, jeśli wykaże, że nie wystąpiły one z jego winy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: INFORLEX Biuro Rachunkowe - Wszystko o zmianach w prawie i podatkach. Teraz 14 dni ZA DARMO!

Dlatego w interesie obydwu stron leży, aby wiążąca je umowa dokładnie określała wzajemne zobowiązania. Warto też dokumentować każdorazowo przekazywanie dokumentów. Szczęśliwie zarówno przedsiębiorcom, jak biurom rachunkowym przychodzą z pomocą nowoczesne narzędzia księgowe umożliwiające szybką ewidencję i wymianę elektronicznych dokumentów.

_________________

[1] Wyliczenia firmy Rödl & Partner z „outsourcing księgowy – korzyści z przekazania obsługi księgowej na zewnątrz”


Obowiązek ubezpieczenia biur rachunkowych – bezpieczniej dla stron

Ryzykuje przedsiębiorca, ryzykuje biuro, który zajmuje się jego księgowością. Aby egzekwowanie roszczeń przez właścicieli firm było prostsze, a jednocześnie firmy rachunkowe nie narażały się na konieczność regulowania zobowiązań, które przekraczają ich możliwości finansowe, ustawodawca w roku 2014 nałożył na przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych obowiązek[2] posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wynikające ze źle prowadzonych dokumentów lub rozliczeń. Minimalną wielkość sumy gwarancyjnej ubezpieczenia OC uzależnia się od rodzaju i zakresu prowadzonej działalności. Jest to równowartość w złotych następujących kwot w euro: 5 tys. dla doradców podatkowych, 10 tys. dla firm zajmujących się księgami rachunkowymi i 15 tys. w przypadku równoczesnego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz usług doradztwa podatkowego. Odszkodowanie wypłaca zakład ubezpieczeń.

Pranie pieniędzy i terroryzm – przepisy unijne

Właściciele biur rachunkowych może ponosić konsekwencje prawne, jeśli prowadził dokumentację lub rozliczenia przedsiębiorstwa, które zajmowało się praniem brudnych pieniędzy lub miało związek z działalnością terrorystyczną i zataiło to. Mówi o tym Dyrektywa AML[3]. Zgodnie z tymi przepisami biuro rachunkowe ma obowiązek przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i musi zgłaszać takie przypadki. Oznacza to konieczność rejestrowania transakcji gotówkowych na kwotę równą lub większą niż 10 tys. euro, oraz identyfikowania stron transakcji. . Właściciel biura musi wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków wynikających z dyrektywy AML, tzw. Oficera, ponosząc z tego tytułu dodatkowe koszty.

25 lat w więzieniu za wyłudzenie VAT

Jednym z najnowszych rozwiązań prawnych dotyczących również firm rachunkowych i doradców podatkowych, jest nowela Kodeksu Karnego, w którym pojawiły się nowe kategorie przestępstw. Mówimy tu o wystawianiu fikcyjnych faktur VAT, podrabianiu ich oraz przerabianiu i przedstawianiu jako autentycznych. Taryfikator kar przewiduje pozbawienie wolności do 25 lat w przypadku faktur wartości powyżej 10 mln złotych oraz 3-15 lat, jeśli przekraczają one 5 mln zł.  Sprawcy ww. przestępstw mogą zostać potraktowani łagodniej, gdy wskażą osoby, które współdziałały z nimi przy fałszowaniu dokumentów oraz ujawnią wszystkie okoliczności dokonania tego fałszerstwa. Jeśli dodatkowo zwrócą wyłudzone pieniądze, mogą nawet uniknąć kary.

Prowadzenie firmy zajmującej się księgowością i doradztwem podatkowym to ogromna odpowiedzialność – nie tylko prawna, ale również finansowa. Biura rachunkowe, które mają zapewnić bezpieczeństwo sobie i swoim klientom ponoszą coraz wyższe koszty. Dlatego kierowanie się wyłącznie niską ceną realizowanych przez biuro usług, przy jego wyborze, może okazać się oszczędnością pozorną.

Nowy system certyfikacji zawodu księgowego

________________

[2] Rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 6 listopada 2014 r. „W sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych” (Dz.U.2014 poz.1616)

[3] IV Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z 20 maja 2015 roku w kwestii przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML, Anti-Money Laundering) i finansowaniu terroryzmu (CTF, Counter Terrorist Financing)

Bogdan Zatorski, Ekspert Biznesowy Sage
Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Biura rachunkowe
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Szybka ścieżka do tytułu CGMA. Studia MBA na Wydziale Zarządzania UŁ - jedyne w Polsce z akredytacją AICPA & CIMA

Studia MBA na Wydziale Zarządzania UŁ od lipca 2024 roku zyskują nową, prestiżową międzynarodową akredytację z zakresu biznesu, rachunkowości i finansów. Program studiów MBA jako pierwszy w Polsce został uznany za zgodny z wymaganiami AICPA & CIMA światowego lidera w dziedzinie rachunkowości publicznej i zarządczej. Są to pierwsze studia MBA w Polsce, które uzyskały tę akredytację. 

Zakładanie firmy. Kiedy warto skorzystać z pomocy księgowego?

Codziennie w Polsce powstaje około 1000 nowych firm, a wielu początkujących przedsiębiorców wybiera jako formę prawną jednoosobową działalność gospodarczą. Rejestracja takiej firmy wymaga przesłania wniosku elektronicznego do CEIDG, jednak już na tym etapie mogą pojawić się liczne wątpliwości, dotyczące na przykład wyboru odpowiedniego kodu PKD czy formy opodatkowania. Czasem trudno je rozstrzygnąć bez pomocy eksperta księgowego.

Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych: Eksperci i Innowacje w Targach Kielce

Jedno z najważniejszych wydarzeń w branży księgowej i finansowej już 22 i 23 września w Targach Kielce! Kongres organizowany pod patronatem Stowarzyszenia Księgowych w Polsce gromadzi wybitnych ekspertów i liderów rynku, oferując niepowtarzalną okazję do wymiany doświadczeń, zdobywania wiedzy oraz nawiązywania cennych kontaktów biznesowych.

Bezpłatne webinarium: USTAWA AML a obowiązki biur rachunkowych

USTAWA AML a obowiązki biur rachunkowych. ZAPRASZAMY na BEZPŁATNE WEBINARIUM 13.06.2024; godzina: 11:00.

REKLAMA

Comarch Apfino zautomatyzował procesy AML oszczędzając czas biurom rachunkowym

Biura rachunkowe muszą sprostać ważnym obowiązkom związanym z regulacjami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tzw. AML). Na infor.pl można znaleźć poświęconą temu sekcję edukacyjną z testem, który pomoże sprawdzić wiedzę. Partnerem akcji jest Apfino.pl proponująca rozwiązanie AML dla biur rachunkowych.

Prowadzisz lub pracujesz w biurze rachunkowym? Podziel się swoją opinią na temat raportowania AML

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu (w skrócie AML) nakłada na biura rachunkowe wiele obowiązków. Zapraszamy do udziału w sondzie i wypowiedzenie się na temat procedury AML z punktu widzenia pracownika lub właściciela biura rachunkowego.

Prowadzisz lub pracujesz w biurze rachunkowym? Sprawdź, ile wiesz o AML

Pracujesz w biurze rachunkowym? Sprawdź swoją wiedzę na temat regulacji AML, czyli przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Przed czym ubezpieczenie OC chroni biuro rachunkowe? Czy księgowi ubezpieczają się na zbyt niskie sumy?

Biura rachunkowe i firmy księgowe najczęściej wybierają ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) zawodowej z sumami gwarancyjnymi na poziomie od 50 do 100 tys. zł – podaje Leadenhall Insurance. W ramach polisy ubezpieczyciel przejmuje od księgowych finansową odpowiedzialność za nieprawidłowości i uchybienia, które popełniają podczas obsługi swoich klientów. Do najbardziej kosztownych pomyłek należą błędy w deklaracjach podatku VAT - poszkodowani klienci mogą obciążyć księgowych odsetkami naliczonymi przez Urząd Skarbowy.

REKLAMA

Zapobieganie praniu pieniędzy. Oto niezbędne procedury AML dla biur rachunkowych

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu polega m.in. na stosowaniu tzw. środków bezpieczeństwa finansowego oraz przestrzeganiu wymaganych w tym zakresie procedur. Pierwszym ze stosowanych środków bezpieczeństwa jest identyfikacja klienta i weryfikacja jego tożsamości. Dokonanie tych czynności należy udokumentować.

Jak rozwinąć swoje biuro rachunkowe? 9 pomysłów, które sprawią, że w Twoim biurze pojawi się więcej Klientów

Otworzyłeś biuro rachunkowe lub kancelarię podatkową i masz mało klientów? Jesteś nowy w swojej miejscowości, nikt Cię nie zna, konkurencja od lat działa prężnie, a Ty chciałbyś w końcu zacząć zarabiać? Sprawdź, co możesz zrobić by rozruszać swoją działalność. Przygotowaliśmy niezbędnik z podpowiedziami dla właścicieli biur rachunkowych i kancelarii podatkowych, w którym znajdziesz pomysły na to, co zrobić, by zyskać nowych klientów.

REKLAMA