Wczasy pod gruszą

Pracodawca został zobowiązany przez przepisy prawa pracy do zaspokajania bytowych, socjalnych i kulturalnych potrzeb swoich pracowników. W okresie letniego wypoczynku i wzmożonych wyjazdów pracowników do miejscowości wypoczynkowych obowiązek ten może być realizowany przez dopłaty ze środków funduszu socjalnego bądź wypłatę świadczenia urlopowego. Świadczenie urlopowe otrzymuje wyłącznie pracownik i ma ono zaspokoić zarówno jego potrzeby, jak i jego rodziny. Środki z funduszu socjalnego mogą otrzymać także członkowie jego rodziny, tj. małżonek oraz dzieci.

Przeznaczanie środków funduszu

Głównym źródłem środków finansowych, z których pracodawca dokonuje dopłat pracownikom, jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzony z corocznych odpisów ustalanych w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, zgodnie z przepisami ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.).

Środki socjalne zgromadzone na koncie funduszu muszą być wykorzystane wyłącznie na działalność socjalną. Zasady przeznaczenia środków funduszu określa ustawa. Natomiast szczegółowe zasady podziału środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych uzgodnionym z zakładowymi organizacjami związkowymi. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Środki z funduszu świadczeń socjalnych mogą być przeznaczone m.in. na:

• pomoc finansową i rzeczową w formie np. zapomóg, paczek żywnościowych, bonów żywnościowych dla osób znajdujących się w szczególnie trudnej sytuacji życiowej bądź dotkniętych wypadkami losowymi,

• dopłaty do wypoczynku letniego i zimowego dzieci i młodzieży tak na terenie kraju i poza jego granicami,

• dopłaty do wypoczynku urlopowego w kraju i zagranicą w formie zorganizowanej, jak też organizowanego przez pracownika we własnym zakresie, tzw. wczasy pod gruszą.

Pomoc z funduszu powinna być przyznawana osobom faktycznie jej potrzebującym. Strony regulaminu nie mogą ustalić warunków korzystania z funduszu według dowolnie przyjętych przez siebie kryteriów. Wykluczone jest przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z funduszu wszystkim zatrudnionym pracownikom w tej samej wysokości, według zasady „każdemu po równo”.

Przykład

Regulamin przewiduje dofinansowanie ze środków socjalnych do wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie. Pracodawca wraz z wybranym pracownikiem podjęli decyzję, że każdy pracownik otrzyma z funduszu dopłatę w jednakowej wysokości. Takie zapisy regulaminu naruszają przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, a odpowiedzialność ponosi pracodawca jako administrator środków tego funduszu.

Świadczenia socjalne finansowane z funduszu mają charakter uznaniowy. Kryteria przyznawania świadczeń ustalone w regulaminie, np. wysokość dochodu, mogą wyłączyć pracownika z możliwości ich otrzymania. Również częstotliwość przyznawania świadczeń socjalnych jest uzależniona od posiadanych środków oraz sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej ubiegającego się o świadczenie pracownika.

Świadczenia z funduszu podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Jednak ustawodawca zwolnił z tego obowiązku dopłaty do zorganizowanego wypoczynku dzieci pracowników w wieku do 18 lat.

Aby dopłaty były zwolnione, wypoczynek dzieci i młodzieży powinien być zorganizowany przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie. Oznacza to, że wśród statutowych zadań jednostki znajduje się organizowanie wypoczynku.

Przykład

Pracownikowi przyznano dopłatę do wczasów pod gruszą na niego i dwoje dzieci w wieku 15 i 19 lat. Pracodawca, wypłacając świadczenie, ma obowiązek naliczyć i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od dopłaty dla pracownika i dzieci. Pracownik organizuje wypoczynek we własnym zakresie, dlatego podatkiem zastali objęci wszyscy korzystający bez względu na wiek.

Aby pracodawca nie pobierał podatku, pracownik musi udokumentować korzystanie przez dziecko z zorganizowanego wypoczynku. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dokładnie nie określają, czy ma to być wyłącznie faktura VAT, czy też może to być inny dokument. Dlatego też pracownik może potwierdzić korzystanie przez dziecko z zorganizowanego wypoczynku zarówno fakturą, jak i rachunkiem czy dowodem wpłaty do kasy organizatora wypoczynku.

Tworzenie funduszu

Jednak nie każdy pracodawca tworzy fundusz, z którego ma środki na dopłaty dla pracowników ich wypoczynku. Fundusz socjalny tworzą ci pracodawcy, którzy zatrudniają według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Obowiązek ten mają także pracodawcy, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników, którzy prowadzą działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, o których mowa w ustawie z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (DzU nr 249, poz. 2104 ze zm.).

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty nie mają już obowiązku tworzenia funduszu socjalnego. O tym, czy go utworzą lub nie, decydują oni sami. Ci, którzy nie utworzyli zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, mogą swoim pracownikom wypłacać świadczenie urlopowe.

Świadczenie urlopowe

Świadczenie urlopowe jest jedną z form pomocy pracownikom w pokryciu kosztów wyjazdów wakacyjnych. Pracodawca wypłaca je raz w roku pracownikom korzystającym w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu. Świadczenie to wypłacane jest w wysokości odpisu podstawowego naliczanego odpowiednio do rodzaju zatrudnienia danego pracownika i proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy, nie podlega składce na ubezpieczenia społeczne pracowników i jest kosztem uzyskania przychodu dla pracodawcy.

Przykład

Wypłacamy naszym pracownikom świadczenia urlopowe. Jeden z pracowników zwrócił się do nas o jego wypłatę i poinformował nas, że jego wypoczynek będzie trwał 10 dni urlopu wypoczynkowego. Pracownik ten nie otrzymał jednak tego świadczenia, gdyż wypoczynek jego był krótszy, niż przewidują to przepisy ustawy, tj. 14 kolejnych dni kalendarzowych. Pracodawca swoim działaniem naruszył więc obowiązujące w tym zakresie przepisy, gdyż 10 dni urlopu w rzeczywistości obejmuje 14 dni kalendarzowych wypoczynku pracownika.

Świadczenia urlopowe są świadczeniami wymagalnymi. Dlatego też pracownikowi będzie służyło roszczenie o jego wypłatę.

Beata Skrobisz-Kaczmarek

radca prawny