Strona główna » Zwolnienie od podatku zwrotu kosztów podróży członka stowarzyszenia

Zwolnienie od podatku zwrotu kosztów podróży członka stowarzyszenia

10 grudnia 2004, 00:00

REKLAMA

Powracamy do problematycznej kwestii, czy zwrot poniesionych wydatków członkowi stowarzyszenia niebędącemu pracownikiem w związku z odbyciem przez niego podróży w sprawach dotyczących stowarzyszenia, jak również wypłata diety przysługującej w podróży służbowej, stanowi przychód członka stowarzyszenia, który należy wykazać w deklaracji PIT-8R.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Zwolnienie to ma zastosowanie pod warunkiem, że otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, o czym stanowi art. 21 ust. 13 tej ustawy.

W sformułowaniu „otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów” chodzi o zaliczenie tych świadczeń do kosztów osoby je otrzymującej (np. gdyby członek stowarzyszenia odbywał podróż w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, świadcząc usługę na rzecz stowarzyszenia). Wówczas koszty podróży mógłby zaliczyć do kosztów swojej działalności gospodarczej, a ich zwrot byłby dla niego przychodem.

Jeżeli zatem:

• członek stowarzyszenia nie zaliczył wydatków z tytułu podróży do swoich kosztów, jak również gdy

• podróż miała na celu realizację zadań stowarzyszenia,

to zwrot wydatków związanych z tą podróżą będzie wolny od podatku do wysokości określonej w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Zwrot kosztów z tytułu podróży w kraju

W przypadku podróży na obszarze kraju będzie miało zastosowanie rozporządzenie z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Dieta

Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 20 zł za dobę podróży.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,

b) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin – przysługuje połowa diety,

b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

UWAGA!

Dieta nie przysługuje, jeżeli członkowi odbywającemu podróż zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Koszty przejazdu

Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa zarząd stowarzyszenia.

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje: cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

Na wniosek członka stowarzyszenia zarząd może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością stowarzyszenia. W takim przypadku członkowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Jeżeli członek stowarzyszenia złoży wniosek o pokrycie przez stowarzyszenie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, a zarząd wyrazi na to zgodę, to przysługuje mu zwrot tych kosztów.

Jeżeli jednak członek nie złoży takiego wniosku, to za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży członkowi stowarzyszenia przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.

UWAGA!

Ryczałt ten jednak nie przysługuje, jeżeli nie ponosi on kosztów dojazdów.

Koszty noclegów

Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie członkowi stowarzyszenia odbywającemu podróż przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem.

Członkowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli zarząd stowarzyszenia uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Członkowi stowarzyszenia przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy środkiem transportu określonym przez zarząd stowarzyszenia do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Zwrot kosztów z tytułu podróży poza granicami kraju

W przypadku podróży poza granicami kraju, do zwrotu kosztów odbywającemu ją członkowi zarządu będzie miało zastosowanie rozporządzenie z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Czas pobytu członka stowarzyszenia poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

1) lądowej – od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;

2) lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;

3) morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Dieta

Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do ww. rozporządzenia.

Dieta ta wynosi np. w Niemczech 42 euro, Austrii i Francji 45 euro, na Węgrzech 40 USD, w Wielkiej Brytanii 32 GBP.

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży.

Dietę oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży:

a) do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,

c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Członkowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety.

W przypadku gdy członek otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, wówczas przysługuje mu na:

1) śniadanie – 15% diety;

2) obiad – 30% diety;

3) kolację – 30% diety;

4) inne wydatki – 25% diety.

Członkowi stowarzyszenia, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, członkowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Koszty przejazdu

Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa zarząd stowarzyszenia.

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje: cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej członkowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje.

Na wniosek członka zarząd może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością stowarzyszenia.

Za przejazd przysługuje członkowi zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu ustaloną przez stowarzyszenie, która nie może być wyższa niż:

1) 0,4798 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm³;

2) 0,7692 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.

Koszty noclegu

Za nocleg przysługuje członkowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia.

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, członkowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% tego limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

W uzasadnionych przypadkach zarząd może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit.

Zwrot kosztów noclegu jednak nie przysługuje, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg.

Członkowi zarządu przysługuje również ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której korzystał z noclegu.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej członkowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.

Zwrot tych kosztów jednak nie przysługuje, jeżeli:

1) członek stowarzyszenia odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym);

2) strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy;

3) nie ponosi on kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty.

Zarząd stowarzyszenia może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

Zwrot kosztów w wysokości wyższej niż wynikająca z przepisów

Stowarzyszenie może oczywiście zwrócić członkowi wydatki z tytułu podróży w wysokości wyższej niż przewidują to przepisy. Wówczas różnica z tego tytułu będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

PRZYKŁAD

Pan Kowalski, będący członkiem stowarzyszenia, odbył w celach stowarzyszenia podróż do Gdańska samochodem prywatnym o pojemności skokowej do 900 cm³.

Liczba przejechanych kilometrów w czasie tej podróży wynosiła 800 km.

Otrzymał od stowarzyszenia zwrot z tego tytułu w wysokości 800 zł, według stawki ustalonej przez zarząd w wysokości 1 zł za 1 km.

Jednakże tylko kwota (800 x 0,4798 zł) = 383,84 zł będzie zwolniona od podatku dochodowego od osób fizycznych.

Natomiast kwota (800 zł – 383,84 zł) = 416,16 zł będzie zaliczona do podstawy opodatkowania członka stowarzyszenia.

Różnica ta jest dla członka stowarzyszenia przychodem.

Powstaje jednak problem, z jakiego źródła jest to przychód, zakładając że członek stowarzyszenia nie jest jego pracownikiem, członkiem jego zarządu ani nie wykonuje tej podróży w związku z umową o dzieło czy zlecenie.

Zwolnienie diet z tytułu pełnienia obowiązków społecznych

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 17 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnione od podatku są również diety oraz kwoty stanowiące zwrot kosztów, otrzymywane przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych i obywatelskich – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 2280 zł.

Powstaje pytanie: czy tego zwolnienia nie należy stosować do członków stowarzyszenia społecznie odbywających podróż w jego celach.

Na podstawie art. 2 ust. 3 Prawa o stowarzyszeniach, stowarzyszenie opiera swoją działalność na pracy społecznej członków.

Przepis art. 21 ust. 13 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym do osób fizycznych w związku z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) tej ustawy wskazuje, że ma on zastosowanie również do osób odbywających podróż w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, a zatem także na podstawie Prawa o stowarzyszeniach.

Niestety przepisy nie zawierają definicji pojęcia obowiązków społecznych.

Zgodnie zatem z powszechnie przyjętymi regułami interpretacyjnymi należy im nadać takie znaczenie, jakie mają w języku potocznym. Termin „społeczny” pojmowany jest m.in. jako „zorganizowany, przeznaczony dla społeczeństwa, do zaspokojenia jego potrzeb; będący przedstawicielem społeczeństwa, pracujący dla społeczeństwa, dla dobra ogółu” (por. Słownik języka polskiego pod red. M. Szymczaka, t. III, Warszawa 1981, s. 296).

Wydaje się jednak, że członka stowarzyszenia odbywającego podróż w celu realizacji zadań stowarzyszenia (za którą nie pobiera oprócz diet i zwrotu kosztów innego wynagrodzenia) nie można jednak uznać za będącego przedstawicielem społeczeństwa.

Ponadto, gdyby z tym członkiem została zawarta umowa zlecenia czy o dzieło, w ramach której odbywałby podróż, to również nie można by mówić, że wykonywał obowiązki społeczne, bowiem obowiązki te wynikały z zawartych umów cywilnoprawnych ze stowarzyszeniem.

Należy również zauważyć, że jakkolwiek stowarzyszenie opiera swoją działalność na pracy społecznej członków, to ustawa ta nie stanowi, że wykonują oni obowiązki społeczne. To stowarzyszenie realizuje cele społecznie użyteczne i członkowie mogą odbywać podróż dla realizacji tych celów, a nie w ramach wykonywania przez nich obowiązków społecznych.

Jednak nie można wykluczyć, że na podstawie art. 14 a Ordynacji podatkowej właściwy dla stowarzyszenia urząd skarbowy wyda interpretację, że w konkretnym stanie faktycznym do podróży członka stowarzyszenia w ramach realizacji jego celów społecznie użytecznych może mieć zastosowanie art. 21 ust. 1 pkt 17 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przewidujący zwolnienie z tytułu wykonywania obowiązków społecznych.

Moim zdaniem, najbezpieczniejsza będzie interpretacja, która przyjmuje, że członek stowarzyszenia niebędący ani pracownikiem, ani członkiem zarządu stowarzyszenia i nieodbywający podróży na podstawie umowy zlecenia czy o dzieło wykonuje jednak obowiązki społeczne, ale w związku z tym, że podróż ta ma na celu realizację celów stowarzyszenia, korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 updof.

Przyjmując takie rozwiązanie, stowarzyszenie powinno złożyć deklarację PIT-R.

Byłyby to wówczas przychody z działalności wykonywanej osobiście, otrzymywane przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych, o których mowa w art. 13 pkt 5 ustawy.

W przypadku gdy kwota wypłacona członkowi z tytułu podróży byłaby wyższa od kwoty zwolnionej, wówczas na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy stowarzyszenie jako płatnik jest obowiązane pobierać od tej sumy różnicę na zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 19%.

Stowarzyszenie powinno również sporządzić podatnikowi informację o dochodach oraz pobranych zaliczkach oraz pobranych PIT-11B

W przypadku gdy osoba ta będzie otrzymywała jedynie dochody zwolnione od podatku, to stowarzyszenie sporządza tylko informację PIT-R.

Krzysztof Kowieński

Masz pytanie? Wypełnij formularz: www.infor.pl/pytanianonprofit

Podstawy prawne

• ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 210, poz. 2135)

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr. 236, poz. 1990)

Zapisz się na newsletter

Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.