Jak rozliczyć wydatki na świąteczne dekoracje w firmie

W centrach handlowych wystrój świąteczny pojawił się już w połowie listopada. Przedświąteczny nastrój udziela się także innym, w tym właścicielom firm. Ci ostatni również kupują choinki, bombki, lampki i inne świąteczne bibeloty, które mają posłużyć do udekorowania wnętrz w ich firmach. Z oczywistych względów wydatki te chcieliby zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Niestety nie zawsze jest to tak oczywiste jak mogłoby się wydawać.

Pojęcie reprezentacji, podobnie zresztą jak reklamy, nie zostało zdefiniowane w przepisach podatkowych. A skoro tak, należy zinterpretować je zgodnie ze znaczeniem przyjętym w słowniku języka polskiego. Można zatem przyjąć, że reprezentacja oznacza działania zmierzające do wywołania i utrwalenia dobrego wizerunku firmy poprzez okazałość, wytworność, czy wystawność w stosunkach z kontrahentami i interesantami. Innymi słowy reprezentacja to występowanie w imieniu firmy wiążące się z okazałością w celu wywołania jak najlepszego wrażenia.

Warto do tego dodać jeszcze krótką definicję sformułowaną przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 6 maja 1998 r. (SA/Sz 1412/97). NSA w wyroku tym stwierdził, że pojęcie reprezentacja nie musi odnosić się do okazałości i wystawności. Pojęcie to odnosi się do dobrego reprezentowania się firmy, które może polegać na odpowiednim ubiorze pracowników, wystroju firmy, jej logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów.

Kosztami uzyskania przychodów są, co do zasady, koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Do uznania określonego wydatku za koszt podatkowy konieczne jest zatem spełnienie kilku warunków. Wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu nie tylko wtedy, kiedy nie znajduje się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, ale także wtedy, kiedy jego celem jest osiągnięcie przychodu. Łączne spełnienie tych dwóch warunków powoduje, że dany wydatek można uznać za koszt podatkowy. Dotyczy to również wydatków na cele reprezentacji. Co prawda trudno ocenić, w jakim stopniu wydatki poniesione na dekorację firmy przyczyniają się do zwiększenia przychodów. Nie sposób jednak uznać, że nie zostały o­ne poniesione w celu ich uzyskania.

Podatnicy muszą też pamiętać, że koszty poniesione w celu uzyskania przychodu odnoszą się do konkretnego źródła przychodu. Dlatego konieczne jest istnienie związku przyczynowego między wydatkami a uzyskanym przychodem. A to oznacza, że samo określenie, że wydatek został poniesiony na reprezentację, nie przesądza jeszcze o tym, że zostanie o­n uznany za koszt podatkowy. Charakter wydatków na reprezentację powinien być związany z prowadzoną działalnością, a użyte środki zwiększać przychody.

Gdy właściciel firmy określi już, że poniesione przez niego wydatki na świąteczny wystrój firmy to nic innego jak wydatki na reprezentację firmy, które przyczynią się do uzyskania przychodów, powinien zadać sobie kolejne pytanie: w jakiej wysokości zaliczyć je do kosztów. W całości, czy w części? Odpowiedzi na to pytanie trzeba szukać w przepisach ustaw podatkowych. A z tych wynika, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25 proc. przychodu, chyba że reklama jest prowadzona w środkach masowego przekazu albo publicznie w inny sposób. Wynika stąd, że koszty reprezentacji owszem zwiększają koszty uzyskania przychodów, ale są limitowane.

Podstawą do ustalenia limitu jest przychód wynikający z przepisów podatkowych. W praktyce oznacza to, że podstawą obliczenia wysokości kosztów reprezentacji jest ta część przychodu, która uwzględniana jest dla potrzeb określenia dochodu firmy podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Podstawą obliczenia tego limitu nie jest przychód zwolniony z opodatkowania.

Niestety, podatnicy często zdają się zapominać o tym, że pojęcia reprezentacji nie można interpretować rozszerzająco. Nie można go rozszerzać na wszelkie działania podatników zmierzające do zwiększenia przychodów poprzez uatrakcyjnienie oferowanych przez nich towarów czy usług. Co prawda nie można mieć wątpliwości, że odpowiedni wystrój w firmie korzystnie wpływa na jej wizerunek wśród różnych podmiotów, w tym rzeczywistych czy potencjalnych klientów, to jednak nie powoduje automatycznie, że wydatki związane z zakupem dekoracji należy zakwalifikować jako koszt reprezentacji. A to oznacza, że wydatki te należy kwalifikować do kosztów podatkowych z dużą ostrożnością. Niewykluczone, że organy podatkowe będą kwestionować zaliczenie wydatków na udekorowanie firmy do kosztów podatkowych. Mogą zarzucać podatnikom, że dekoracje te spełniają w okresie świątecznym specyficzną funkcją marketingową.

Podatnicy mogą jednak bronić się podkreślając, że atmosfera świąt, jaka udziela się klientom, powoduje, że chętniej wydają o­ni pieniądze na przeróżne towary czy usługi. Można zatem twierdzić, że w zwiększaniu przychodów przedsiębiorców wykorzystujących tę prawidłowość dużą rolę odgrywa nawiązywanie do świątecznych rekwizytów: bombek, choinek itp. A to oznacza, że wydatki poniesione na świąteczne udekorowanie firmy, które nie mają cech typowej reprezentacji, ale wykazują związek z przychodami, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Trzeba jednak pamiętać o limicie i o tym, by nie przesadzać z wydatkami. Wszystko po to, by nie mieć później problemów z przekonaniem do własnych racji urzędników.

UWAGA

Anna Wojda