Jak sporządzić informację VAT-UE

Podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT-UE, są zobowiązani do składania w urzędzie skarbowym informacji podsumowujących o dokonanych wewnątrzwspólnotowych nabyciach towarów i wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów (VAT-UE). Informacje te składa się za okresy kwartalne do 25 dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy dotyczący wspólnotowego nabycia i dostawy. Obowiązek ten dotyczy również osób prawnych niebędących podatnikami, zarejestrowanych jako podatnicy VAT-UE.

Informacja podsumowująca powinna zawierać w szczególności nazwę lub imię i nazwisko podmiotu oraz jego numer identyfikacji podatkowej podany w potwierdzeniu dokonanym przez naczelnika urzędu skarbowego. Podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT, które uzyskały potwierdzenie zarejestrowania przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowego nabycia lub wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub przy nabywaniu usług, z tytułu których są obowiązani do rejestracji jako podatnicy VAT-UE, podają numer, pod którym są zidentyfikowane na potrzeby podatku. Jest to dotychczasowy numer identyfikacji podatkowej poprzedzony kodem PL. W informacji podsumowującej powinien się znaleźć właściwy i ważny numer identyfikacyjny kontrahenta nadany mu w państwie członkowskim, z którego dokonywane jest wewnątrz wspólnotowe nabycie towarów lub do którego jest dokonywana wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów. Nieodłączną pozycją informacji jest kod kraju, z którego jest dokonywane wewnątrz-wspólnotowe nabycie towarów lub do którego jest dokonywana wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów. Najważniejsza wreszcie informacja stanowi łączną wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów oraz łączną wartość wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów – w odniesieniu do poszczególnych kontrahentów.

W informacji VAT-UE wykazuje się również transakcje trójstronne. W przypadku tych transakcji informacja podsumowująca powinna dodatkowo zawierać adnotację, że nabycie i dostawa zostały dokonane w ramach wewnątrzwspólnotowych transakcji trójstronnych.

Wewnątrzwspólnotowe transakcje trójstronne polegają na tym, że trzech podatników VAT zidentyfikowanych na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w trzech różnych państwach członkowskich uczestniczy w dostawie towaru. Pierwszy z nich wydaje towar bezpośrednio ostatniemu w kolejności, przy czym dostawa tego towaru jest dokonana między pierwszym i drugim oraz drugim i ostatnim w kolejności. Cechą tych transakcji jest to, że przedmiot dostawy jest wysyłany lub transportowany przez pierwszego lub też transportowany przez drugiego w kolejności podatnika VAT lub na ich rzecz z terytorium jednego państwa członkowskiego na terytorium innego państwa członkowskiego.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, sposób oraz warunki organizacyjno-techniczne składania w formie elektronicznej informacji podsumowującej oraz korekty informacji podsumowującej, a także ich strukturę, uwzględniając potrzebę zapewnienia im bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności, nienaruszalności oraz znakowania czasem. Niestety, jak na razie, minister nie skorzystał z tej możliwości.

Wszystkie kwoty zawarte w informacji muszą być wyrażone w walucie polskiej. Na początek w poz. 1 informacji VAT-UE należy wpisać własny numer identyfikacji podatkowej (NIP) z przedrostkiem PL. W poz. 4 wpisuje się kwartał, a w poz. 5 rok, za który składana jest informacja. Pozycja 6 służy do wpisywania urzędu skarbowego, do którego jest kierowana informacja. Informację składa się do urzędu skarbowego właściwego dla podatnika ze względu na miejsce wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Jeżeli czynności te wykonywane są na terenie dwóch lub więcej urzędów skarbowych, to składają ją:

• osoby fizyczne – do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania,

• osoby prawne i jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej – do urzędu ze względu na adres siedziby,

• podatnicy zagraniczni – do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

W poz. 7 zakreśla się kwadrat 1 lub 2, w zależności od tego, czy podmiot zobowiązany do złożenia informacji jest osobą fizyczną czy innym podatnikiem, np. osobą prawną. Następnie, gdy zaznaczyliśmy kwadrat 2, w poprzedniej pozycji (osoba fizyczna) w poz. 8 wpisujemy nazwisko i imię oraz datę urodzenia. W przypadku zaznaczenia kwadratu 1 w poz. 7 pozycja 8 musi zawierać pełną nazwę podatnika. W poz. 9-18 wpisujemy adres zamieszkania (osoby fizyczne) lub adres siedziby (inni podatnicy). Wyszczególniamy więc kraj, województwo, powiat, gminę, ulicę z numerem domu i mieszkania, miejscowość, kod pocztowy oraz pocztę.

W części C wpisujemy informację o wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów. W rubryce a wpisujemy dwuliterowy kod kraju określający państwo danego kontrahenta. Następnie w rubryce b numer VAT kontrahenta w innym państwie członkowskim UE, przyznany mu dla potrzeb handlu wewnątrzwspólnotowego. Należy tutaj wskazać same znaki, czyli cyfry, litery (w numerze irlandzkim „+” lub „*”) – nie należy podawać kropek, myślników lub przerw. W rubryce c wykazywana jest łączna wartość towarów i związanych z nimi usług za dany okres, dostarczonych każdemu z kontrahentów – jedna linijka odpowiada jednemu kontrahentowi. W przypadku gdy dokonujemy transakcji trójstronnych, zaznaczamy kwadrat w rubryce d. Podobnie wypełnia się część D w rubrykach od a do d, przy czym określa się tu łączną wartość towarów i związanych z nimi usług za dany okres, nabytych od kontrahenta z UE – jedna linijka odpowiada jednemu kontrahentowi.

Jeśli dołączamy załączniki VAT-UE/A (informacje o dostawach, gdy zabraknie miejsca w VAT-UE) lub VAT-UE/B (informacje o nabyciach, gdy zabraknie miejsca w VAT-UE), wpisujemy ich liczbę odpowiednio w poz. 19 i 20.

Na koniec wpisujemy imię i nazwisko (poz. 21 i 22), telefon kontaktowy (poz. 23), datę wypełnienia (poz. 24) oraz składamy podpis (poz. 25).

Bogdan Świąder