Zakres obowiązków a opis stanowiska pracy

Beata Naróg

Sprecyzowanie obowiązków, które będą należały do pracownika, w formie pisemnej nie jest obligatoryjnym elementem stosunku pracy. Obowiązkiem pracodawcy jest zaznajomienie pracowników podejmujących pracę na danym stanowisku z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy oraz podstawowymi uprawnieniami (art. 94 pkt 1 k.p.). Przepis ten nie precyzuje, iż musi w tym celu być zachowana forma pisemna.

Zakres czynności, które ma wykonywać pracownik, wyznaczony jest rodzajem pracy, określonym w umowie o pracę (art. 29§ 1 pkt 1 k.p.). W umowach o pracę często spotyka się zapisy: specjalista ds. sprzedaży, księgowa, referent ds. marketingu, sprzedawca itp. Konkretne czynności, które ma wykonywać pracownik na danym stanowisku pracy, mogą zostać pracownikowi przekazane w formie ustnej. Jednakże pisemne określenie obowiązków pracownika może przynieść korzyści zarówno dla pracodawcy (bezpośredniego przełożonego), jak i dla pracownika. Przełożony będzie miał jasną sytuację, czego może wymagać, a pracownik wiedział, jakich czynności będzie od niego oczekiwał pracodawca.

Pracodawca nie musi się bać, że zmiana zakresu czynności będzie się wiązać ze zmianą umowy. Wszelkie zmiany zakresu czynności, jeżeli pozostają w zgodzie z umówionym rodzajem pracy, nie wymagają zmiany treści umowy o pracę (por. wyrok Sądu Najwyższego z 7 listopada 1974 r., I PR 332/74, OSNC 1975/6/103). Jednak gdy czynności, które ma wykonywać pracownik, wykraczają poza granice umówionej pracy, wówczas zmianę zakresu czynności należałoby wprowadzić w drodze wypowiedzenia zmieniającego. Wypowiedzenie takie dokonane jest, gdy na piśmie zaproponowano pracownikowi nowe warunki pracy. Jeżeli pracownik do połowy okresu wypowiedzenia złoży pracodawcy oświadczenie, iż nie przyjmuje proponowanych warunków – wówczas wraz z upływem okresu wypowiedzenia umowa rozwiąże się. Natomiast gdy zaproponowane warunki przyjmie – zaczną o­ne obowiązywać po upływie okresu wypowiedzenia. Należy pamiętać, że do wypowiedzenia zmieniającego stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące definitywnego wypowiedzenia umowy o pracę, m.in. podanie uzasadnienia, a także obowiązek konsultacji wypowiedzenia ze związkami zawodowymi w przypadku umów na czas nieokreślony.

W razie konieczności powierzenia pracownikowi pracy innego rodzaju niż ta, która została ustalona w umowie, pracodawca może zastosować polecenie służbowe. Takie powierzenie innej pracy może nastąpić na okres nie dłuższy niż trzy miesiące w roku kalendarzowym, a ponadto praca ta musi odpowiadać kwalifikacjom pracownika. Zarówno zmiana warunków umowy (w tym zakresu czynności), jak i powierzenie pracownikowi innej pracy dopuszczalne jest za porozumieniem stron.

Najprostszym sposobem sporządzenia zakresu czynności będzie wypunktowanie zadań i czynności, które będą należały do pracownika. Ponadto w zakresach czynności można zaznaczyć podległość służbową pracownika, określić, za co będzie ponosił odpowiedzialność oraz jakie są jego uprawnienia. Zakres czynności może być opracowany np. przez bezpośredniego przełożonego we współpracy z komórką zajmującą się sprawami personalnymi, a następnie zatwierdzony przez pracodawcę. Pod zakresem czynności powinien także podpisać się pracownik. Jeżeli pracownik nie będzie chciał podpisać zakresu czynności, to taka sytuacja nie skutkuje tym, że pracodawca nie będzie mógł żądać wykonania zamieszczonych w zakresie czynności zadań. Ważne jest jednak, aby pracodawca przedłożył pracownikowi do zapoznania się obowiązujący go zakres czynności.

Często w sporządzanym przez pracodawcę zakresie czynności zamieszczany jest punkt zobowiązujący pracownika do wykonywania „innych poleceń przełożonego”. Taki zapis będzie upoważniał jednak pracodawcę do wydawania poleceń w granicach określonych rodzajem umówionej pracy.

Pomocny przy sporządzaniu zakresu czynności może być opis stanowiska pracy, czyli wykaz, w którym zawarte są zadania i obowiązki wymagane na danym stanowisku. Ponadto w opisie wskazuje się zależności służbowe z innymi komórkami czy stanowiskami występującymi w firmie (tzn. opis taki powinien wskazywać, jakie miejsce w strukturze organizacyjnej zajmuje dane stanowisko, określać tytuł służbowy bezpośredniego przełożonego), a także dane stanowisko pracy w oderwaniu od osoby, która go zajmuje.

Opis stanowiska oprócz wyżej wymienionych danych powinien konkretnie, zwięźle określać nazwę stanowiska i jego cel, zasadnicze i pomniejsze obowiązki pracownika oraz szczegółowe zadania, jakie wiążą się z pracą wykonywaną na tym stanowisku, a także wskazywać wymagania co do niezbędnych i pożądanych kwalifikacji pracownika.

• wartościowanie pracy,

• budowa systemu ocen pracowniczych,

• opracowanie polityki szkoleniowej,

• procesu rekrutacji pracowników i systemu ich awansowania,

• budowania ścieżek rozwoju pracowników itp.

przykład

Opis może także być pomocny przy budowie systemu ocen obowiązującego w firmie, inaczej bowiem będą oceniani pracownicy zajmujący stanowiska kierownicze, inaczej system ocen należy budować dla pracowników administracyjno-biurowych, a jeszcze inaczej będą oceniani sprzedawcy. Aktualizując opisy stanowisk, należy równolegle analizować treść umów o pracę danych pracowników, ponieważ zmiany w opisie i w zakresie czynności mogą powodować konieczność modyfikacji treści umowy o pracę.