Kontrola ZUS w Twojej firmie

Inspektorzy kontroli ZUS mają prawo kontrolować płatników składek w zakresie zadań i obowiązków wynikających z ubezpieczeń społecznych. Kontrola ta może obejmować w szczególności: zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych, prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS, np. składki zdrowotnej czy na Fundusz Pracy, ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu, prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe, wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych, dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Podmiotem kontroli jest płatnik składek, czyli podmiot, który ma obowiązek rozliczać składki ZUS za siebie lub osoby zatrudnione, bez względu na formę zatrudnienia. Będzie to między innymi przedsiębiorca, bez względu na to, czy zatrudnia pracowników, czy też nie. Jednak kontrole płatników składek zobowiązanych do opłacania składek nie tylko za siebie przeprowadza się z częstotliwością umożliwiającą dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń. W uzasadnionych przypadkach kontrole tych płatników mogą być przeprowadzone w krótszych odstępach czasu.

Kontrole płatników składek zobowiązanych do opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenie przeprowadza się w uzasadnionych przypadkach.

Sformułowanie to sugeruje, że kontrole u płatników rozliczających składki ZUS wyłącznie za siebie są przeprowadzane rzadziej, jednak przepis nie określa tego w sposób jednoznaczny.

Inspektor kontroli ZUS wszczyna kontrolę u płatnika składek po okazaniu legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Datą wszczęcia kontroli jest dzień doręczenia kontrolowanemu płatnikowi składek upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. W przypadku nieobecności płatnika składek kontrola może być wszczęta po okazaniu legitymacji służbowej i upoważnienia osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika składek. Z czynności tych sporządza się protokół i doręcza niezwłocznie płatnikowi składek. Procedura wszczęcia kontroli przez ZUS została zmieniona przez ustawę – Przepisy wprowadzające ustawę o swobodzie działalności gospodarczej, która ma zastosowanie do kontroli ZUS.

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ZUS ma prawo:

– badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli,

– dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek,

– zabezpieczać zebrane dowody,

– żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego,

– legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,

– przesłuchiwać świadków; przy przesłuchaniu świadka z prawa odmowy zeznań mogą skorzystać następujący bliscy strony: małżonek, wstępni, zstępni i rodzeństwo strony oraz jej powinowaci pierwszego stopnia, jak również osoby pozostające ze stroną w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli; prawo odmowy zeznań trwa także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli, świadek może odmówić odpowiedzi na pytania, gdy odpowiedź mogłaby narazić jego lub jego bliskich wymienionych powyżej na odpowiedzialność karną, hańbę lub bezpośrednią szkodę majątkową albo spowodować naruszenie obowiązku zachowania prawnie chronionej tajemnicy zawodowej; przed odebraniem zeznania organ administracji publicznej uprzedza świadka o prawie odmowy zeznań i odpowiedzi na pytania oraz o odpowiedzialności za fałszywe zeznania,

– przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego; osoby te również mogą skorzystać z uprawnień odmowy odpowiedzi na pytania, które przysługują świadkowi.

Inspektor nie podlega rewizji osobistej przewidzianej w wewnętrznym regulaminie określonym przez płatnika składek, natomiast podlega przepisom bhp obowiązującym na terenie, gdzie wykonuje czynności kontrolne.

Kontrolowany jest obowiązany nieodpłatnie:

– udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów,

– udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek,

– sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli ZUS,

– zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik,

– udzielać wyjaśnień kontrolującemu,

– przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Jeżeli kontrolowany płatnik nie zapewni warunków do przeprowadzenia kontroli, inspektor może pobrać dokumenty i dokonać ich sprawdzenia w siedzibie jednostki ZUS. Z wydania dokumentów sporządza się protokół, który podpisuje również płatnik składek. Dokumenty pobiera się na okres nie dłuższy niż 3 tygodnie.

Inspektor kontroli ZUS podlega wyłączeniu z udziału w kontroli w razie stwierdzenia okoliczności, które mogą mieć wpływ na bezstronność w jego postępowaniu.

Przesłanki wyłączenia danego inspektora nie są do końca sprecyzowane, ale przykładowo istnienie sporu majątkowego pomiędzy inspektorem a kontrolowanym płatnikiem składek może stanowić przyczynę do złożenia wniosku o wyłączenie inspektora z postępowania kontrolnego.

Ustalenia kontroli opisuje się w protokole kontroli, który powinien m.in. zawierać: oznaczenie kontrolowanego płatnika składek, określenie zakresu kontroli, czas trwania kontroli z określeniem daty wszczęcia i zakończenia kontroli oraz z wymienieniem dni przerwy w kontroli, czy opis dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych.

Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się kontrolowanemu płatnikowi składek lub osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia jego spraw.

Płatnik składek ma prawo w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe. Inspektor kontroli ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnika składek informuje się na piśmie. Protokół kontroli stanowi podstawę do wydania decyzji, w której ZUS określi zobowiązania płatnika składek. ZUS wydaje decyzje w zakresie indywidualnych spraw dotyczących w szczególności: zgłaszania do ubezpieczeń społecznych, przebiegu ubezpieczeń, ustalania wymiaru składek i ich poboru, a także umarzania należności z tytułu składek, ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, wymiaru świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Od decyzji tej płatnikowi przysługuje odwołanie do sądu, które wnosi się za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała tę decyzję. Jednostka ta może uznać odwołanie za słuszne lub w części za słuszne. Wtedy sama jednostka ZUS zmienia lub uchyla decyzję w terminie 30 dni od dnia wniesienia odwołania i odwołaniu nie nadaje się dalszego biegu. Jeżeli odwołanie nie zostało w całości lub części uwzględnione, ZUS przekazuje sprawę do sądu wraz z uzasadnieniem w ciągu 30 dni od dnia wniesienia odwołania. Termin ten został wydłużony z 14 do 30 dni od 1 lipca 2004 r.

Na wniosek zainteresowanego lub z urzędu prawo lub zobowiązanie stwierdzone decyzją ostateczną może być ponownie ustalone, jeżeli po uprawomocnieniu się decyzji zostaną przedłożone nowe dowody lub ujawniono okoliczności istniejące przed wydaniem tej decyzji, które mają wpływ na to prawo lub zobowiązanie.

Warto podkreślić, że kto, jako płatnik składek albo osoba obowiązana do działania w imieniu płatnika, udaremnia lub utrudnia przeprowadzenie kontroli podlega karze grzywny do 5000 złotych.