REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Pomyłka to nie koniec świata

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

REKLAMA

W pracy myli się każdy: szef, sekretarka, magazynier, a nawet księgowa. „Errare humanum est” - mylić się jest rzeczą ludzką. Ale pomyłka to nie koniec świata. Trzeba tylko umieć wyjść z niej z twarzą i naprawić, co się da.

 

Zaniedbania i niedopatrzenia nie są rzadkim zjawiskiem w biurowej codzienności. Nikt nie lubi być niesolidny, lecz specyfika wielu zawodów sekretarki wymaga skupienia się naraz na tak wielu sprawach, że jeśli coś zakłóci normalny bieg spraw - łatwo traci się sterowność, a wszystko wymyka się spod kontroli. Jakie pomyłki są najczęstsze i jak się zachować w razie wpadki? Oto kilka rad.

Pomylenie nazwiska

REKLAMA

Zdarza się podczas rozmowy telefonicznej lub osobistej. Sytuacja z pewnością nie jest miła, ale nie warto pogarszać jej dodatkowo zawiłym tłumaczeniem się i wielopiętrowymi przeprosinami. Należy zawsze dostosować rangę wyjaśnień do rangi wpadki. Tu wystarczy powiedzieć: „Najmocniej pana przepraszam, mam kuzyna o podobnym nazwisku i stąd pomyłka”. Nie robią dobrego wrażenia wyjaśnienia typu: „Ma pan takie trudne nazwisko” czy wręcz odwrotnie - „Ma pan takie pospolite nazwisko” - bo wiele osób myli Kalinowskich z Kalińskimi, lecz znacznie bardziej przykre jest pomylenie pana Zająca z panem Dzikiem. Zdecydowanie nie komentujemy więc cudzych nazwisk, choć w takim przypadku warto dodać do słowa przepraszam zwięzłe wyjaśnienie. Inaczej sprawa wygląda, gdy pomyłka nazwiska ma miejsce na piśmie. Osoba taka ma prawo czuć się urażona i zasługuje na solidniejsze przeprosiny. Powinny mieć one również formę pisemną: „Szanowny Panie Dyrektorze, przykro mi z powodu zaistniałej pomyłki, to moje niedopatrzenie. Dołożę wszelkich starań, aby takie sytuacje nie miały miejsca w przyszłości. Z poważaniem”.

Nie bójmy się przyznać do gafy, a zwłaszcza nie udawajmy, że nic się nie stało. Lepiej wydobyć z siebie o jedno przepraszam za dużo niż pozostawić choć jedną osobę bez tego słowa. Nie należy też oceniać swojego postępowania: „Ale się wygłupiłam”, „Ja to zawsze muszę narozrabiać”, „Chyba zrobiłam panu przykrość, ale przecież nic wielkiego się nie stało?”. Ocenę i ewentualny komentarz zostawmy drugiej stronie, jeśli poczuje taką potrzebę.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak się zachować, gdy podczas przedstawiania sobie osób zapomnimy jedno z nazwisk? Można problem rozwiązać najprościej: „Poznajcie się panowie, nasz dyrektor - nasz gość z Centrali”, lub „Panie dyrektorze, nasz gość reprezentuje hurtownię X”. Trudne sytuacje wymagają czasem wyboru mniejszego zła, a dzięki takiej prezentacji, po której każdy z panów wymieni swoje nazwisko, unikamy kłopotliwego kajania się.

Osobny problem rozmów telefonicznych to pomylenie głosu pani z panem i na odwrót. Tu wystarczy powiedzieć: „Przepraszam, trochę tu głośno i nie dosłyszałam”.

W każdym przypadku, dotyczącym delikatnej kwestii nazwisk, warto zachować takt i umiar, przeprosić jak najszybciej i jak najkrócej, aby niepotrzebnie nie rozdmuchiwać sprawy.

Nieporozumienia

REKLAMA

Nieporozumienie nie zawsze jest zawinione tylko przez jedną ze stron. Jednak gdy się wydarzy, nie unikaj odpowiedzialności, ale też nie bierz całej winy na siebie! Jeśli współpracujesz z osobą, która lubi winę zrzucać na innych, zamiast dawać się wciągnąć w spór, ustal fakty: „Przyznaję, że nie przygotowałam na czas zestawienia, ale zrozumiałam, że nie jest ono pilne. Zaraz się za nie zabiorę, będzie gotowe jutro”. Ważne, aby zaproponowany termin był realny, bo drugiej stronie łatwiej przyjdzie poczekać dłużej, niż ponownie przyjmować twoje tłumaczenia.

W niektórych sytuacjach nie ma co dyskutować, należy przeprosić za niedopatrzenie i jak najszybciej je naprawić. Jednak gdy ktoś ze współpracowników usiłuje całą odpowiedzialnością obarczyć ciebie, krótko określ istotę nieporozumienia i skup się na tym, co możesz teraz zrobić: „Mniejsza o to, kto zawinił. Zastanówmy się, jak uratować sytuację. Proponuję, żebyś zadzwoniła do zainteresowanych i zawiadomiła ich o nowym terminie spotkania, a ja natychmiast skończę opracowanie”. A najlepiej zawsze podsumować krótko rozmowę - ustnie podczas rozmowy lub pisemnie e-mailem natychmiast po niej: „Podsumowując naszą dzisiejszą rozmowę rozumiem, że materiały otrzymam do wtorku do 11.00. Plan prezentacji przygotuję na środę do 9.30. W środę otrzymam ewentualne poprawki. Gotowa prezentacja będzie na czwartek do 15.30. Będzie to dowód, a zarazem przypomnienie ustaleń. Jeśli twój rozmówca nie skoryguje zaleceń, potraktuj je jako obowiązujące.

W rozwiązywaniu nieporozumień ważne jest unikanie zażartej dyskusji i udowadniania, po czyjej stronie jest racja. Najpierw trzeba rozwiązać problem, a na rozrachunki przyjdzie czas potem.

Zaniedbania i niedopatrzenia

Nie ma powodu, aby osobie, która ucierpiała przez nasze zaniedbanie, pozwalać na siebie krzyczeć. Każdy ma prawo do błędu, a większość z nich da się naprawić lub osłabić ich skutki. Dlatego nie wolno dać się sprowokować i doprowadzić do konfliktu. Należy okazać zrozumienie rozmówcy, przeprosić go, wyjaśnić przyczynę pomyłki, a następnie poszukać rozwiązań. Można powiedzieć: „Rozumiem, że jest pan zdenerwowany, nasz pracownik nieprawidłowo zaadresował przelew. Już łączę pana z Adamem Kwiatkowskim z działu księgowości, aby się panem zajął”.

W rozmowie z osobą agresywną i poirytowaną, bez względu na to, czy jest to szef czy interesant, zawsze staraj się oddzielić fakty od emocji. Fakty to: twój rozmówca został bez środków na koncie, bo jego pieniądze skierowano gdzie indziej. Ma rację, wina jest po stronie waszej firmy. Emocje: facet krzyczy, wymyśla mi, co on sobie myśli? Ja mu pokażę! Właściwe zachowanie polega na tym, aby nie dać się obrażać, lecz wysłuchać, w czym rzecz. Zamiast wpadać w ton rozmówcy: „Jak pan śmie! Nie tym tonem proszę”, lepiej spokojnie dociec, o co mu chodzi, a następnie zaproponować rozwiązanie, np. skierować go do kompetentnej osoby. Bo klient miał prawo się zdenerwować, a że zrobił to w sposób niegrzeczny, to kwestia jego kultury osobistej. Sekretarka nie ma jednak ludzi wychowywać, lecz rozwiązywać ich problemy.

Wpadki telefoniczne i mailowe

Czasem zdarza się wysłać odpowiedź na maila zamiast do nadawcy - do wszystkich odbiorców. Dlatego w korespondencji e-mailowej, z założenia szybkiej, warto kontrolować swoje wypowiedzi. Wtedy unikniemy sytuacji, w której szef, rozesławszy do 30 pracowników zaproszenie na piknik rodzinny, zamiast podziękowania, otrzymuje odpowiedź: „Jasne, że będę, ale połowa ludzi przywlecze ze sobą swoje koszmarne bachory, a my będziemy musieli udawać, że jesteśmy zachwyceni!”. Można sobie wyobrazić potem atmosferę w biurze. Dlatego unikajmy komentarzy i uwag, które mogą kogoś dotknąć. Bo nawet gdyby tego maila zaadresowano prawidłowo, przypadkowy współpracownik mógłby go odczytać na ekranie odbiorcy. Takie spostrzeżenia lepiej zostawić na prywatne spotkanie przy kawie.

Podobne zasady powinny dotyczyć rozmów telefonicznych. Nie tylko możemy być słyszani przez osoby niepowołane będące na linii czy za drzwiami, ale też nie wszyscy rozmówcy pamiętają o poinformowaniu drugiej strony, że przełączają aparat na tryb głośnomówiący. Wówczas zdania typu „Wiesz, mój stary chciał się spotkać z tym twoim yeti” słyszane przez osoby niepowołane, wystawiają nam jak najgorsze świadectwo. Podobna wpadka może się też przydarzyć, jeśli w emocjach komentujemy rozmowę telefoniczną natychmiast po jej zakończeniu, lecz zanim słuchawka opadła na widełki: „Akurat! Jeszcze czego!”. Lepiej zatrzymać komentarz dla siebie, niż potem głowić się, co zrobić: zadzwonić powtórnie i przepraszać? A jeśli rozmówca wcześniej odłożył słuchawkę i nic nie słyszał, to po co mu tłumaczyć całą sytuację? Ale może słyszał i wypada załagodzić? To jedna z trudnych sytuacji, z których brak jest dobrego wyjścia.

Jak się zachować, gdy kilka niepotrzebnych słów komentarza „poszło w świat”? Natychmiast przyznać się do winy i przeprosić i nie bagatelizować sprawy! Można do tych samych osób rozesłać maile: „Zachowałam się źle, naprawdę mi przykro. Ogromnie was przepraszam, to się więcej nie powtórzy”. Albo: „To było z mojej strony głupie, wybaczcie. Nie chciałam wam zrobić przykrości. W ramach rekompensaty upiekę wam sernik”.

Cudzy błąd

Biurowa rzeczywistość pokazuje, że czasem błąd jest cudzy, ale wina - nasza! Najważniejsze, aby w takiej sytuacji zachować spokój. Zawsze należy pamiętać, aby najpierw zadbać o naprawienie pomyłki i rozwiązanie problemu, a dopiero potem usprawiedliwiać się i szukać sprawcy. Nie zawsze warto kryć za wszelką cenę cudze przewinienia, bo otoczenie będzie je odbierać jako twoje porażki. Nie chodzi o to, aby być niekoleżeńskim, lecz aby nie dać sobą manipulować i robić z siebie kozła ofiarnego. Tym bardziej że wprowadzony w błąd szef, gdy sprawa się wyda, może stracić do ciebie zaufanie, które jest podstawą dobrej współpracy tandemu szef - podwładny.

Jeśli ktoś obarcza cię swoją winą, zamiast wpadać w oburzenie lub rozpacz, zbierz rzeczowe argumenty na swoją obronę. Gdy to w pierwszym momencie jest dla ciebie trudne, powiedz po prostu: „Jestem zaskoczona zarzutami, bo nie poczuwam się do winy. Proszę o chwilę, żebym mogła zebrać myśli i przypomnieć sobie dokładnie, jak to było”. Możesz poprosić o wodę lub oddalić się do swojego biurka, aby poszukać dowodów w komputerze czy kalendarzu. Agresja i protest rozładują co prawda twoje emocje, ale nie wyjaśnią sprawy.

Emma Halsen

Pomyłka, i co dalej

• Pomyłkom lepiej zapobiegać, niż je wyjaśniać. Bardzo pomocne jest usystematyzowanie pracy, szczegółowe przygotowywanie się do rozmów, także telefonicznych, robienie notatek podczas spotkań i pamiętanie o tym, aby na koniec upewnić się, że obie strony tak samo rozumieją poczynione ustalenia.

• Pamiętaj, aby mimo natłoku zajęć poświęcać uwagę czynności, którą wykonujesz w danej chwili, unikniesz wtedy błędów roztargnienia.

• Nie daj sobie wejść na głowę, okazuj szacunek innym, ale miej też szacunek dla siebie samej i poszanowanie dla twojej godności.

• Przeprosiny dostosowuj zawsze do sytuacji i do osoby rozmówcy. Równie źle o tobie świadczy lekceważenie, okazane mało znaczącemu interesantowi jak i uniżoność czy płaszczenie się przed przełożonymi.

• Wybaczasz innym w pracy ich omyłki i potknięcia? Pozwól więc, by inni wybaczali je tobie, a zwłaszcza nie rób dramatu i wielkiej tragedii ze zdarzeń, które oni traktują mniej surowo.

• Wysłuchaj nieprzyjemnych uwag, jeśli na nie zasłużyłaś; okaż, że rozumiesz, w czym problem i powiedz, jak chcesz go rozwiązać, lecz nie obrażaj się nawet gdy ktoś potraktuje cię niesprawiedliwie. Dochodzić swoich praw powinnaś zawsze, lecz sposób, w jaki to uczynisz, może cię przybliżyć do sukcesu lub od niego oddalić.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Autyzm lub ADHD przemilczany w rekrutacji. Dlaczego kandydaci o tym nie mówią

Osoby z autyzmem, ADHD czy inną formą neuroatypową nie mówią o tym fakcie podczas procesu rekrutacyjnego. Dlaczego? Okazuje się, że większy odsetek osób neuroatypowych częściej szuka pracy niż osób neuronormatywnych.

Niekorzystna specustawa dla wcześniejszych emerytów - pozorne wykonanie wyroku TK z 4 czerwca 2024 r. Zadowolone będą osoby nieobjęte tymi przepisami

Po opublikowaniu w dniu 3 marca 2025 r. założeń projektu ustawy o ustalaniu wysokości emerytur z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych dla osób, które do 6 czerwca 2012 r. przeszły na emerytury wcześniejsze na stronach Rządowego Centrum Legislacji ukazał się długo oczekiwany projekt tej ustawy datowany na 4 czerwca 2025 r.

Firmy chcą zatrudniać księgowych, ale… nie mają kogo! Brakuje ekspertów z doświadczeniem

Mimo stabilnej sytuacji kadrowej i rosnących wynagrodzeń, aż 84% księgowych przyznaje: znalezienie doświadczonego specjalisty to dziś prawdziwe wyzwanie. Barometr nastrojów 2025 pokazuje, że firmy częściej planują rekrutację niż redukcje – ale idealny kandydat musi dziś mieć znacznie więcej niż tylko znajomość Excela.

Polacy zaciskają pasa. Najnowszy raport pokazuje, na czym oszczędzamy najczęściej

Aż 37,2% Polaków deklaruje ograniczenie wydatków na elektronikę – wynika z najnowszego raportu. W czołówce oszczędzanych kategorii znalazły się też meble, odzież i materiały budowlane. Eksperci wskazują na wysokie ceny, niską częstotliwość zakupów oraz zmieniające się priorytety konsumenckie.

REKLAMA

Wysokość opłat za krew i jej składniki w 2026 r. [PROJEKT RESORTU ZDROWIA z 3 czerwca 2025 r.]

6 czerwca 2025 r. do uzgodnień i konsultacji publicznych trafił projekt rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie określenia wysokości opłat za krew i jej składniki w 2026 r. Resort zdrowia ma czas na określenie tych opłat do 30 czerwca 2025 r.

Nawet 185 tys. zł na samochód dla osoby z niepełnosprawnością. Rusza druga tura naboru wniosków PFRON 2025

Druga i zarazem ostatnia w tym roku tura naboru wniosków w programie "Samodzielność – Aktywność – Mobilność!" rozpocznie się 1 sierpnia 2025 r. To szansa na uzyskanie nawet 85 proc. dopłaty do zakupu samochodu przystosowanego do potrzeb osoby z niepełnosprawnością ruchową. Sprawdź limity, warunki i checklistę, która ułatwi Ci wypełnienie elektronicznego wniosku w systemie SOW.

Pozew o zachowek. Co powinien zawierać i gdzie złożyć dokumenty?

Jak napisać pozew o zachowek, by uniknąć błędów, które mogą spowolnić lub utrudnić dochodzenie należności? To ważne informacje dla osób, które zostały pominięte w testamencie lub otrzymały mniej niż im się należało.

Podwyżki pracowników samorządowych z wyrównaniem od 1 marca 2025 r. Rozporządzenie w Dzienniku Ustaw [STAWKI]

30 maja 2025 r. w Dzienniku Ustaw RP zostało opublikowane rozporządzenie podwyższające kwoty minimalnego miesięcznego poziomu wynagrodzenia zasadniczego pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Rozporządzenie koryguje także katalog stanowisk.

REKLAMA

Bez księgowych ani rusz. Przedsiębiorcy doceniają ich nie tylko za rachunki, ale i za wsparcie strategiczne

Aż 75% przedsiębiorców w Polsce darzy swoje księgowe i księgowych dużym zaufaniem, a 71% uważa, że ich wiedza realnie wpływa na sukces firmy – wynika z najnowszego badania. Księgowi stają się dziś nie tylko strażnikami finansów, ale i partnerami w rozwoju biznesu.

Prezydent Andrzej Duda podpisał ważną ustawę. Prosiła go o to ministra z rządu Tuska

Prezydent Andrej Duda podpisał ustawę o jawności cen mieszkań, po wcześniejszym spotkaniu z minister Katarzyną Pełczyńską–Nałęcz. Nowe regulacje nakładają na deweloperów obowiązek prowadzenia stron internetowych, na których podawane mają być ceny mieszkań od początku sprzedaży do jej zakończenia.

REKLAMA