Czym się wybrać w podróż służbową

Czar czterech kółek

Przywiązanie do tradycji jest silne, więc wielu pracowników przemierza kraj w służbowych samochodach. To proste rozwiązanie – nie trzeba śledzić rozkładów jazdy, dojeżdżać na dworce czy lotniska, nie jest się uzależnionym od przebiegu torów kolejowych ani położenia lotnisk.

– Wszyscy przedstawiciele medyczni posiadają samochody służbowe, dlatego ten środek lokomocji jest wybierany najczęściej – komentuje Beata Zielińska-Konicka, specjalista ds. zakupów w Novartis Pharma. – W przypadku product managerów decyduje odległość i czas, jaki mają spędzić w podróży. Na spotkania w pobliżu siedziby jeżdżą na ogół samochodem, do bardziej oddalonych miast – pociągiem.

Osoby lubiące podróże za kółkiem podkreślają mobilność tego rozwiązania. – Wyjazd samochodem jest wygodny, gdy mam kilka spotkań w miejscach oddalonych od centrum miasta, do którego jadę – mówi Dariusz Szymendera, członek zarządu PrintSystems.

– Przemieszczanie się dodatkowo taksówkami powodowałoby zwiększenie kosztów. Samochód daje mi większą niezależność.

W niektórych branżach konieczność zabrania ze sobą próbek towarów nie pozostawia wyboru. – Na spotkania z klientami jeżdżę na ogół samochodem, bo zabieram ze sobą wzorniki czy przykładowe produkty – komentuje Sławomir Ciosłowski, specjalista ds. marketingu w drukarni Poligrafia. – Grupuję sobie spotkania w regionach, dzięki czemu choć mam wypełniony dzień od rana do wieczora, to optymalnie wykorzystuję czas.

Podróż samochodem ma jednak wiele ograniczeń. Słabej jakości drogi, mało autostrad, duży ruch i ryzyko częstych kolizji to główne argumenty, które przytaczają osoby wybierające inne środki komunikacji niż samochód. Istniejące odcinki płatnych autostrad są drogie, a odcinek z Katowic do Krakowa jest autostradą tylko z nazwy przez wiele remontów i zwężeń. Do tego trzeba dodać korki w największych miastach i drogie miejsca parkingowe, o ile w centrum uda się je znaleźć. Także rosnące ceny paliw powodują, że podróż samochodem, zwłaszcza jednoosobowa, przestaje się kalkulować.

Pociąg

Alternatywą dla samochodu może być pociąg. Zalet przemieszczania się po torach nie trzeba długo szukać. Przede wszystkim to jeden z najbezpieczniejszych środków transportu,a stacje kolejowe zwykle znajdują się w centrach miast. Zdaniem zwolenników takiego rozwiązania to idealny moment na przeczytanie poczty, zapoznanie się z dokumentami czy zatelefonowanie.

– Szczególnie dużym zainteresowaniem cieszą się połączenia kategorii Intercity – mówi Adrianna Chibowska, rzecznik prasowy PKP InterCity SA. – W tych pociągach kursują przedziały typu biznes z miejscami dla czterech osób, w których dostępna jest prasa i poczęstunek serwowany z menu. Godziny kursowania pociągów są dostosowane do potrzeb klientów biznesowych. Podróżni mają też dostęp do rozbudowanego serwisu gastronomicznego i bezpłatnego poczęstunku.

Dobre połączenia kolejowe chwalą sobie przede wszystkim mieszkańcy Warszawy, Poznania, Katowic czy Krakowa. – Prowadzę firmę w Poznaniu i Warszawie i między tymi miastami poruszam się głównie koleją – mówi Damian Raciniewski, General Director w Business Sport Solutions. – Niestety, ostatnie korzystne połączenie ze stolicy do Poznania jest po godzinie 18.00, a połączenia weekendowe są mocno okrojone, tak więc czasem korzystam z samolotu. Jakość podróżowania koleją wciąż pozostawia wiele do życzenia, ale na trasach między kilkoma miastami można już jeździć w warunkach pozwalających na pracę.

Gorzej mają ci, którzy muszą podróżować do stolicy ze Szczecina czy Wrocławia. – Podróż do Wrocławia to koszmar – ocenia Paweł Grabowski, Account Director w ComPress SA. – Pociąg jedzie sześć godzin, jakiekolwiek spotkanie trzeba łączyć z noclegiem. Szczecin omijam. Szybciej można dotrzeć do Nowego Jorku.

Dlaczego nie wszyscy są zwolennikami pociągów? – Często wybieram samochód z prozaicznego powodu – nie we wszystkich rejonach kraju kolej jest dostępna – zauważa Dariusz Szymendera. Faktycznie. Rzut oka na sieć połączeń PKP wystarczy, by ocenić, że jadąc na wschód kraju, często warto wybrać się autem.

Jazda pociągiem to dobry moment na lekturę prasy czy książki. Nie zawsze jednak da się popracować nad nowym projektem czy omówić telefonicznie szczegóły kontraktu. Czasem obecność współpasażerów czy względy bezpieczeństwa mogą powodować, że laptop pozostanie zamknięty w torbie, a zaległe rozmowy telefoniczne będą musiały jeszcze zaczekać.
– Kładziemy nacisk na przestrzeganie przez pracowników zasad bezpieczeństwa podczas podróży służbowych. Na przykład laptopy nie powinny być wożone w pociągach w charakterystycznych torbach na sprzęt przenośny, rozpoznawanych przez złodziei – podkreśla Beata Zielińska-Konicka. – Może dzięki tym środkom ostrożności nasi pracownicy nie mają problemów w czasie podróży.

Przejazd pociągiem powoduje też ograniczenia pod względem bagażu, który można zabrać. – Dwa razy w roku zbieram zamówienia na nowe kolekcje i muszę je wtedy ze sobą zabierać do klientów – mówi Arkadiusz Krzyżak, Dyrektor Pelo Polska. – To powoduje, że muszę jechać samochodem. Ale za granicę latam zwykle samolotem. To duża oszczędność czasu. Rzeczywiście, włożenie do bagażnika samochodu rzutnika czy paczki ulotek, a później wyjęcie ich przed siedzibą klienta jest znacznie wygodniejsze, niż wiezienie bagażu na dworzec i pakowanie go na półkę w przedziale.

 

 

Samolot

Podróż samolotem po Polsce to w wielu firmach oznaka prestiżu, dostępna tylko dla managerów wysokiego szczebla. Coraz częściej jednak decyduje rachunek ekonomiczny – wypadkowa ceny biletu i czasu spędzonego w podróży.

– Prowadzę weekendowe zajęcia w Gdańsku, a mieszkam w Warszawie, dlatego zależy mi na optymalnym zaplanowaniu czasu. Po analizie kosztów wybrałem samolot – ocenia Paweł Grabowski. – Całodniowa wizyta w Gdańsku kosztuje mnie 260 zł, jeżeli zdecyduję się na samolot. Jeśli wybiorę pociąg – ponad 500 zł (z koniecznym noclegiem). O 7.00 jestem na lotnisku w Warszawie, o 9.00 rozpoczynam zajęcia ze studentami w Gdańsku, a wieczorem jem już kolację w domu.

Tę opinię potwierdza Wojciech Kądziołka, rzecznik prasowy PLL LOT. – Transport lotniczy coraz częściej wygrywa w konkurencji z transportem kolejowym, nawet pod względem ceny. Nie wspominając już o komforcie podróży czy znacznej oszczędności czasu.

W przypadku podróży koleją również istnieje potrzeba dojazdu na dworzec kolejowy oraz konieczność pojawienia się na peronie z odpowiednim wyprzedzeniem, natomiast komfort i czas, w odniesieniu do podróży samolotem, są nieporównywalne.

Najbardziej popularne kierunki na trasach krajowych to Warszawa–Wrocław, Warszawa–Szczecin i Warszawa–Gdańsk. Zwłaszcza w dwóch pierwszych samolot ma zdecydowaną przewagę, nawet z uwzględnieniem dojazdów na lotniska i konieczności zgłoszenia się na 30 minut przed odlotem. Jednak wygoda ma też swoją cenę. – Gdy ostatnio planowałem wyjazd, podróż samolotem z Warszawy do Wrocławia i z powrotem kosztowała prawie 1,2 tys. zł. To chyba najbardziej zarobkowa trasa LOT-u w kraju – żartuje Paweł Grabowski.
– Ale jeśli chcemy szybko odbyć spotkanie i wrócić tego samego dnia, nie mamy wyjścia – trzeba płacić.

Koszt podróży to nie tylko cena biletu. Planując podróż dobrze opłacanych managerów, firmy biorą pod uwagę także czas poświęcony na podróż. – Jeżeli mamy w perspektywie blisko pięciogodzinną podróż samochodem lub pociągiem albo jedną godzinę lotu, kalkulacja jest oczywista – przekonuje Wojciech Kądziołka.

Pojawienie się tanich linii wymusiło niższe ceny i większą dbałość o klienta. Aby skrócić do minimum czas spędzany przed odlotem, Polskie Linie Lotnicze LOT umożliwiły odprawę przez Internet, a na lotnisku można się stawić pół godziny przed odlotem.

Nie śpi też konkurencja. Firma Jet Air, współpracująca z LOT-em na trasach krajowych, uruchamia od kwietnia 2008 r. nowe regularne połączenia na trasie Poznań–Kraków–Poznań.
By podróż samolotem nie kosztowała fortuny, warto ją zaplanować z wyprzedzeniem. Wtedy można kupić bilety w korzystnych cenach. Trudno o to, gdy na podróż decydujemy się w ostatniej chwili. Wtedy ceny są zwykle wysokie. W takich przypadkach alternatywą może być pociąg lub samochód.

Za granicę latamy

Duże odległości, konieczność dodatkowych noclegów oraz możliwość zakupu biletów lotniczych po korzystnych cenach powodują, że podróże samochodem za granicę to już przeszłość. – Choć nie podróżuję po kraju samolotem, jednak wybieram go przy podróżach zagranicznych – komentuje Dariusz Szymendera. – Na rozmowy biznesowe muszę dotrzeć punktualnie i być przy tym wypoczęty.
Przewoźnicy lotniczy ostro walczą o klienta, zwłaszcza od kilku lat, kiedy w Polsce pojawiły się tzw. tanie linie. – W 2007 r. nasi pracownicy latali częściej niż rok wcześniej, ale nakłady firmy na ten cel spadły – ocenia Beata Zielińska-Konicka. – W przypadku spotkań zagranicznych nasi pracownicy latają samolotami rejsowymi. Nie korzystamy z tanich linii.

Rozterki szefów

Zapał do podróży służbowych w ostatnich latach zaczął słabnąć. Zwłaszcza gdy delegowany jedzie w to samo miejsce po raz 20, ale kolejny raz nie ma czasu, by zobaczyć inne miejsca niż dworzec lotniczy, kolejowy czy sala konferencyjna. Pracownicy coraz mniej entuzjastycznie reagują także na szkolenia czy wyjazdy integracyjne organizowane w soboty i niedziele. – Ludziom jest szkoda czasu, który mogą poświęcić rodzinie – mówi anonimowo pracownik działu HR dużego koncernu. – Warto także pamiętać, że nawet wyjazdy w tygodniu dezorganizują życie – w czasie nieobecności narasta liczba spraw do załatwienia na miejscu, w biurze.

Technika

Nowoczesne technologie wychodzą naprzeciw dużym korporacjom, które mają oddziały rozrzucone po Polsce i świecie. Zamiast całodziennych wyjazdów można bowiem zainstalować zestaw do tele- lub wideokonferencji i odbyć spotkanie w ciągu godziny.

Ma to swoje zalety, ponieważ nie odrywa pracowników od codziennych, rutynowych obowiązków, nie generuje kosztów przejazdów i zakwaterowania, natomiast pozwala na bieżącą koordynację działań i wymianę informacji.

– Często stosujemy telekonferencje ze względu na międzynarodowy charakter naszej firmy – mówi Wojciech Osoś, PR Manager w General Motors Poland. – To ułatwia kontakty i wymianę informacji. Ale z pewnością nie zastąpi wszystkich wyjazdów służbowych, na których poznajemy nowe produkty, odwiedzamy zakłady produkcyjne czy uczestniczymy w targach.Telekonferencji brakuje elementu bezpośrednich relacji, rozmowy w cztery oczy, lecz do wielu sfer działania firmy w zupełności wystarczy.

Podobnie rzecz się ma z inną silną gałęzią związaną z wyjazdami pracowników – szkoleniami. Coraz większą popularność zyskuje ciągle raczkujący na naszym rynku e-learning. Pracownikowi łatwiej jest przekonać szefa do zafundowania szkolenia zdalnego, niż do wysłania podwładnego na dwa czy trzy dni na drugi koniec kraju. Odpadają czas i koszty podróży, diet i zakwaterowania.

Czy jest złoty środek?

Trudno jednoznacznie ocenić, który środek transportu w podróżach służbowych jest najlepszy. Wybierając samochód, pociąg czy samolot, trzeba uwzględnić wiele aspektów, także specyficznych dla danej firmy. Widać jednak wyraźnie, że kolej i samoloty zyskują klientów. Sprzyjają temu m.in. działania ułatwiające rezerwację i zakup biletów przez Internet, możliwość płacenia kartą czy odprawy on-line w samolotach.

Kolej, wzorem linii lotniczych, uruchomiła na warszawskim Dworcu Centralnym „Strefę VIP” – luksusową poczekalnię dla podróżujących pierwszą klasą. W tym roku powstaną kolejne trzy – w Poznaniu, Gdańsku i Wrocławiu.

W najlepszej sytuacji są szefowie firm lub ich właściciele. Sami mogą zadecydować, czym chcą podróżować w danym dniu. I zwykle będzie to bardzo wygodny, o ile nie luksusowy środek transportu.

tekst: Marcin Malinowski

Źródło: www.biznestrendy.infor.pl