Co zdradza twoje biurko

Czy porządek lub bałagan na biurku rzeczywiście może coś mówić o osobowości jego właściciela? Zadanie, aby to sprawdzić, dostał profesor psychologii Cary Cooper. Jedna z dużych firm zleciła Cooperowi zbadanie, czy istnieje jakiś związek pomiędzy osobowością człowieka a wyglądem jego biurka. Cooper poprosił 2500 tysiąca osób z całej Europy o przesłanie zdjęcia swojego biurka oraz podanie danych dotyczących swojego zachowania w pracy, w życiu osobistym oraz sposobów spędzania wolnego czasu. Ponadto, każda z tych osób wykonała test osobowości. Wynikiem tych badań był następujący wniosek: biurko zdradza osobowość jego właściciela.

Cooper wyróżnił pięć typów osobowości, które możemy rozpoznać patrząc na czyjeś biurko:

• Fanatyk porządku to osoba, której biurko jest zawsze idealnie posprzątane. Taki człowiek ma zaplanowaną każdą minutę dnia pracy. Jest punktualny i dotrzymuje terminów. Jest oceniany przez innych jako godny zaufania. Z drugiej strony, jest mało towarzyski i elastyczny. Dużą trudność sprawia mu wykonywanie kilku równoległych zadań. Pomimo że jest szczerym przyjacielem, jest osobą raczej zamkniętą.

• Konsekwentny człowiek rodziny siedzi przy posprzątanym biurku. Fotografie i różne pamiątki są dla innych wyraźnie sygnałem, że dla tego pracownika poza biurem też istnieje życie. Na koniec dnia sprząta swoje biurko, oznajmiając w ten sposób, że od tej chwili poświęca się całkowicie swojej rodzinie. Realizuje swoje cele, ale też potrafi postawić granice.

• Trendy (nowoczesny) lider kładzie duży nacisk na styl i otacza się najnowocześniejszym sprzętem hi-fi oraz meblami z najnowszych kolekcji. Najbardziej lubi załatwiać coś przez telefon oraz przyjmować gości, krótko mówiąc - reprezentować firmę. Z artykułami biurowymi nie ma prawie wcale kontaktu. Relacje międzyludzkie mają dla niego tylko znaczenie biznesowe. Więcej uwagi zwraca na swój image niż na prawdziwe uczucia. Często jest skłonny do cynizmu i sarkastycznego humoru.

• Animator biurowy to osoba, która ma ciągle coś nowego na swoim biurku. Materiały biurowe koniecznie w jaskrawych kolorach oraz śmiesznie wyglądające akcesoria. Ten typ osobowości sieje radość i uśmiech gdziekolwiek się pojawi. Nastawienie do pracy animatora jest poważne, jest bardzo obowiązkowy - co nie znaczy, że mamy do czynienia z pracoholikiem. Nie wchodzi w konflikty. Według Coopera animatorzy biurowi to najczęściej dobre dusze zespołu.

• Chaotyczna trąba powietrzna - na biurku tej osoby panuje absolutny chaos. Stół i podłoga pokryte są stosami papierów, poukładanych według tylko jemu rozpoznawalnego systemu. Właściciel takiego miejsca bierze na siebie za dużo pracy i dlatego ciągle pracuje w napięciu. Posiada zaś niezwykły dar wykonywania kilku zadań jednocześnie. Zarządzanie czasem to dla niego obce słowo, więc nadgodziny są codziennością.

Oceń swoje biurko

Chociaż niekoniecznie musimy zgadzać się z wynikami powyższych badań, prawdą jest, że inni będą oceniać nasz profesjonalizm na podstawie pierwszego wrażenia, zgodnie z zasadą „pokaż mi swoje biurko, a będę wiedział, z kim mam do czynienia”. Spójrz więc krytycznie na swoje biurko i oceń jego wygląd. Jaką informację wysyłasz do swoich klientów, współpracowników i kierownictwa? Jeżeli jest to informacja, która nie mówi o twojej efektywności i profesjonalizmie, to najwyższy czas to zmienić. Ponadto biurko zawalone zbędnymi papierami i niepotrzebnymi drobiazgami nie pozwala nam skoncentrować się na jednym projekcie. Gdy zabieramy się za jedną sprawę, widzimy dokumenty związane z inną i już myślimy, co z tym właściwie zrobić. Zachowanie takie może spowodować, że dostaniemy w pracy przydomek „skacząca piłka”, czyli osoba, która zaczyna jeden projekt za drugim, a żadnego nie może skończyć. Ten cykl zaczyna się na początku dnia, a kończy przy jego końcu, kiedy wyczerpana „skacząca piłka” nie może powiedzieć, że załatwiła jakąś sprawę lub wykonała chociaż jeden projekt do końca. Posprzątane biurko zredukuje potrzebę tego typu zachowań. Brian Tracy proponuje wręcz, aby w momencie, kiedy musimy coś napisać lub nad czymś się skoncentrować, zabrać wszystko z biurka, nawet jeżeli w danej chwili nie mamy czasu, żeby dokumenty posegregować i poodkładać w odpowiednie miejsce. Lepiej je położyć na ziemi niż pozwolić, aby odwracały naszą uwagę od ważnego projektu.

Poniżej kilka wskazówek, które pomogą lepiej zorganizować biuro oraz być bardziej produktywną. Te rady nie tylko pozwolą ci oczyścić swoje biurko ze zbędnych papierów, ale także nauczysz się lepiej zarządzać swoim czasem.

Przede wszystkim zacznij od posprzątania wszelkich śmieci z biurka, jak długopisy, które nie piszą, saszetki z kawą 3 w 1, małe karteczki do siebie, które już nie są aktualne i nie mają sensu. Powinnaś zostawić tylko to, z czego korzystasz regularnie. Wszystkie inne przedmioty będą służyły tylko do zaśmiecania twojego biurka i umysłu.

Wyrób w sobie nawyk traktowania każdego dokumentu tylko raz. Jeżeli coś nie jest warte wyróżnienia i umieszczenia tego we właściwym do tego miejscu od razu, być może w ogóle nie jest warte przechowywania. Zanim podejmiesz decyzję, co zrobić z danym dokumentem, można zadać sobie następujące pytania:

1. Czy na pewno potrzebuję tego dokumentu?

2. Czy muszę go przeczytać?

3. Czy ktoś inny mógłby przeczytać ten dokument i załatwić to za mnie?

4. Czy informacja zawarta w dokumencie nie jest „przeterminowana”?

5. Czy istnieje duplikat tego dokumentu gdzieś indziej?

Nie przechowuj wszystkich dokumentów. Niektórzy ludzie trzymają dokumenty z myślą, że kiedyś będą ich potrzebować, jednak w dniu, kiedy rzeczywiście będą ich potrzebowali, nie będą mogli ich znaleźć. Ważne, aby w dobie powszechnej komputeryzacji, szczególnie w firmach, zmienić myślenie, że przechowywanie na papierze jest jedyną metodą zachowywania dokumentów. Jeżeli jakiś dokument jest umieszczony na serwerze firmowym, drukowanie wersji papierowej po to, żeby mieć go pod ręką jest tylko stratą czasu i pieniędzy.

Czytaj szybciej i z celem. Kiedy przychodzi poczta, możemy ją przejrzeć w 30 sekund lub poświęcić godzinę na czytanie każdego słowa. Papier jest tani. Czas na czytanie i pisanie jest drogi. Nie pozwalaj, aby czytanie poczty zabierało ci więcej czasu niż zwykła rozmowa telefoniczna. Nie chodzi też o to, aby poczta przychodząca była przez ciebie ignorowana, ale można podchodzić do niej bardziej selektywnie.

Wklejaj zaproszenia do terminarza. Zaproszenia na konferencje, bankiety i spotkania biznesowe rodzą specjalne problemy, ponieważ musisz potwierdzić udział teraz, ale szczegóły będą potrzebne ci później. Najlepiej wklej zaproszenie do swojego organizera, aby go nie szukać, gdy zbliża się data wydarzenia.

Staraj się unikać tworzenia dodatkowych dokumentów. Czasami wystarczy odręcznie odpowiedzieć na liście, który dotarł do naszej firmy. Zasada ta dotyczy również e­maila. Efektywne osoby, które codziennie muszą odpowiadać na wiele maili, wpisują odpowiedź innym kolorem pod tekstem lub pytaniem nadawcy i po prostu go odsyłają, unikając w ten sposób zbędnych formalności.

Zaczynaj od rzeczy trudniejszych. Znanym sposobem uporania się z papierami jest rozpoczęcie pracy od rzeczy najłatwiejszych, a potem przejście do trudniejszych. Jednak to może obrócić się przeciwko nam, bo kiedy już dochodzimy do tych trudnych, jesteśmy tak zmęczone, że trudno pozbierać myśli. Jaki jest wynik? Mniej pracujemy nad ważnymi zadaniami lub odkładamy najtrudniejsze zadania w ogóle, bo po prostu nie mamy czasu, aby je zakończyć. Zmień swoje przyzwyczajenia, zacznij od trudnych spraw, kiedy twoja energia jest na wysokim poziomie. I kiedy już coś zaczniesz, staraj się robić to aż do końca.

Staraj się natychmiast sortować dokumenty i umieszczać je w odpowiednich segregatorach - każdy list, wiadomość, informację przekaż dalej lub wepnij do odpowiedniego segregatora. Przechowuj je tak, żeby były łatwe do odnalezienia. Wymyśl łatwy alfabetyczny system oznaczenia, aby był zrozumiały dla każdego, kto wejdzie do twojego biura. Nie ma nic gorszego niż ciągłe telefony z firmy, kiedy jesteś na urlopie, ponieważ osoba, która cię zastępuje, szuka jakieś dokumentu. Pracuj nad segregowaniem papierów regularnie. Być może wydaje się to stratą czasu, ale jeżeli wejdzie ci to w nawyk, zobaczysz, że będzie wręcz przeciwnie. Niewątpliwie bycie osobą zorganizowaną jest znacznie łatwiejsze niż znalezienie czasu na organizację, jednak zgodnie ze starym przysłowiem „pieniądz robi pieniądz”, to samo odnosi się do czasu. Żeby zaoszczędzić czas, trzeba poświęcić czas.

Ogranicz również liczbę plastikowych półek na dokumenty na swoim biurku. Jedna półka powinna być na dokumenty wychodzące, druga na przychodzące. Dodatkowe półki będą tylko umożliwiały zbieranie niepotrzebnych papierów.

A co zrobić, kiedy nawet pomimo najlepszych intencji sterta dokumentów ciągle rośnie? Dlaczego tak się dzieje? U niektórych, jak już wspomniano na podstawie badań Coopera, wiąże się to z cechami osobowości, inni natomiast to osoby, które odwlekają decyzje.

Dla niektórych osób odkładanie papierkowej roboty to naprawdę ogromny problem, często natury psychologicznej. Bierzesz do ręki jakiś dokument i nie możesz zdecydować czy zacząć nad nim pracę, czy potrzebujesz więcej informacji, i odkładasz go na później. Sterty dokumentów to wskazówka dla innych, że mają do czynienia z osobą, która ma problemy z podejmowaniem decyzji, nawet w drobnych sprawach, takich jak ta, czy dany dokument jest potrzebny czy nie.

Jak sobie radzić z odkładaniem na później? Poniżej kilka psychologicznych trików, które pomogą ci zmotywować się do systematycznego radzenia sobie z papierami:

• Wynagradzaj siebie dodatkowymi 10 minutami odpoczynku (dłuższy lunch, przerwa po południu) za każdy dokument, który uda ci się załatwić.

• Podziel duże zadanie na mniejsze. W chwilach „papierkowej” stagnacji możesz zrobić pierwszy krok, zaczynając od jednej małej rzeczy.

• Powiedz innym o swoim nawyku odkładania na ostatnią chwilę i zaangażuj ich do swoich planów poradzenia sobie z nim, podając określoną datę, kiedy chcesz się uporać z określonymi dokumentami.

• Wizualizuj czyste biurko i weekend bez stresu, bez myśli o mającym nadejść poniedziałku ze stertą dokumentów do załatwienia.

• Wizualizuj negatywne konsekwencje utraty pracy, jeżeli nie poradzisz sobie z ustaleniem priorytetów dotyczących załatwiania różnych dokumentów.

We wspomnianych badaniach, Cooper zapytał również 500 menedżerów, jak oni oceniają pracowników po wyglądzie biurka. Według wyników badań, 70% menedżerów woli pracowników, których biurko jest czyste i uporządkowane. Dla 55% menedżerów chaos na biurku kojarzy się z nieodpowiedzialnym i nieskoncentrowanym pracownikiem. Ponadto, co ważne, wielu przełożonych bierze pod uwagę wygląd biurka rozważając potencjalny awans pracownika. Kto chce więc awansować, musi dokładnie sprzątać swoje biurko.

Wanda Szulc