REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Na urlop bez trosk

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Barbara Hubal
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Wakacje będą prawdziwie zasłużonym wypoczynkiem pod warunkiem, że problemy związane z pracą zostawimy w biurze. Aby wszystko przebiegło bez zakłóceń, musimy wcześniej zaplanować czas naszej nieobecności.

REKLAMA

Najlepszym rozwiązaniem zapewniającym spokój na urlopie jest załatwienie w biurze oficjalnego zastępstwa. Niestety, nie zawsze istnieje możliwość zatrudnienia w letnich miesiącach dodatkowego pracownika, który przejmie na kilka tygodni obowiązki urlopowiczów. Zwykle korzysta się z wyjścia awaryjnego: „niech zastąpi panią w tym czasie ktoś z kolegów”. W uzasadnionych sytuacjach, na przykład jeśli nasza nieobecność ma potrwać dłużej albo zespół jest już mocno zredukowany i nie ma możliwości, aby ktokolwiek był w stanie podołać dodatkowej pracy, warto jednak nakłonić szefa do tej niewielkiej w sumie inwestycji. Można zwrócić się do koleżanki, która gotowa jest nieco wcześniej zakończyć urlop wychowawczy lub do kogoś, kto niedawno odszedł na emeryturę albo skorzystać z usług agencji pracy tymczasowej. Zatrudnienie osoby figurującej w jej bazie danych ma sporo zalet: agencje dysponują fachowcami z określonych dziedzin, taki pracownik może więc po krótkim zaznajomieniu się z zasadami panującymi w naszej firmie przystąpić od razu do wykonywania swoich obowiązków.

W praktyce jednak szefowie niechętnie przyjmują osoby z zewnątrz, zwłaszcza do sekretariatu, który na co dzień ma do czynienia z wieloma poufnymi danymi. W takim przypadku pozostaje pierwszy sposób, będący jednocześnie świetną okazją, aby pracownica wracająca po dłuższej nieobecności do biura szybko i bezboleśnie przypomniała sobie stare obowiązki i zapoznała się ze zmianami. Jeśli i takie rozwiązanie nie wchodzi w rachubę, najlepiej będzie porozmawiać z przełożonym, aby oddelegował na zastępstwo jedną z młodszych koleżanek, która w ten sposób zyska szansę zmierzenia się z nowymi zadaniami.

Czas – start!

REKLAMA

Niezależnie od tego, jaką drogę rozwiązania problemu urlopowego wybierze twoja firma, my ze swej strony musimy przygotować wszystko tak, aby przekazanie pałeczki odbyło się bez problemów. Będziemy do tego potrzebowały odrobiny dalekowzroczności i umiejętności przewidywania, doświadczenia, zmysłu organizacyjnego, a także nieco dyplomacji.

Najważniejsze jest pozostawienie nowej osobie wszystkich niezbędnych informacji – również w naszym własnym interesie, aby na wakacjach nie odbierać codziennie rozpaczliwych telefonów z kolejnymi pytaniami. Zacznijmy od wyjaśnienia, na czym polega nasza praca i co jest jej głównym celem. Następnie przejdźmy do omówienia poszczególnych, służących temu czynności i procedur. Powinien być poinformowany o nich również ktoś jeszcze z zespołu, osoba pracująca od dawna w naszym przedsiębiorstwie, która ma spore doświadczenie, jest odpowiedzialna i uczynna, i w razie potrzeby będzie mogła służyć pomocą. Wszystkie istotne dane – wykaz zadań, lista głównych klientów, telefony kontaktowe – muszą być pozostawione w formie pisemnej.

Bardzo istotne jest, aby takie przygotowania zacząć odpowiednio wcześnie. Gorączkowe przypominanie sobie między pakowaniem walizek a załatwianiem ostatnich sprawunków: „co to ja jeszcze miałam powiedzieć tej nowej”, na pewno nie jest najlepszym pomysłem. Ale nie przesadźmy w drugą stronę – koleżanka instruowana na miesiąc przed naszym wyjazdem i tak zdąży wszystko zapomnieć.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przystąpmy do działania w sposób metodyczny. Mniej więcej trzy tygodnie przed urlopem zacznijmy przygotowywać listę naszych rutynowych działań, z podziałem na dni lub tygodnie. Taki system sprawi, że nie zapomnimy o codziennych, wykonywanych już niemal mechanicznie czynnościach, o których w innym przypadku pewnie w ogóle byśmy nie pomyślały. Szef natomiast może być bardzo niezadowolony, jeśli sala nie będzie przygotowana na cotygodniową poniedziałkową konferencję, a on sam w środę rano nie znajdzie, jak zawsze dotychczas, na swoim biurku potrzebnych dokumentów. Zapiszmy dokładnie wszystko, co zwykle załatwiamy, również drobne zadania, o których zastępczyni nie ma prawdopodobnie pojęcia. Możemy nawet przygotować plan na każdy dzień swojej nieobecności – bardzo prawdopodobne jest, że przy tej okazji uda się zrobić mały remanent. Może okaże się, że niektóre sprawy dałoby się załatwiać w mniej pracochłonny sposób?

Dwa ostatnie tygodnie przed urlopem to czas na finalizowanie zadań, którymi się w tej chwili zajmujemy. Jeśli podczas naszego wypoczynku nie będzie można znaleźć ważnych dokumentów, wpłynie to negatywnie na opinię, jaką ma o nas przełożony. Zaktualizujmy więc akta, aby wszystkie załączniki leżały na swoim miejscu i łatwo było po nie sięgnąć. Zapoznajmy zastępczynię z naszym systemem archiwizacji.

Tu jest szef, a tam drukarka

W ostatnim tygodniu poświęćmy czas na wdrożenie w nowe obowiązki osoby, która będzie nas zastępować. Nie przekładajmy tego na ostatni dzień, kiedy będziemy się już bardzo spieszyć. Dajmy szansę koleżance, aby mogła przetrawić sporą liczbę świeżo uzyskanych informacji i poprosić w razie potrzeby za dzień lub dwa o bliższe wyjaśnienia. Nie zapomnijmy również o kwestiach natury technicznej – upewnijmy się, że nasza zastępczyni potrafi obsługiwać wszystkie potrzebne urządzenia, ma dostęp do naszej poczty elektronicznej i poszczególnych plików.

Przedostatni dzień wykorzystajmy na przedstawienie naszej zastępczyni szefowi oraz innym osobom, które będą miały z nią codzienny kontakt. Oprowadzając ją po firmie, przekażemy jednocześnie wiele praktycznych informacji – od wskazania osób, do których powinna się zwracać w poszczególnych kwestiach, po wyjaśnienie, gdzie znajdzie zapas papieru do drukarki i jak działa nasz ekspres do kawy.

Zachęćmy koleżankę, aby zadawała jak najwięcej pytań, dzięki temu uda się uniknąć wielu problemów. Postarajmy się ułatwić jej pracę, sporządzając listę spraw do załatwienia, wykaz „who is who” w naszej firmie oraz informację pod hasłem „gdzie co znajdę”. Tę ostatnią można przygotować w Excelu, w porządku alfabetycznym. Zapiszmy też, kto jest odpowiedzialny za realizowane aktualnie projekty, do kogo należy zadzwonić w przypadku problemów z komputerem czy drukarką, a także namiary na firmę cateringową, która obsługuje konferencje w firmie lub dostarcza obiady dla szefa. Taka lista może przydać się też przy kolejnym zastępstwie i przy kolejnym urlopie.

Do zobaczenia za dwa tygodnie

Ostatni dzień przed urlopem to czas na sprawdzenie, czy o niczym nie zapomniałyśmy. Spójrzmy jeszcze raz na wykaz informacji, który wręczymy za chwilę naszej zastępczyni – być może znajdzie się coś, co warto jeszcze uzupełnić. Upewnijmy się, czy wszystko jest dla niej jasne i nie ma dodatkowych pytań. Pozostawienie wysprzątanego biurka, zaopatrzonego we wszystkie akcesoria potrzebne do pracy, jest rzeczą oczywistą. Pora pożegnać się z kolegami i zamknąć za sobą drzwi firmy, pozostawiając za nimi wszystko, co jest związane z pracą.

Jeśli zaś podczas błogiego wylegiwania się na plaży przyjdzie nam do głowy niepokojąca myśl, że nasza zastępczyni radzi sobie być może z powierzonymi jej zadaniami lepiej niż my, czym prędzej odpędźmy od siebie takie niepotrzebne niepokoje. Bądźmy pewne: jeśli podczas naszej nieobecności praca przebiega bez zakłóceń, jest to najlepszy dowód, że zorganizowałyśmy wszystko jak należy. Nasz szef z pewnością to doceni, a my po powrocie unikniemy przykrych niespodzianek.

Zanim wyjedziemy – lista spraw od A do Z

Miejsce pracy

• Zaktualizować plan zadań do wykonania

• Przygotować potrzebne dokumenty

• Sporządzić wykaz „gdzie znaleźć...”

Nasz dział

• Przygotować „who is who”

• Powiesić w widocznym miejscu spis ważnych telefonów

• Oprowadzić zastępczynię po firmie

• Pamiętać o kartach wejściowych

Komputer

• Pokazać, gdzie przechowujemy poszczególne dane

• Udostępnić kalendarz z terminami

• Przekazać załączniki do dokumentów

• Zapewnić łatwy dostęp do potrzebnych plików

Sprawy codzienne

• Omówić sposób załatwiania poczty przychodzącej i wychodzącej

• Poinformować o cyklicznych spotkaniach i imprezach

• Zaznajomić zastępczynię ze schematem obiegu dokumentów

Szef

• Omówić obowiązujące w firmie zasady współpracy z zarządem

• Wyjaśnić kwestię kompetencji poszczególnych przełożonych

• Przekazać informacje o regularnie przygotowywanych dokumentach dla kadry zarządzającej

Barbara Hubal

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ważny apel ZUS do Polaków. Nie róbcie tego w czerwcu, bo stracicie duże pieniądze

Nadal pracować czy już nie. Z tym dylematem mierzą się ci, którzy osiągnęli emerytalny wiek. Jeśli już ktoś zdecyduje się na pożegnanie z zawodowym życiem, nie bez znaczenia jest moment przejścia na zasłużony odpoczynek. Niektóre miesiące pod tym względem są po prostu fatalne. Do takich należy czerwiec. Decyzja o przejściu teraz na ZUS-owską pensję może oznaczać stratę nawet kilkuset złotych w skali miesiąca. W skali roku to naprawdę duże pieniądze.

WZON. Tata nie wstaje z łóżka i Komisja przyznała mu 78 punktów wsparcia. Poniżenie osób niepełnosprawnych

Kolejny list czytelnika Infor.pl o nieprawidłowościach (jego zdaniem) w procesie przyznawania punktów przez WZON, od których zależy wysokość świadczenia wspierającego albo w ogóle jego przyznanie. Publikowaliśmy wcześniej listy np.: 1) osoby niewidomej, która otrzymała 61 punktów oraz osoby sparaliżowanej od pasa w dół z ... 43 punktami. Obie osoby to niepełnosprawność w stopniu znacznym, orzeczenia o niepełnosprawności stałe.

Zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop [PROJEKT MRPiPS z 10 czerwca 2025]

W środę, 11 czerwca 2025 r. do uzgodnień, konsultacji publicznych i opiniowania trafił projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Projekt zakłada m.in. zmianę przepisów dotyczących wypłaty ekwiwalenty za urlop.

Karol Nawrocki odebrał uchwałę PKW o wyborze na urząd prezydenta

Karol Nawrocki odebrał uchwałę PKW w sprawie stwierdzenia wyniku wyboru prezydenta RP, którą podczas uroczystości na Zamku Królewskim wręczył mu szef PKW Sylwester Marciniak.

REKLAMA

Jaki stopień niepełnosprawności uprawnia do... ? [Przykłady 2025]

To pytanie często zadają osoby z niepełnosprawnościami. Z jakim stopniem można ubiegać się o określone ulgi i świadczenia? Co przysługuje ze stopniem lekkim, umiarkowanym, a co ze znacznym? Prezentujemy kilka ważnych przykładów.

Co dalej z paktem migracyjnym? UE wciąż czeka na ruch dwóch krajów, w tym Polski

Już 25 krajów UE przekazało swoje plany wdrażania paktu migracyjnego, nie zrobiły tego Węgry i Polska - wynika z opublikowanego w środę 11 czerwca raportu Komisji Europejskiej. KE wezwała w nim spóźnione państwa do przyspieszenia działań w tej sprawie.

Zatrudniasz Ukraińców w 2025? Sprawdź nowe obowiązki, kary do 30 tys. zł i możliwe dofinansowania

Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce to temat, który nie traci na aktualności. W 2025 roku, po wejściu w życie nowych przepisów z 1 czerwca, pracodawcy muszą szczególnie uważać na formalności, terminy i obowiązki. Jednocześnie mogą skorzystać z atrakcyjnych form wsparcia finansowego. Sprawdź, jak legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy i jakie dokumenty są potrzebne.

Konkurs MEN: Bezpłatne studia podyplomowe przygotowujące do wykonywania zawodu nauczyciela w kształceniu zawodowym /zgłoszenia do 10 lipca 2025/

Ministerstwo Edukacji Narodowej ogłosiło konkurs na studia podyplomowe przygotowujące do wykonywania zawodu nauczyciela w kształceniu zawodowym dla obecnych i przyszłych nauczycieli. Na realizację projektów przeznaczono niemal 50 mln zł.

REKLAMA

Kiedy zakończenie roku szkolnego 2024/2025? Kiedy rozpoczęcie roku szkolnego 2025/2026? /Kalendarz roku szkolnego/

Choć jeszcze niedawno rozbrzmiewał pierwszy dzwonek, dziś uczniowie i nauczyciele odliczają już ostatnie dni do wakacji. Kiedy zakończenie roku szkolnego 2024/2025? A co z rokiem szkolnym 2025/2026? Jak wygląda kalendarz roku szkolnego 2025/2026?

ZUS, urlop, PIT i ryzyko. Umowa o pracę czy B2B? Porównanie na przykładach z 2025 roku

Coraz więcej osób rozważa przejście z etatu na własną działalność. Równie często pracodawcy zamiast umowy o pracę proponują współpracę w modelu B2B. W 2025 roku po zmianach w składkach ZUS i podatkach ten wybór staje się jeszcze bardziej istotny. W artykule porównujemy te formy współpracy, pokazując różnice w wynagrodzeniu, zabezpieczeniach i ryzykach na konkretnych liczbach i przykładach.

REKLAMA