REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Na urlop bez trosk

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Barbara Hubal
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Wakacje będą prawdziwie zasłużonym wypoczynkiem pod warunkiem, że problemy związane z pracą zostawimy w biurze. Aby wszystko przebiegło bez zakłóceń, musimy wcześniej zaplanować czas naszej nieobecności.

REKLAMA

Najlepszym rozwiązaniem zapewniającym spokój na urlopie jest załatwienie w biurze oficjalnego zastępstwa. Niestety, nie zawsze istnieje możliwość zatrudnienia w letnich miesiącach dodatkowego pracownika, który przejmie na kilka tygodni obowiązki urlopowiczów. Zwykle korzysta się z wyjścia awaryjnego: „niech zastąpi panią w tym czasie ktoś z kolegów”. W uzasadnionych sytuacjach, na przykład jeśli nasza nieobecność ma potrwać dłużej albo zespół jest już mocno zredukowany i nie ma możliwości, aby ktokolwiek był w stanie podołać dodatkowej pracy, warto jednak nakłonić szefa do tej niewielkiej w sumie inwestycji. Można zwrócić się do koleżanki, która gotowa jest nieco wcześniej zakończyć urlop wychowawczy lub do kogoś, kto niedawno odszedł na emeryturę albo skorzystać z usług agencji pracy tymczasowej. Zatrudnienie osoby figurującej w jej bazie danych ma sporo zalet: agencje dysponują fachowcami z określonych dziedzin, taki pracownik może więc po krótkim zaznajomieniu się z zasadami panującymi w naszej firmie przystąpić od razu do wykonywania swoich obowiązków.

W praktyce jednak szefowie niechętnie przyjmują osoby z zewnątrz, zwłaszcza do sekretariatu, który na co dzień ma do czynienia z wieloma poufnymi danymi. W takim przypadku pozostaje pierwszy sposób, będący jednocześnie świetną okazją, aby pracownica wracająca po dłuższej nieobecności do biura szybko i bezboleśnie przypomniała sobie stare obowiązki i zapoznała się ze zmianami. Jeśli i takie rozwiązanie nie wchodzi w rachubę, najlepiej będzie porozmawiać z przełożonym, aby oddelegował na zastępstwo jedną z młodszych koleżanek, która w ten sposób zyska szansę zmierzenia się z nowymi zadaniami.

Czas – start!

REKLAMA

Niezależnie od tego, jaką drogę rozwiązania problemu urlopowego wybierze twoja firma, my ze swej strony musimy przygotować wszystko tak, aby przekazanie pałeczki odbyło się bez problemów. Będziemy do tego potrzebowały odrobiny dalekowzroczności i umiejętności przewidywania, doświadczenia, zmysłu organizacyjnego, a także nieco dyplomacji.

Najważniejsze jest pozostawienie nowej osobie wszystkich niezbędnych informacji – również w naszym własnym interesie, aby na wakacjach nie odbierać codziennie rozpaczliwych telefonów z kolejnymi pytaniami. Zacznijmy od wyjaśnienia, na czym polega nasza praca i co jest jej głównym celem. Następnie przejdźmy do omówienia poszczególnych, służących temu czynności i procedur. Powinien być poinformowany o nich również ktoś jeszcze z zespołu, osoba pracująca od dawna w naszym przedsiębiorstwie, która ma spore doświadczenie, jest odpowiedzialna i uczynna, i w razie potrzeby będzie mogła służyć pomocą. Wszystkie istotne dane – wykaz zadań, lista głównych klientów, telefony kontaktowe – muszą być pozostawione w formie pisemnej.

Bardzo istotne jest, aby takie przygotowania zacząć odpowiednio wcześnie. Gorączkowe przypominanie sobie między pakowaniem walizek a załatwianiem ostatnich sprawunków: „co to ja jeszcze miałam powiedzieć tej nowej”, na pewno nie jest najlepszym pomysłem. Ale nie przesadźmy w drugą stronę – koleżanka instruowana na miesiąc przed naszym wyjazdem i tak zdąży wszystko zapomnieć.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przystąpmy do działania w sposób metodyczny. Mniej więcej trzy tygodnie przed urlopem zacznijmy przygotowywać listę naszych rutynowych działań, z podziałem na dni lub tygodnie. Taki system sprawi, że nie zapomnimy o codziennych, wykonywanych już niemal mechanicznie czynnościach, o których w innym przypadku pewnie w ogóle byśmy nie pomyślały. Szef natomiast może być bardzo niezadowolony, jeśli sala nie będzie przygotowana na cotygodniową poniedziałkową konferencję, a on sam w środę rano nie znajdzie, jak zawsze dotychczas, na swoim biurku potrzebnych dokumentów. Zapiszmy dokładnie wszystko, co zwykle załatwiamy, również drobne zadania, o których zastępczyni nie ma prawdopodobnie pojęcia. Możemy nawet przygotować plan na każdy dzień swojej nieobecności – bardzo prawdopodobne jest, że przy tej okazji uda się zrobić mały remanent. Może okaże się, że niektóre sprawy dałoby się załatwiać w mniej pracochłonny sposób?

Dwa ostatnie tygodnie przed urlopem to czas na finalizowanie zadań, którymi się w tej chwili zajmujemy. Jeśli podczas naszego wypoczynku nie będzie można znaleźć ważnych dokumentów, wpłynie to negatywnie na opinię, jaką ma o nas przełożony. Zaktualizujmy więc akta, aby wszystkie załączniki leżały na swoim miejscu i łatwo było po nie sięgnąć. Zapoznajmy zastępczynię z naszym systemem archiwizacji.

Tu jest szef, a tam drukarka

W ostatnim tygodniu poświęćmy czas na wdrożenie w nowe obowiązki osoby, która będzie nas zastępować. Nie przekładajmy tego na ostatni dzień, kiedy będziemy się już bardzo spieszyć. Dajmy szansę koleżance, aby mogła przetrawić sporą liczbę świeżo uzyskanych informacji i poprosić w razie potrzeby za dzień lub dwa o bliższe wyjaśnienia. Nie zapomnijmy również o kwestiach natury technicznej – upewnijmy się, że nasza zastępczyni potrafi obsługiwać wszystkie potrzebne urządzenia, ma dostęp do naszej poczty elektronicznej i poszczególnych plików.

Przedostatni dzień wykorzystajmy na przedstawienie naszej zastępczyni szefowi oraz innym osobom, które będą miały z nią codzienny kontakt. Oprowadzając ją po firmie, przekażemy jednocześnie wiele praktycznych informacji – od wskazania osób, do których powinna się zwracać w poszczególnych kwestiach, po wyjaśnienie, gdzie znajdzie zapas papieru do drukarki i jak działa nasz ekspres do kawy.

Zachęćmy koleżankę, aby zadawała jak najwięcej pytań, dzięki temu uda się uniknąć wielu problemów. Postarajmy się ułatwić jej pracę, sporządzając listę spraw do załatwienia, wykaz „who is who” w naszej firmie oraz informację pod hasłem „gdzie co znajdę”. Tę ostatnią można przygotować w Excelu, w porządku alfabetycznym. Zapiszmy też, kto jest odpowiedzialny za realizowane aktualnie projekty, do kogo należy zadzwonić w przypadku problemów z komputerem czy drukarką, a także namiary na firmę cateringową, która obsługuje konferencje w firmie lub dostarcza obiady dla szefa. Taka lista może przydać się też przy kolejnym zastępstwie i przy kolejnym urlopie.

Do zobaczenia za dwa tygodnie

Ostatni dzień przed urlopem to czas na sprawdzenie, czy o niczym nie zapomniałyśmy. Spójrzmy jeszcze raz na wykaz informacji, który wręczymy za chwilę naszej zastępczyni – być może znajdzie się coś, co warto jeszcze uzupełnić. Upewnijmy się, czy wszystko jest dla niej jasne i nie ma dodatkowych pytań. Pozostawienie wysprzątanego biurka, zaopatrzonego we wszystkie akcesoria potrzebne do pracy, jest rzeczą oczywistą. Pora pożegnać się z kolegami i zamknąć za sobą drzwi firmy, pozostawiając za nimi wszystko, co jest związane z pracą.

Jeśli zaś podczas błogiego wylegiwania się na plaży przyjdzie nam do głowy niepokojąca myśl, że nasza zastępczyni radzi sobie być może z powierzonymi jej zadaniami lepiej niż my, czym prędzej odpędźmy od siebie takie niepotrzebne niepokoje. Bądźmy pewne: jeśli podczas naszej nieobecności praca przebiega bez zakłóceń, jest to najlepszy dowód, że zorganizowałyśmy wszystko jak należy. Nasz szef z pewnością to doceni, a my po powrocie unikniemy przykrych niespodzianek.

Zanim wyjedziemy – lista spraw od A do Z

Miejsce pracy

• Zaktualizować plan zadań do wykonania

• Przygotować potrzebne dokumenty

• Sporządzić wykaz „gdzie znaleźć...”

Nasz dział

• Przygotować „who is who”

• Powiesić w widocznym miejscu spis ważnych telefonów

• Oprowadzić zastępczynię po firmie

• Pamiętać o kartach wejściowych

Komputer

• Pokazać, gdzie przechowujemy poszczególne dane

• Udostępnić kalendarz z terminami

• Przekazać załączniki do dokumentów

• Zapewnić łatwy dostęp do potrzebnych plików

Sprawy codzienne

• Omówić sposób załatwiania poczty przychodzącej i wychodzącej

• Poinformować o cyklicznych spotkaniach i imprezach

• Zaznajomić zastępczynię ze schematem obiegu dokumentów

Szef

• Omówić obowiązujące w firmie zasady współpracy z zarządem

• Wyjaśnić kwestię kompetencji poszczególnych przełożonych

• Przekazać informacje o regularnie przygotowywanych dokumentach dla kadry zarządzającej

Barbara Hubal

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Autyzm lub ADHD przemilczany w rekrutacji. Dlaczego kandydaci o tym nie mówią

Osoby z autyzmem, ADHD czy inną formą neuroatypową nie mówią o tym fakcie podczas procesu rekrutacyjnego. Dlaczego? Okazuje się, że większy odsetek osób neuroatypowych częściej szuka pracy niż osób neuronormatywnych.

Niekorzystna specustawa dla wcześniejszych emerytów - pozorne wykonanie wyroku TK z 4 czerwca 2024 r. Zadowolone będą osoby nieobjęte tymi przepisami

Po opublikowaniu w dniu 3 marca 2025 r. założeń projektu ustawy o ustalaniu wysokości emerytur z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych dla osób, które do 6 czerwca 2012 r. przeszły na emerytury wcześniejsze na stronach Rządowego Centrum Legislacji ukazał się długo oczekiwany projekt tej ustawy datowany na 4 czerwca 2025 r.

Firmy chcą zatrudniać księgowych, ale… nie mają kogo! Brakuje ekspertów z doświadczeniem

Mimo stabilnej sytuacji kadrowej i rosnących wynagrodzeń, aż 84% księgowych przyznaje: znalezienie doświadczonego specjalisty to dziś prawdziwe wyzwanie. Barometr nastrojów 2025 pokazuje, że firmy częściej planują rekrutację niż redukcje – ale idealny kandydat musi dziś mieć znacznie więcej niż tylko znajomość Excela.

Polacy zaciskają pasa. Najnowszy raport pokazuje, na czym oszczędzamy najczęściej

Aż 37,2% Polaków deklaruje ograniczenie wydatków na elektronikę – wynika z najnowszego raportu. W czołówce oszczędzanych kategorii znalazły się też meble, odzież i materiały budowlane. Eksperci wskazują na wysokie ceny, niską częstotliwość zakupów oraz zmieniające się priorytety konsumenckie.

REKLAMA

Wysokość opłat za krew i jej składniki w 2026 r. [PROJEKT RESORTU ZDROWIA z 3 czerwca 2025 r.]

6 czerwca 2025 r. do uzgodnień i konsultacji publicznych trafił projekt rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie określenia wysokości opłat za krew i jej składniki w 2026 r. Resort zdrowia ma czas na określenie tych opłat do 30 czerwca 2025 r.

Nawet 185 tys. zł na samochód dla osoby z niepełnosprawnością. Rusza druga tura naboru wniosków PFRON 2025

Druga i zarazem ostatnia w tym roku tura naboru wniosków w programie "Samodzielność – Aktywność – Mobilność!" rozpocznie się 1 sierpnia 2025 r. To szansa na uzyskanie nawet 85 proc. dopłaty do zakupu samochodu przystosowanego do potrzeb osoby z niepełnosprawnością ruchową. Sprawdź limity, warunki i checklistę, która ułatwi Ci wypełnienie elektronicznego wniosku w systemie SOW.

Pozew o zachowek. Co powinien zawierać i gdzie złożyć dokumenty?

Jak napisać pozew o zachowek, by uniknąć błędów, które mogą spowolnić lub utrudnić dochodzenie należności? To ważne informacje dla osób, które zostały pominięte w testamencie lub otrzymały mniej niż im się należało.

Podwyżki pracowników samorządowych z wyrównaniem od 1 marca 2025 r. Rozporządzenie w Dzienniku Ustaw [STAWKI]

30 maja 2025 r. w Dzienniku Ustaw RP zostało opublikowane rozporządzenie podwyższające kwoty minimalnego miesięcznego poziomu wynagrodzenia zasadniczego pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Rozporządzenie koryguje także katalog stanowisk.

REKLAMA

Bez księgowych ani rusz. Przedsiębiorcy doceniają ich nie tylko za rachunki, ale i za wsparcie strategiczne

Aż 75% przedsiębiorców w Polsce darzy swoje księgowe i księgowych dużym zaufaniem, a 71% uważa, że ich wiedza realnie wpływa na sukces firmy – wynika z najnowszego badania. Księgowi stają się dziś nie tylko strażnikami finansów, ale i partnerami w rozwoju biznesu.

Prezydent Andrzej Duda podpisał ważną ustawę. Prosiła go o to ministra z rządu Tuska

Prezydent Andrej Duda podpisał ustawę o jawności cen mieszkań, po wcześniejszym spotkaniu z minister Katarzyną Pełczyńską–Nałęcz. Nowe regulacje nakładają na deweloperów obowiązek prowadzenia stron internetowych, na których podawane mają być ceny mieszkań od początku sprzedaży do jej zakończenia.

REKLAMA