Tworzenie harmonogramów czasu pracy jest niezbędne wszędzie tam, gdzie nie ma ustalonych stałych godzin i dni świadczenia pracy, wynikających z regulaminu pracy bądź umowy o pracę. Grafiki układać należy zwykle wówczas, gdy stosowany jest równoważny system czasu pracy. Charakteryzuje się on zmiennością liczby godzin pracy w poszczególnych dniach, a często również różnymi dniami pracy.