Audyt druku: Twoja firma może tracić dziesiątki tysięcy złotych rocznie – dowiedz się, jak to zmienić!

Sprawdźmy, jakie straty ponosimy z tytułu nieodpowiedniego zarządzania procesem drukowania i jak audyt druku pomoże nam zaoszczędzić tysiące złotych rocznie.

Czym jest audyt druku?

Zacznijmy od podstaw, czyli wyjaśnienia, czym jest audyt druku. To proces, realizowany przez profesjonalistów z https://printoscope.com/, którego nadrzędnym celem jest zidentyfikowanie tych obszarów związanych z procesem druku, które generują nadmierne koszty lub wpływają bezpośrednio na brak efektywności realizowanych procesów biznesowych.

Audyt druku składa się z kilku etapów, spośród których pierwszy to zawsze proces analizy i oceny obecnego stanu infrastruktury druku w firmie. Audytorzy przeprowadzają rozmowy z pracownikami, by poznać ich nawyki związane z drukowaniem, kopiowaniem i skanowaniem, a następnie przystępują do oceny stanu technicznego i konfiguracji drukarek. Dogłębna analiza procesów związanych z drukowaniem pozwoli ocenić, czy drukarki działają poprawnie i czy są one wykorzystywane w sposób optymalny.

Audyt druku, choć może nam się kojarzyć stricte z oceną stanu technicznego urządzeń drukujących w firmie, jest czymś znacznie więcej. Celem usługi jest ocena wpływu druku na organizację pracy i finanse firmy. Przedsiębiorstwa z praktycznie każdej branży dostrzegają problem leżący w nieoptymalnym zarządzaniu zasobami, w tym technologią druku. Nadrzędnym celem audytu jest identyfikacja i obniżenie kosztów - zarówno tych aktywnych (przestarzałe urządzenia, zbyt wiele urządzeń drukujących), jak i pasywnych (koszty druku kolorowego), których firma być może nie dostrzega na pierwszy rzut oka.

Audyt druku vs audyt księgowy - porównanie procesów

Do czego możemy porównać audyt druku? Świetnym punktem odniesienia będzie audyt księgowy, realizowany w przedsiębiorstwach w celu identyfikacji obszarów generujących zbyt duże koszty i nieoptymalnych pod kątem efektywności procesów. Zarówno audyt księgowy, jak i audyt druku doprowadzi do znalezienia tych elementów, w których pieniądze "przeciekają przez palce". Bardzo często firmy z wielu sektorów zauważają rosnące wydatki, jednak brak specjalistycznej wiedzy nie pozwala na jednoznaczne określenie źródeł tych słabości.

Profesjonaliści, czy to realizujący audyt druku, czy audyt księgowy, posiadają stosowne doświadczenie, wiedzę i narzędzia, które umożliwią odzyskanie pełnej kontroli nad procesami, a co za tym idzie, zaoszczędzenie dużych sum pieniędzy. Przykładem może być scenariusz, w którym audytor finansowy wykryje nieścisłości w sposobie księgowania kosztów. Analogicznie, audyt druku może wykazać problemy z przestarzałym sprzętem, zbyt duży wolumen niepotrzebnych wydruków lub brak odpowiedniej organizacji związanej z wykorzystywaniem urządzeń wielofunkcyjnych.

Warto jednak pamiętać, że choć dwa wspomniane audyty wykazują się wieloma podobieństwami, dotyczą zupełnie innych procesów. Audyt finansowy skupia się przepływach pieniężnych, podczas gdy przedmiotem zainteresowania audytora druku są koszty operacyjne związane z drukiem i ocena efektywności wykorzystania infrastruktury drukującej.

Brak kontroli nad drukiem - podsumowanie strat dla firmy

Każde przedsiębiorstwo, które wykorzystuje w swoich procesach drukarki i urządzenia wielofunkcyjne wraz z rozwojem i zwiększaniem skali działania ma zwyczaj utraty kontroli nad procesami związanymi z drukowaniem, co może prowadzić do generowania strat liczonych w tysiącach złotych. Możemy wymienić najważniejsze źródła strat dla firmy, które wynikają z:

• Niepotrzebnych wydruków - pracownicy coraz częściej dla wygody drukują wiadomości e-mail lub prezentacje multimedialne w wielu kopiach, które prędzej czy później i tak wylądują w koszu. Szacuje się, że nawet 20% realizowanych wydruków nie ma uzasadnienia w procesach biznesowych firmy.
• Przestarzałego sprzętu do drukowania - niskiej jakości drukarki i urządzenia wielofunkcyjne zużywają bardzo dużo toneru i są niezwykle drogie w eksploatacji. Podwyższone koszty wynikają także z konieczności częstych napraw i serwisów, a także wysokiego zużycia energii elektrycznej.
• Braku polityki druku - słabość w zakresie ustanowienia procedur związanych z drukowaniem w kolorze, drukowaniem przez pracowników prywatnych dokumentów i braku jasnych wytycznych w zakresie parametrów nowego sprzętu drukującego.
• Ukrytych kosztów drukowania - w grę wchodzą nie tylko koszty środowiskowe, ale także koszty wąskich gardeł wynikających z częstego serwisowania sprzętu, koszty czasu spędzonego przez pracowników przy drukarce czy koszty przechowywania, a zwłaszcza niszczenia niepotrzebnych dokumentów.

O jakie pieniądze chodzi?

Przejdźmy do konkretów. Jakie straty wynikają z braku kontroli nad pracą drukarek w firmie? Znaczącym czynnikiem decydującym o skali kosztów jest wielkość firmy, a także specyfika realizowania procesów biznesowych. Co drukujemy? Jak często drukujemy? Ile osób drukuje?

By zdać sobie sprawę z powagi tego elementu kosztowego, skupmy się na jednym prostym usprawnieniu. Druk w czerni kontra druk w kolorze. W praktyce druk kolorowy powinien służyć tylko do materiałów, które wręczamy partnerom biznesowym i klientom. Koszt wydruku jednej kolorowej strony może być nawet 10 razy wyższy niż wydruk w czerni. Ten jeden element, stanowiący tylko kroplę w morzu niegospodarności doprowadza do wydatków rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych w firmie z sektora MŚP.

Na dowód małe wyliczenie. Koszt jednej wydrukowanej strony to około 20 groszy. Średnia liczba wydruków w firmie to 10 tysięcy stron na jednego pracownika. Jeżeli zastosujemy efekt skali i przyjmiemy, że setka pracowników na co dzień korzysta z urządzeń drukujących, to daje nam to roczny koszt w postaci 200 000 złotych. Brak kontroli nad procesem sprawia, że nawet 20% drukowanych dokumentów nie ma żadnego uzasadnienia, co w prostym przeliczeniu daje nam aż 40 000 złotych strat.

Ukryte koszty - nieoczywiste straty związane z brakiem optymalizacji druku w firmie

Koszty obliczone powyżej to tylko te bezpośrednie, związane z procesem druku, eksploatacją drukarki, kosztem papieru i innych materiałów. Pamiętajmy jednak, że to nie wszystko. Istnieje też szereg ukrytych kosztów, o których poniekąd wcześniej wspomnieliśmy, a które nie zawsze są widoczne na pierwszy rzut oka.

Przede wszystkim koszty organizacyjne. Pracownicy tracą czas na czekanie na wydruki, obsługują awaryjne urządzenia, a także czekają na przyjazd serwisu, który ma naprawić przestarzały sprzęt. To straty związane z czasem, w którym pracownicy nie wykonują swoich bezpośrednich obowiązków. To nie wszystko. Brak kontroli nad drukiem, drukowanie prywatnych dokumentów to marnowanie firmowych zasobów - papieru tonera i energii.

Zwróćmy jeszcze uwagę na coraz istotniejszy aspekt środowiskowy. Niegospodarność zasobami - energią, papierem czy tonerem może negatywnie odbić się na wizerunku firmy jako tej, która nie zwraca uwagi na kwestie ekologiczne. Klienci tracą zaufanie do takich podmiotów i przechodzą do konkurencji, a jest to dla firmy bardzo poważny koszt ukryty.

Dlaczego warto przeprowadzić audyt druku?

Biorąc pod uwagę fakt, iż w dzisiejszych czasach zdecydowana większość firm korzysta z urządzeń drukujących, czy istnieje sens zamówienia audytu druku? Oczywiście, że tak. To konkretny, duży krok w stronę usprawnienia szeregu obszarów działalności firmy.

Przede wszystkim oszczędność pieniędzy. Wnikliwy audyt druku identyfikuje wszystkie źródła strat i pozwoli obniżyć sumaryczne koszty drukowania nawet o 50%. Może się to wiązać z dostosowaniem infrastruktury do potrzeb (wymiana sprzętu, optymalizacja liczby drukarek i ich rozmieszczenia), a także ze zwiększoną kontrolą kosztów druku. Jednak proces audytu i jego wnioski ograniczą niepotrzebne wydatki, co stanowi nadrzędny cel każdej firmy.

Audyt druku to także poprawa efektywności pracy. Lepsza organizacja procesów drukowania pozwoli na zaoszczędzenie czasu, co może przełożyć się na wyższą wydajność pracowników. To wszystko łączy się z poprawą wizerunku firmy jako tej, która zwraca uwagę na kwestie ekologii. Mniej marnowanych zasobów to znaczący krok w stronę zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstwa.

Audyt druku - inwestycja, która się opłaca

Audyt druku wykonany przez profesjonalistów stanowi inwestycję, która w krótkim czasie może zaoszczędzić tysiące złotych wyrzucane przez firmę w błoto. Problemy z zarządzaniem zasobami w firmie często idą w parze z innymi obszarami do poprawy - słabą organizacją pracy, kiepskim wizerunkiem lub wydłużającymi się procesami.

Audyt druku to sposób na to, by w ramach jednej usługi poprawić tych kilka obszarów. Wychodząc ze zdrowego założenia, że każda złotówka ma znaczenie, tak jak nie wyobrażamy sobie prowadzenia firmy bez audytu księgowego, tak samo warto wprowadzić regularny audyt druku.

Napisał: Sławomir Zdybał, CEO Printoscope