Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Audyt druku: Twoja firma może tracić dziesiątki tysięcy złotych rocznie – dowiedz się, jak to zmienić!

Subskrybuj nas na Youtube
  • Artykuł sponsorowany
audyt, druk, koszty
Audyt druku: Twoja firma może tracić dziesiątki tysięcy złotych rocznie
fot. materiały prasowe
Wzrost kosztów operacyjnych prowadzenia działalności gospodarczej wynika z kilku źródeł, spośród których nieoptymalne zarządzanie zasobami może być uznane za jeden z najważniejszych. Dotyczy to także obszaru druku - procesu, który stanowi integralny element prowadzenia biznesu w dzisiejszych czasach.

Sprawdźmy, jakie straty ponosimy z tytułu nieodpowiedniego zarządzania procesem drukowania i jak audyt druku pomoże nam zaoszczędzić tysiące złotych rocznie.

Czym jest audyt druku?

Zacznijmy od podstaw, czyli wyjaśnienia, czym jest audyt druku. To proces, realizowany przez profesjonalistów z https://printoscope.com/, którego nadrzędnym celem jest zidentyfikowanie tych obszarów związanych z procesem druku, które generują nadmierne koszty lub wpływają bezpośrednio na brak efektywności realizowanych procesów biznesowych.

Audyt druku składa się z kilku etapów, spośród których pierwszy to zawsze proces analizy i oceny obecnego stanu infrastruktury druku w firmie. Audytorzy przeprowadzają rozmowy z pracownikami, by poznać ich nawyki związane z drukowaniem, kopiowaniem i skanowaniem, a następnie przystępują do oceny stanu technicznego i konfiguracji drukarek. Dogłębna analiza procesów związanych z drukowaniem pozwoli ocenić, czy drukarki działają poprawnie i czy są one wykorzystywane w sposób optymalny.

Audyt druku, choć może nam się kojarzyć stricte z oceną stanu technicznego urządzeń drukujących w firmie, jest czymś znacznie więcej. Celem usługi jest ocena wpływu druku na organizację pracy i finanse firmy. Przedsiębiorstwa z praktycznie każdej branży dostrzegają problem leżący w nieoptymalnym zarządzaniu zasobami, w tym technologią druku. Nadrzędnym celem audytu jest identyfikacja i obniżenie kosztów - zarówno tych aktywnych (przestarzałe urządzenia, zbyt wiele urządzeń drukujących), jak i pasywnych (koszty druku kolorowego), których firma być może nie dostrzega na pierwszy rzut oka.

Audyt druku vs audyt księgowy - porównanie procesów

Do czego możemy porównać audyt druku? Świetnym punktem odniesienia będzie audyt księgowy, realizowany w przedsiębiorstwach w celu identyfikacji obszarów generujących zbyt duże koszty i nieoptymalnych pod kątem efektywności procesów. Zarówno audyt księgowy, jak i audyt druku doprowadzi do znalezienia tych elementów, w których pieniądze "przeciekają przez palce". Bardzo często firmy z wielu sektorów zauważają rosnące wydatki, jednak brak specjalistycznej wiedzy nie pozwala na jednoznaczne określenie źródeł tych słabości.

Profesjonaliści, czy to realizujący audyt druku, czy audyt księgowy, posiadają stosowne doświadczenie, wiedzę i narzędzia, które umożliwią odzyskanie pełnej kontroli nad procesami, a co za tym idzie, zaoszczędzenie dużych sum pieniędzy. Przykładem może być scenariusz, w którym audytor finansowy wykryje nieścisłości w sposobie księgowania kosztów. Analogicznie, audyt druku może wykazać problemy z przestarzałym sprzętem, zbyt duży wolumen niepotrzebnych wydruków lub brak odpowiedniej organizacji związanej z wykorzystywaniem urządzeń wielofunkcyjnych.

Warto jednak pamiętać, że choć dwa wspomniane audyty wykazują się wieloma podobieństwami, dotyczą zupełnie innych procesów. Audyt finansowy skupia się przepływach pieniężnych, podczas gdy przedmiotem zainteresowania audytora druku są koszty operacyjne związane z drukiem i ocena efektywności wykorzystania infrastruktury drukującej.

Brak kontroli nad drukiem - podsumowanie strat dla firmy

Każde przedsiębiorstwo, które wykorzystuje w swoich procesach drukarki i urządzenia wielofunkcyjne wraz z rozwojem i zwiększaniem skali działania ma zwyczaj utraty kontroli nad procesami związanymi z drukowaniem, co może prowadzić do generowania strat liczonych w tysiącach złotych. Możemy wymienić najważniejsze źródła strat dla firmy, które wynikają z:

  • Niepotrzebnych wydruków - pracownicy coraz częściej dla wygody drukują wiadomości e-mail lub prezentacje multimedialne w wielu kopiach, które prędzej czy później i tak wylądują w koszu. Szacuje się, że nawet 20% realizowanych wydruków nie ma uzasadnienia w procesach biznesowych firmy.
  • Przestarzałego sprzętu do drukowania - niskiej jakości drukarki i urządzenia wielofunkcyjne zużywają bardzo dużo toneru i są niezwykle drogie w eksploatacji. Podwyższone koszty wynikają także z konieczności częstych napraw i serwisów, a także wysokiego zużycia energii elektrycznej.
  • Braku polityki druku - słabość w zakresie ustanowienia procedur związanych z drukowaniem w kolorze, drukowaniem przez pracowników prywatnych dokumentów i braku jasnych wytycznych w zakresie parametrów nowego sprzętu drukującego.
  • Ukrytych kosztów drukowania - w grę wchodzą nie tylko koszty środowiskowe, ale także koszty wąskich gardeł wynikających z częstego serwisowania sprzętu, koszty czasu spędzonego przez pracowników przy drukarce czy koszty przechowywania, a zwłaszcza niszczenia niepotrzebnych dokumentów.

O jakie pieniądze chodzi?

Przejdźmy do konkretów. Jakie straty wynikają z braku kontroli nad pracą drukarek w firmie? Znaczącym czynnikiem decydującym o skali kosztów jest wielkość firmy, a także specyfika realizowania procesów biznesowych. Co drukujemy? Jak często drukujemy? Ile osób drukuje?

By zdać sobie sprawę z powagi tego elementu kosztowego, skupmy się na jednym prostym usprawnieniu. Druk w czerni kontra druk w kolorze. W praktyce druk kolorowy powinien służyć tylko do materiałów, które wręczamy partnerom biznesowym i klientom. Koszt wydruku jednej kolorowej strony może być nawet 10 razy wyższy niż wydruk w czerni. Ten jeden element, stanowiący tylko kroplę w morzu niegospodarności doprowadza do wydatków rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych w firmie z sektora MŚP.

Na dowód małe wyliczenie. Koszt jednej wydrukowanej strony to około 20 groszy. Średnia liczba wydruków w firmie to 10 tysięcy stron na jednego pracownika. Jeżeli zastosujemy efekt skali i przyjmiemy, że setka pracowników na co dzień korzysta z urządzeń drukujących, to daje nam to roczny koszt w postaci 200 000 złotych. Brak kontroli nad procesem sprawia, że nawet 20% drukowanych dokumentów nie ma żadnego uzasadnienia, co w prostym przeliczeniu daje nam aż 40 000 złotych strat.

Ukryte koszty - nieoczywiste straty związane z brakiem optymalizacji druku w firmie

Koszty obliczone powyżej to tylko te bezpośrednie, związane z procesem druku, eksploatacją drukarki, kosztem papieru i innych materiałów. Pamiętajmy jednak, że to nie wszystko. Istnieje też szereg ukrytych kosztów, o których poniekąd wcześniej wspomnieliśmy, a które nie zawsze są widoczne na pierwszy rzut oka.

Przede wszystkim koszty organizacyjne. Pracownicy tracą czas na czekanie na wydruki, obsługują awaryjne urządzenia, a także czekają na przyjazd serwisu, który ma naprawić przestarzały sprzęt. To straty związane z czasem, w którym pracownicy nie wykonują swoich bezpośrednich obowiązków. To nie wszystko. Brak kontroli nad drukiem, drukowanie prywatnych dokumentów to marnowanie firmowych zasobów - papieru tonera i energii.

Zwróćmy jeszcze uwagę na coraz istotniejszy aspekt środowiskowy. Niegospodarność zasobami - energią, papierem czy tonerem może negatywnie odbić się na wizerunku firmy jako tej, która nie zwraca uwagi na kwestie ekologiczne. Klienci tracą zaufanie do takich podmiotów i przechodzą do konkurencji, a jest to dla firmy bardzo poważny koszt ukryty.

Dlaczego warto przeprowadzić audyt druku?

Biorąc pod uwagę fakt, iż w dzisiejszych czasach zdecydowana większość firm korzysta z urządzeń drukujących, czy istnieje sens zamówienia audytu druku? Oczywiście, że tak. To konkretny, duży krok w stronę usprawnienia szeregu obszarów działalności firmy.

Przede wszystkim oszczędność pieniędzy. Wnikliwy audyt druku identyfikuje wszystkie źródła strat i pozwoli obniżyć sumaryczne koszty drukowania nawet o 50%. Może się to wiązać z dostosowaniem infrastruktury do potrzeb (wymiana sprzętu, optymalizacja liczby drukarek i ich rozmieszczenia), a także ze zwiększoną kontrolą kosztów druku. Jednak proces audytu i jego wnioski ograniczą niepotrzebne wydatki, co stanowi nadrzędny cel każdej firmy.

Audyt druku to także poprawa efektywności pracy. Lepsza organizacja procesów drukowania pozwoli na zaoszczędzenie czasu, co może przełożyć się na wyższą wydajność pracowników. To wszystko łączy się z poprawą wizerunku firmy jako tej, która zwraca uwagę na kwestie ekologii. Mniej marnowanych zasobów to znaczący krok w stronę zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstwa.

Audyt druku - inwestycja, która się opłaca

Audyt druku wykonany przez profesjonalistów stanowi inwestycję, która w krótkim czasie może zaoszczędzić tysiące złotych wyrzucane przez firmę w błoto. Problemy z zarządzaniem zasobami w firmie często idą w parze z innymi obszarami do poprawy - słabą organizacją pracy, kiepskim wizerunkiem lub wydłużającymi się procesami.

Audyt druku to sposób na to, by w ramach jednej usługi poprawić tych kilka obszarów. Wychodząc ze zdrowego założenia, że każda złotówka ma znaczenie, tak jak nie wyobrażamy sobie prowadzenia firmy bez audytu księgowego, tak samo warto wprowadzić regularny audyt druku.

Napisał: Sławomir Zdybał, CEO Printoscope

audyt, druk, koszty

Sławomir Zdybał, CEO Printoscope

fot. materiały prasowe

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Artykuł sponsorowany

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Komornik bezradny. Z tego konta egzekucja jest niemożliwa

Czy komornik może wejść na konto w Revolut? Na to pytanie można uzyskać różne, jak również sprzeczne odpowiedzi. My zapytaliśmy ekspertów i wyjaśniamy jak jest naprawdę.

Samochody elektryczne potrzebują teraz tyle prądu co wszystkie ładowane w Polsce smartfony. Co będzie z zapotrzebowaniem na energię elektryczną gdy będzie ich milion

Obecnie wszystkie jeżdżące po polskich drogach auta elektryczne potrzebują tyle samo prądu co smartfony. Gdyby jednak w Polsce było milion elektryków, co według prognoz może nastąpić za pięć-siedem lat, i wszystkie one ładowały się w tym samym momencie, obciążenie systemu elektroenergetycznego z tego tytułu wyniosłoby 15,2 procent.

Kwalifikacje nauczycieli do zmiany. MEN prowadza nowe wymagania. Jest projekt rozporządzenia

Gotowy jest projekt rozporządzenia dotyczącego szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli. Dokument precyzuje m.in. wymagania kwalifikacyjne dla nauczycieli muzyki i plastyki, a także edukacji zdrowotnej. Wyjaśnia także niektóre kwestie dotyczące nauczyciela przedszkolnego, pedagoga specjalnego i psychologa. Nowe przepisy będą obowiązywały od nowego roku szkolnego.

Milion kobiet oszukanych na emeryturach. Straciły nawet 70% podwyżki – teraz czas na sądy, RPO i Trybunał Konstytucyjny

Chodzi o kobiety z dwudziestu roczników, które w 1999 r. nie wybrały OFE i z tego powodu – nie mogły lub nie będą mogły skorzystać z prawa do ponownego przeliczenia wysokości ich emerytury, po osiągnięciu 65 roku życia, na podstawie art. 26c ustawy FUS (który wszedł w życie wiele lat po tym, jak podejmowały one decyzję co do OFE). Kobiety, które wybrały OFE (i w związku z tym – ZUS prowadzi im subkonto) na podstawie ww. przepisu – mogą natomiast uzyskać podwyżkę emerytury o nawet 71,2%. Poszkodowane emerytki, nie powinny pozostawać bezczynne – jest kilka sposobów na dochodzenie przez nie swoich praw.

Kontrolerzy pukają do drzwi mieszkań i domów: kara to nie wszystko, bo trzeba zwracać pieniądze

Kontrole sięgają pięciu lat wstecz, a zgodnie z planem kontrolerzy w najbliższym czasie mają trafić aż do co dwudziestego mieszkania i domu. Jakie są konsekwencje gdy kontrola stwierdzi naruszenia umowy zawartej o dotację z programu Czyste Powietrze?

To już pewne: będą zmiany w cenach za badania techniczne pojazdów. Co czeka kierowców i stacje kontroli pojazdów

Jak informuje resort, jeszcze w grudniu 2024 roku złożono wniosek o wpisanie projektu ustawy do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów. Ma ona na celu całkowitą rewolucję w opłatach za badania techniczne samochodów i innych pojazdów.

Emerytura może być wyższa nawet o kilkadziesiąt procent. Wystarczy wykonać ten sprytny manewr

Czy można dwa razy przejść na emeryturę i zyskać na tym krocie? Brzmi niedorzecznie, ale naprawdę jest to możliwe. Pozwala na to luka w prawie, która dotyczy tysięcy kobiet z konkretnych roczników. Odsłonili ją eksperci z Polskiej Akademii Nauk i Politechniki Warszawskiej.

Wykończą miliony Polaków, nowym gigantycznym podatkiem? Grozi nam finansowa katastrofa! Ministerstwo finansów ujawnia plany rządu

Będziemy go płacić czy nie będziemy. Nad Polską zawisło widmo podatku katastralnego. Wprowadzenie do naszego kraju nowej daniny rekomendują Międzynarodowy Fundusz Walutowy i OECD. Jak wskazują organizacje, obecne opłaty, jakie ponoszą właściciele domów i mieszkań są… za niskie. Jak miałoby być po nowemu? Za dom wart pół miliona złotych trzeba płacić rocznie 5 tysięcy złotych podatku? Jeśli jest wart milion, wychodzi 10 tysięcy. Czy fiskus każe nam się rozliczać nie z metrażu a wartości nieruchomości? To byłaby katastrofa! Głos w tej sprawie zabiera resort finansów.

Matura 2025. Co będzie na maturze z polskiego? Polonistka wskazuje "pewniaki"

Co będzie na maturze z języka polskiego w tym roku? Egzaminatorka Anna Ryłek odpowiada, że "można się spodziewać wszystkiego". Dobrą wiadomością jest jednak to, że "wszystko" oznacza o wiele mniej niż jeszcze kilka lat temu. Wynika to z faktu, że znacznie została skrócona lista lektur.

Wyższa emerytura czy renta z ZUS w 2025 r. dzięki ERPO [co to, dla kogo i o co wnioskować?]

Emeryci i renciści mogą mieć wyższe świadczenia z ZUS, także w 2025 r. Prostym sposobem na to jest złożenie wniosku o ponowne obliczenie świadczenia emerytalno-rentowego, zatem złożenie do ZUSu wniosku ERPO. Oczywiście na każdy kwalifikuje się do takiej podwyżki. Analizujemy kto, kiedy i o co powinien wnioskować- bo opcji jest dużo.