Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Audyt druku: Twoja firma może tracić dziesiątki tysięcy złotych rocznie – dowiedz się, jak to zmienić!

Subskrybuj nas na Youtube
  • Artykuł sponsorowany
audyt, druk, koszty
Audyt druku: Twoja firma może tracić dziesiątki tysięcy złotych rocznie
fot. materiały prasowe

Wzrost kosztów operacyjnych prowadzenia działalności gospodarczej wynika z kilku źródeł, spośród których nieoptymalne zarządzanie zasobami może być uznane za jeden z najważniejszych. Dotyczy to także obszaru druku - procesu, który stanowi integralny element prowadzenia biznesu w dzisiejszych czasach.

Sprawdźmy, jakie straty ponosimy z tytułu nieodpowiedniego zarządzania procesem drukowania i jak audyt druku pomoże nam zaoszczędzić tysiące złotych rocznie.

Czym jest audyt druku?

Zacznijmy od podstaw, czyli wyjaśnienia, czym jest audyt druku. To proces, realizowany przez profesjonalistów z https://printoscope.com/, którego nadrzędnym celem jest zidentyfikowanie tych obszarów związanych z procesem druku, które generują nadmierne koszty lub wpływają bezpośrednio na brak efektywności realizowanych procesów biznesowych.

Audyt druku składa się z kilku etapów, spośród których pierwszy to zawsze proces analizy i oceny obecnego stanu infrastruktury druku w firmie. Audytorzy przeprowadzają rozmowy z pracownikami, by poznać ich nawyki związane z drukowaniem, kopiowaniem i skanowaniem, a następnie przystępują do oceny stanu technicznego i konfiguracji drukarek. Dogłębna analiza procesów związanych z drukowaniem pozwoli ocenić, czy drukarki działają poprawnie i czy są one wykorzystywane w sposób optymalny.

Audyt druku, choć może nam się kojarzyć stricte z oceną stanu technicznego urządzeń drukujących w firmie, jest czymś znacznie więcej. Celem usługi jest ocena wpływu druku na organizację pracy i finanse firmy. Przedsiębiorstwa z praktycznie każdej branży dostrzegają problem leżący w nieoptymalnym zarządzaniu zasobami, w tym technologią druku. Nadrzędnym celem audytu jest identyfikacja i obniżenie kosztów - zarówno tych aktywnych (przestarzałe urządzenia, zbyt wiele urządzeń drukujących), jak i pasywnych (koszty druku kolorowego), których firma być może nie dostrzega na pierwszy rzut oka.

Audyt druku vs audyt księgowy - porównanie procesów

Do czego możemy porównać audyt druku? Świetnym punktem odniesienia będzie audyt księgowy, realizowany w przedsiębiorstwach w celu identyfikacji obszarów generujących zbyt duże koszty i nieoptymalnych pod kątem efektywności procesów. Zarówno audyt księgowy, jak i audyt druku doprowadzi do znalezienia tych elementów, w których pieniądze "przeciekają przez palce". Bardzo często firmy z wielu sektorów zauważają rosnące wydatki, jednak brak specjalistycznej wiedzy nie pozwala na jednoznaczne określenie źródeł tych słabości.

Profesjonaliści, czy to realizujący audyt druku, czy audyt księgowy, posiadają stosowne doświadczenie, wiedzę i narzędzia, które umożliwią odzyskanie pełnej kontroli nad procesami, a co za tym idzie, zaoszczędzenie dużych sum pieniędzy. Przykładem może być scenariusz, w którym audytor finansowy wykryje nieścisłości w sposobie księgowania kosztów. Analogicznie, audyt druku może wykazać problemy z przestarzałym sprzętem, zbyt duży wolumen niepotrzebnych wydruków lub brak odpowiedniej organizacji związanej z wykorzystywaniem urządzeń wielofunkcyjnych.

Warto jednak pamiętać, że choć dwa wspomniane audyty wykazują się wieloma podobieństwami, dotyczą zupełnie innych procesów. Audyt finansowy skupia się przepływach pieniężnych, podczas gdy przedmiotem zainteresowania audytora druku są koszty operacyjne związane z drukiem i ocena efektywności wykorzystania infrastruktury drukującej.

Brak kontroli nad drukiem - podsumowanie strat dla firmy

Każde przedsiębiorstwo, które wykorzystuje w swoich procesach drukarki i urządzenia wielofunkcyjne wraz z rozwojem i zwiększaniem skali działania ma zwyczaj utraty kontroli nad procesami związanymi z drukowaniem, co może prowadzić do generowania strat liczonych w tysiącach złotych. Możemy wymienić najważniejsze źródła strat dla firmy, które wynikają z:

  • Niepotrzebnych wydruków - pracownicy coraz częściej dla wygody drukują wiadomości e-mail lub prezentacje multimedialne w wielu kopiach, które prędzej czy później i tak wylądują w koszu. Szacuje się, że nawet 20% realizowanych wydruków nie ma uzasadnienia w procesach biznesowych firmy.
  • Przestarzałego sprzętu do drukowania - niskiej jakości drukarki i urządzenia wielofunkcyjne zużywają bardzo dużo toneru i są niezwykle drogie w eksploatacji. Podwyższone koszty wynikają także z konieczności częstych napraw i serwisów, a także wysokiego zużycia energii elektrycznej.
  • Braku polityki druku - słabość w zakresie ustanowienia procedur związanych z drukowaniem w kolorze, drukowaniem przez pracowników prywatnych dokumentów i braku jasnych wytycznych w zakresie parametrów nowego sprzętu drukującego.
  • Ukrytych kosztów drukowania - w grę wchodzą nie tylko koszty środowiskowe, ale także koszty wąskich gardeł wynikających z częstego serwisowania sprzętu, koszty czasu spędzonego przez pracowników przy drukarce czy koszty przechowywania, a zwłaszcza niszczenia niepotrzebnych dokumentów.

O jakie pieniądze chodzi?

Przejdźmy do konkretów. Jakie straty wynikają z braku kontroli nad pracą drukarek w firmie? Znaczącym czynnikiem decydującym o skali kosztów jest wielkość firmy, a także specyfika realizowania procesów biznesowych. Co drukujemy? Jak często drukujemy? Ile osób drukuje?

By zdać sobie sprawę z powagi tego elementu kosztowego, skupmy się na jednym prostym usprawnieniu. Druk w czerni kontra druk w kolorze. W praktyce druk kolorowy powinien służyć tylko do materiałów, które wręczamy partnerom biznesowym i klientom. Koszt wydruku jednej kolorowej strony może być nawet 10 razy wyższy niż wydruk w czerni. Ten jeden element, stanowiący tylko kroplę w morzu niegospodarności doprowadza do wydatków rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych w firmie z sektora MŚP.

Na dowód małe wyliczenie. Koszt jednej wydrukowanej strony to około 20 groszy. Średnia liczba wydruków w firmie to 10 tysięcy stron na jednego pracownika. Jeżeli zastosujemy efekt skali i przyjmiemy, że setka pracowników na co dzień korzysta z urządzeń drukujących, to daje nam to roczny koszt w postaci 200 000 złotych. Brak kontroli nad procesem sprawia, że nawet 20% drukowanych dokumentów nie ma żadnego uzasadnienia, co w prostym przeliczeniu daje nam aż 40 000 złotych strat.

Ukryte koszty - nieoczywiste straty związane z brakiem optymalizacji druku w firmie

Koszty obliczone powyżej to tylko te bezpośrednie, związane z procesem druku, eksploatacją drukarki, kosztem papieru i innych materiałów. Pamiętajmy jednak, że to nie wszystko. Istnieje też szereg ukrytych kosztów, o których poniekąd wcześniej wspomnieliśmy, a które nie zawsze są widoczne na pierwszy rzut oka.

Przede wszystkim koszty organizacyjne. Pracownicy tracą czas na czekanie na wydruki, obsługują awaryjne urządzenia, a także czekają na przyjazd serwisu, który ma naprawić przestarzały sprzęt. To straty związane z czasem, w którym pracownicy nie wykonują swoich bezpośrednich obowiązków. To nie wszystko. Brak kontroli nad drukiem, drukowanie prywatnych dokumentów to marnowanie firmowych zasobów - papieru tonera i energii.

Zwróćmy jeszcze uwagę na coraz istotniejszy aspekt środowiskowy. Niegospodarność zasobami - energią, papierem czy tonerem może negatywnie odbić się na wizerunku firmy jako tej, która nie zwraca uwagi na kwestie ekologiczne. Klienci tracą zaufanie do takich podmiotów i przechodzą do konkurencji, a jest to dla firmy bardzo poważny koszt ukryty.

Dlaczego warto przeprowadzić audyt druku?

Biorąc pod uwagę fakt, iż w dzisiejszych czasach zdecydowana większość firm korzysta z urządzeń drukujących, czy istnieje sens zamówienia audytu druku? Oczywiście, że tak. To konkretny, duży krok w stronę usprawnienia szeregu obszarów działalności firmy.

Przede wszystkim oszczędność pieniędzy. Wnikliwy audyt druku identyfikuje wszystkie źródła strat i pozwoli obniżyć sumaryczne koszty drukowania nawet o 50%. Może się to wiązać z dostosowaniem infrastruktury do potrzeb (wymiana sprzętu, optymalizacja liczby drukarek i ich rozmieszczenia), a także ze zwiększoną kontrolą kosztów druku. Jednak proces audytu i jego wnioski ograniczą niepotrzebne wydatki, co stanowi nadrzędny cel każdej firmy.

Audyt druku to także poprawa efektywności pracy. Lepsza organizacja procesów drukowania pozwoli na zaoszczędzenie czasu, co może przełożyć się na wyższą wydajność pracowników. To wszystko łączy się z poprawą wizerunku firmy jako tej, która zwraca uwagę na kwestie ekologii. Mniej marnowanych zasobów to znaczący krok w stronę zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstwa.

Audyt druku - inwestycja, która się opłaca

Audyt druku wykonany przez profesjonalistów stanowi inwestycję, która w krótkim czasie może zaoszczędzić tysiące złotych wyrzucane przez firmę w błoto. Problemy z zarządzaniem zasobami w firmie często idą w parze z innymi obszarami do poprawy - słabą organizacją pracy, kiepskim wizerunkiem lub wydłużającymi się procesami.

Audyt druku to sposób na to, by w ramach jednej usługi poprawić tych kilka obszarów. Wychodząc ze zdrowego założenia, że każda złotówka ma znaczenie, tak jak nie wyobrażamy sobie prowadzenia firmy bez audytu księgowego, tak samo warto wprowadzić regularny audyt druku.

Napisał: Sławomir Zdybał, CEO Printoscope

audyt, druk, koszty

Sławomir Zdybał, CEO Printoscope

fot. materiały prasowe

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Artykuł sponsorowany

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy NBP oprócz rezerw złota utworzy rezerwę bitcoina?

Narodowy Bank Polski zgromadził już blisko 520 ton złota, co plasuje nasz kraj w czołówce największych posiadaczy kruszcu na świecie. W obliczu globalnych zmian pojawia się jednak pytanie: czy złoto wystarczy, by zapewnić bezpieczeństwo finansowe kraju i kiedy Polska zdecyduje się sięgnąć także po bitcoina? Eksperci podpowiadają kiedy i jak tego dokonać!

Nowe uprawnienia PIP od 1 stycznia 2026 r. - decyzje zamiast sądu, wyższe kary i kontrole zdalne

Od początku 2026 roku wejdą w życie przepisy znacząco rozszerzające kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Zmiany te w istotny sposób wpłyną na relacje między pracodawcami, zleceniobiorcami i osobami współpracującymi w modelu B2B. Nowe regulacje mają zwiększyć skuteczność kontroli i ograniczyć nadużycia w zatrudnieniu, ale mogą też oznaczać poważne wyzwania dla firm. W artykule omawiamy najważniejsze założenia nowelizacji oraz jej praktyczne konsekwencje dla przedsiębiorców.

Chcesz mieć byle jaką emeryturę? Wypłacaj pieniądze z PPK na bieżące wydatki

Polska się starzeje, a pracowników ubywa. Co to oznacza dla przyszłych emerytów? Raport GUS nie pozostawia złudzeń - obciążenie systemu emerytalnego będzie coraz większe. W obliczu tych wyzwań Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) stają się kluczem do finansowej stabilności na jesień życia. Tomasz Orlik, Członek Zarządu ds. Operacyjnych, PFR TFI wyjaśnia dlaczego PPK to nie tylko oszczędności, ale i inwestycja w Twoją przyszłość, którą warto potraktować długoterminowo.

Nieobowiązkowe prace domowe - krzywda liczona w miliardach złotych. Kto poniesie odpowiedzialność za decyzje w edukacji?

Jeśli każde dziecko w Polsce straciło jeden rok edukacji przez wadliwe decyzje resortu, to nie mówimy o reformie, lecz o krzywdzie narodowej – wartej ponad 15 miliardów złotych. Waldemar Żurek zapowiada pozwy wobec sędziów, którzy – jego zdaniem – „nie są sędziami” i powinni odpowiadać własnym majątkiem. Wreszcie ktoś głośno mówi o osobistej odpowiedzialności za decyzje publiczne. Problem w tym, że pan Żurek patrzy jedynie tam, gdzie politycznie wygodnie. Jeśli naprawdę chcemy rozmawiać o odpowiedzialności za wyrządzanie krzywdy, to nie w sądach, lecz w Ministerstwie Edukacji trzeba jej szukać - pisze adwokat Grzegorz Prigan.

Jest limit kontroli – mogą trwać tyle i ani dnia dłużej. NSA potwierdza – wtedy można kazać kontrolerom pocałować klamkę

Przedsiębiorcy, także działający w formie jednoosobowych działalności gospodarczych, mogą być kontrolowani przez szereg państwowych instytucji. Czas trwania kontroli to nie tylko stres co do tego, czy kontroler nie będzie dokonywał innej, mniej korzystnej interpretacji przepisów, niż przedsiębiorca stosował, ale też uciążliwość. W toku kontroli urzędnicy żądają masy dokumentów, a także wyjaśnień, odpowiedzi na pytania. Jednak czas kontroli jest limitowany.

Wniosek o zasiłek pogrzebowy – duże zmiany od 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 r. zmienią się zasady składania wniosku o zasiłek pogrzebowy. Wynika to zarówno z nowelizacji ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, jak i zmienionych przepisów rozporządzenia w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno–rentowe. Gotowy jest już projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w tej sprawie. Przypomnijmy, że od przyszłego roku wzrośnie też kwota zasiłku pogrzebowego z 4000 zł do 7000 zł.

Czy najemca może się zameldować w wynajmowanym mieszkaniu? Wiele osób jest zaskoczonych odpowiedzią na to pytanie. Przepisy nie pozostawiają wątpliwości

Wynajmujesz mieszkanie i chciałbyś uchronić się przed zameldowaniem najemcy? Przepisy nie pozostawiają w tym zakresie wątpliwości. Niestety wiele osób ich nie zna i po fakcie bywają zaskoczone. Sprawdź, jak postępować.

Odpowiedzialność solidarna przy delegowaniu pracowników do Niemiec. Obowiązki pracodawcy i pracodawcy użytkownika

W przypadku delegowania pracowników do Niemiec - zarówno w modelu pracy tymczasowej, jak i świadczenia usług - szczególnego znaczenia nabiera zagadnienie odpowiedzialności solidarnej. Choć temat ten nie zawsze znajduje się w centrum uwagi przedsiębiorców, jego praktyczne skutki mogą być bardzo poważne. W razie stwierdzenia nieprawidłowości przez instytucje kontrolne, zarówno agencja delegująca pracowników do Niemiec, jak i klient końcowy mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności - również finansowej.Podstawą prawną dla agencji pracy jest Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) – niemiecka ustawa o zatrudnieniu tymczasowym, natomiast w przypadku firm podwykonawczych zastosowanie ma § 631 niemieckiego Kodeksu cywilnego (BGB). W artykule eksperckim przygotowanym przez Euro-lohn odpowiadamy na pytania: Kto odpowiada za wynagrodzenie, składki i podatki - pracodawca czy użytkownik? Jaka jest rola dokumentów: PIT-4, PIT-28, Lohnsteuerbeschanigung, o czym należy wiedzieć podczas rozliczeń podatkowych i jakie są obowiązki księgowe przy delegowaniu pracowników do Niemiec.

Ministerstwo Finansów i KAS: budujemy Tax Morale. Czy moralność podatkowa zastąpi mechanizmy kontroli podatkowej?

W dniu 28 października 2025 r. w Ministerstwie Finansów odbyła się konferencja na temat moralności podatkowej w społeczeństwie i gospodarce. Uczestnikami spotkania byli m.in. wiceminister finansów Szef KAS Marcin Łoboda, przedstawiciele szwedzkiej administracji podatkowej, Krajowej Administracji Skarbowej, środowiska naukowego i biznesu. Spotkanie było okazją do dyskusji na temat budowania moralności podatkowej i jej wpływu na skuteczność poboru podatków.

Biznes zaczyna się na uczelni - uczelnie otwierają studentom drogę do startupowego sukcesu

Absolwent Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, Hubert Adamczewski, współtworzy innowacyjną firmę technologiczną, która dzięki przemyślanej kampanii crowdfundingowej i pracowitości zespołu osiągnęła pierwsze globalne sukcesy. Jego historia pokazuje, że uczelnia może być nie tylko miejscem zdobywania wiedzy, ale również startem do świata biznesu. Wydział Zarządzania UW stwarza środowisko sprzyjające rozwojowi przedsiębiorczości już na etapie studiów.