Przedsiębiorcy trafili przez to pod lupę skarbówki. Fiskus nie ma litości i sprawdzi każdą firmę

Jak to było do tej pory?

Przedsiębiorca wystawiał fakturę, wysyłał ją kontrahentowi i na wypadek kontroli, archiwizował dokument. W tym roku ten model przechodzi do historii. Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur ( KSeF) zmienia wszystko. To koniec prywatnego obiegu papierowych kopii i dowolnych formatów. Wszystko ma przechodzić przez jeden kanał – cyfrowy, urzędowy i kontrolowany.

Rząd zdecydował, że obowiązek e-fakturowania wejdzie etapami. Najwięksi przedsiębiorcy ruszyli z KSeF już w lutym 2026 roku, a w kwietniu system obejmie wszystkich. Jedyny wyjątek dotyczy mikrofirm, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł. Te zyskają jeszcze kilka miesięcy oddechu: do końca 2026 roku będą mogły wystawiać faktury tradycyjnie.

E-faktury pod lupą skarbówki

Wprowadzenie KSeF oznacza, że każda faktura trafia bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów. Jak wskazywała money.pl, fiskus zyska w ten sposób pełny, zdalny wgląd w dokumenty firm. To dobra wiadomość dla państwa, ale niekoniecznie dla podatników. Bo wraz z nowym narzędziem pojawiają się też nowe kary. Za błędne dane lub brak faktury w systemie przedsiębiorcy mogą zapłacić nawet 100 proc. wartości podatku z dokumentu lub 18,7 proc. całej kwoty faktury.

- KSeF nie wie, czy kwoty na fakturach są prawidłowe – system tylko je rejestruje – mówił w rozmowie z serwisem Tomasz Spłuszka z OpenText. Eksperci ostrzegają, że w pierwszym okresie działania system może stać się „maszynką do zarabiania pieniędzy” dla Krajowej Administracji Skarbowej, a najbardziej narażeni będą ci, którzy faktycznie faktury wystawiają.

Jak wygląda ten pierwszy okres działania?

Krajowy System e‑Faktur (KSeF) działa już ponad miesiąc. Jak wygląda pierwsze podsumowani? Nie najlepiej. Po awariach Profilu Zaufanego oraz początkowych trudnościach związanych z wdrożeniem i adaptacją do nowych procesów część firm skarży się na kolejne problemy.

Faktura niewidoczna u odbiorcy

– Przedsiębiorcy wskazują, że część faktur jest odrzucana przez KSeF mimo prawidłowego wysłania, a na tym etapie Ministerstwo Finansów nie przedstawia jednoznacznych przyczyn takich odrzuceń – mówi Joanna Łuksza, kierownik zespołu ekspertów księgowych w IFIRMA.PL.

Zgłaszane są również przypadki, w których faktura otrzymuje numer KSeF i status „przyjęta”, natomiast odbiorca nie widzi jej w swoim systemie księgowym ani w panelu KSeF. Dla przedsiębiorców jest to istotne, ponieważ utrudnia potwierdzenie, że dokument jest dostępny po stronie kontrahenta – nawet jeśli wystawca dysponuje Urzędowym Potwierdzeniem Odbioru potwierdzającym prawidłowe złożenie faktury w KSeF.

– Faktury nie trafiają więc do KSeF w prawidłowy sposób, a jeśli zostaną zapisane w systemie, to zdarza się, że pojawiają się w nieodpowiednim module. W efekcie kontrahent nie otrzymuje niezbędnych dokumentów i nie może odliczyć VAT. Wobec tych problemów część przedsiębiorstw, zwłaszcza przy dużej skali fakturowania, musi częściej monitorować statusy dokumentów i porównywać dane pomiędzy systemami firmowymi a KSeF – wskazuje Łuksza.

Co na to Ministerstwa Finansów?

Jak wskazuje resort, faktury, które otrzymały numer KSeF, są zapisane w systemie i nie są z niego usuwane. Jednocześnie jako potencjalne źródła trudności wymienia m.in. kwestie integracyjne oraz zgodność z wymaganiami formatów XML.

Jako rozwiązanie doraźne rekomendowana jest ponowna wysyłka faktur, co w wielu przypadkach ma skutkować ich widocznością po stronie odbiorcy. Przy większej skali odrzuceń MF rekomenduje też wdrożenie narzędzi wspierających kontrolę poprawności plików XML w systemach fakturujących. Równolegle prowadzone mają być prace nad dokładnym zdiagnozowaniem przyczyny i wprowadzeniem usprawnień.

Wzmocnienie kontroli obiegu e-faktur

– W obecnej sytuacji przedsiębiorcy powinni wzmocnić kontrolę obiegu e-faktur: na bieżąco monitorować statusy w KSeF, archiwizować UPO oraz szybko reagować na odrzucenia, ponawiając wysyłkę dokumentu. Dobrym krokiem jest też uzgodnienie z kontrahentami prostej procedury potwierdzania, czy faktura jest widoczna po ich stronie. Do czasu pełnego ustabilizowania działania systemu kluczowe jest dokumentowanie każdego kroku i szybkie wyjaśnianie rozbieżności, aby nie blokować rozliczeń i prawa do odliczenia VAT – ekspertka IFIRMA.PL.