ZUS przejmie obowiązki płatników składek. Nowe regulacje już na horyzoncie

• Nadchodzi cyfrowa rewolucja w ZUS, której skutki odczuje każdy płatnik składek
• Jednolity Plik Ubezpieczeniowy (JPU) jako centralny element reformy, czyli jak ZUS przejmie proces rozliczeń
• Nowe zasady opłacania składek ZUS, nowe terminy, nowe obowiązki i nowe narzędzia
• Etapowe wprowadzanie zmian do roku 2031, czyli jak ZUS rozłoży reformę na dwie fazy i kogo odczuje to pierwszy
• Jakie korzyści według ustawodawcy przyniesie reforma? Dlaczego rząd uważa ją za niezbędną?

Projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (UDER90) przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej to jedna z największych reform ZUS od lat. Dokument opisany jako projekt deregulacyjny DER przewiduje tak głęboką przebudowę sposobu rozliczeń, przekazywania danych i kontaktu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, że można określić go jako przełomowy. Ustawodawca podkreśla, że reforma oznacza dla płatników składek – w tym dla ponad 1,78 mln osób opłacających składki wyłącznie za siebie – realne odciążenie od biurokratycznych obowiązków, maksymalne uproszczenie formalności i przejęcie przez ZUS zadań, które dziś wykonują przedsiębiorcy.

Projektowane przepisy mają wejść w życie etapowo: pierwsze zmiany od 1 stycznia 2028 r., a największa część reformy – związana z nowym systemem Jednolitego Pliku Ubezpieczeniowego – dopiero od 1 stycznia 2031 r. Zdaniem autorów projektu te daty zapewnią płatnikom czas na dostosowanie systemów oraz pozwolą ZUS przebudować swoje narzędzia informatyczne. Już dziś wiadomo, że zmiany będą rewolucyjne. I choć projekt nie został jeszcze przyjęty przez Radę Ministrów, warto zapoznać się ze szczegółami, bo to, co zawiera, zmieni sposób funkcjonowania firm, samozatrudnionych oraz praktycznie każdego, kto ma kontakt z ZUS.

Nadchodzi cyfrowa rewolucja w ZUS, której skutki odczuje każdy płatnik składek

Zmiany, które rząd planuje wdrożyć, wykraczają daleko poza zwykłą modernizację. To całkowite przeorganizowanie odpowiedzialności: ZUS ma sam wyliczać składki, sam sporządzać dokumenty i sam przygotowywać propozycje rozliczeń, które płatnik będzie jedynie zatwierdzał lub korygował. Autorzy projektu mówią o „odciążeniu płatników składek od czynności, które może wykonywać wyspecjalizowany organ państwowy”, a wprost wskazują, że „przejęcie przez ZUS zadania naliczania składek oraz ich rozliczania ma zapewnić stabilność i pewność w prowadzeniu działalności gospodarczej”.

To ogromna zmiana, biorąc pod uwagę fakt, że dziś każdego miesiąca przedsiębiorcy muszą przygotowywać deklaracje i pilnować terminów. Projekt wspomina o tym, podając między innymi, że „obecnie ZUS wszczyna około 52,5 tys. postępowań wyjaśniających miesięcznie, wynikających z błędów w dokumentach ubezpieczeniowych”. Reforma ma niemal całkowicie wyeliminować te problemy.

W projekcie czytamy, że „zakres danych, które płatnik przekazuje ZUS, będzie ograniczony do niezbędnego minimum”, a cały ciężar sporządzania dokumentów – od zgłoszeniowych po rozliczeniowe – przejmie system informatyczny Zakładu. Jednocześnie ZUS ma korzystać z własnych baz, danych z innych rejestrów państwowych (np. z Ministerstwa Finansów) oraz z informacji z systemów kadrowo-płacowych pracodawców.

Projekt zawiera wiele długich i technicznych zdań, które najlepiej pokazują skalę reformy. Jednym z nich jest fragment: „Istotą projektowanych zmian jest umożliwienie sporządzania przez ZUS propozycji dokumentów ubezpieczeniowych, które podlegałyby następnie zatwierdzeniu przez płatnika składek w miejsce obecnie przekazywanych gotowych dokumentów”. To właśnie ten mechanizm ma stać się fundamentem nowego systemu.

Jednolity Plik Ubezpieczeniowy (JPU) jako centralny element reformy, czyli jak ZUS przejmie proces rozliczeń

Największą nowością zawartą w projekcie jest Jednolity Plik Ubezpieczeniowy (JPU). Ustawodawca wskazuje, że JPU to: „zestawienie danych i informacji dotyczących płatnika składek i ubezpieczonego, przekazywanych przez płatnika przez eZUS (PUE ZUS), które mają umożliwić ZUS zgłoszenie osób do ubezpieczeń, ustalanie podstaw wymiaru składek, obliczanie i rozliczanie składek oraz ustalanie prawa do świadczeń”.

Każdy płatnik składek – zarówno jednoosobowy przedsiębiorca, jak i duża firma – ma przekazywać tylko te dane, których ZUS nie posiada. Dotyczy to na przykład informacji o przychodach lub dochodach osoby rozliczającej się tylko za siebie (ważne dla składki zdrowotnej). Projektowana zmiana ma odciążyć przedsiębiorcę: „Założeniem planowanych zmian jest, aby zakres danych, które płatnik składek musiałby udostępnić ZUS był ograniczony do niezbędnego minimum”. ZUS na podstawie JPU ma przygotowywać gotowe propozycje dokumentów, w tym uwzględniające:

• przerwy w pracy wynikające z niezdolności do pracy,
• przekroczenie rocznej górnej granicy podstawy wymiaru składek (tzw. 30-krotności),
• obowiązki składkowe za inne osoby.

Jak zapisano w projekcie: „Wszystkie dokumenty wystawione zostaną przez ZUS drogą elektroniczną płatnikowi składek do zatwierdzenia lub skorygowania/uzupełnienia”. W przypadku korekty przedsiębiorca musi uzasadnić zmianę. Projekt przewiduje również domniemanie zatwierdzenia dokumentów – jeśli płatnik nie potwierdzi ich w terminie, ZUS uzna je za przyjęte. Ten mechanizm działa dziś np. w systemie podatkowym przy deklaracjach rocznych.

Nowe zasady opłacania składek ZUS, nowe terminy, nowe obowiązki i nowe narzędzia

W projekcie zawartych jest wiele zmian, które radykalnie przemodelują rozliczenia miesięczne przedsiębiorcy. Przede wszystkim ZUS ma wystawiać elektroniczne noty z kwotą do zapłaty, o czym projekt mówi wprost: „po zatwierdzeniu dokumentów płatnik będzie mógł przejść do płatności elektronicznej i opłacić składki za pomocą indywidualnego rachunku składkowego”. Pojawiają się także nowe terminy. Najważniejsze z nich to: do 5. dnia miesiąca – zatwierdzenie danych do rozliczenia składek przez płatników.

Wprowadzone zostaną także mechanizmy automatycznego rozliczania ulg, wakacji składkowych oraz sytuacji, w których podstawy wymiaru nie mogą zostać ustalone przez brak danych od płatnika. W projekcie opisano, że „w sytuacji nieprzekazania danych koniecznych do sporządzenia JPU ZUS sporządzi dokumenty w oparciu o dane z poprzedniego JPU lub o najniższą obowiązującą podstawę wymiaru składek”.

Ustawodawca zaplanował również wprowadzenie rygorystycznych ram czasowych, po których nie będzie już można wprowadzać zmian do kont ubezpieczonych. Jak zapisano: „Zmiana danych może nastąpić w ciągu 5 lat od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upłynęło 5 lat od terminu dokonania zawiadomienia przez ZUS”. Po tym okresie zmiany będą dopuszczalne tylko na podstawie prawomocnego wyroku sądu. Ważnym elementem reformy jest również obowiązek wystawiania przez ZUS rocznej informacji o składkach – do 28 lutego na eZUS.

Etapowe wprowadzanie zmian do roku 2031, czyli jak ZUS rozłoży reformę na dwie fazy i kogo odczuje to pierwszy

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej planuje przeprowadzić reformę stopniowo, aby systemy informatyczne ZUS oraz systemy kadrowo-płacowe firm mogły zostać dostosowane. Etap pierwszy – od 1 stycznia 2028 roku – obejmie ponad 1,78 mln osób płacących składki na własne ubezpieczenia. Jak opisano: „Obowiązki tych płatników składek byłyby ograniczone wyłącznie do przekazania do ZUS informacji o przychodach/dochodach oraz o deklarowanej podstawie wymiaru składek”. Wszystko inne wyliczy ZUS. Drugi etap – od 2031 roku – obejmie pozostałych płatników, czyli przedsiębiorców zatrudniających pracowników, organizacje, spółki i instytucje. Projekt zakłada: „Wejście w życie przepisów dotyczących pozostałych płatników składek 3 lata później po pierwszym etapie, tj. od 1 stycznia 2031 r.”.

Reforma wymaga zmian w wielu rozdziałach ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, od przepisów ogólnych, przez zasady rozliczeń, aż po przepisy karne i kontrolne. Niektóre z tych fragmentów są bardzo obszerne i wprost opisują skalę przebudowy, na przykład, zmianie ulegnie Rozdział 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, dotyczący „zgłoszenia do ubezpieczenia, prowadzenie kont i rejestrów oraz zasady rozliczania składek i zasiłków, w zakresie: dokumentów zgłoszeniowych płatnika składek i ubezpieczonego oraz rozliczeniowych, w tym za płatnika składek i imiennego raportu za ubezpieczonego – zastąpienie ich danymi koniecznymi do zgłoszenia do ubezpieczeń i rozliczenia za nich składek oraz wprowadzeniem JPU, przedstawienie rocznej informacji ubezpieczonego na eZUS, zasad składania reklamacji przez płatnika składek i ubezpieczonego w zakresie danych zawartych w JPU, dane w zakresie świadczeń w JPU koniecznych do ustalenia prawa i wysokości świadczeń, terminy przekazania JPU oraz opłacenia składek do ZUS, przepisy delegujące do wydania rozporządzeń przez Radę Ministrów w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek oraz kolejności zaliczania wpłat składek na poszczególne fundusze oraz ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego w zakresie danych koniecznych do zgłoszenia płatnika składek i ubezpieczonego, rozliczenia składek, danych niezbędnych do ustalenia prawa i wysokości zasiłków oraz emerytury lub renty, sposobu przesyłania JPU”.

Jakie korzyści według ustawodawcy przyniesie reforma? Dlaczego rząd uważa ją za niezbędną?

Autorzy projektu przekonują, że zmiana jest konieczna. W projekcie pojawia się zdanie: „Oczekujemy, że wdrożenie projektowanych zmian przyczyni się do zmniejszenia obciążeń biurokratycznych po stronie płatników składek”. Wśród licznych deklarowanych korzyści pojawiają m.in. takie:

• większa pewność rozliczeń,
• automatyzacja procesów,
• zmniejszenie liczby postępowań wyjaśniających,
• wzrost zaufania do systemu ubezpieczeń społecznych.

Podkreślono, że „gwarancję prawidłowości rozliczeń zapewni wyspecjalizowany i profesjonalny organ państwowy jakim jest ZUS”. To wyraźnie pokazuje, że reforma jest nie tylko zmianą techniczną, ale także zmianą filozofii działania systemu ubezpieczeń społecznych – gdzie odpowiedzialność przechodzi z podatnika na instytucję państwową.