Podstawowe elementy umowy z salą weselną

• Podstawowe elementy umowy z salą weselną: komparycja
• Podstawowe elementy umowy z salą weselną: oświadczenia stron
• Opis przedmiotu umowy i sposobu jej wykonania
• Podstawowe elementy umowy z salą weselną: zasady płatności
• Podstawowe elementy umowy z salą weselną: zabezpieczenia
• Postanowienia dodatkowe i końcowe

Zawarcie dokładnej umowy znacząco poprawia bezpieczeństwo całego przedsięwzięcia i ułatwia komunikację pomiędzy stronami, ponieważ dobrze napisana umowa, szczegółowo określająca jej przebieg, prawa i obowiązki stron stanowi dla tych stron drogowskaz na potrzeby przebiegu całego wesela i związanych z nim zdarzeń. Umowa z salą weselną nie musi (nawet nie powinna) być długa i skomplikowana. Przede wszystkim powinna ona składać się ze wskazanych poniżej elementów.

Podstawowe elementy umowy z salą weselną: komparycja

Komparycja, czyli dokładny opis stron umowy oraz daty i miejsca jej zawarcia. W tym miejscu umowy warto wskazać także właściwe do kontaktu adresy e-mail, czy numeru telefonu.

Podstawowe elementy umowy z salą weselną: oświadczenia stron

Oświadczenia stron, w których właściciel sali przede wszystkim zapewni, że posiada stosowny tytuł do lokalu, w którym impreza ma się odbyć i spełnia on stosowne normy przeciwpożarowe. W tym miejscu można przytoczyć dane polisy odpowiedzialności cywilnej prowadzonej działalności właściciela sali weselnej, czy też zamieścić dodatkowe zapewnienia dotyczące obsługi (np. ich kwalifikacji i szczególnych uprawnień) i zgodności z innymi przepisami (np. sanitarno-epidemiologicznymi).

Opis przedmiotu umowy i sposobu jej wykonania

Jest to najistotniejsza część całej umowy, która powinna pozwalać na określenie, czego strony od siebie wzajemnie oczekują i w jaki sposób ich współpraca ma przebiegać. W przypadku umowy z salą weselną określić należy przede wszystkim termin i czas trwania wesela, jego przebieg, liczbę gości i dokładne miejsce imprezy. W praktyce spotyka się, że do umowy przygotowywany jest specjalny załącznik operacyjny, który określa poszczególne etapy przyjęcia weselnego - od tzw. wcześniejszego dostępu na salę celem jej udekorowania i przygotowania miejsca dla zespołu po kwestie organizacji noclegu dla gości. W tym miejscu opisać należy także kwestie ustalenia i ewentualnej zmiany menu i liczby gości, czy zasady współpracy sali weselnej z np. zespołem, florystką, fotografem.

Podstawowe elementy umowy z salą weselną: zasady płatności

Zapłata za wesele to z kolei postanowienia najistotniejsze dla drugiej strony umowy. Niemniej jednak, w interesie narzeczonych jest, aby zasady płatności i sposób obliczenia końcowego wynagrodzenia były przejrzyste. W praktyce najczęstszym modelem jest zaliczka lub zadatek w wysokości ok. 10-20 proc. wartości wynagrodzenia i kilka płatności częściowych, z czego ostatnia w wysokości ok. 10 proc. po wykonaniu umowy. Wynagrodzenie stanowi zazwyczaj iloczyn liczby gości i ceny za talerzyk. Sposób obliczania wynagrodzenia warto opisać możliwie dokładnie tj. wskazać co dokładnie jest w cenie i jak finalnie zostanie obliczone wynagrodzenie końcowe oraz jakie usługi są dodatkowo płatne.

Podstawowe elementy umowy z salą weselną: zabezpieczenia

Zawierając umowę z salą weselną warto zidentyfikować potencjalne zagrożenia i wprowadzić do umowy stosowne zabezpieczenia. Skorzystać warto z instytucji zadatku. Zgodnie z art. 394 KC zadatek dany przy zawarciu umowy będzie miał to znaczenie, że w razie niewykonania umowy przez salę weselną narzeczeni będą mogli bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i żądać zapłaty sumy w wysokości dwukrotności danego zadatku. Dodatkowo, zarówno samo wykonanie, jak i terminowość wykonania poszczególnych obowiązków przez salę weselną można zabezpieczyć karami umownymi. Zgodnie z art. 484 § 1 KC kara umowna należy się w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody, co w razie sporu znacznie ułatwia dochodzenie naprawienia szkody.

Postanowienia dodatkowe i końcowe

Dodatkowe postanowienia obejmować mogą szczególne uprawnienia stron np. do odstąpienia od umowy, żądania od drugiej strony określonych deklaracji i sprawozdań, czy też szczególne zasady odpowiedzialności np. za szkody spowodowane przez gości, obsługę lub innych wykonawców (zespół, fotografa, florystkę). W umowie z salą weselną określić należy, która ze stron odpowiada za zapłatę opłat należnych organizacjom zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi (np. ZAiKS, STOART). Dodatkowo, umowę rozszerzyć można o postanowienia dotyczące danych osobowych, zachowania poufności, czy też o zapisy dotyczące rozstrzygania sporów (klauzula mediacyjna, zapis na sąd właściwy lub sąd polubowny).

W zależności od oczekiwań narzeczonych oraz koncepcji zabawy weselnej, liczby gości, czasu jej trwania, czy dodatkowych atrakcji (np. fotobudka, zimne ognie) ostateczna treść umowy może kształtować się inaczej i inne zapisy zyskają na znaczeniu.

Umowa z salą weselną każdorazowo powinna być wynikiem negocjacji pomiędzy narzeczonymi a salą weselną i dla obu stron stanowić szczegółowy drogowskaz przebiegu całej współpracy. Coraz częściej, profesjonalni wedding plannerzy rekomendują skorzystanie z pomocy radcy prawnego przy opracowywaniu i zarządzaniu ciągiem umów zmierzających do realizacji całego wesela, aby nowożeńcy mogli skupić się na swoim najpiękniejszym dniu w życiu.