Dziennik Ustaw - rok 2026 poz. 842

Na podstawie art. 26 ust. 5 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620, 1746 i 1794 oraz z 2026 r. poz. 451, 507 i 734) zarządza się, co następuje:

1) ogłaszania opisu minimalnych wymagań dla systemu teleinformatycznego lub oprogramowania stosowanego w publicznych służbach zatrudnienia, zawierającego strukturę, wymaganą minimalną funkcjonalność, wymagania standaryzujące w zakresie bezpieczeństwa, wydajności i rozwoju systemu oraz zakres komunikacji między elementami struktury systemu, w tym zestawienie struktur dokumentów elektronicznych, formatów danych oraz protokołów komunikacyjnych i szyfrujących;

2) stwierdzania zgodności oprogramowania z opisem minimalnych wymagań oraz ogłaszania terminu dostosowania oprogramowania;

3) ogłaszania opisu wymagań określających minimalny zakres informacji o rynku pracy udostępnianej przez publiczne służby zatrudnienia oraz standardów obowiązujących w zakresie prezentacji tej informacji na stronach internetowych publicznych służb zatrudnienia.

1) ministrze - oznacza to ministra właściwego do spraw pracy;

2) okresie przejściowym - oznacza to okres od dnia ogłoszenia obowiązującej wersji opisu wymagań do wskazanego w tym ogłoszeniu dnia, w którym dopuszcza się użytkowanie oprogramowania zgodnego z wersją opisu wymagań obowiązującą przed dniem ogłoszenia obowiązującej wersji opisu wymagań;

3) opisie wymagań - oznacza to opis minimalnych wymagań, jakie powinien spełniać system teleinformatyczny lub oprogramowanie, zawierający łącznie: strukturę, wymaganą minimalną funkcjonalność, wymagania standaryzujące w zakresie bezpieczeństwa, wydajności i rozwoju systemu, w tym specyfikację standardowej konfiguracji platformy sprzętowej, systemowej i bazodanowej do przeprowadzenia procedury zgodności, oraz zakres komunikacji pomiędzy elementami struktury, w tym zestawienie struktur dokumentów elektronicznych, formatów danych oraz protokołów komunikacyjnych i szyfrujących;

4) procedurze zgodności - oznacza to działania mające na celu ustalenie zgodności oprogramowania z opisem wymagań;

5) producencie - oznacza to posiadających autorskie prawa majątkowe do oprogramowania:

a) przedsiębiorcę, o którym mowa w art. 4 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480, 1795 i 1826 oraz z 2026 r. poz. 507),

b) obywatela Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej, państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub osobę prawną posiadającą siedzibę w jednym z tych państw;

6) scenariuszu testowym - oznacza to dokument zawierający opis kolejnych kroków procedury obsługi funkcjonalności testowanego oprogramowania, służący do weryfikacji realizacji przez oprogramowanie minimalnych wymagań funkcjonalnych;

7) siedzibie producenta - oznacza to miejsce zamieszkania przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, jeżeli to miejsce jest miejscem wykonywania działalności gospodarczej;

8) systemie teleinformatycznym lub oprogramowaniu - oznacza to system teleinformatyczny w rozumieniu art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2024 r. poz. 1513) stosowany w publicznych służbach zatrudnienia, przeznaczony do wsparcia wykonania zadań określonych ustawą;

9) terminie dostosowawczym - oznacza to termin, do którego producenci są obowiązani zgłosić fakt dostosowania oprogramowania do obowiązującej wersji opisu wymagań;

10) typie oprogramowania - oznacza to oznaczony i opisany w dokumentacji opisu wymagań zakres stosowania części składowej oprogramowania, dla którego wydawane jest świadectwo zgodności, objętego postępowaniem dotyczącym stwierdzenia zgodności z wymaganiami;

11) wersji opisu wymagań - oznacza to oznaczenie kolejnego ogłoszonego opisu wymagań.

1) obowiązującej wersji opisu wymagań;

2) terminie dostosowawczym;

3) okresie przejściowym;

4) adresie internetowym, pod którym udostępniono obowiązującą wersję opisu wymagań wraz z zestawem scenariuszy testowych.

2. Stwierdzenie zgodności oprogramowania z obowiązującą wersją opisu wymagań następuje w świadectwie zgodności.

3. Świadectwo zgodności jest wydawane, w drodze decyzji administracyjnej, tylko dla wersji oprogramowania oznaczonej nazwą i numerem i tylko dla typów oprogramowania oznaczonych w dokumentacji obowiązującej wersji opisu wymagań.

2. Wniosek zawiera:

1) imię i nazwisko lub nazwę producenta oraz adres jego siedziby;

2) imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby wyznaczonej do kontaktów w imieniu producenta w czasie trwania procedury zgodności;

3) wskazanie typów oprogramowania zgodnie z obowiązującą wersją opisu wymagań, dla których producent występuje z wnioskiem o wydanie świadectwa zgodności;

4) oznaczenie nazwy i numeru wersji oprogramowania;

5) określenie platformy sprzętowej i systemowej oprogramowania w przypadku platformy sprzętowej lub systemowej innej, niż określona w opisie wymagań dla celów przeprowadzenia testów oprogramowania.

3. Numer wersji oprogramowania, o którym mowa w ust. 2 pkt 4, tworzy się według wzoru „L-k-y-x”, gdzie:

1) przez symbol „L” należy rozumieć oznaczenie typu oprogramowania zgłoszonego do procedury zgodności zgodnie z obowiązującą wersją opisu wymagań;

2) przez symbol „k” należy rozumieć oznaczenie obowiązującej wersji opisu wymagań, z którą jest zgodne zgłoszone oprogramowanie;

3) przez symbol „y” należy rozumieć numer wersji oprogramowania danego producenta;

4) przez symbol „x” należy rozumieć numer kolejny aktualizacji wersji oprogramowania danego producenta.

4. Do wniosku producent dołącza sporządzone w języku polskim:

1) dokumentację oprogramowania określoną w opisie wymagań:

a) w przypadku złożenia pierwszego wniosku dla danej wersji oprogramowania - w pełnym zakresie,

b) w przypadku wniosku dotyczącego kolejnej wersji oprogramowania lub w przypadku aktualizacji oprogramowania - tylko zmienione fragmenty dokumentacji z właściwym odniesieniem do treści dokumentacji aktualizowanego oprogramowania;

2) pisemne oświadczenie:

a) o zgodności oprogramowania z obowiązującą wersją opisu wymagań,

b) o posiadaniu autorskich praw majątkowych do oprogramowania oraz o braku toczącego się postępowania sądowego, którego przedmiotem są prawa autorskie do zgłoszonego oprogramowania,

c) o przeprowadzeniu z wynikiem pozytywnym testu oprogramowania na podstawie załączonych scenariuszy testowych, które powinny pokrywać objęty sprawdzeniem zgodności z wymaganiami zakres funkcjonalności oprogramowania, z załączonym opisem wyniku testu,

d) potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono jego upadłości, wraz ze wskazaniem miejsca rejestracji stanowiącego podstawę do działalności na terenie Rzeczypospolitej Polskiej; w przypadku stwierdzenia nieprawdziwości oświadczenia minister odmawia wydania świadectwa zgodności lub cofa wydane świadectwo zgodności.

5. Dokumentację oprogramowania producent składa w postaci elektronicznej.

6. W przypadku gdy wcześniejsze wersje zgłaszanego oprogramowania są już zainstalowane w publicznych służbach zatrudnienia, producent, oprócz dokumentów wymienionych w ust. 4, dołącza w postaci elektronicznej następujące dokumenty:

1) aktualny spis jednostek publicznych służb zatrudnienia, w których jest zainstalowane zgłaszane we wniosku oprogramowanie;

2) opis procedur postępowania związanych ze zmianą wersji zainstalowanego oprogramowania na wersję oprogramowania zgłoszonego w złożonym przez producenta wniosku.

1) imię i nazwisko lub nazwę producenta oraz adres jego siedziby;

2) nazwę i oznaczenie wersji oprogramowania;

3) opis przedmiotu sprawy.

2. Pierwszeństwo w przeprowadzeniu procedury zgodności przysługuje producentom, którzy zgłaszają oprogramowanie do procedury zgodności w terminie dostosowawczym.

3. Data złożenia wniosku w placówce operatora pocztowego albo w urzędzie konsularnym oznacza datę złożenia wniosku w urzędzie obsługującym ministra.

2. Po dokonaniu oceny, o której mowa w ust. 1, minister sporządza raport, który niezwłocznie przekazuje producentowi.

3. Producent w terminie 7 dni od dnia otrzymania raportu może złożyć wyjaśnienia lub zgłosić umotywowane zastrzeżenia do zawartych w nim wniosków.

4. Niezłożenie wyjaśnień lub niezgłoszenie zastrzeżeń w terminie, o którym mowa w ust. 3, stanowi potwierdzenie wniosków zawartych w raporcie.

5. W przypadku gdy zastrzeżenia producenta nie zostaną uwzględnione, minister wzywa go do przedłożenia dokumentacji spełniającej wymagania w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania pod rygorem odmowy wydania świadectwa zgodności. W przypadku nieprzedłożenia dokumentacji w tym terminie minister odmawia, w drodze decyzji administracyjnej, wydania świadectwa zgodności.

6. W oparciu o wnioski zawarte w raporcie określonym w ust. 2 oraz o wyjaśnienia lub zastrzeżenia producenta określone w ust. 3 minister wydaje decyzję administracyjną w sprawie świadectwa zgodności lub informuje producenta o zastosowaniu rozszerzonej procedury zgodności.

1) przeglądu dokumentacji oprogramowania;

2) testu zgodności oprogramowania, zwanego dalej „testem zgodności”.

2. Po dokonaniu przeglądu dokumentacji oprogramowania, o której mowa w ust. 1 pkt 1, sporządza się raport z przeglądu, który niezwłocznie przekazuje się producentowi.

3. Przepisy § 9 ust. 3-6 stosuje się odpowiednio.

2. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, zawiera:

1) określenie terminu i miejsca instalacji oprogramowania przez producenta w celu przeprowadzenia testu zgodności;

2) określenie planowanego terminu zakończenia testu zgodności;

3) zobowiązanie producenta do dostarczenia sprzętu i oprogramowania niezbędnych do przeprowadzenia testu zgodności w przypadku, gdy oprogramowanie wymaga innej platformy sprzętowej, systemowej lub bazodanowej niż określone w obowiązującej wersji opisu wymagań do przeprowadzenia procedury zgodności.

2. Producent na własny koszt instaluje oprogramowanie w miejscu wskazanym w zawiadomieniu, o którym mowa w § 11, oraz w takiej postaci, jaka jest przekazywana użytkownikowi.

3. Oprogramowanie jest instalowane z pustymi bazami danych. Na żądanie ministra producent dostarcza procedurę zapełnienia bazy danych zadaną liczbą rekordów na potrzeby przeprowadzenia testów wydajnościowych.

4. Po zainstalowaniu oprogramowania producent wykonuje test poinstalacyjny, który sprawdza gotowość zainstalowanego oprogramowania do przeprowadzenia testu zgodności.

5. Po zainstalowaniu oprogramowania i wykonaniu testu poinstalacyjnego oprogramowania producent dokonuje wstępnej prezentacji sposobu obsługi oprogramowania.

2. W czasie trwania testu zgodności jest wymagana obecność producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela, który udziela wszelkich informacji w sprawach związanych ze sposobem obsługi testowanego oprogramowania.

3. W trakcie przeprowadzania testu zgodności nie jest dopuszczalne wykonywanie bieżących poprawek lub aktualizacji testowanego oprogramowania w celu poprawy jego funkcjonalności lub usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

4. Minister może jednokrotnie przerwać przeprowadzanie testu zgodności na czas konieczny do usunięcia zgłoszonych problemów, jeżeli jego zakończenie w planowanym terminie nie jest możliwe ze względu na rodzaj stwierdzonych problemów, o czym zawiadamia producenta pisemnie, wyznaczając nowy termin zakończenia testu.

5. Minister może zakończyć test zgodności i w drodze decyzji administracyjnej odmówić wydania świadectwa zgodności, jeżeli po rozpoczęciu testu zostaną stwierdzone problemy testowe kategorii 1 i 2k, o których mowa w § 14 ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a, świadczące o poważnych brakach funkcjonalnych w oprogramowaniu.

2. Wyróżnia się następujące kategorie problemów testowych:

1) kategoria „1” - do której zalicza się problemy funkcjonalne blokujące możliwość użycia oprogramowania, a w szczególności powodujące zawieszenie jego pracy;

2) kategoria „2” - do której zalicza się problemy funkcjonalne nieblokujące możliwości użycia oprogramowania, a w szczególności brak implementacji wymagań funkcjonalnych lub ich nieprawidłową implementację; w obrębie tej kategorii wyróżnia się następujące podkategorie:

a) kategoria „2k” - do której zalicza się problemy funkcjonalne powodujące, że nie jest możliwe poprawne wykonanie podstawowej funkcji merytorycznej oprogramowania, która zgodnie z dokumentacją oprogramowania i obowiązującą wersją opisu wymagań powinna być możliwa do zrealizowania,

b) kategoria „2n” - do której zalicza się problemy funkcjonalne powodujące, że wykonanie merytorycznej funkcji oprogramowania jest utrudnione, ale istnieje możliwość poprawnego wykonania danej funkcji w sposób inny niż to zdefiniowano w dokumentacji oprogramowania lub w obowiązującej wersji opisu wymagań,

c) kategoria „2r” - do której zalicza się pozostałe problemy kategorii 2;

3) kategoria „3” - do której zalicza się problemy w zakresie komunikacji z użytkownikiem, mogące mieć wpływ na poprawność pracy użytkownika z oprogramowaniem; do problemów tych zalicza się w szczególności:

a) błędne lub brakujące kryteria sortowania,

b) niepoprawnie działające filtry,

c) błędne lub brakujące wartości domyślne pól danych,

d) błędne lub brakujące podpowiedzi,

e) błędne formaty danych,

f) niesygnalizowanie wypełnienia i brak sprawdzania wypełnienia obligatoryjnych pól danych,

g) nieprzestrzeganie przyjętych przez producenta standardów komunikacji w zakresie: wyglądu i formy ekranów, wyglądu i postaci komunikatów, struktury i postaci menu, użycia klawiszy funkcyjnych i przycisków,

h) niesygnalizowanie operacji wykonywanych dłużej niż 3 sekundy:

- czasu dostępu do danych prezentowanych na listach i w słownikach według wprowadzonych kryteriów wyszukiwania,

- czasu wykonywania złożonych operacji w bazie,

i) brak ograniczeń w oprogramowaniu blokujących możliwość swobodnego doboru liczby i rodzaju podstawowych wartości, niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawnymi,

j) problemy w zakresie wydajności, oznaczające brak spełnienia opisanych wymagań wydajnościowych, formułowanych w kategoriach czasu reakcji na działanie użytkownika oraz liczby danych i dokumentów przetwarzanych przez oprogramowanie, w akceptowalnym przedziale czasowym;

4) kategoria „P” - do której zalicza się problemy w zakresie polonizacji treści komunikatów, podpowiedzi oraz opisów etykiet pól.

2. W raporcie przedstawia się w szczególności problemy testowe stwierdzone w trakcie przeprowadzania testu zgodności wraz z określeniem ich kategorii.

3. Przepisy § 9 ust. 3, 4 i 6 stosuje się odpowiednio.

1) na czas nieokreślony albo

2) na czas określony, w tym:

a) warunkowe świadectwo zgodności albo

b) przejściowe świadectwo zgodności.

2. Świadectwo zgodności zawiera:

1) datę wydania i datę początku ważności świadectwa;

2) numer wersji opisu wymagań;

3) nazwę oprogramowania;

4) oznaczenie wersji oprogramowania;

5) typ lokalizacji, na jaki wydano świadectwo;

6) imię i nazwisko lub nazwę producenta oraz adres jego siedziby;

7) numer świadectwa zgodności;

8) termin ważności świadectwa - w przypadku wydania warunkowego albo przejściowego świadectwa zgodności.

2. Warunkowe świadectwo zgodności traci ważność z dniem określonym w tym świadectwie.

3. Producent, któremu wydano warunkowe świadectwo zgodności, przy ubieganiu się o prolongatę jego ważności usuwa uchybienia lub rozbieżności w funkcjonowaniu oprogramowania i niepóźniej niż na 30 dni przed dniem upływu jego ważności określonym w świadectwie zgłasza poprawione oprogramowanie do powtórnej procedury zgodności.

4. Przeprowadzając powtórną procedurę zgodności, w przypadku wydania warunkowego świadectwa zgodności, minister może ograniczyć zakres tej procedury do obszarów funkcjonalnych oprogramowania zakwestionowanych podczas poprzedniej procedury.

5. Do powtórnej procedury zgodności stosuje się przepisy § 5-17.

2. Przejściowe świadectwo zgodności jest wydawane na oprogramowanie, które uzyskało wcześniej świadectwo zgodności lub warunkowe świadectwo zgodności.

3. Przejściowe świadectwo zgodności jest wydawane na okres konieczny do wdrożenia przez producenta nowego oprogramowania, które uzyska świadectwo zgodności, nie na dłużej jednak niż na 12 miesięcy od dnia jego doręczenia.

4. Do czasu pełnego wdrożenia nowej wersji oprogramowania dopuszcza się użytkowanie dwóch wersji oprogramowania w jednej lokalizacji.

2. W przypadku niezgłoszenia oprogramowania do procedury zgodności w terminie dostosowawczym lub niewykonania aktualizacji oprogramowania w okresie przejściowym przez producenta minister, w drodze decyzji administracyjnej, z dniem upływu terminu dostosowawczego, uchyla z urzędu świadectwo zgodności wydane dla tego oprogramowania.

3. Świadectwo zgodności wydane dla wersji opisu wymagań bezpośrednio poprzedzającej obowiązującą wersję opisu wymagań traci ważność z upływem okresu przejściowego.

4. Minister ogłasza w Biuletynie Informacji Publicznej informację o utracie ważności świadectwa zgodności dla oprogramowania wydanego producentowi wraz z uzasadnieniem.

2. Minister może wezwać producenta, którego oprogramowanie posiada ważne świadectwo zgodności, do okresowego przeglądu tego oprogramowania w celu potwierdzenia jego właściwego funkcjonowania, o którym mowa w ust. 1. Przepisy § 9 ust. 2-4 stosuje się odpowiednio.

3. W przypadku nieprzekazania oprogramowania wraz z dokumentacją do przeglądu, o którym mowa w ust. 2, lub w przypadku stwierdzenia niewłaściwego funkcjonowania oprogramowania minister może, w drodze decyzji administracyjnej, uchylić świadectwo zgodności wydane producentowi dla tego oprogramowania.

4. Producent, dokonując aktualizacji oprogramowania, o której mowa w ust. 1, pomiędzy ogłoszeniami kolejnych wersji opisu wymagań, nadaje kolejne numery wersji oprogramowania, zgodnie z § 5 ust. 3, poprzez zmianę dwóch ostatnich członów numeru wersji oprogramowania oznaczonych symbolami „y” i „x”. Kolejne aktualizacje oprogramowania wykonywane w ramach danej wersji opisu wymagań nie wymagają wydania nowego świadectwa zgodności.

1) obowiązującej wersji opisu wymagań określającej minimalny zakres informacji o rynku pracy udostępnianej przez publiczne służby zatrudnienia oraz o obowiązujących standardach prezentacji tej informacji na stronach internetowych publicznych służb zatrudnienia;

2) terminie dostosowania stron internetowych publicznych służb zatrudnienia do ogłoszonej wersji opisu wymagań;

3) adresie internetowym, pod którym udostępniono obowiązującą wersję opisu wymagań, o której mowa w pkt 1.

2. Do postępowań wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: A. Dziemianowicz-Bąk

¹⁾ Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej kieruje działem administracji rządowej - praca, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. U. poz. 2715).

²⁾ Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 maja 2011 r. w sprawie systemów teleinformatycznych stosowanych w publicznych służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 754), które utraciło moc z dniem 1 grudnia 2025 r., zgodnie z art. 459 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620, 1746 i 1794 oraz z 2026 r. poz. 451, 507 i 734).