Czas ucieka – jak sprawnie złożyć e-SF za 2023 r.?

• Więcej niż rozliczenie z fiskusem
• Na co zwrócić uwagę przy tworzeniu e-SF?
• Wyłap wszystkie pomyłki dzięki fillup
• Dobrze poznaj proces zanim wyślesz e-SF
• Podpis i wysyłka e-SF
• E-SF podpisane i co dalej?

Wypełnienie e-SF może jednak pójść wygodnie i sprawnie. Zobacz, na co szczególnie uważać, aby poprawnie wywiązać się z obowiązku sprawozdawczego, i co może Ci pomóc.

Więcej niż rozliczenie z fiskusem

Sprawozdanie finansowe to dokument zawierający podstawowe informacje o działalności przedsiębiorstwa, który przydaje się nie tylko skarbówce. 

– Sprawozdanie finansowe jest jak zdjęcie stanu finansowego firmy zrobione w konkretnym dniu. Dzień, w którym uwiecznimy ten stan finansowy firmy, nazywa się dniem bilansowym. Obraz z dnia bilansowego często bywa wykorzystywany do oceny kondycji przedsiębiorstwa przez np. inwestorów, wierzycieli, banki. W zależności od tego, kto sporządza sprawozdanie finansowe, w jego skład mogą wchodzić dodatkowe elementy, np. rachunek przepływów pieniężnych (cash flow) oraz zestawienie zmian w kapitale własnym – komentuje Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl.

Na co zwrócić uwagę przy tworzeniu e-SF?

Po pierwsze sprawozdanie finansowe składane do KRS musi być przygotowane w bardzo konkretnej postaci elektronicznej, czyli zapisane w określonej strukturze i w formacie pliku – XSD (XML Schema Definition) oraz podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.

Inny format niż ustandardyzowany plik XML JPK_SF (np. wysyłka maila z treścią sprawozdania) nie będzie akceptowalna i oznaczać będzie niedopełnienie obowiązku. 

Ministerstwo Finansów sugeruje, że aby sprawdzić, czy plik XML jest sporządzony prawidłowo, można skorzystać z internetowej aplikacji do walidacji plików XML. Jeśli jednak księgowi korzystają z programu fillup, nie muszą osobno sprawdzać poprawności pliku.

– Na etapie przygotowania pliku XML JPK_SF do wysyłki program fillup weryfikuje poprawność wygenerowanego XML-a, czyli robi dokładnie to, co będzie sprawdzał system e-KRS. Klienci fillup mają więc pewność, że plik wygenerowany przez program na 100% zostanie zweryfikowany poprawnie na stronie e-KRS. Dodatkowo podczas wypełniania korekt sprawozdań za stare okresy rozliczeniowe, fillup poinformuje, na jakiej wersji struktury powinno być to sprawozdanie sporządzone i do takiej wersji pliku sprawozdania pokieruje użytkownika – wyjaśnia Artur Kaczmarek, dyrektor ds. komunikacji w e-file.

Po drugie pamiętajmy, że dokumenty finansowe, składane do KRS wraz ze sprawozdaniem finansowym, muszą być plikami PDF. Program fillup umożliwia załączanie dowolnych plików w formacie PDF, a dodatkowo sprawdza, czy dodaliśmy wszystkie wymagane załączniki do sprawozdania.

Wyłap wszystkie pomyłki dzięki fillup

fillup niemal prowadzi użytkownika za rękę podczas generowania e-SF, podpisywania oraz wysyłki do systemu e-KRS lub do Szefa KAS. Interaktywny formularz wypełnia się niektórymi danymi automatycznie, a dodatkowo posiada czytelną instrukcję. Co ważne, aplikacja wyłapuje pomyłki i wskazuje błędy na etapie generowania pliku XML, od razu sugerując, jak je naprawić.

Jeśli w poprzednim roku korzystało się z fillup, to utworzenie e-SF będzie jeszcze łatwiejsze.

– W takim przypadku klient jednym kliknięciem może utworzyć nowe sprawozdanie za nowy okres rozliczeniowy z przeniesieniem kwot z poprzedniego roku obrotowego do nowego sprawozdania i uzupełnić tylko sprawozdanie o nowe dane dotyczące bieżącego roku obrotowego. Dodatkowo jest możliwy import kwot do załączników, m.in. bilans, RZiS z pliku Excel – dodaje Artur Kaczmarek, dyrektor ds. komunikacji w e-file.

Dobrze poznaj proces zanim wyślesz e-SF

Wgląd w całą ścieżkę sprawozdawczą – jeszcze przed ostateczną wysyłką dokumentu – może rozjaśnić wiele wątpliwości. W fillup przejdziesz testowo cały proces, bez konsekwencji. Po aktywowaniu formularza jako demo możliwe jest przygotowanie, podpisanie oraz wysłanie testowo e-SF do testowego serwera KAS. 

Nawet, jeśli nie korzystasz z programu, to fillup zawsze daje księgowym merytoryczne wsparcie. Na stronie https://cit-8.pl/ znajdziesz wyczerpującą, aktualną bazę wiedzy na temat CIT-8 i e-sprawozdań finansowych, a także sekcję FAQ z najpowszechniejszymi pytaniami branżowymi.

Podpis i wysyłka e-SF

Program fillup ułatwia i przyspiesza zebranie wszystkich wymaganych podpisów oraz umożliwia sporządzanie e-SF z wysyłką do e-KRS lub e-SF z wysyłką do KAS.

Elektroniczna wersja sprawozdania finansowego nie wyklucza jednak wygodnego prowadzenia papierowego archiwum. Sporządzone i e-podpisane sprawozdanie jest zapisane w programie fillup, ale w każdej chwili plik XML lub PDF z tego sprawozdania możesz zapisać na dysku swojego komputera, a następnie wydrukować.

E-SF podpisane i co dalej?

– Sprawozdanie wysłane do KAS otrzymuje swoje UPO, które odbiera się automatycznie w programie fillup. Sprawozdanie, które ma być złożone w e-KRS, fillup generuje do pliku XML z kompletem e-podpisów. Następnie można ten plik pobrać i złożyć na stronie e-KRS. Sprawozdanie w XML do przekazania do e-KRS w programie fillup otrzymuje status „podpisane” – wyjaśnia Artur Kaczmarek, dyrektor ds. komunikacji w e-file. 

Wysyłka do e-KRS odbywa się intuicyjnie. Po podpisaniu i przygotowaniu pliku XML JPK_SF i kliknięciu w przycisk „Przygotuj wysyłkę do e-KRS” w aplikacji fillup otwiera się strona, gdzie należy wybrać opcję „Otwórz ekrs.ms.gov.pl w nowym oknie”. Następnie należy zalogować się w systemie e-KRS. Postępując krok po kroku zgodnie z instrukcją, będzie można złożyć swoje podpisane sprawozdanie w systemie e-KRS Ministerstwa Sprawiedliwości. W razie wątpliwości możesz skorzystać z podpowiedzi na stronie  Jak złożyć sprawozdanie finansowe na stronie eKRS.

Sama weryfikacja wysłanego e-sprawozdania jest już dokonywana odpowiednio przez KAS lub e-KRS.